销售管理系统会务原则化手册

内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限企业

销售管理系统会务原则化手册

销售管理系统行政服务中心公布

目录

一、手册阐明错误!未定义书签。

二、合用范围错误!未定义书签。

三、会议类型及职责分工错误!未定义书签。

（-）会议类型错误!未定义书签。

（二）职责分工错误!未定义书签。

1、二级会议...错误!未定义书签。

3、四级会议....................错误!未定义书签。

4、临时性会议错误!未定义书签。

四、会议组织原则化流程.........错误!未定义书签。

（-）会前工作错误!未定义书签。

1X参会人员范围.................错误!未定义书签。

2、会议场所的选定..............错误!未定义书签。

3、会议告知的）起草..............错误!未定义书签。

4、申报会议预算.................错误!未定义书签。

5\参会人员确认.................错误!未定义书签。

6、会议设备准备.................错误!未定义书签。

7、接站安排.....................错误!未定义书签。

8、接待安排.....................错误!未定义书签。

9、议程PPT制作................错误!未定义书签。

10、参会资料的准备............错误!未定义书签。

11\茶歇采买...................错误!未定义书签。

12、会场布置...................错误!未定义书签。

（二）会中工作.................错误!未定义书签。

1.会议设备保障................错误!未定义书签。

2.会议签到....................错误!未定义书签。

3.会议汇报拷贝................错误!未定义书签。

4.会议现场秩序维护...........错误!未定义书签。

5.会议记录....................错误!未定义书签。

6.用餐安排....................错误!未定义书签。

7.茶歇供应....................错误!未定义书签。

8.记录返程信息................错误!未定义书签。

（三）会后工作.................错误!未定义书签。

1、会场整顿....................错误!未定义书签。

2、送站安排....................错误!未定义书签。

3、退房........................错误!未定义书签。

4、结帐........................错误!未定义书签。

5、费用报销....................错误!未定义书签。

6、会议资料的整顿及归档工作规定错误!未定义书签。

四级会议：定义为各中心下属各部门，大区层面会议。

例如月度重点工作沟通会、季度例会等。

(-)职责分工

1、二级会议

(1)销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会

副总裁或被授权人为会议主持人；

追踪督办专人为会议承接人；

副总裁行政助理为会议记录人。

(2)决策委员会

副总裁或被授权人为会议主持人；

会议所在地办公室为承接人；

销售管理系统副总裁行政助理为会议记录人；

追踪督办专人为协调人，负责会议期间有关会务工作的协调。

2、三级会议

中心总经理或被授权人为会议主持人；

商务专人为承接人；

销售管理系统各中心行政助理为会议记录人。

3、四级会议

由各中心下属各部门，各大区自行组织召开。

4、临时性会议

指在会议排期外，由各中心临时组织召开日勺会议，视会

议类型及会议规模沟通确定会议承接人。

四、会议组织原则化流程

（-）会前工作

1、参会人员范围

（1）二级会议

销售管理系统季度经营例会

销售管理系统月度重点工作沟通会

销售管理系统决策委员会

（2）三级会议

销售管理系统各中心月度重点工作沟通会

销售管理系统各中心季度例会

（3）四级会议

销售管理系统各部门月度/季度例会

销售管理系统各大区月度/季度例会

（4）临时性会议

各中心、各部门发起的临时性会议

2、会议场所的选定

（1）在北京召开日勺会议

原则：在北京召开会议，如企业内部会议室能满足会

议各项需求日勺状况下，不容许在企业外召开会议。

规定：由告知起草人于会前至少十个工作日在集团0A

系统会议管理模会议资源预定一栏，根据会议规模、参会人

数及类型预定会议室，并及时与管理员确认订单审批状况。

北京厂区所有会议室规模及设备如下：

容纳可召开会议

会议室名称硬件配置管理员

人数类型

IFC大会议室20视频会议张跃

IFC洽谈室4张跃

IFC小会议室10张跃

投影仪、幕布、无网络视频会

北京二期多功能厅200张跃

线麦克、视频会议议现场会议

投影仪、幕布、无网络视频会

北京二期二楼大视频会议室60张跃

线麦克、视频会议议现场会议

北京二期三楼大会议室68投影仪现场会议张跃

北京二期三楼小会议室18投影仪现场会议张跃

投影仪、幕布、无网络视频会

北京二期四楼大视频会议室68张跃

线麦克、视频会议议现场会议

北京二期四楼小会议室20投影仪现场会议张跃

北京二期五楼大会议室68投影仪现场会议张跃

北京二期五楼小会议室20投影仪现场会议张跃

投影仪、幕布、无网络视频会

北京生产二楼大会议室60张跃

线麦克、视频会议议现场会议

（2）在（除北京外）都市Z彳开日勺会议

原则：在满足会议需求的前提下，选择至少3家酒店

进行简朴比价。同步参照如下几点:

