归档范围、分类方案和保管期限编制规则

归档范围、分类方案和保管期限编制规则一、引言为了确保各类文件资料的有效管理和长期保存，制定科学合理的归档范围、分类方案和保管期限编制规则至关重要。本规则旨在明确文件资料的收集、整理、分类和保管要求，以保障组织信息资源的完整性、准确性和可利用性。

二、归档范围（一）行政管理文件1.组织架构与制度建设组织章程、管理规定、议事规则等重要文件。各部门职责、岗位说明书等相关资料。2.行政决策与执行行政会议纪要、决议、决定等记录文件。工作计划、总结、报告等行政工作过程性文件。3.人事管理员工招聘、录用、调动、离职等相关手续文件。员工培训、考核、奖惩等记录资料。人事档案、劳动合同等重要文档。4.财务管理财务预算、决算报告、财务报表等财务文件。费用报销凭证、财务审计报告等财务记录资料。5.行政管理事务公文收发记录、文件传阅单等文件流转记录。办公用品采购、固定资产管理等相关文件。接待安排、会议筹备等行政事务文件。

（二）业务管理文件1.业务规划与战略业务发展规划、年度业务计划等重要规划文件。市场调研报告、行业分析报告等业务参考资料。2.业务流程与操作规范业务流程手册、操作指南等规范性文件。业务标准、质量控制文件等保障业务质量的文件。3.项目管理项目立项报告、项目计划、项目进度报告等项目过程文件。项目验收报告、项目成果文档等项目终结性文件。4.客户关系管理客户信息档案、客户沟通记录等客户资料。客户投诉处理记录、客户满意度调查分析报告等客户反馈文件。

（三）技术文件1.技术研发与创新技术研发项目申请书、研发方案、实验记录等研发过程文件。技术创新成果报告、专利申请文件等技术成果文件。2.技术标准与规范技术标准、技术规范、行业标准等规范性文件。技术图纸、技术说明书等技术文档。3.技术运维与支持系统运维记录、故障处理报告等运维过程文件。技术支持文档、技术培训资料等技术服务文件。

（四）合同与协议文件1.采购合同原材料采购合同、设备采购合同等各类采购合同。采购订单、采购变更记录等采购相关文件。2.销售合同产品销售合同、服务销售合同等各类销售合同。销售订单、销售回款记录等销售相关文件。3.合作协议战略合作协议、技术合作协议等各类合作协议。合作项目进展报告、合作成果文件等合作相关文件。4.租赁合同办公场地租赁合同、设备租赁合同等各类租赁合同。租赁费用支付记录、租赁变更记录等租赁相关文件。

（五）其他文件1.法律法规与政策文件国家法律法规、行业政策文件等相关资料。组织内部对法律法规与政策的解读文件。2.外部往来文件与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等的往来公文、函件等。对外宣传资料、公关活动记录等外部沟通文件。3.声像与电子文件照片、录音、录像等声像资料。电子文档、电子邮件、数据库文件等电子文件。

三、分类方案（一）按文件来源分类1.内部文件：由组织内部各部门产生的文件，包括行政管理文件、业务管理文件、技术文件等。2.外部文件：来自组织外部的文件，如法律法规与政策文件、外部往来文件等。

（二）按文件性质分类1.法规性文件：具有法律法规效力的文件，如组织章程、管理规定等。2.指导性文件：对组织各项工作具有指导作用的文件，如业务发展规划、工作计划等。3.执行性文件：用于具体业务操作和执行的文件，如业务流程手册、操作指南等。4.记录性文件：记录组织各项活动和业务过程的文件，如会议纪要、工作记录等。

（三）按文件时间分类1.年度文件：按照自然年度形成的文件，可进一步细分为上半年文件和下半年文件。2.季度文件：每季度形成的文件，如季度工作计划、季度总结等。3.月度文件：每月形成的文件，如月度工作报表、费用报销清单等。

（四）按文件部门分类1.行政管理部门文件：包括行政管理、人事管理、财务管理等部门产生的文件。2.业务部门文件：各业务部门在业务开展过程中产生的文件，如市场部、销售部、技术部等部门的文件。3.其他部门文件：不属于行政管理和业务部门的其他部门产生的文件。

