办公室机构设置方案及工作职责

办公室机构设置方案及工作职责一、前言办公室作为组织的核心枢纽，承担着沟通内外、协调上下、统筹全局的重要职责。为了提高办公室工作效率，优化工作流程，更好地服务组织发展，特制定本办公室机构设置方案及工作职责。

二、机构设置办公室设主任1名，副主任[X]名，下设综合事务科、行政科、人力资源科、财务科、法务科五个科室。各科室分工明确，协同合作，共同保障办公室各项工作的顺利开展。

三、工作职责

（一）主任职责1.全面负责办公室的管理工作，制定办公室工作计划和目标，并组织实施。2.组织协调办公室各科室之间的工作，确保各项工作有序进行。3.负责与组织内部其他部门以及外部相关单位的沟通协调，维护良好的合作关系。4.审核重要文件、报告等，对办公室工作中的重大事项进行决策。5.监督检查办公室各项工作的执行情况，及时发现问题并解决。6.负责办公室人员的考核、培训和发展规划，提升团队整体素质。7.完成组织领导交办的其他工作任务。

（二）副主任职责1.协助主任开展办公室各项工作，在主任缺席时，代行主任职责。2.负责分管科室的日常管理工作，指导和监督科室人员完成工作任务。3.参与办公室工作计划的制定和执行，提出合理化建议和改进措施。4.协助主任做好与内外部的沟通协调工作，处理相关事务。5.负责办公室文件、资料的审核把关，确保文件质量。6.完成主任交办的其他临时性工作任务。

（三）综合事务科职责1.负责办公室日常事务的处理，包括接听电话、收发邮件、接待来访等。2.组织安排办公室各类会议、活动，做好会议记录、纪要整理等工作。3.负责办公室文件、档案的管理，包括文件的起草、审核、印发、归档以及档案的整理、保管和查阅等。4.制定办公室各项规章制度，并监督执行情况。5.负责办公室办公用品的采购、管理和发放，做好办公设备的维护和保养工作。6.负责办公室环境卫生的管理，营造良好的办公环境。7.协助其他科室完成相关工作任务，做好办公室内部的协调配合工作。

（四）行政科职责1.负责组织各项行政事务的办理，如营业执照年检、资质证书办理等。2.制定和执行行政工作计划，优化行政工作流程，提高行政工作效率。3.负责组织开展安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全检查和隐患排查，确保办公区域的安全。4.负责车辆的调度、管理和维护，保障公务用车需求。5.负责组织开展节能减排工作，制定相关措施并监督执行，降低办公成本。6.负责组织开展办公区域的物业管理工作，包括水电暖维修、设施设备维护等。7.完成领导交办的其他行政事务性工作。

（五）人力资源科职责1.制定和完善人力资源管理制度和流程，确保人力资源管理工作规范化、科学化。2.负责组织人员招聘工作，包括招聘计划制定、招聘渠道拓展、人员选拔与录用等。3.负责员工培训与发展工作，制定培训计划，组织开展各类培训课程，提升员工业务能力和综合素质。4.负责员工绩效管理工作，建立科学合理的绩效评估体系，定期对员工进行绩效考核，并根据考核结果进行奖惩和晋升调整。5.负责员工薪酬福利管理工作，制定薪酬福利方案，核算员工工资、奖金、福利等，确保薪酬福利的公平合理。6.负责员工劳动关系管理，包括劳动合同签订、续签、解除等，处理劳动纠纷，维护员工合法权益。7.负责员工档案管理工作，做好员工入职、离职、调动等手续办理及档案资料的整理、归档和保管。8.协助组织开展企业文化建设活动，增强员工凝聚力和归属感。

