用户手册(秘书版)

用户手册

目录

一、系统登陆2

二、页面介绍2

三、功能介绍5

1、发文管理5

（1）模块菜单设置5

（2）概述及流程5

（3）具体操作6

2、收文管理10

（1）模块菜单设置10

（2）概述及流程10

（3）具体操作：11

3、版本跟踪19

（1）模块菜单设置19

（2）概述及流程19

（3）具体操作20

4、文档管理23

（1）模块菜单设置23

（2）概述23

（3）具体操作24

5、任务督办33

6、日程管理33

7、项目邮箱33

8、信息中心34

一、系统登陆

1、打开浏览器，双击桌面InternetExplorer图标;

2、在地址栏中输入系统访问地址，点击'Enter回车'。系统打开登录页面，显

示如下：

3、系统发文正文的在线编辑功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系统登录页

面下方有“本系统需要使用office安装插件，请点击这里,按照提示进行安装。”

字样，提示用户安装Office控件。点击“这里”（如上图示）打开安装页面，按

照提示安装即可。另外，对于WIN7操作系统，请将本站点加入信任站点列表。

二、页面介绍

系统的页面分为三大块（如图所示）：导航栏，快捷按钮及主页面。通过导

航栏可以切换系统的各个功能模块；快捷按钮可以进行各种常用的快捷操作；主

页面则是办公主区域。

登入系统后的界面为系统首页。首页中的子模块如下：①待办事项：收发文

的消息提示。②抄送给我的公文：收发文流程中，被抄送人的待办消息框。③发

文审批提醒；用户发文通过审批后的提醒消息。④处理结果通知：用户分发的任

务已经处理结束的通知。⑤图纸审查任务；交用户审查的图纸文件。

用户可以自定义首页布局（包括各个小板块的位置和增减）。点击【添加模

块】，然后在弹出的【选择显示模块】中勾选或取消相应板块后点击【确认】，

提交当前设置。设置完毕点击【保存布局】，将布局保存为当前用户默认设置。

由于默认密码过于简单。建议大家第一次登录的时候修改密码。在首页中的

左边栏【我的办公区】点击【修改个人信息】，系统弹出人员信息框，用尸可以

修改密码。最后点击保存，即可生效。

另外，该页面的正文俣存路径为用户提交正文时，系统为防止提交失败后正

文丢失，自动保存到本地文件夹的路径。设置为空则表示不使用自动保存功能。

▲其他设置

正文本地保存路G:位件保存是否接受系统邮Q是

径：件：

L日保存重置1❽取消

三、功能介绍

I、发文管理

(1)模块菜单设置

①待处理：待处理发文是指待当前用

户处理的发文，包括待签发的发文

和抄送给当前用户，并且未阅读的

发文。

②流转中：流转中发文是指经过当前

用户处理，待其他用户处理的发

文。包括待审批、待处理的发文。

如果抄送当前用户，用户阅知后且

流程尚未结束的文，也会出现在这

个列表中，

③我的发文：我的发文是指与当前用

户相关且已经处理结束的发文。当

前用户曾经处理过或抄送给了当

前用户的已结束的发文都会出现

在这个列表中。

④全部发文：全部发文是指当前用户

可以查看的所有发文，包括与自己

相关的所有发文，或者于己无关，

但非受控且已结束的发文

(2)概述及流程

发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、签发全过程管理，如图

示：

拟稿审批签发

发文流程示意图如下：

对于当前用户来说，可能需要完成以下环节的工作：如图所示①插入编号;

②打印发文（线下流程）：③上传扫描件；④上传回执（可选）：

（3）具体操作

假如领导审批通过一篇发文并交由当前用户进行签发，那么用户需要进行确

认签发工作，具体操作如下：

①查看发文信息。首先住户登录首页面，打开处理发文的方法有两种:

②插入发文编号及日期。进入到【确认签发】页面。可以看到整个发文的详细

内容以及流程信息。压户需要操作的是将编号和日期插入正文。如下图，点

击【插入编号】。

S

③打印签发。进入【止文页面】，可以看到编号和日期已自动插入到止文相应

位置。用户核对好信息后打印正文，保存并关闭word页面，回到【确认签发】

页面。然后，将打印出来的正文交给领导签字并发往对方单位。

始件南国Acrobat

/2崂嗖囿三7三▼专，汪宗X-MrAaBb(AaBbCAaBbCAaBb(AaBbCcD.A>BI

，・A・A¥sB3■S：i・6・匕砧•g1砧4好®««*

・7甑口|=________

44g1»­,4<^44u__4s_w；

*二苏FFTTHF置&司;

歌》U思平油田群联合开发项目组“

EnpingOilfieldsJointDevelopmentProjectTeam-

大社F爷知可或—辱1号海潭石泊穴皿

Add：OffsncrePetroleumBuilding.r-Jo1induitryRoad2,ShenzfienChina

-X(Fax),(%-；65)%6；X32电话(Tei):(86-755)260224S4工备(PO$l：Ode)i515067v

■传真(Fax).

