测绘成果资料档案管理制度

测绘成果资料档案管理制度一、总则（一）目的为了加强测绘成果资料档案的管理，确保测绘成果资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘成果资料在经济建设、国防建设和社会发展中的作用，根据《中华人民共和国测绘法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本单位在测绘生产、科研、管理等活动中形成的各类测绘成果资料档案的管理。

（三）基本原则1.集中统一管理原则测绘成果资料档案由单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分级分类管理原则根据测绘成果资料的密级、重要程度和使用频率等，实行分级分类管理，便于档案的保管、查阅和利用。3.安全保密原则严格遵守国家有关安全保密规定，确保测绘成果资料档案的安全，防止泄密事件发生。4.方便利用原则在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，简化手续，提高服务效率，为单位各项工作提供便利。

二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位测绘成果资料档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本单位各类测绘成果资料档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对测绘成果资料档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对测绘成果资料档案进行鉴定、销毁，对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行处理。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。6.开展档案信息化建设，推进测绘成果资料档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和管理能力。8.负责向有关部门提供测绘成果资料档案的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。

（二）业务部门职责1.负责本部门测绘成果资料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.在测绘生产、科研等活动中，严格遵守档案管理规定，确保测绘成果资料的质量和规范性，同时做好保密工作。3.配合档案管理部门做好测绘成果资料档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的业务支持和信息。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅测绘成果资料档案的申请，并按照规定办理相关手续。

（三）测绘人员职责1.测绘人员在工作中应及时整理、归档自己所形成的测绘成果资料，确保资料的完整、准确和规范。2.严格遵守测绘成果资料的保密规定，不得擅自复制、传播、转让测绘成果资料。3.在使用测绘成果资料档案时，应按照规定办理查阅、借阅手续，不得损坏、丢失档案。4.积极配合档案管理部门做好测绘成果资料档案的管理工作，提供相关信息和资料。

三、档案的形成与收集（一）测绘成果资料的形成1.测绘项目实施过程中，测绘人员应按照国家测绘技术规范和本单位质量管理体系要求，认真做好各项测绘工作，及时记录和整理测绘原始数据、观测记录、计算成果、图件等资料。2.测绘成果资料应包括纸质文档、电子文档、数据光盘等多种形式，确保资料的完整性和可读性。3.对于测绘项目中的重要技术文件、技术总结、质量检验报告等，应进行认真编写和审核，确保其内容准确、规范。

（二）档案的收集1.测绘项目完成后，项目负责人应及时组织项目组人员对项目形成的测绘成果资料进行清理和整理，确保资料齐全、完整。2.项目组应在规定时间内将整理好的测绘成果资料移交本部门档案管理人员，由部门档案管理人员进行初步审核和登记。3.档案管理部门应定期对各业务部门移交的测绘成果资料进行检查和核对，发现问题及时通知相关部门进行补充或整改。4.对于外单位提供的测绘成果资料，接收部门应进行严格审核和登记，并按照规定妥善保管。同时，应及时将资料的使用情况反馈给提供单位。

四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循测绘成果资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案的分类标准进行整理，确保分类准确、层次分明。3.对每份档案进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用。

（二）分类方法测绘成果资料档案按照以下分类方法进行整理：1.基础测绘成果类包括国家基本比例尺地形图、影像图、数字高程模型等基础测绘数据。2.工程测绘成果类包括各类工程建设项目的地形测量、工程测量、变形监测等成果资料。3.地籍测绘成果类包括土地权属调查、地籍测量、土地利用现状调查等成果资料。4.房产测绘成果类包括房产平面控制测量、房产要素测量、房产面积测算等成果资料。5.地理信息数据类包括地理信息系统（GIS）数据、遥感影像数据、全球定位系统（GPS）数据等。6.测绘技术文件类包括测绘技术设计书、技术总结、质量检验报告、技术标准等文件。7.其他测绘成果类包括不属于上述分类的其他测绘成果资料。

（三）归档要求1.归档的测绘成果资料应齐全、完整、准确，符合国家有关标准和规范要求。2.纸质档案应使用耐久性强的书写材料和装订材料，字迹清晰、工整，图面整洁。3.电子档案应采用通用格式存储，确保数据的可读性和兼容性，并按照规定进行备份。4.归档的测绘成果资料应按照分类方案进行组卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。5.档案管理人员应在档案归档时填写归档清单，详细记录档案的名称、数量、来源、形成时间等信息，并签字确认。

五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、安全监控设备等，保障档案库房的环境安全。

（二）档案存放1.测绘成果资料档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同密级的档案应分开存放，严格按照保密规定进行管理。3.电子档案应存储在专门的存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。

（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。2.档案管理人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。3.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入库房。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对测绘成果资料档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限、利用价值和保密要求等，对档案进行科学评估，确定档案的存毁。

（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对测绘成果资料档案进行鉴定工作。

（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与原始记录是否一致，数据计算是否准确。3.档案的时效性：评估档案所反映的信息是否仍然具有现实意义和利用价值。4.档案的保密性：审查档案的密级是否符合规定，有无泄密风险。

（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称、编号、数量、形成时间、销毁原因等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报单位主管领导审批后，按照规定程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位档案管理部门。

七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位人员因工作需要查阅测绘成果资料档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员应在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、污损。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。

（二）借阅规定1.外单位人员因特殊情况需要借阅测绘成果资料档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，经单位主管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行严格审核，根据档案的密级和重要程度，确定借阅期限和借阅范围，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让、泄露档案内容，不得擅自复制档案。如发现档案资料丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并进行处理。

八、档案的保密管理（一）保密制度1.建立健全测绘成果资料档案保密制度，明确保密责任和保密措施，确保档案信息安全。2.加强对档案管理人员和接触档案人员的保密教育，提高保密意识，防止泄密事件发生。3.严格控制测绘成果资料档案的知悉范围，按照保密规定确定档案的密级，对不同密级的档案采取相应的保密措施。

（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。2.对涉及国家秘密和商业秘密的测绘成果资料档案，应进行加密存储和传输，并采取专人专管的方式进行管理。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，对查阅、借阅人员进行保密提醒，防止档案信息泄露。4.定期对档案保密情况进行检查和评估，发现问题及时整改，消除保密隐患。

九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的测绘成果资料档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，为单位各项工作提供有力支持。

（二）数字化处理1.对纸质测绘成果资料档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对数字化后的档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。3.定期对电子档案数据库进行备份，确保数据的安全性和完整性。

（三）信息化系统应用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅申请、审批、查阅等功能，提高档案利用效率。2.通过信息化系统，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等业务流程进行规范化管理，提高档案管理的科学化水平。3.加强信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。

十、监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全测绘成果资料档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对自身工作的监督检查，及时发现和纠正存在的问题，不断提高档案管理水平。3.单位内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况和档案管理的合规性。

（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案的完整性、准确性和规范性，检查档案资料是否齐全、完整，内容是否准确，格式是否规范。3.档案库房的管理情况，包括库房环境、安全设施、档案存放等方面。4.档案信息化管理情况，包括数字化处理、系统应用、数据安全等方面。

（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改