（五）综合分类示例1.行政管理类组织架构与制度建设行政决策与执行人事管理财务管理行政管理事务2.业务管理类业务规划与战略业务流程与操作规范项目管理客户关系管理3.技术类技术研发与创新技术标准与规范技术运维与支持4.合同与协议类采购合同销售合同合作协议租赁合同5.其他类法律法规与政策文件外部往来文件声像与电子文件

四、保管期限编制规则（一）确定保管期限的原则1.重要性原则：根据文件对组织的重要程度确定保管期限，重要文件应长期保存。2.关联性原则：与组织核心业务、关键决策相关的文件，保管期限相对较长。3.时效性原则：时效性较强的文件，保管期限根据实际需要确定，一般较短。4.法律性原则：涉及法律法规、合同协议等具有法律约束力的文件，应按照法律规定的期限保管。

（二）具体保管期限划分1.永久保管组织章程、管理规定、重要决议、决定等法规性文件。涉及组织重大权益、核心业务的文件，如业务发展规划、重要项目资料等。具有历史查考价值的文件，如组织沿革、大事记等。法律法规要求永久保存的文件。2.长期保管（10年以上）行政决策与执行过程中的重要文件，如年度工作计划、总结报告等。人事档案、劳动合同等重要人事文件。财务预算、决算报告、财务审计报告等重要财务文件。业务流程手册、操作指南等规范性文件。项目立项报告、项目验收报告等重要项目文件。3.中期保管（510年）行政会议纪要、决议等一般性会议文件。员工培训、考核、奖惩等记录资料。采购合同、销售合同等一般合同文件。客户信息档案、客户投诉处理记录等客户关系管理文件。4.短期保管（15年）日常行政事务文件，如公文收发记录、文件传阅单等。办公用品采购、固定资产管理等相关文件。一般性的业务工作记录，如工作报表、统计数据等。短期项目的相关文件，如项目进度报告等。

（三）保管期限的调整与变更1.文件形成部门应根据文件的实际情况和组织发展需求，定期对保管期限进行评估。2.如发现文件的重要性、关联性等发生变化，需要调整保管期限的，应填写《文件保管期限变更申请表》，说明变更原因和依据，并经相关部门审核批准。3.档案管理部门应根据批准的申请，及时调整文件的保管期限，并在档案系统中进行相应记录。

五、归档要求（一）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。2.文件收集范围应涵盖本规则规定的归档范围，不得遗漏重要文件。3.收集的文件应保持原始状态，不得擅自修改、删除或损坏。

（二）文件整理1.收集的文件应进行分类整理，按照本规则规定的分类方案进行归类。2.同一类文件应按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保文件的系统性和逻辑性。3.文件应编制清晰、准确的标题和编号，以便于查找和管理。

（三）文件装订1.纸质文件应进行装订，确保文件的整齐、牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.文件应采用A4纸规格进行装订，左侧装订，装订厚度不宜超过2cm。

（四）文件编目1.档案管理部门应对整理好的文件进行编目，编制文件目录。2.文件目录应包括文件编号、标题、日期、保管期限、密级等信息。3.文件目录应一式两份，一份存档，一份用于检索和查阅。

（五）文件存储1.归档文件应存储在专门的档案库房中，确保库房环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，保障文件的安全保存。3.电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，防止数据丢失。

六、检索与利用（一）检索工具1.档案管理部门应建立完善的检索工具，如纸质文件目录、电子档案检索系统等，方便用户查找文件。2.检索工具应定期更新，确保检索信息的准确性和完整性。

（二）利用服务1.组织内部人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门审核批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定为查阅人员提供必要的帮助和服务，确保查阅工作的顺利进行。3.涉及机密、敏感的文件，应严格按照保密规定进行查阅和使用，防止文件泄露。

七、监督与检查（一）监督机制1.组织应建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向组织领导汇报档案管理工作情况，接受组织的监督和指导。

（二）检查内容1.档案收集、整理、分类、保管等工作是否符合本规则要求。2.档案检索工具是否完善，检索信息是否准确、完整。3.档案利用服务是否规范，是否保障了用户的合法权益。

（三）问题整改1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限。2.整改完成后，应提交整改报告，经组织审