高速公路管理有限公司档案管理系列办法规章制度11个信息化

附件：1.高速公路管理有限公司档案管理办法（试行）

2.高速公路管理有限公司档案工作责任追究制度（试行）

3.高速公路管理有限公司档案工作突发事件应急

处置预案（试行）

4.高速公路管理有限公司文件归档制度（试行）

5.高速公路管理有限公司档案保管制度（试行）

6.高速公路管理有限公司档案鉴定销毁制度（试行）

7.高速公路管理有限公司档案统计制度（试行）

8.高速公路管理有限公司档案利用制度（试行）

9.高速公路管理有限公司档案保密制度（试行）

10.高速公路管理有限公司电子档案管理制度（试行）

11.高速公路管理有限公司管理系统操作制度（试行）

高速公路管理有限公司

2020年3月25日

1

附件1:

高速公路管理有限公司档案管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为进一步加强公司档案管理工作，推进档案科学、规

范管理，丰富公司档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中

华人民共和国档案法》《省档案管理条例》《档案管理办法》等法律

法规，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指公司在生产、经营和管理活

动中形成的，对国家和社会、对公司各项活动有查考、利用和保存

价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条档案工作是公司不可缺少的基础性工作，是保护企业

和个人合法权益、维护公司历史真实面貌的一项重要工作。

第四条公司对档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、

统一标准。

公司综合办公室负责机关档案工作的统一管理、组织协调、统

一制度，负责对各部室档案工作进行监督和指导。

第五条公司对全部档案实行集中、统一管理。档案工作要维

护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

第二章机构和人员

第六条公司成立由分管领导任档案工作领导组组长，综合办

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公室负责人任副组长，各部室负责人和专职档案员任成员的档案工

作机构，协调处理公司档案管理各项事务。

第七条公司为档案工作配备专职档案员，具体承担档案日常业

务工作。各部室配备兼职档案员，承担部室文件材料的收集、整理、

著录、装订、归档工作。公司建立由分管领导、部室负责人、专兼

档案员组成的档案工作网络。

第八条公司档案工作主要任务：

（-）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档

案工作各项规章制度：

（二）制定并组织实施档案工作计划；

（三）对各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指

导；

（四）负责管理公司全部档案并提供利用服务工作；

（五）负责档案信息化工作，加强档案数字化和电子文件、电

子档案规范管理；

（六）负责组织档案培训，开展档案宣传、教育活动。

第九条档案员为公司正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、

忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。

档案员需熟悉公司工作，具备档案管理、信息管理等相关知识

背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案员，需经

过相关专业知识和技能培训。

第十条档案员调离岗位或退休的，在离岗前需办好交接手续。

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第三章基础设施

第十一条公司结合实际分别设置档案办公室、阅览室和档案

室。档案办公室选址便于档案室管理。普案室选址需防潮、防火、

避免阳光直射，利于档案保护。档案室不应设置在地下或顶层。档

案室不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等场所。

第十二条档案室内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除

消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越档案室。

第十三条档案室根据承载程度配备符合国家规定的密闭五节

柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃

门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用

品等配备需满足工作需要。

第十四条档案室需配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设

备。档案室不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采

暖系统。

保存重要档案或具备条件的，可安装恒温恒湿设备，必要时配

备通风换气、空气净化设备。

第十五条档案室需配备灭火设备，安装防火门，配备火灾自动

报警设备。

第十六条档案室需安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护

栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、

出入口控制、电子巡查等安全防范系统。必要时设置视频监控设备。

第十七条公司根据档案信息化要求，建设或配备能够满足现代

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化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设