□⑼工.-o-口&口:黑黑口心楼L

发往收件人＞传舄号♦

市洋石沙工程般份有限公监明经理

Am*FwNo^

技送，收件人”传虑号」

A*'F«Nov

签发人”融稿人,日M

•>工程师P2012529a

Da

硒

0-EPJP-FX-2012-00002<.

j£p*«ia

相关项目(Ref.Project)：恩平油田群联合开发项目.

主题(Subject)：关于恩平2小2油田合格原油含蛉量要求事宜.

Pos4.6cmUnezlBCofelPAGE1/1PAGESSECTK

「雷播町厂.#］「^5^一

④上传签字版扫描件。点击附件下方的【添加文件】，上传签字版的扫描件。

最后点击【提交】按钮，此时发文流程结束，文件自动归档，内部抄送人可

以查看到该发文。

⑤上传回执。对于要求对方提供回执的发文，用户需要上传回执文件。操作如

下：

A.打开发文管理中【全部发文】页面，找到相应的文件，点击【6】o进入

【上传回执】页面进行处理。如图示：

B.点击上传回执后面的【添加文件】按钮，完成回执的上传工作（与添加附

件的操作相同），最后点击【提交】，回执文件便添加到该发文，并自动归

档。如图示：

€J*Xl=]xe

G首页金娥文上K回执

妙法人:

瞰人:勖,理1项目

殖号0-S>JP-OM-2012-00001

关于恩平242着田白格囹曲含苗迪天事宜

期：受控

正文

处于电平?•》、曲田旨格活总合益金营市事宜48

上传回执

上传回执:O<00C-€PI>MT-CRI-

，全部下氮

2、收文管理

(1)模块菜单设置

①待处理：待处理收文是指待当前用

户处理的收文，包括退回修改的收

文和抄送给当前用户并且未阅读

的收文。

②流转中：流转中收文是指待其他用

户处理的收文，包括待审批、待处

理的收文，如果这个收文当前用户

曾经处理过，或抄送给了当前用

户，也会出现在这个列表中。

③我的收文：我的收文是指与当前用

户相关的，已经处理结束的收文。

包括当前用户曾经处理过，或抄送

给了当前用户，就会出现在这个列

表中。

④全部收文：全部收文是指当前用户

可以查看的所有收文，包括与自己

相关的所有收文，或者其他非受控

且已结束¥川攵文。

(2)概述及流程

收文管理指项目组对外单位收文的登记、审批、处理过程的管理。

文［登记审批处理

流程示意如下

当前用户需要完成以下环节的工作：如图所示①文件接收(线下流程)；②

收文登记：

(3)具体操作：

当用户线下接收到对方单位来文后，需在线上继续完成线上收文脊记工作,

具体操作如下：

①进入【登记收文】页面。进入收文登记页面的方法有两种：直接点击快捷菜

单里的【收文】（如图示①）；进入收文管理，点击任意子节点，例如【待

②填写收文的相关信息。进入【登记收文】页面后，可以看到【项目名称】会

由系统自动带出。如图示；

此时，用户需要继续填写该收文的相关信息，操作如下:

A.选择【来文单位】。需要说明一下，为了严谨，系统不允许用户直接输入

来文单位。然后点击【提交】，把选择提交到系统。如图示：

系统会根据来文单位自动带出相关联的来文人，用户也可以根据实际情况

修改。如图示：

B.选择【来文形式】。这里需要注意的是：如果来文形式是会议纪要，则会

出现相关单位的选项；如果是除会议纪要以外的来文形式，则不会出现相

关单位选项。.如图示：

C.填写【收文人】。用户根据来文情况填写【收文人】。如图示:

