企业档案管理合同

企业档案管理合同编号：__________

甲方（档案管理服务提供方）名称：__________

甲方地址：__________

乙方（档案管理服务接受方）名称：__________

乙方地址：__________

合同目的：本合同旨在明确甲方与乙方之间的企业档案管理服务关系，确保双方在档案管理过程中各自权利与义务的明确，以保障企业档案的完整、准确、安全和高效利用。

合同背景：鉴于乙方企业档案数量庞大，管理复杂，为提高档案管理效率，确保档案安全，乙方决定委托甲方提供专业的企业档案管理服务。双方经友好协商，达成一致，签订本合同。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.按照乙方提供的档案资料清单，对乙方企业档案进行分类、整理、归档，确保档案的分类标准符合国家相关法律法规和行业标准。

2.建立健全档案管理制度，制定档案保管、借阅、销毁等操作规程，确保档案管理的规范性和安全性。

3.对乙方企业档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和可用性。

4.对乙方企业档案进行数字化处理，提供电子档案检索服务，提高档案利用率。

5.对乙方员工进行档案管理培训，提高员工档案意识和管理能力。

6.遵守国家有关档案管理的法律法规，保守乙方企业秘密。

乙方责任和义务：

1.提供完整的档案资料清单，包括档案名称、数量、存放地点等信息。

2.指定专人负责与甲方沟通，协调档案管理相关工作。

3.配合甲方进行档案的分类、整理、归档等工作，确保档案信息的准确性和完整性。

4.按照规定时间向甲方提供档案更新资料，保持档案信息的时效性。

5.对档案管理人员进行保密教育，确保档案信息的安全。

6.依法使用档案，不得利用档案从事违法活动。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方提供必要的档案资料，并有权对乙方档案管理过程进行监督。

2.乙方有权要求甲方按照合同约定提供档案管理服务，并有权对甲方服务进行评价。

双方义务：

1.甲方有义务按照合同约定提供优质的档案管理服务，确保档案安全。

2.乙方有义务配合甲方进行档案管理，确保档案信息的准确性。

合同金额与支付方式：

1.本合同总金额为人民币__________元整（大写：人民币__________元整），具体金额以双方签字盖章的合同为准。

2.支付方式如下：

a.首付款：合同签订后__________日内，乙方应向甲方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整作为首付款。

b.进度款：甲方完成档案整理、归档、数字化等工作达到合同约定进度后，乙方应按照已完成工作量的__________%支付进度款。

c.结算款：合同约定的档案管理服务全部完成后，乙方应支付剩余的合同金额__________%，即人民币__________元整作为结算款。

3.付款条件：

a.甲方完成档案整理、归档、数字化等工作并经乙方验收合格后，乙方应按约定的支付比例支付相应的款项。

b.甲方提供的服务如存在重大失误或违反合同约定，导致乙方档案信息受损或丢失，乙方有权要求甲方退还已支付的全部款项，并承担相应的赔偿责任。

4.付款方式：

a.乙方应通过银行转账方式向甲方支付款项，具体账户信息详见附件。

b.乙方支付款项时，应在付款凭证上注明合同编号及款项用途，以便甲方核对。

5.额外费用：

a.如在合同履行过程中发生超出原合同约定的额外费用，如档案材料费、设备租赁费等，双方应另行协商解决，并在必要时签订补充协议。

b.额外费用的支付方式、金额及条件应在补充协议中明确约定。

违约与争议解决机制：

1.违约责任：

a.甲方违约：若甲方未按照合同约定的时间、质量完成档案管理服务，或泄露乙方企业秘密，乙方有权要求甲方承担违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。

b.乙方违约：若乙方未按照合同约定支付款项，或提供虚假档案资料，甲方有权要求乙方承担违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。

2.违约金：

a.甲方违约时，应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

b.乙方违约时，应向甲方支付合同总金额的__________%作为违约金。

3.损害赔偿：

a.若一方违约给对方造成损失的，除支付违约金外，还应根据实际损失情况，向对方支付赔偿金。

b.赔偿金的计算应基于实际损失，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失和合理的律师费、诉讼费等。

4.争议解决：

a.双方应友好协商解决合同履行过程中发生的争议。

b.若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

c.双方也可约定将争议提交仲裁机构仲裁，仲裁地点为__________，仲裁机构为__________。

5.适用法律：

本合同适用中华人民共和国法律，合同的解释、履行、违约责任及争议解决均适用中华人民共和国法律。

6.管辖法院：

本合同履行过程中发生的争议，如双方未选择仲裁，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，合同签订地人民法院具有管辖权。

附则：

1.生效条件：

本合同自双方签字盖章之日起生效。合同生效前，双方应确保已履行合同签订前的所有准备工作，包括但不限于合同内容的确认、相关文件的准备等。

2.合同有效期：

本合同的有效期为自合同生效之日起__________年。合同期满后，如双方无异议，可另行签订补充协议，以延续合同有效期。

3.变更与终止条款：

a.变更：在合同有效期内，如因不可抗力、法律法规变更等原因导致合同内容需要变更，双方应协商一致，签订书面变更协议，变更后的协议作为本合同的组成部分。

b.终止：以下情形下，任何一方均可单方面终止合同：

i.一方违约，经对方催告后____日内仍未纠正或赔偿损失；

ii.因不可抗力导致合同无法履行；

iii.双方协商一致，签订书面终止协议。

c.合同终止后，双方应立即停止履行合同义务，并按照合同约定处理剩余事项。

4.通知：

本合同中涉及的通知，应以书面形式进行，并按照以下地址送达：

甲方地址：__________

乙方地址：__________

任何一方更改地址，应在变更后____日内书面通知对方。

5.合同份数：

本合同一式__________份，甲乙双方各执__________份，具有同等法律效力。

6.合同附件：

本合同附件包括但不限于以下文件：

a.档案资料清单；

b.银行转账信息；

c.其他双方认为需要作为合同附件的文件。

7.其他：

本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。本合同及其附件构成双方之间的完整协议，取代之前所有口头或书面协议。

附件：

1.档案资料清单：详细列明乙方企业所有档案的名称、数量、存放地点、分类等信息。

2.需求文档：包括乙方对档案管理服务的具体需求，如服务内容、服务标准、服务期限等。

3.技术规格：详细描述甲方提供档案管理服务所需的技术要求，如设备、软件、系统等。

4.服务方案：甲方针对乙方需求制定的服务方案，包括服务流程、操作规范、人员安排等。

5.合同签订双方的身份证明复印件：包括甲乙双方的营业执照、法人代表身份证明等。

6.乙方企业档案管理制度：乙方现行的档案管理制度及相关政策文件。

7.银行转账信息：包括甲乙双方的银行账户信息，用于合同款项的支付和收取。

8.双方协商一致的其他文件：如补充协议、会议纪要、验收报告等。

双方签字、盖章及日期：

甲方（档案管理服务提供方）：

代表签字：__________

职务：__________

签字日期：_______