采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程一、总则1.目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的合法性、规范性、高效性，保障公司物资供应，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度及采购流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资采购活动，包括原材料、设备、办公用品、服务等各类采购事项。3.职责分工采购部门负责采购计划的制定与执行，寻找合格供应商，组织采购谈判与合同签订。确保采购物资和服务符合公司要求，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。需求部门提出物资采购需求，明确规格、数量、质量、交付时间等要求。参与采购供应商的评估与选择，配合采购部门完成采购相关工作。财务部门负责采购资金的审核与支付，对采购成本进行核算与控制。监督采购合同的执行情况，确保资金使用合规。质量部门负责对采购物资的质量进行检验与验收，确保物资符合质量标准。参与供应商质量管理体系评估，反馈质量问题并跟踪整改。

二、采购管理制度

（一）采购计划管理1.需求预测需求部门应定期对物资需求进行预测，结合生产计划、销售情况、库存状况等因素，提前向采购部门提交物资需求预测报告。预测报告应包括物资名称、规格、数量、需求时间等详细信息。2.采购计划制定采购部门根据需求部门的需求预测报告，结合现有库存水平，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并确保采购计划与公司生产经营计划相匹配。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整、设计变更等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时通知采购部门。采购部门根据实际情况对采购计划进行相应调整，并重新评估采购成本和交货期。

（二）供应商管理1.供应商筛选与评估采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。定期对合格供应商进行年度评估，评估内容包括供应商的业绩表现、产品质量稳定性、交货及时性、售后服务质量等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。2.供应商选择采购项目实施前，采购部门应根据采购物资的性质、金额、质量要求等因素，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，采用招标、询价、竞争性谈判等采购方式，确保选择到性价比最优的供应商。3.供应商合作与沟通采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货进度等信息，及时协调解决合作过程中出现的问题。对供应商进行培训和指导，要求供应商按照公司的质量标准和管理要求提供物资和服务，不断提高供应商的供应能力和服务水平。

（三）采购合同管理1.合同签订采购合同由采购部门负责起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。合同签订应遵循法律法规的规定，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。2.合同执行与跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量情况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并按照合同约定追究供应商的违约责任。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时验收采购物资，如发现物资质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协调解决。财务部门根据采购合同的约定，审核支付申请，确保采购资金的支付符合公司财务管理制度和合同要求。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要对合同进行变更或解除，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关变更或解除协议。变更或解除协议应报法务部门审核后，报公司领导审批。合同变更或解除后，采购部门应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，并做好相关后续工作。

（四）采购成本控制1.成本预算编制采购部门在制定采购计划时，应同时编制采购成本预算。采购成本预算应包括采购物资的价格、运输费用、保险费用、税费等各项费用，并根据市场行情和历史采购数据进行合理估算。2.采购价格管理采购部门应通过多种方式收集市场价格信息，了解同类物资的价格水平和价格走势，为采购价格谈判提供参考依据。在采购价格谈判过程中，采购部门应充分发挥谈判技巧，与供应商进行充分沟通协商，争取最优惠的采购价格。同时，应综合考虑物资质量、交货期、售后服务等因素，确保采购价格与物资价值相匹配。建立采购价格审核机制，对采购价格进行审核。采购价格超过预算或历史采购价格波动较大时，采购部门应提交详细的价格分析报告，说明价格变动原因及合理性，报公司领导审批。3.采购成本分析与考核定期对采购成本进行分析，对比采购预算与实际采购成本，分析成本差异原因，总结采购成本控制经验教训。将采购成本控制纳入采购部门绩效考核体系，对采购部门及采购人员的采购成本控制情况进行考核评价，激励采购部门和采购人员不断降低采购成本。

（五）采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行规避；对于供应商风险，可增加供应商数量、加强供应商管理等方式进行降低；对于质量风险，可加强质量检验、要求供应商提供质量担保等方式进行防范；对于合同风险，可加强合同审核、规范合同签订与执行等方式进行控制；对于资金风险，可合理安排资金、优化付款方式等方式进行管理。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标超过设定的预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。

三、采购流程

（一）采购申请1.需求提出需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、需求时间、用途等信息，并经部门负责人签字审核后提交给采购部门。2.需求审核采购部门收到《采购申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括需求是否符合公司生产经营计划、库存状况是否能够满足需求、采购预算是否充足等。如审核通过，采购部门将《采购申请表》转交给相关采购人员进行采购操作；如审核不通过，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求需求部门进行修改或调整。

（二）采购实施1.采购方式选择采购人员根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购人员应编制招标文件，明确采购要求、评标标准等内容，通过公开招标或邀请招标的方式，邀请合格供应商参与投标。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场供应充足的采购项目。采购人员向多家供应商发出询价单，要求供应商报价，根据报价情况选择最低价供应商进行采购。竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂、需求不明确、市场竞争不充分等情况。采购人员与多家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情况，如专利产品、特定品牌产品等。采购人员应提供充分的理由，经公司领导审批后，与唯一供应商进行采购谈判。2.供应商选择与谈判采购人员根据选定的采购方式，从合格供应商名单中选择潜在供应商进行联系。向供应商发送采购需求信息，要求供应商提供报价、产品资料、售后服务承诺等相关文件。采购人员对供应商的报价和相关文件进行分析比较，选择合适的供应商进行谈判。在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行充分沟通协商，争取达成双方满意的采购协议。3.合同签订谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，经法务部门审核后，报公司领导审批。合同审批通过后，采购人员与供应商签订采购合同，并确保合同的各项条款符合公司要求和法律法规规定。

（三）订单下达与跟踪1.订单下达采购人员根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等内容，确保供应商能够准确理解采购要求。2.订单跟踪采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、运输状态等信息。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并按照合同约定追究供应商的违约责任。同时，采购人员应及时向需求部门反馈订单执行情况，确保需求部门能够及时了解物资供应状态。

（四）物资验收1.验收准备物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地、安排验收人员等。验收人员应熟悉采购物资的质量标准和验收要求，确保验收工作的顺利进行。2.到货验收物资到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员按照验收方案对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对验收。如发现物资数量不符、质量不合格等情况，验收人员应及时填写《物资验收报告》，详细记录问题情况，并要求供应商进行整改或退换货。3.验收结果处理需求部门根据验收结果，对验收合格的物资办理入库手续；对验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施进行整改或退换货。如因供应商原因导致物资验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的赔偿责任。

（五）采购付款1.付款申请物资验收合格且办理入库手续后，采购部门应及时填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证，提交给财务部门审核。《付款申请表》应明确采购物资的名称、规格、数量、金额、付款方式、付款时间等信息。2.付款审核财务部门收到《付款申请表》后，对采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的准确性等进行审核。审核无误后，按照公司财务管理制度和合同约定的付