③上传正文。点击正文柩后的【添加文件】，选择需要添加的文件。如果正文

的命名按照【原文编号】【空格】【主题】的格式，当在正文添加文件后，

原文编号和主题则会自动出现在相应显示框内。否则，则需要用户手工填写

来文的编号以及来文主题。如图示：

笈破般卬1且公交，-海，月：把垦仁砂J皿＜石切机九Uhh-

仝・0~•文~~］忸文・~|二］红品"

公・页«idaX

戢2则2：伞冬石就仗曲ZM

收文人：助日修旧

MW：0＞24・23€N-M-

收蛔胃：2012-05-29G

主■:工千匕也”■含整检不重

wmlMkS：1

正文：日＞2如28XEM?XT®友于自情能*/宣襄柳**I不荔77

mn

♦XMWt

文件金

□«王俯

WltA：2g

Bit：

HttxO&K

④上传附件。在页面找到附件，点击【添加文件】按钮，把来文的所有附件.上

传，可一次选择多个文件上传。如图示：

⑤上传相关收发文。用户可以把与该发文相关的旧文添加进去，找到页面的相

关收发文，点击【添加文件】，弹出收发文的选择框，选择框帝有搜索功能,

用户可以在关键词输入字符搜索，文件类型选择框可以下拉选择收发文类别。

勾选需要的文件后点击【添加】即可。如图示：

⑥选择【审批人】。根据来文的情况，选择正确的【审批人】。如图示:

⑦填写备注信息。如图示:

⑧提交领导审批。完成收文信息登记后，最后点击【提交】。如图示:

提交成功后，在【流转中】，可以看到收文状态为待审批。

中导航把«仝首贡书中•（文•

粤我的办公区

缸收文・理-I

■基1员,英1员，。e与耽3记激索引英1条记录

提交后，收文会经过领导审批，部门经理分发，工程师处理等环节。直至所

有处理人处理完毕后，流程结束，收文自动归档。

⑨修改收文信息。假如收文信息错误，领导将收文退回用户修改，那么用户需

要重新登记收文。具体操作如下

A,进入重新登记页面。用户进入首页，待办事项会出现【修改收文信息】

提醒，点击进入修改页面，如图示：

B.修改收文信息。按照上级领导批示完成修改。完成后点击【再次提交审

批】o该文则进入正常的流程。如图示：

⑩删除收文。如果该文需要打回来文单位，那么就需要在系统中删除。用户可

以从收文管理的待处理中找到该文，点击管理下的【凶1按钮，删除该文。

如图示：

3、版木跟踪

(1)模块菜单设置

①设计文件专业审批：待专业工程师

审批的设计文件。

②本专业未回复图纸文件：查看本专

业下的没有回复的图纸文件

③全部未回复图纸文件：查看所有没

有回复的图纸文件

④图纸审查任务：可以查看信息最全

面的审查的图纸

(2)概述及流程

如果来文是专业设计文件，那我们就会启用版本跟踪功能，对专业设计类文

件进行管理。通常的流程和一般收文类似，完整的版本跟踪流程分四个步骤：专

业设计文件登记、专业设计经理审批、专业工程师审图、回复设计文件。那么当

回复设计文件

（3）具体操作

通常是由秘书对专业设计文件进行登记，操作和普通收文登记基本相同，文

件登记后交专业设计经理审批，最后由专业工程师完成审图任务并对设计文件进

行回复。

假如当前用户接收到一份关于设计资料的文件传送单，那么，当前用户需要

完成设计文件登记的工作.

①设计文件登记。和普通收文一样，首先用户登录首页面，同样有两种方法进

入收文登记页面：直接点击快捷菜单里的【收文】（如图示①）；进入收文

管理菜单；点击任意子节点，例如【待处理】，点击【登记收文】（如图示

②）。如图示：

②填写收文的相关信息。进入到登记收文页面（和普通收文登记操作相同），

把相关信息填写完整。如图示：

③启动版本跟踪。对十设计文件，需要启动版本跟踪功能。勾选月动版本跟踪,

页面就会出现图纸文件的上传页面。如图示：

④上传图纸文件。用户必须把传送单的所有图纸文件上传到该收文。如图示:

⑤上传相关收发文。如图不:

会首页

跌:关谑询:文件类图：全自4直询

圉纸文件

4»添加

其删除附件

原文编号主题文件类投

文件编号

1l-EPJ3-DT-2012-...则以版本跟版2收文

1BD-DWG-DPP-I

2l-EPJ:)-FX-2012-...则试版本跟版1收文

LJ2BD-DWG-DPP-IM

-3O-EPJP-FX-2012-...关于恩平24-2油田发文

J3