备。

第四章管理要求

第一节一般规定

第十八条公司档案包括七大类：

（一）管理档案，包括公司各部室工作中形成的文件材料。

（-）会计档案，包括凭证、账簿、报告、电子账套、审计评

估报告、其他类会计档案。

（三）基建档案，专项工程项目档案资料。

（四）设备仪器档案，购置的单台（套）设备档案资料。

（五）科学技术研究档案，科研课题、科研项目资料。

（六）声像电子档案，包括照片、录音、录像、电子档案资料。

（七）荣誉实物档案，包括奖牌、锦旗、证书、奖杯、印章等。

第十九条公司全部档案构成一个全宗，全宗号根据市档案馆

统一分配的号码确定。公司隶属关系、名称发生变化但工作性质和

主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。

公司建立并定期完善全宗卷。全宗卷包含全宗背景、档案状况、

工作制度、管理记录等内容，编制要求按照《全宗卷规范》（DA/T12）

执行。

第二十条公司档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，

保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第二节形成与收集

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第二十一条公司在各项工作中形成的需归档文件材料，应采用

耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件

材料真实、准确、系统、文件材料组件齐全、内容完整。

第二十二条公司组织编制公司文件材料归档范围和档案保管

期限表，经审核备案后施行。内部机构或工作职能发生变化时及时

修订，经重新审查同意后施行。

文件材料归档范围和档案保管期限表应全面、系统反映主要职

能活动和基本历史面貌。

第二十三条公司各部室应按照《文件材料归档范围和档案保管

期限表》及时收集形成的归档文件材料，交本部室兼职档案员保管。

第二十四条管理类档案的收集范围按照国家档案局第10号令

和公司《文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第三节整理与归档

第二十五条公司组织制定统一的档案分类方案。不同门类、载

体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和

利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。

公司档案分类方案一般采用年度、机构（问题）、保管期限等分

类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。

第二十六条公司档案整理遵循文件材料的形成规律，保持文

件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推

进卷件融合管理。

管理档案、声像电子档案、荣誉实物档案一般以件（张）等为

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单位进行整理。科学技术研究档案、会计档案、设备仪器档案、基

建档案、一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或

件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。

第二十七条档案逐卷或逐件编制档号。档号指代单一，体现档

案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档

号结构应当符合《档号编制规则》（DA/T13）、《归档文件整理规则》

（DA/T22）和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档

号编制方法应当协调呼应。

第二十八条公司档案编制检索工具，满足手工检索和计算机

检索需要。著录按照《档案著录规则》DA/T18）进行著录。声像电

子档案和荣誉实物档案详细著录背景、人物、来源等信息。档案著

录与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。本省有相关规

定的，从其规定。

第二十九条公司档案经各部室整理完毕后，在第二年3-6月

前交档案室归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随

归。归档时间有特殊规定的，从其规定。

归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。任

何部室和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第三十条归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质

文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印

章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体

盖章。

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满足本规定第五章且不具有永久保存价值或其他重要价值的电

子文件，以及无法转换为纸质文件的电子文件可以仅以电子形式进

行归档。

第四节保管与保护

第三十一条公司根据档案载体的不同要求对档案进行存储和

保管。档案存储和保管要确保实体安全和信息安全。公司制定档案

管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。

第三十二条公司组织做好档案防火、防盗、防紫外线、防有

害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。档案室

温湿度符合各类档案载体的保管要求，温度应控制在14℃^24℃,

相对湿度控制在45%〜60%之间。档案室不得存放与档案保管、保护

无关的物品。

第三十三条档案工作人员定期监测和记录档案室温湿度，根

据需要采取措施调节；定期检查维护档案室设施设备，确保正常运

转；定期清扫除尘，保持室内清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

第三十四条公司定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状

况进行检查。定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，

发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。

第三十五条档案工作人员要及时对受损、易损档案进行修复、

复制或作其他技术处理。档案修复需保持档案内容的完整，尽量维

持档案的原貌。档案修复前要做好登记和检查工作，必要时进行复

制备份，做出修复说明。

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第五节鉴定与销毁

第三十六条公司定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。

鉴定小组组织对到档案进行鉴定，必要时可邀请相关专业人员参与。

鉴定结束后，形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，重

新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，按规定予以

销毁。

第三十七条经鉴定可以销毁的档案，按照以下程序销毁。

（一）档案管理部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档

号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和

销毁时间等内容，经档案工作鉴定小组审核后，报主要领导批准；

（二）主要领导、档案工作分管领导、档案部室负责人、相关

业务部室负责人、经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）档案管理部门组织进行档案销毁工作，并与相关业务部