一一酒店地理位置合适，不适宜过于偏远；

——交通以便，距离机场、车站30分钟内。

——酒店各项会议、住宿、餐饮各项设施齐备。

一一所预定会议室布局能满足会议需求，如圆桌会议、

分

组会议等，且考虑光线明暗，灯光，音响，空调、视频等设

备；

规定：在会前至少十个工作日确定好会议地点及各项

费用原则。

3、会议告知的起草

(1)会议组织部门在会前一周确定本次会议的关键信

息，告知应当包括如下几项内容：

会议目的：明确阐明本次会议要到达日勺效果。

会议地点：会议地点应当明确标出，假如会议地点在企

业外部，与会人员并不熟悉，会议告知中应附上会议地点详

细地址及联络。

参会人员：列巴会议特邀参会人、必参会人员、列席人

员、汇报人、主持人日勺名单；组织会议人员在确定与会人员

时，应当在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些

人可参与可不参与；努力做到既不因某些人日勺缺席而影响会

议效果，也不因使与本次会议关系不大日勺人员原因参与本次

会议而影响他们的正常工作，同步又给有关人员以学习、观

摩日勺机会；

会议议程：保证与会人员参与会议前能对会议内容有清

晰日勺理解，需围绕会议目的列出会议议程，参照如下：

一一会议议程日勺第一项是主持人导入会议

——如会议为汇报讨论为主，则每个单元的汇报控制在

20-30分钟，沟通大论时间控制在20-30分钟。

一一如会议以培训为主，则根据培训内容时间控制在

30-60分钟。

——休息时间参照议程尽量安排2小时一次。

——会议开始时间上午安排在8：30-9：30之间，下午安

排在13:30-14:30之间。

（2）会议告知的发送

会议组织部门应当至少提前7个工作日发出会议告知,

临时性会议至少提前3个工作日发出会议告知，以便与会人

员可以事先安排行程及准备会议材料。

4、申报会议预算

每月25日前申报下月会议预算至行政管理部费用专人

处，预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇

费(包括会议用矿泉水)，交通费、有关会议用品费用及浮

动费用。参照原则如下：

(1)在企业内部会议室召开会议，如为系统、中心召

开的月度会议，根据参会人数及会议时间做矿泉水采购费用、

会务人员交通费即可；如为系统、中心召开日勺季度会议，根

据参会人数及会议时间做茶歇费用及会务人员交通费。

(2)在企业外部酒店召开会议，根据会议时间及参会

人员数量，预算项目应包括会议室费用、住宿费用、餐饮费

用、茶歇费(包括会议用矿泉水)，接送站交通费、其他有

关会议用品费用及浮动费用。参照原则如下：

5、参会人员确认

根据会议告知中所注明的参会人员名单确认与否参会，

详细如下：

(1)特邀参会人员由会议告知起草人确认与否参会；

(2)必参会人员如不能参会或委托他人替代参与会议，需

向会议组织方最高负责人请假，在会议召开前由告知起草人

与组织方最高负责人进行必参会人员确实认；

(3)列席参会人员如不能参会，需事先告知告知起草人。

6、会议设备准备

会议承接人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室

服务人员就会议室各项设备进行检查与调试'，保证各项设备

可正常运行。检查项目包括：投影仪、视频会议、幕布、电

脑、无线麦克、电源等。同步需自备如下明细：

设备明细数量设备明细数量

烧水壶2个插线板至少2个

保温壶2个激光笔1个

录音笔1个电池（5#、7#、9V）各1包

桌卡根掂会议人数准备白板（笔、擦）至少1套

剪刀1把宽带透明胶1个

纸杯200支A4复印纸1包

果盘10个订书机1个

摄影机1台中性笔20支

纸巾（盒）5人/盒

7、接站安排

根据会议议程确定车辆来回时安排，一般选用依维柯。规定

明确发车时间，地点，路线，并将安排状况告知企业车辆管

理员。

车辆安排日勺原则：

一一结合会议议程安排，并规定车辆于会前10分钟抵达会

场；

车辆路线的安排应以所送汇报人员日勺出发地为主,

8、接待安排

在所有需要住宿时人员抵达宾馆时，要及时提供对应房间的

钥匙。

在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。

叫早并告知早饭时间。

在会议结束的当日13：00之前，将所有房间日勺钥匙收齐。

9、议程PPT制作

会议开始前1天制作会议议程的PPT文献，以便会议主

持人简介会议的安排。其中PPT应包括会议时间，内容，汇

报人及会议须知等内容。

10、参会资料的准备

(1)根据参会人员到会状况，按照规定格式在会议前两天

制作并打印参会须知，内容包括会议议程、会务组联络方式、

会议特殊规定等；

(2)波及分组讨论的会议，需同步制作并打印人员分组信

息表；

11、茶歇采买

原则如下：月度例会不提供茶歇，只提供会议用水。季

度例会提供茶歇以点心为主、水果为辅，详细采购明细参照

如下：

类别明细阐明

巧克力派、萨其玛、小面包（达利园/盼盼）、

点心购置3-4种

膜片、苏打饼干（美丹）

草莓，油桃，香蕉，葡萄、苹果、桔子、小

水果购置3-4种

西红柿、红提

休闲食品豆腐干、雪饼、福娃糙米卷购置1-2种

在酒店开会如安排圆桌餐，

酒水矿泉水、红酒、白酒、饮料（雪碧、可乐）

需采购白酒、红酒、饮料。

其他口香糖、咖啡（雀巢）、茶叶、咖啡搅拌棒/

以上品类供参照，购置数量根据会议时长及会议人数进行匹

配。

12、会场布置

（1）会议室布置

——根据会议规模、召开方式、参会人数对参会人员座次进

行排定，规定会场内座椅摆放整洁，布局合理；

——核算所有参会人员桌牌名字无误，并按照规定摆放整洁;