（六）财务科职责1.贯彻执行国家财务法律法规和组织内部财务管理制度，制定财务工作规划和年度预算方案。2.负责组织财务核算工作，准确记录和反映组织的财务状况和经营成果，编制各类财务报表。3.负责资金的筹集、调配和管理，确保组织资金的安全和正常运转，合理控制资金成本。4.负责财务分析工作，定期对组织的财务状况进行分析，为领导决策提供财务依据和建议。5.负责组织开展成本核算与控制工作，制定成本管理措施，降低组织运营成本。6.负责税务申报与缴纳工作，依法纳税，合理进行税务筹划，降低税务风险。7.负责财务审计工作，配合内部审计和外部审计机构开展审计工作，提供相关财务资料和解释说明。8.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的完整性和安全性。

（七）法务科职责1.负责组织开展法律事务工作，制定法务工作计划和目标，并组织实施。2.负责审核组织各类合同、协议等法律文件，确保其合法合规，防范法律风险。3.参与组织重大决策、项目投资等事项的法律论证，提供法律意见和建议。4.负责处理组织内部的法律纠纷和诉讼案件，维护组织合法权益。5.开展法律宣传和培训工作，提高组织员工的法律意识和法律素养。6.关注国家法律法规政策的变化，及时调整组织的法律事务工作策略。7.负责与外部律师事务所等法律机构的沟通协调，建立良好的合作关系。8.完成领导交办的其他法律事务性工作。

四、工作流程

（一）文件管理流程1.起草：各科室根据工作需要起草文件，文件内容应符合格式规范和组织要求。2.审核：起草完成的文件交综合事务科审核，审核重点包括文件内容的准确性、规范性、逻辑性等。3.会签：涉及多个科室的文件需进行会签，会签科室应认真审核并提出意见。4.签发：审核通过的文件按规定报领导签发，领导根据文件内容和职责范围进行审批。5.印发：综合事务科根据领导签发意见进行文件印发，做好文件编号、排版、印刷等工作。6.归档：文件印发后，综合事务科负责将文件原稿及相关资料进行整理归档，以备查阅。

（二）会议组织流程1.会议计划：根据组织工作安排，由相关科室提出会议需求，综合事务科汇总制定会议计划。2.会议通知：综合事务科根据会议计划提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、主题、议程等。3.会议准备：包括会议场地布置、资料准备、设备调试等，确保会议顺利进行。4.会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论情况和决议事项。5.纪要整理：会议结束后，综合事务科及时整理会议纪要，经审核后发送给参会人员和相关领导。6.会议跟进：根据会议决议事项，综合事务科负责跟踪落实情况，并及时反馈给相关领导。

（三）行政事务办理流程1.申请：相关部门或人员向行政科提出行政事务办理申请，填写申请表并提供相关资料。2.受理：行政科对申请进行受理，审核申请资料的完整性和合规性。3.办理：行政科根据申请事项的性质和要求，按照规定流程进行办理，涉及多个部门的协调相关部门共同办理。4.反馈：办理完成后，行政科及时向申请部门或人员反馈办理结果，并将相关资料归档保存。

（四）人力资源管理流程1.招聘流程：需求分析：各部门根据工作需要提出人员招聘需求，人力资源科进行汇总分析。招聘计划制定：人力资源科根据需求分析结果制定招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求等。招聘实施：通过多种渠道发布招聘信息，筛选简历，组织面试、笔试等选拔环节。录用决策：根据选拔结果确定拟录用人员，报领导审批。入职手续办理：人力资源科为录用人员办理入职手续，包括签订劳动合同、发放工作证件、安排培训等。2.培训流程：培训需求调研：人力资源科定期开展培训需求调研，了解员工培训需求和组织发展需要。培训计划制定：根据调研结果制定年度培训计划，明确培训内容、方式、时间等。培训实施：组织开展各类培训课程，包括内部培训、外部培训、在线学习等。培训效果评估：通过考试、问卷调查、实际操作等方式对培训效果进行评估。培训反馈与改进：根据评估结果及时调整培训计划和内容，不断改进培训工作。3.绩效管理流程：绩效计划制定：人力资源科与各部门共同制定员工绩效计划，明确工作目标、考核指标和权重等。绩效执行与监控：员工按照绩效计划开展工作，上级领导定期对员工工作进行指导和监控。绩效评估：定期组织绩效评估，采用自评、上级评价、同事评价等方式进行综合评价。绩效反馈与沟通：评估结束后，上级领导与员工进行绩效反馈与沟通，肯定成绩，指出不足，提出改进建议。绩效结果应用：根据绩效评估结果进行薪酬调整、晋升、奖励等，激励员工提升工作绩效。