室共同派员监销。监销人在档案销毁前，按照档案销毁清册所列内

容进行清点核对；档案销毁后，在档案销毁清册上签名。销毁清册

永久保存。

第三十八条档案销毁在指定场所进行。

电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离

线存储介质外，还应确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底

删除。销毁时留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过

程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁符合《国

家秘密载体销毁管理规定》。

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第六节利用与开发

第三十九条公司开展档案利用工作，建立健全档案利用制度,

根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和

审批手续。保管的档案对外提供利用的，需按照公司有关规定执行。

利用档案履行有关手续，进行档案查（借）阅登记和利用效果

反馈记录。档案员对利用活动及时跟踪和监督。

第四十条积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组

织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等多种形式，发挥

档案价值。

第七节统计与移交

第四十一条公司建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案

年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进

馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、

档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。统计结果

真实、准确、完整。

第四十二条公司编制档案工作情况统计年报，按照要求上报档

案室。

第四十三条公司按照国家规定定期向市档案馆移交档案。移交

档案时，同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制

件与档案原件一并移交。

第四十四条公司撤销或合并的，按照省级档案管理有关规定进

行代管或移交。

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第五章信息化建设

第四十五条公司加强档案信息化工作，将档案信息化工作纳入

信息化总体规划。档案信息化工作与公司信息化建设协调配合，实

现系统互联互通，资源共享共用。

第四十六条公司开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字

化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数

字档案室建设指南》执行。

第四十七条公司建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字

化工作。档案数字化符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应

当收集齐全，数字复制件保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管

理。

第四十八条纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》

(DA/T31)执行，录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规

范》(DA/T62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

第四十九条公司建立电子档案管理制度，按照《电子文件归档

与电子档案管理规范》(GB/T18894)确定的职责与分工开展电子文

件归档与电子档案管理工作。

第五十条公司结合实际为档案室配置服务器和专用存储设备。

服务器和存储设备满足高效、可用、可扩展等要求。

第五十一条电子档案的文件格式和质量符合标准要求，元数据

齐全完整，满足长期保存和省档案局有关要求。

第五十二条公司为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线

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存储系统应当实施容错技术方案，定期扫描、诊断存储设备。

第五十三条公司一般采用一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储

介质对电子档案实行离线备份。

第五十四条公司统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档

与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、丢

失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管

理需严格遵守保密规定。

第六章奖励与处罚

第五十五条公司对有下列情形之一的单位或个人给予表彰奖

励。

（一）档案收集、整理、移交做出显著成绩的；

（二）档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）档案利用、开发取得突出效果的；

（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（五）从事专（兼）职档案工作满15年的。

第五十六条有下列行为之一的，责令限期改正；情节严重的,

追究有关人员责任。

（一）未及时对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理

的；

（二）对应归档文件材料，据为己用或拒绝向档案室移交的；

（三）所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措

施造成档案损毁的；

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（四）玩忽职守造成档案丢失、失密的；

（五）擅自提供、抄录、公布、销毁公司档案的；

（六）涂改、伪造档案的；

（七）擅自出卖或转让档案的。

第七章附则

第五十七条本办法适用于公司，各部室、各单位遵照执行。

第五十七条本办法由综合办公室负责解释。

第五十八条本办法自下发之日起执行。

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附件2：

高速公路管理有限公司

档案工作责任追究制度

（试行）

第一条为加强公司档案管理工作，明确档案工作责任,

确保档案保存完整和保管安全，根据《中华人民共和国档案

法》《省档案管理条例》《公司档案工作责任追究制度》等

法律法规，制定本制度。

第二条档案工作责任追究是指各级档案人员未按照

《档案法》等国家有关法律法规进行档案管理，造成档案丢

失、损毁、泄密等的责任追究。

第三条公司成立档案工作领导小组，具体负责分公司

档案管理工作。领导小组下设办公室，具体负责档案收集、

整理、归档、保管、利用等日常工作。

第四条工作职责

（一）档案工作领导小组工作职责

L贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立

健全公司档案工作规章制度；

2.指导做好公司文件资料的形成、积累和归档工作；

3.统一管理公司的档案，并按照规定向市档案管移交相

关档案；

4•监督、指导各部室做好档案管理工作。

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（二）领导小组办公室（档案主管部室）工作职责

1.认真贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》及档案

工作有关法律法规。制定公司文件归档和档案保管、鉴定、

统计、利用等规章制度；

2.统筹规划公司档案工作，组织制定档案年度工作计

划，采取切实有效措施推进公司档案工作规范开展；

3.负责公司各门类档案的收集、整理、保管、鉴定、保

密、统计、利用、移交等工作；

4.加强档案室建设，采取必要措施，维护和确保档案的

完整、准确、系统和安全；

5•监督、指导各部室档案管理工作。

（三）专职裆案员工作职责

L认真贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》及档案

工作有关法律法规，规范开展档案工作；

2.遵纪守法、忠于执守，保密意识强，熟悉档案专业知

识，具有管理档案的能力和水平；

3.负责公司楷案收集、整理、保管、保密、统计、利用、

移交等工作；

4.监督指导各部室做好文件材料的形成积累、整理及归

档工作；

5.组织做好考案编研工作；

6.完成上级噌案部室和公司安排的其他档案工作。

（四）兼职档案员工作职责

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L认真贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》及档案