——重要会议根据会议主题，制定会场条幅，规定会悬挂整

洁，标示粘贴牢固；

——会议场所布置指导标示、摆放指路牌，指明会议室及会

务组日勺地点；

——会议用日勺资料（文献袋、笔、软皮本）检查无误后分发

至桌上；

（2）会议设备调试

——会议设备调试，波及内容有：投影仪及幕布调试、麦克

风及音响调试、汇报用电脑和资料联机调试、场内灯光及空

调开关位置及调制、电源及插板的连接；

——准备会议现场记录所需设备，包括记录取电脑、录音笔、

摄影机、摄像机等，并明确有关负责人员；

——告知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。

（2）会场服务用品布置

——会议用矿泉水规定在会议前30分钟摆放到位；

——会议用热水需在会前20分钟前准备，茶水需在会前10

分钟开始冲泡；

——会议用水果、点心、休闲食品分装成盘，整洁合理；

——确定有关的准备工作，如纸杯、咖啡勺、纸巾、食品碟、

开水壶、垃圾筒等物品日勺充足，并在会议前30分钟准备好。

（二）会中工作

1.会议设备保障

（1）会议开始前30分钟，会务人员确定一下设备调试

会场内投影仪及幕布调试无误；

会场内所有麦克风、音响调试无误（保密会议不能用无

线麦克风）；

——会议汇报用电脑和资料联机调试无误；

——会场内灯光、开关、电源及插板日勺贯彻；

一一会议现场录音设备或器材的贯彻，且调试无误；

——确定会场专用打印机和纸张，联机调试无误；

（2）会议过程中会务组安排专人随时对如下设备进行检查,

并根据状况及时安排：电脑、投影机、激光笔、屏幕、摄像

设备（视频会议）、录音设备（会议记录）、空调设备、灯光

设备、摄影机；

（3）若会议过程中需代表发言，明确麦克风传递负责人，

规定每次汇报、讨论开始前，确定麦克风电量及位置、音响

音量及音质；

（4）查看会场中携带笔记本人数，与否需要充电器，网线

等，协助进行准备。

2.会议签到

（1）由会议告知发起人确定参会人员到会状况、参会行程，

并制作对应会议签到表；

（2）会议议程波及分组讨论，签到表规定体现分组信息，

签到过程中会务人员要及时告知参会人员所在组别及会场

座位位置；

(3)会议开始之前确认签到的物资准备齐全，包括签到台、

签到表、签到用笔等；

(4)签到规定在会议开始前2分钟结束，会务人员根据实

际签到状况记录会议应到人数、实到人数、请假人数及迟到

人员，并将记录成果于会议开始前传递至会议主持人，由会

议主持人在会上进行参会状况通报。

3.会议汇报拷贝

(1)会议开始前，确定会议用电脑调试无误后，由会议记

录人告知有关汇报人员进行汇报的拷贝，规定将所有汇报汇

报搜集到桌面的同一新建文献夹中；

(2)汇报过程中，会议记录人需关注各个汇报材料更新状

况，汇报前负责告知汇报人员材料所在位置，并协助其进行

设备调试及汇报的放映；

(3)会议结束后，记录人负责会议用电脑中汇报材料的删

除工作，并将汇报汇报存档保管。

4.会议现场秩序维护

(1)保障会议入场高效有序，参会人员签到后，由会务组

引导入场，入场过程中，会议室屏幕展现会场坐席分布图；

（2）会议期间防止随意走动，由会务组安排人员负责协助

参会人文献资料的传递、修改及打印工作；

（3）与会人员假如因特殊原因无法参会或中途离开会场，

需要向会议主持人请假并得到容许；会议期间出现参会人员

随意迟到或早退，会务组进行记录并引导其迅速入场就座；

（4）会议开始前由主持人提醒各参会人将等通讯工具调

至静音或关闭，过程中会务人员进行监督，出现未静音、接

听按照会务管理制度进行现金形式日勺罚款；

（5）为实现对会议进程进行整体控制，会务组制作汇报倒

计时卡，提醒汇报人员在规定期间进行汇报（上下可浮动3

分钟），否则按照会务管理制度进行现金形式的罚款；

（6）着装规定:参与会议需着商务正装；若会议有特殊的着

装规定需在告知中明确指出。

5.会议记录

（1）会议纪要

一一会议由发起部门派专人准备笔记本电脑进行会议纪要

日勺撰写，会后三个工作日内完毕纪要审批并发给有关与会者;

