员工外出报销制度

员工外出报销制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范员工外出费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因公务外出产生的费用报销。3.基本原则合法性原则：报销费用必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：报销凭证必须真实、有效，能够准确反映实际发生的业务内容。合理性原则：费用支出应与业务活动相关，具有合理性和必要性。及时性原则：员工应在业务活动结束后及时办理报销手续，不得拖延。

二、报销范围及标准

（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工乘坐飞机应根据工作需要选择经济舱，如有特殊情况需乘坐公务舱或头等舱，须提前经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座、动车二等座，如因时间紧急或其他特殊原因需乘坐一等座、商务座的，须经上级领导批准。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：员工在出差地市内因公务活动发生的交通费用，凭有效票据实报实销。如乘坐公共交通工具，可按实际发生金额报销；如需乘坐出租车，应在发票上注明事由，经部门负责人签字确认后方可报销。2.住宿费用员工应根据职级标准选择相应档次的酒店住宿。具体标准如下：高层管理人员：住宿标准为[X]元/晚。中层管理人员：住宿标准为[X]元/晚。普通员工：住宿标准为[X]元/晚。同性员工两人以上（含两人）一同出差，原则上应合住一间标准房，如需单独住宿，须经上级领导批准，超出标准部分自理。3.餐饮补贴公司给予出差员工一定的餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。补贴天数按照出差自然天数计算，包含在途时间。员工已享受公司统一安排的工作餐或其他餐饮待遇的，不再享受餐饮补贴。

（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等方面的支出。2.报销标准业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待费用支出。单次招待费用超过[X]元的，须提前经上级领导批准。招待客户时，应优先选择公司内部食堂或经济实惠的餐厅。如因特殊情况需要在高档餐厅招待的，应详细说明理由，并经上级领导审核。礼品费用每次不得超过[X]元，且应符合公司业务需要，礼品应具有一定的纪念意义或与公司业务相关。购买礼品时，应取得正规发票，并在发票上注明礼品名称、数量、金额等信息。

（三）通讯费1.报销范围员工因公务需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。2.报销标准根据员工职级确定通讯费报销标准，具体如下：高层管理人员：报销标准为[X]元/月。中层管理人员：报销标准为[X]元/月。普通员工：报销标准为[X]元/月。员工应提供与公司业务相关的通讯费用发票，发票抬头应为公司名称。如因工作需要更换手机号码或固定电话号码，应及时通知财务部门变更报销信息。

（四）其他费用1.培训费用员工因参加公司组织的培训课程或外部培训活动而发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费、交通费等，凭有效票据按照公司相关规定报销。2.会议费用员工因参加公司组织的会议或行业会议而发生的会议费用，包括会议注册费、场地费、住宿费、交通费等，凭有效票据按照公司相关规定报销。3.办公用品及设备购置费用员工因工作需要购置办公用品及设备的，应填写《办公用品及设备购置申请表》，经部门负责人审批后，交采购部门统一采购。采购完成后，凭发票及验收单报销。办公用品及设备的购置应遵循经济适用、质量可靠的原则，严格控制费用支出。

三、报销流程

（一）费用申请1.员工因公务外出需要预借差旅费或发生其他可报销费用的，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用事由、预计金额、出差时间等信息，并按照审批权限提交审批。2.《费用申请表》审批流程如下：普通员工：部门负责人→财务负责人→分管领导。部门负责人：财务负责人→分管领导。中层管理人员：分管领导→总经理。高层管理人员：总经理。

（二）费用报销1.员工完成业务活动后，应及时整理相关报销凭证，并按照以下要求粘贴：发票应粘贴在费用报销单背面，且发票正面朝上，便于审核。火车票、飞机票等票据应按照时间顺序排列整齐，并在票据上注明乘车或乘机日期、出发地、目的地等信息。报销凭证应使用胶水或胶棒粘贴，不得使用订书钉、回形针等装订。2.员工将粘贴好的报销凭证及填写完整的《费用报销单》一并提交给部门负责人审核。部门负责人应认真审核报销凭证的真实性、合法性、合理性，确认无误后签字审批。3.经部门负责人审核后的报销凭证及《费用报销单》交财务部门审核。财务部门应重点审核报销凭证的合规性、报销金额的准确性、审批手续的完整性等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求其补充或更正相关信息。4.财务部门审核通过后，报销凭证及《费用报销单》按照审批权限提交各级领导审批。审批流程同费用申请。

（三）报销支付1.经各级领导审批通过的报销凭证及《费用报销单》交财务部门进行报销支付。财务部门根据公司财务管理制度及资金状况，及时安排报销款项的支付。2.报销款项原则上通过银行转账方式支付至员工个人银行账户。如遇特殊情况需要现金支付的，须经财务负责人批准。3.员工应在报销款项到账后及时核对金额，如有疑问应及时与财务部门沟通。

四、报销凭证要求

（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。发票上的字迹应清晰可辨，不得模糊不清或有刮擦痕迹。3.发票必须与实际业务内容相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。如发现发票存在问题，财务部门有权拒绝报销。

（二）其他凭证1.火车票、飞机票等票据应是国家税务部门监制的正规票据，票据上应注明乘车或乘机日期、出发地、目的地、票价、座位号等信息。2.住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿费用等信息，并加盖酒店公章。3.业务招待费报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息，并由相关人员签字确认。4.其他费用报销时，应根据具体业务内容提供相应的合法、有效的凭证，如培训证书、会议通知、验收单等。

五、报销期限1.员工应在业务活动结束后[X]个工作日内办理报销手续。如有特殊情况需要延期报销的，须提前向财务部门说明原因，并经财务负责人批准。2.超过报销期限的费用，财务部门原则上不予报销。如因特殊原因确需报销的，须经总经理批准，并在报销单上注明原因。

六、监督与检查1.财务部门应定期对员工的报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合理性以及报销流程的合规性等。如发现问题，应及时要求报销人进行整改，并按照公司相关规定进行处理。2.审计部门应不定期对公司的费用报销情况进行审计，对发现的违规行为及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.员工应自觉遵守公司的报销制度，如实申报费用支出。如发现员工存在虚报、冒领等违规行为，公司将视情节轻重给