工作有关法律法规，按照公司档案工作要求做好本部室档案

工作；

2.熟悉本部室业务知识，组织本部室人员做好部室应归

档文件材料的日常收集工作；

3.熟悉档案专业知识，每年定期完成部室应归档文件的

收集、整理、移交等工作。

第五条有下列行为之一的，责令限期改正；情节严重

的，追究有关人员责任。

（一）未及时对各种门类、各种载体档案实行集中统一

管理，依据有关法律、法规，追究档案主管部室负责人和专

职档案员的责任，并责令限期改正。

（二）对应归档文件材料，据为己用或拒绝向档案室移

交的，追究相关部室负责人和兼职档案员的责任，并责令限

期改正。

（三）所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效

保护措施的，追究档案主管部室负责人和专职档案员的责

任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情

节给予行政处分和经济处罚。

（四）玩忽职守造成档案丢失、失密的，追究相关人员

的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。

（五）擅自提供、抄录、公布、销毁公司档案的，追究

相关人员的责任，并给予行政处分。

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（六）涂改、伪造档案的，追究相关人员的责任，视情

况给予行政处分。

（七）擅自出卖或转让档案的，给予相关责任人警告、

罚款，并没收非法所得。

第六条本制度由综合办公室负责解释。

第七条本制度自下发之日起执行。

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附件3：

高速公路管理有限公司

档案工作突发事件应急处置预案

（试行）

第一章总则

第一条为有效预防、及时处理和解决档案管理工作中

的突发事件，提高应对各种险情的应急救援能力，达到快速

有效救援，减少损失，确保档案资源安全。根据《中华人民

共和国档案法》向国家档案局《档案工作突发事件应急欠置

管理办法》等法律法规规定，制定本预案。

第二条本预案所称突发事件，是指由人为或自然因素

引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工

作秩序，需要采取应急处置措施应对的事件。

第三条突发事件应急处置工作坚持统一领导、分级负

责、及时反应、果断决策、合作互助的原则。

第二章处置机构及职责

第四条公司成立档案管理突发事件应急处置工作领导

小组，领导小组组长为档案工作分管领导，成员为各部室相

关人员。主要职责是：档案室发生突发事件时，具体负责组

织事件处置、救灾管理和协调工作，及时统计受灾影响范围

和受灾程度，并及时向上级单位和公司主要领导汇报。领导

小组下设办公室，办公室设在公司综合办公室，具体负责档

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案室发生突发事件时的处置、协调、报告等日常工作。

第三章突发事件应急处置

第五条处置目标

1.采取最有效行动消除突发事件对档案、资料的威胁；

2.抢救处于危险状态的档案、资料，并将抢救出的档案

暂时存放在安全地带、由专人看管；

3.保护未受7员的档案、资料。

第六条预案启动

1.发生档案管理突发事件，由专职档案员或现场第一人

立即发出警报，及时抢险，视情况迅速控制危险源，关闭和

限制使用有关设备、设施。同时向档案管理突发事件应急处

置工作领导小组报告，启动本预案。

2.初步拟定事件概况、处置建议、处置人员名单等，提

交档案管理突发事件应急处置工作领导小组。

3.档案管理突发事件应急处置工作领导小组立即组织

开展救援抢险，落实人员、物资、抢险救援机构等，采取行

动消除事故。

第七条处置措施

1.一般性事件。

（1）凡发现档案室任何部位有被烧烤异味或墙面、地

面、暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其

他人，共同查找危险源。如果险情不大，自己能处置的，要

立即采取切实可行的办法迅速排除险情。

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（2）将发现险情及排除情况及时报告档案管理突发事

件应急处置工作领导小组办公室。

（3）进一步查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。

2.较大灾害事件。

凡发现档案室灾险情况较严重，搞不清虚实依靠自身力

量不能处理的，应立即发出警报，有关责任人指定专人迅速

完成以下工作：

（1）立即拨叫消防电话及与抢险救灾有关的外界联系

电话，明确说明受灾地点。消防队到位后，及时向消防队说

明险情，并一切听从消防人员指挥。

（2）在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工

作。

（3）发现档案室进水时，应迅速组织人员查找原因，

堵塞漏洞，采取一切措施排水，以保障档案资料安全。

3.重大灾害事件

发生危害档案，同时又伤害人身安全的事件，如地震、

次生火灾、水灾等，可按上述较大灾害事件情况进行排除。

如同时涉及人员伤害时，应及时将受伤人员迅速转移到医院

进行抢救，同时抢救档案资料，若险情危及到供水、供电及

污水管线等自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险

工作。

第八条处置要点

抢救重点区域为档案室，抢救顺序：管理类档案（永久、

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长期）、会计档案、科技档案、其他档案。

第九条善后工作

1.抢险结束后，专职档案员应封闭和保护好事件现场，

接受有关调查，如实提供事件情况。

2.档案管理突发事件应急处置工作领导小组组织将事

件发生原因，造成损失及处理结果情况及时报告级主管单

位。

3.进一步汲取教训，落实整改措施，抢救能够及时修复

和补救的档案。特别是对受水淹档案，要及时采取冷冻或干

燥的办法稳定档案的状态，把损失减少到最小。

第四章突发事件应急保障

第十条档案室应配置自动报警、灭火、去湿、消毒、

防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。消防器具每

年检查（更换）一次。

第十一条档案室应配备钥匙两套，一套由专职档案员

使用，一套由档案主管部室负责人保管以备急用。

第十二条专职档案员定期对档案室安全情况进行检查

登记，特别要加强对重点部位的检查，发现问题和隐患要及

时整改。

第十三条档案管理突发事件应急处置工作领导小组成

员应熟悉抢险职责、消防器材的存放位置、使用方法等，做

到责任到人，措施到位，方法得力。

第十四条档案管理突发事件应急处置领导小组应加强

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档案安全知识宣传，不定期组织有关人员学习突发事件预

防、避险、自救、互救方面常识以及不同种类突发事件的应

急知识。组织开展处置突发事件模拟综合演习，提高突发事

件应急处置人员的快速反应和协同救灾能力。

第十五条档案管理突发事件应急处置领导小组对在突

发事件抢险救援行动中表现突出的部室和个人提出奖励建