（五）财务管理流程1.预算编制流程：预算通知：财务科向各部门发布年度预算编制通知，明确预算编制的要求和时间节点。部门预算申报：各部门根据本部门工作规划和实际情况编制部门预算，报财务科审核。预算审核与汇总：财务科对各部门预算进行审核，提出修改意见，汇总形成组织年度预算草案。预算审批：预算草案报领导审批后确定正式年度预算。预算执行与监控：财务科按照预算安排对资金使用情况进行监控，定期进行预算执行分析。2.财务核算流程：业务受理：财务科接收各类经济业务原始凭证，审核其真实性、合法性和完整性。账务处理：根据审核后的原始凭证进行账务处理，编制记账凭证，登记账簿。财务报表编制：定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务分析：对财务报表数据进行分析，为组织决策提供财务信息支持。3.资金管理流程：资金计划：各部门根据业务需求提前编制资金使用计划，报财务科汇总。资金审批：财务科根据资金计划和审批权限对资金使用申请进行审批。资金筹集：根据资金需求情况，通过合理渠道筹集资金，确保资金供应。资金支付：按照审批后的资金使用申请进行资金支付，确保资金安全。资金监控：定期对资金收支情况进行监控，及时发现和解决资金管理中存在的问题。

（六）法务工作流程1.法律咨询流程：咨询申请：组织内部人员遇到法律问题时向法务科提出法律咨询申请。问题分析：法务科对咨询问题进行分析，了解相关背景和情况。法律研究与解答：法务科查阅法律法规和相关案例，结合实际情况为咨询人员提供法律意见和解答。2.合同审核流程：合同送审：业务部门起草或收到合同后，将合同文本及相关资料送法务科审核。法律审核：法务科对合同条款进行全面法律审核，重点关注合同的合法性、合规性和风险防范条款。意见反馈：法务科将审核意见及时反馈给业务部门，业务部门根据意见进行修改完善。合同签订：修改后的合同经法务科再次审核通过后，方可签订。3.法律纠纷处理流程：纠纷发现：组织内部发现法律纠纷事件后，及时向法务科报告。纠纷评估：法务科对纠纷情况进行评估，分析纠纷的性质、风险和可能的解决方案。处理方案制定：根据评估结果制定法律纠纷处理方案，包括协商解决、诉讼或仲裁等。处理实施：按照处理方案组织实施，法务科负责与对方沟通协商、收集证据、参与诉讼或仲裁等工作。结果反馈：法律纠纷处理结束后，法务科及时向组织领导反馈处理结果，并总结经验教训，提出防范建议。

五、沟通协调机制1.建立定期工作会议制度，办公室每周召开一次工作例会，各科室汇报本周工作进展和下周工作计划，共同商讨解决工作中存在的问题。2.加强科室之间的信息共享与沟通，通过内部办公系统、微信群等平台及时传递工作信息，确保工作衔接顺畅。3.对于涉及多个科室的重要工作任务，成立专项工作小组，明确各科室职责和分工，加强协作配合，共同推进工作任务的完成。4.建立领导协调机制，对于办公室工作中出现的重大问题或涉及多个部门的复杂事项，由办公室主任及时向组织领导汇报，组织召开协调会议，明确责任，协调解决问题。

六、监督考核机制1.建立健全办公室工作监督考核制度，明确各科室和岗位的工作职责、工作标准和考核指标。2.定期对办公室各科室和人员的工作进行检查和评估，通过查阅工作记录、听取汇报、实地查看等方式，全面了解工作完成情况。3.根据监督考核结果，对表现优秀的科室和个人进行表彰和奖励，对工作不力、未能完成工作任务的