——精确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会

议性质；

——规定详细记下会议主持人、会议应到人数和实到人数，

缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名；

——会议讨论发言日勺内容是记录的重点，规定体现发言要点,

重要日勺会议或重要领导的发言，需要记下所有内容；

一一记录规定忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，

更不容许故意增删发言内容。

(2)会议录音：会议全程保证至少一支录音笔，由会务组

提前准备，并随时关注录音笔电量及录音状态，会后由会议

记录人将录音资料、纪要资料统一交由系统文献管理员进行

存档。

(2)拍照摄影：由企划专人负责会议日勺拍照摄像工作。

6•用餐安排

(1)厂区会议

一一结合会议的进程和人数，告知餐厅部门饭菜的准备状况

(人数)及用餐时间；

——假如下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；

一一会议结束前30分钟与就餐部门联络确认饭菜状况；

——会议结束前10分钟确认饭菜、饮料均已到位；

——散会后引领参会人到厂区餐厅就餐。

(2)酒店会议

结合会议议程以及到会人数安排酒店用餐日勺预定，明确

用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮原则、用餐保证人

数、餐厅日勺联络方式；

——若会议议程中午休息时间较短，午餐应安排为自助餐;

一一会议前两天根据制定的用餐安排对酒店就餐地点、菜单

进行核算，并在会议议程中注明用餐详细时间、地点、用餐

形式；

——就餐客人座位、排序的贯彻；

——会议结束前30分钟与酒店联络确认板菜准备状况；

一一规定凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐

开始时上火；

----在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌，酒水、饮

料到位；

——安排人员引领参会人到指定用餐地点就餐；

7.茶歇供应

(1)茶歇提供原贝月度会议供应茶水，季度会议供应茶

水、点心、水果；茶歇台摆放在相对靠近、相对宽松的地点；

(2)饮水供应：会议全程提供矿泉水、热水供应，会前每

人桌上摆放瓶装水，茶歇区提供白开水、茶水、咖啡等，由

参会人按照个人需求自取饮用；

(3)点心、水果供应：全天会议一般安排上下午茶歇各1

次，使用茶歇日勺时间在15-30分钟不等，其中上午茶歇时使

用时间一般在10：00-10:30,下午茶歇时使用时间

15:00-15:30；

(4)茶歇开始前30分钟，确定有关的准备工作，如纸杯、

咖啡勺、纸巾、食品碟、开水壶、垃圾筒等物品日勺充足；

(5)会务人员随时对水果、点心、开水、物品进行检查，

并根据状况及时安排补充：

(3)服务人员进行有关日勺引导，最重要日勺是在茶歇开始前

做好有关的准备工作，如餐具、纸巾、垃圾筒会议茶歇服

务方案

1.企业人员、设备、资料和物品的状况；

2.会议用、礼品的购置、分装、整顿状况；

3.会议用矿泉水的贯彻，并在会议前30分钟摆放到位；

4.会议用茶水、茶杯的贯彻，并在会议前30分钟准备好；

8.记录返程信息

(1)酒店会议波及送站服务工作，规定以返程记录回执单

日勺形式记录并安排参会人送站服务；

(2)回执单规定在会议休息时段，由会务人员将回执单发

至各参会人员，并在会议结束前完毕搜集回执单；

(3)返程回执单规范格式如下：

返程记录回执单

姓名：联络方式：

离店时间：返程方式

返程车次：乘车地点：

为便于会务组送站，请您在会议结束前将回执单传递至工作人员，我们将确认您的返

程信息，并安排车辆提供送站服务，感谢您的参与！

（三）会后工作

1、会场整顿

（1）会务工作人员对会议桌上的资料进行整顿并存档，若

无存档价值，务必将其销毁后丢掉；对电脑中存有的汇报进

行清空处理。

（2）关闭所有运行中日勺会议设备（