议；对有关部室和相关责任人按照有关规定提出处理意见。

第五章附则

第十六条本预案由综合办公室负责解释。

第十七条本预案自下发之日起执行。

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附件4：

高速公路管理有限公司

文件归档制度

（试行）

第一条为加强公司档案管理工作，明确文件归档要求,

根据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》等法

律法规，制定本制度。

第二条归档范围：公司在筹备、建设、生产、经营、

管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种

载体形式的文件都应纳入文件归档范围。

第三条归档文件主要来源：公司形成的文件；接收的

上级文件；公司执行、办理的外来文件等。

第四条保管期限：公司参照《国家档案局10号令》，

根据经营管理范围和业务活动类型制定《文件材料归档范围

和档案保管期限表》。反映主要职能活动和基本历史面貌的,

对国家、社会、公司和历史研究有长远利用价值的档案，列

为永久保管；反映一般工作活动，在较长时间内对公司工作

有查考利用价值的文件材料，列为30年保管；在较短时间

内对公司有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。文

件保管期限可长可短时，一律从长。

第五条归档时间：管理类档案一般应在办理完毕后第

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二年一季度归档；科研、基建项目建设文件应在其项目鉴定、

竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产权产籍、

质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归

档；更新补充的文件、公司内部机构变动和干部职工调动或

离岗前应清退的文件、资产与产权变动过程中形成的文件，

其他活动中形成的文件等应随时归档；外购设备仪器或进项

目的文件应在开箱验收或接收后及时归档；电子文件每个季

度进行备份，载体归档时间与文本载体归档时间一致；特殊

载体文件在工作结束后及时归档或与纸质载体归档时间一

致。会计档案应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保

管一年后向档案室移交。人事档案由人事部门设立专用档案

后专人归档。

第六条文件归档要求

1.公司实行部室文件收集、整理、审查、归档责任制。

各部室兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

2.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利

于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印

机、扫描仪等）标称的质量要求。

3.归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用

的复制件归档。

4,非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数

民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译

出标题和目录后归档。

-24-

5.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有

专门需要的可适当增加份数。

6,两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形

式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办

单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.文件形成部室应就归档文件填写《档案交接登记表》。

第七条各部室兼职档案员应按照本制度要求定期做好

文件材料收集、整理、审查和归档工作，并按照归档时间要

求进行移交，对未按照有关规定进行档案移交的，根据有关

规定追究相关人员的责任。

第八条各门类档案整理、归档、装订、装具等根据档

案有关标准和规范执行。

第九条本制度由综合办公室负责解释。

第十条本制度自下发之日起执行。

附表：高速公路管理有限公司档案移交登记表

-25-

附表:

高速公路管理有限公司档案交接登记表

年度:

序号题名文号或图号页数保管期限备注

移交部门负责人：移交人：移交时间：接收部室负责人：接收入：接收时间:

-26-

附件5：

高速公路管理有限公司

档案保管制度

（试行）

第一条为加强公司档案管理工作，明确文件资料保管

要求，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》

等法律法规，制定本制度。

第二条公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值

的各类档案应由揩案主管部室实行集中统一管理，任何个人

不得据为己有。

第三条档案室是保管档案的专用场所，应设置在远离

易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保

护装置一般不宜设置在地下或顶层，且满足承重要求。

第四条档案室应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、

防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。档案室

需配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等

设施。根据需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、

空气净化器等设备。有条件时配置自动报警、自动灭火、

温湿度自动调控、监控等设备。

第五条档案的存放和提供利用均由专职档案员进行，

其他人员未经许可不得随意进入。档案室不得存放与档案保

管、保护无关的物品。

-27-

第六条档案入库前一般应去污、消毒；受损的档案应

及时修复或补救；对于易损的制成材料和字迹，应采取复制

手段予以保护。

第七条档案存放应依据档案载体选择档案柜架；底图

不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施；重要档案应异地备份。

第八条档案室应定时测记温湿度，填写《温湿度登记

表》；温湿度应符合各类档案载体的保管要求，温度应控制

在14。（2〜24。（2,相对湿度控制在45%〜60%之间。

第九条档案员应对库房设备运转情况定期检查，并及

时排除隐患；定期对库藏档案进行清理核对，做到账物相符,

库藏档案数量发生变化时应记录说明；发现档案霉烂、褪变、

破损或帐物不符时，必须及时处理、修复和追查原因。

第十条本制度由综合办公室负责解释。

第十一条本制度自下发之日起执行。

附表：1.高速公路管理有限公司档案室温湿度登记表

2.高速公路管理有限公司档案总登记表

-28-

附表1:

