档案管理制度

档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。

（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、录像、电子数据等。

二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。4.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，按照规定办理相关手续。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和考核。

（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、保管等工作。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向公司档案管理部门移交档案。3.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.配合公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。

（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能，认真履行岗位职责。3.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理规范、存储安全、查阅有序。4.积极参与档案信息化建设，不断提高档案管理工作效率和水平。

三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得随意散失或销毁。2.文件材料形成后，承办人员应在规定时间内将其整理好，并移交本部门兼职档案员。3.兼职档案员应定期对收集到的文件材料进行检查，确保文件材料的完整性和准确性。4.对于重要的文件材料，应在收集后及时进行备份，以防止丢失。

（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行科学分类。分类方法可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，具体分类方案由档案管理部门根据公司实际情况制定。2.对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。3.按照档案装订要求，对档案进行装订。装订应整齐、牢固，保持文件材料的原貌。4.对档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅和检索。5.建立电子档案目录，实现档案目录的信息化管理，方便档案信息的查询和统计。

四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、温湿度计等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁、整齐，不得堆放与档案无关的物品。

（二）保管方式1.档案应按照不同的保管期限进行分类存放，便于管理和查阅。2.纸质档案应存放在档案架上，排列整齐，便于查找。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应分别存储在不同的介质和地点。4.对重要的档案应进行异地备份，以防止因自然灾害等原因导致档案数据丢失。

（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。

档案保管期限的确定应按照国家有关规定和公司实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门共同审核后报公司领导批准。

（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、清查人员、清查范围、清查结果等内容，以备查阅。

五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确保档案无误。

（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人根据申请内容和档案保管情况进行审批，批准后办理借阅手续。借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理部门应向借阅人员发放《档案借阅登记薄》，详细记录借阅档案的编号、题名、借阅时间、预计归还时间、借阅人员姓名等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如发现档案有损坏或丢失，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，检查档案是否有损坏或丢失，确认无误后办理归还手续，并在《档案借阅登记薄》上注明归还时间。

（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、范围等，经公司主管领导批准后，按照公司内部人员查阅或借阅档案的程序办理手续。2.涉及公司机密的档案，查阅或借阅时应严格按照公司保密制度的规定办理审批手续，查阅或借阅人员应签订保密协议，承诺对查阅或借阅的档案内容予以保密。3.因工作需要必须将档案带出公司查阅或使用的，应经公司主管领导批准，并采取必要的保密措施，确保档案的安全。

六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作应在公司分管领导的组织下，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、应销毁原因等内容。

（二）档案销毁1.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。

七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。

（二）档案数字化1.对公司重要的纸质档案进行数字化处理，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保数字化档案的质量。2.数字化档案应进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录，与纸质档案目录相对应，便于查询和检索。3.数字化档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应分别存储在不同的介质和地点。

（三）档案信息管理系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、查询、借阅、统计等功能。2.档案信息管理系统应具备权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行和数据的安全。

（四）电子档案管理1.电子档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、整理、存储等工作，确保电子档案的规范性和完整性。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应分别存储在不同的介质和地点，防止电子档案数据丢失。3.严格控制电子档案的访问权限，对电子档案的查阅、借阅等操作进行记录，确保电子档案信息的安全。

八、档案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全档案安全保密制度，明确档案管理人员的安全保密职责，加强对档案管理人员的安全保密教育。2.档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。3.对档案库房、档案信息管理系统等重点部位应采取必要的安全保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备、进行数据加密等。

（二）人员管理1.加强对档案管理人员的管理，定期对档案管理人员进行考核，对违反档案安全保密制度的人员进行严肃处理。2.档案管理人员应签订保密协议，承诺对公司档案信息予以保密。3.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保人员的可靠性。

（三）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，严格限制无关人员进入。2.档案信息管理系统应设置用户权限，只有经过授权的人员才能访问档案信息。3.对档案的查阅、借阅等操作进行记录，以便于追溯和审计。4.对重要档案应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。

九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。

（二）处罚1