国际会议服务协议

国际会议服务协议编号：__________

甲方：[甲方全称]

地址：[甲方详细地址]

乙方：[乙方全称]

地址：[乙方详细地址]

鉴于甲方需要举办国际性会议，并寻求乙方的专业服务；乙方具备举办国际会议的相关经验和能力，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确双方在举办国际会议过程中的权利、义务和责任，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：甲方计划于[会议日期]在[会议地点]举办国际会议，以促进[会议主题]领域的学术交流与合作。为保障会议质量，甲方委托乙方提供会议策划、组织、执行等全方位服务。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.提供会议的基本信息，包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人员名单等，确保信息的准确性和及时性。

2.在会议筹备期间，配合乙方完成相关文件的审批和备案工作。

3.按照约定支付乙方服务费用，并在约定的支付期限内完成付款。

4.保障会议期间的安全、秩序和参会人员的合法权益。

5.在会议期间，为乙方提供必要的协助，包括但不限于场地、设备、人员等方面的支持。

6.按照约定，对乙方提供的服务进行验收，并在验收合格后签署验收报告。

乙方责任和义务：

1.根据甲方提供的信息，制定详细的会议策划方案，包括会议日程、议程、场地布置、餐饮安排等。

2.提供专业的会议组织、执行和管理工作，确保会议的顺利进行。

3.按照甲方要求，提供高质量的会议服务，包括但不限于会务接待、资料发放、现场管理等。

4.确保会议期间的安全、秩序和参会人员的合法权益。

5.在会议筹备过程中，及时与甲方沟通，确保双方对会议的安排和需求达成一致。

6.在会议结束后，向甲方提交详细的会议报告，包括会议成果、费用结算等。

7.按照合同约定，对会议中出现的问题及时进行处理，并采取措施避免类似问题再次发生。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供会议服务，并保证服务质量。

2.甲方有权对乙方提供的服务进行监督和检查，确保乙方履行合同义务。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付服务费用，并在约定的时间内完成付款。

4.乙方有权要求甲方提供必要的协助和支持，以保障会议的顺利进行。

双方义务：

1.甲方有义务按照约定支付服务费用，并在约定的时间内完成付款。

2.甲方有义务为乙方提供必要的场地、设备、人员等方面的支持。

3.乙方有义务按照约定提供会议服务，并保证服务质量。

4.乙方有义务在会议筹备过程中与甲方保持良好沟通，确保双方对会议的安排和需求达成一致。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议项下，乙方提供国际会议服务的总金额为人民币[合同总金额]元整（￥[合同总金额]元），包括但不限于策划、组织、执行、现场管理、设备租赁、人员服务等全部费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起[预付款比例]%的合同总金额，即人民币[预付款金额]元整（￥[预付款金额]元）作为预付款支付给乙方。

2.进度款：在会议筹备阶段，甲方应按照以下进度支付相应的款项：

-签订协议后5个工作日内，支付预付款；

-会议前[具体日期]，支付合同总金额的[进度款比例]%，即人民币[进度款金额]元整（￥[进度款金额]元）；

-会议结束后[具体日期]，支付合同总金额的[进度款比例]%，即人民币[进度款金额]元整（￥[进度款金额]元）。

3.尾款：会议结束后，甲方应在[具体日期]前支付剩余的合同金额，即人民币[尾款金额]元整（￥[尾款金额]元）。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，乙方应提供相应的发票或收据。

2.甲方应在约定的支付期限内完成款项支付，逾期支付的，甲方应向乙方支付逾期付款的利息，利率为[逾期利率]%。

3.任何因甲方原因导致的额外费用，包括但不限于不可抗力事件导致的额外支出，甲方应承担并支付给乙方。

四、财务结算

1.双方应按照本协议约定的支付方式和时间进行财务结算。

2.乙方应在收到甲方支付款项后，向甲方提供相应的服务报告和费用明细。

五、争议解决

若双方在支付过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按约定支付款项，每逾期一日，应向乙方支付未付款项的[逾期付款利率]%作为违约金。

2.若甲方未能按时提供会议所需信息或资料，导致乙方无法正常履行服务，乙方有权要求甲方承担由此产生的额外费用，并有权延长服务期限。

3.若乙方未能按照约定提供会议服务，导致会议未能按计划进行，乙方应承担相应的违约责任，包括但不限于退还已收费用、支付违约金等。

4.若任何一方违反保密条款，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任，并赔偿对方因此遭受的损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：本协议项下的争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[仲裁委员会名称]进行仲裁。

2.仲裁规则：仲裁应按照[仲裁规则名称]进行，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

3.管辖法院：若双方未选择仲裁或仲裁裁决未生效，任何一方均可向[指定法院名称]提起诉讼，该法院具有管辖权。

4.争议解决费用：仲裁或诉讼费用由败诉方承担，除非法院或仲裁机构另有判决。

三、其他

1.任何一方在争议解决过程中，应继续履行本协议中未涉及争议的部分。

2.若因不可抗力导致本协议无法履行，双方应及时通知对方，并协商解决。若不可抗力事件持续超过[具体期限]，双方有权解除本协议，并互不追究责任。

3.本协议的违约与争议解决机制，不排除任何一方在法律允许范围内采取的其他救济措施。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，但以下条件满足后方可正式生效：

1.甲方签署并提交书面确认文件，表示接受本协议的全部条款；

2.乙方收到甲方支付的预付款；

3.双方完成必要的手续，如合同备案等。

二、有效期

本协议的有效期为[合同期限]，自协议生效之日起计算。除非本协议另有约定，或双方协商一致终止，否则本协议在有效期内持续有效。

三、变更和终止条款

1.变更：本协议的任何变更，必须以书面形式进行，并由双方签署确认。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本协议的条款。

2.终止：以下情况可导致本协议的终止：

-双方协商一致，以书面形式终止本协议；

-一方严重违约，另一方在收到违约通知后[具体期限]内未采取补救措施或未履行合同义务；

-由于不可抗力，导致本协议无法履行，双方协商一致终止；

-法律法规或政策变化，使本协议的履行成为非法或不现实，双方协商一致终止。

3.终止后的处理：本协议终止后，双方应立即终止所有未完成的服务，并按照协议约定进行结算。如有未支付款项，应立即支付；如有未履行义务，应立即履行。

四、通知

1.任何一方根据本协议发出的通知，应以书面形式发送至对方提供的地址。

2.通知自发送之日起[具体天数]内，视为已送达对方。

五、不可抗力

1.不可抗力指双方在签订本协议时无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

2.发生不可抗力事件，双方应及时通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。

3.不可抗力事件持续超过[具体期限]，双方均有权终止本协议。

六、法律适用和争议解决

本协议适用中华人民共和国法律，双方因本协议发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

附件：

一、需求文档

1.会议主题及目标

2.参会人员构成及规模

3.会议日程安排

4.会议场地及设备需求

5.餐饮及住宿安排

6.会议宣传及推广方案

7.参会资料及礼品需求

二、设计方案

1.会议场地布置方案

2.会议用品及道具设计方案

3.会议宣传材料设计稿

三、技术规格

1.会议场地及设备技术参数

2.网络及音响设备技术要求

3.安全及应急处理方案

四、各类证件复印件

1.甲方及乙方营业执照复印件

2.乙方相关资质证书复印件

3.会议场地租赁合同复印件

4.相关人员身份证复印件

五、其他

1.双方协商一致认为需要作为附件的其他文件

2.双方在合同履行过程中产生的其他重要文件及资料

附件为本协议的组成部分，与本协议具有同