高速公路管理有限公司档案室温湿度登记表

除别：年月

相相对

日期时间温度记录人日期时间温度记录人

对湿度

17

1

218

319

420

521

622

723

824

925

1026

1117

1228

1329

1430

1531

16

-29-

附表2：

高速公路管理有限公司档案总登记表

案卷收进数移出或辅级档案数

该类目

格格空修档案

类目号类别类目名称所碌出出tt现有档

年度总数

E日»奥数

30-

附件6：

高速公路管理有限公司

档案鉴定销毁制度

（试行）

第一条为加强公司档案管理工作，明确档案鉴定销毁

要求，提高档案利用价值，根据《中华人民共和国档案法》

《企业档案工作规范》等法律法规，制定本制度。

第二条公司成立由档案工作分管领导任组长、档案部

室负责人任副组长，各部室负责人、有关专业技术人员和档

案员组成的档案工作鉴定小组，负责确定文件保管期限和到

期档案鉴定。

第三条公司制定《文件材料归档范围和档案保管期限

表》，档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有

的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

第四条档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计

档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。凡是反映公司

主要职能活动和历史面貌，对公司、国家和科会有长远利用

价值的文件，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，

在一定时间对公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定

期保管。定期保管档案的年限分为30年和10年。

第五条公司档案工作鉴定小组对保管期限已到期的档

-31-

案进行鉴定。鉴定采用直接鉴定法，逐件、逐张审查，从内

容、时间、完整程度等方面分析档案现实意义、历史意义和

作用。对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限并做出标

注；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写档案

销毁清册，经主要领导批准后进行监督销毁。

第六条销毁档案程序

（一）档案管理部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档

案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、

已保管时间和销毁时间等内容，经档案工作鉴定小组审核

后，报主要领导批准；

（二）主要领导、档案工作分管领导、档案部门负责人、

相关业务部室负责人、经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）档案管理部门组织进行档案销毁工作，并与相关

业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，按照档案销

毁清册所列内容进行清点核对；档案销毁后，在档案销毁清

册上签名。销毁清册永久保存。

第七条档案销毁应当在指定场所进行。

第八条电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在

指定场所销毁离线存储介质外，还需确保电子档案和档案数

字复制件从系统中彻底删除。销毁时要留存电子档案和档案

数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动

记录销毁活动。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销

毁管理规定》。

-32-

第九条本制度由综合办公室负责解释。

第十条本制度自下发之日起执行。

附表：高速公路管理有限公司档案销毁清册

-33-

附表:

高速公路管理有限公司档案销毁清册

卷内文件已保管

序号题名年度档号原期限备注

件数页数年限

主要领导：档案工作分管领导：档案部室负责人：相关业务部室负责人：经办人：销史日期:

-34-

附件7：

高速公路管理有限公司

档案统计制度

（试行）

第一条为进一步掌握档案工作情况，确保统计在档案

工作中的有效作用，根据《中华人民共和国档案法》《企业

档案工作规范》等法律法规，制定本制度。

第二条公司专职档案员负责进行档案统计工作，每年6

月份前完成对上年度档案的统计。

第三条档案统计主要内容包括：档案室藏情况、年度

入出库情况、档案利用情况、档案工作人员情况、档案设施、

设备情况、档案信息化情况、档案移交进馆情况、档案鉴定

销毁情况、档案业务社会化服务等情况，统计情况列入统计

台账，永久保存。

第四条档案工作统计结果应当真实、准确、完整，且

保持统计连续性。

第五条公司及时、准确编制档案工作情况统计年报及

有关统计报表，按照要求上报上级档案部门。

第六条公司进行档案统计数据分析，对统计数字进行

分组、整理、系统化，并根据不同需要进行分析和对比，实

现档案工作科学管理。

第七条本制度由综合办公室负责解释。

第八条本制度自下发之日起执行。

-35-

-36-

附件8：

高速公路管理有限公司

档案利用制度

（试行）

第一条为使档案工作更好地服务于公司各项工作，实

现档案信息资源开发利用，提高档案利用率，根据《中华人

民共和国档案法》《企业档案工作规范》等法律法规，制定

本制度。

第二条档案信息资源开发利用是分公司为满足利用需

要，向利用者提供档案，为利用者服务；利用档案是指利用

者为了研究和解决各种问题到档案室使用档案。

第三条档案信息资源开发利用方式主要有：档案查阅、

外借、复制，举办档案展览，制发档案证明，开展档案咨询

服务等。

第四条公司采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、

基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办展览等多种形式推

进档案信息开发工作，发挥档案价值，为利用者查（借）阅

档案提供便捷。

第五条公司通过建立档案检索系统，编制检索工具，

建立检索体系等，及时有效地为利用者提供服务。

第六条查阅档案程序

1.本部室人员经部室负责人批准可以查阅本部室档案。

-37-

2.机关其他人员查阅非本部室档案时需经档案形成部

室、综合办公室负责人批准。

3•其他单位人员查阅档案时需持单位介绍信，经综合办

公室负责人和档案工作分管领导批准。

第七条外借档案程序及要求

（一）档案一般不借出档案室使用，遇特殊情况，可以暂

时借出利用，借用程序：

1.本部室人员经部室负责人批准可以借用本部室档案。

2.机关其他人员借用非本部室档案时需经档案形成部

室、办公室负责人批准。

3.各部室、单位人员借用档案时需持单位介绍信，经办

公室负责人、档案工作分管领导批准。

（二）有关要求

1.借阅期限一般不超过十天，到期必须归还，如需再借

阅应办理续借手绫。

2.借阅人员须爱护档案，不得擅自在档案上圈阅、批注、

勾划、涂改，不得污损、抽取、剪裁、撕毁档案。

3.借阅的档案交还时，须当面点交清楚，如发现遗失或

损坏，应立即查或并报告。

4.有关人员离职或调离时，须及时归还所借档案。

5.涉及有关保密性的档案不进行外借。

第八条复制档案程序及要求

（一）复制程序

1.本部室人员经部室负责人批准可以复制本部室档案。

-38-

2.机关其他人员复制非本部室档案时需经档案形成部

室、综合办公室负责人批准。

3.各部室、单位人员复制档案时需持单位介绍信，经综

合办公室负责人批准。

（二）有关要求

1.复制档案需说明复制的份数、要求及用途。

2.涉及有关保密性的档案不进行复制。

第九条公司通过举办档案展览为利用者提供服务。档

案展览一般应用复制品。未公开档案不予展出。

第十条公司为有关单位（个人）提供档案证明材料，

档案证明坚持实事求是的原则，客观、如实摘录或叙述。编

写好的证明，须认真校对，经综合办公室负责人、档案分管

领导审核批准。

第十一条利用档案需进行档案利用效果记录，明确利

用目的、利用收到的效果及产生的社会效益和经济效益等。

第十二条本制度由综合办公室负责解释。

第十三条本制度自下发之日起执行。

附表：1.高速公路管理有限公司查（借）阅档案登记表

2.高速公路管理有限公司档案利用效果登记

表

-39-

附表1:

高速公路管理有限公司查（借）阅档案登记表

查＜»）档案部堂负档案形成部室负责

序号日期挡号题名用途分管钦导归还日期归还人备注

同人责人人

-40-

附表2：

高速公路管理有限公司档案利用效果登记表

利用日期利用部门利用者

档

号

主

要

内

容

用

途

利

用

效

果

-41-

附件9：

高速公路管理有限公司

档案保密制度

（试行）

第一条为做好公司档案安全保密工作，根据《中华人

民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法

律法规，制定本制度。

第二条专职档案员、档案利用者都要严格贯彻执行保

密有关规定，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案安全

完整。

第三条专职档案员保密职责

1.认真贯彻执行国家关于保密工作的法律法规和上级

单位关于保密工作的有关文件精神，建立健全公司档案保密

规章制度；

2.严格审查文件、档案，严防保密档案进行非涉密网络

传输。

3.加强对保密档案的保管，不对外借阅保密档案资制。

经批准查阅的保密档案，不准抄录和复制。

4.定期进行保密档案清查、秘密解除登记工作，做好相

关记录。

5.严防保密喈案丢失、泄密事件发生，发现问题立即报

-42-

告。

第四条档案利用者保密职责

1.认真贯彻执行国家关于保密工作的法律法规和上级

单位、公司关于保密工作的有关文件精神，严格保守秘密。

2.经批准查阅的保密档案，不抄录、不拍照、不传播、

不泄密。

第五条对违反保密规定，故意或过失造成档案丢失、

泄密的人员，按国家及公司有关规定追究相应责任。

第六条销毁保密档案，按照国家有关保密规定和公司

档案鉴定销毁制度执行。

第七条本制度由综合办公室负责解释。

第八条本制度自下发之日起执行。

-43-

附件10：

高速公路管理有限公司

电子档案管理制度

（试行）

第一条为规范电子档案移交、接收、管理工作，确保

电子档案的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和

国档案法》《电子文件管理办法》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称电子档案，是指公司在各项业务活

动中形成的具有保存价值并归档保存的电子文件。

第三条本制度所称电子文件，是指公司在各项业务活

动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文

字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第四条公司涉及的电子文件种类一般有：在办公自动

化、信息化、会计电算化、人力资源等系统中直接形成的电

子文件，传统载体文件、档案或目录进行数字化转换形成的

电子文件。

第五条电子文件管理遵循信息化条件下电子文件形

成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便

于利用、安全保密的原则。

（一）统一管理。对具有保存价值的电子文件实行集中

管理。