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文档简介
社区服务行业物业管理系统升级与投诉处理方案TOC\o"1-2"\h\u31325第1章物业管理系统概述 3260331.1物业管理系统定义 3213051.2物业管理系统功能 4224721.2.1基础信息管理 439911.2.2费用收缴管理 4207091.2.3维修服务管理 4264281.2.4安全管理 461801.2.5投诉处理 4249811.3物业管理系统发展历程 422951.3.1传统手工管理阶段 4325411.3.2信息化管理阶段 4126661.3.3智能化管理阶段 538131.3.4互联网物业阶段 516466第2章物业管理系统升级需求分析 565072.1升级背景 599032.2升级目标 5212882.3升级需求 514115第3章物业管理系统升级方案设计 6236673.1升级方案总体设计 642033.1.1设计目标 64393.1.2设计原则 6234003.2关键技术 715423.2.1前端技术 7240113.2.2后端技术 750053.2.3系统集成 7121053.3系统架构设计 721733.3.1整体架构 734143.3.2功能模块划分 8195533.3.3系统安全设计 827052第四章物业管理系统升级实施与验收 8309694.1升级实施流程 8292354.1.1需求分析 8151224.1.2系统设计 812844.1.3软件开发 8130404.1.4系统部署 8229374.1.5数据迁移 964724.1.6培训与推广 9123934.1.7系统上线 9217334.2升级风险与应对措施 993504.2.1技术风险 9200574.2.2数据迁移风险 9222544.2.3用户接受度风险 9313504.2.4系统安全风险 9106764.3系统验收标准 965054.3.1功能完整性 9125914.3.2系统稳定性 9224284.3.3功能指标 9296414.3.4用户界面 1099424.3.5数据准确性 1054174.3.6系统安全性 1064474.3.7用户满意度 1012237第五章投诉处理概述 1053315.1投诉定义与分类 10307995.2投诉处理原则 10119445.3投诉处理流程 1124546第6章投诉处理机制 11110906.1投诉接收与登记 11224906.1.1投诉接收渠道 11248756.1.2投诉登记 1197756.2投诉分析 12192406.2.1投诉数据分析 12315846.2.2投诉原因分析 12234936.3投诉处理与反馈 12153906.3.1投诉处理流程 12226356.3.2投诉处理时效 12178326.3.3投诉处理效果评价 122290第7章投诉处理技术与工具 13270797.1投诉处理信息系统 1392477.1.1系统概述 1319817.1.2系统功能 13269787.1.3系统优势 1345247.2投诉处理辅助工具 1364187.2.1问卷调查工具 1326257.2.2客户服务 13184287.2.3在线客服系统 1493827.3投诉处理技术发展趋势 14122937.3.1人工智能技术 14166447.3.2大数据技术 14284527.3.3移动互联网技术 1446397.3.4云计算技术 14284287.3.5物联网技术 1423765第8章投诉处理效果评价 14172098.1投诉处理效果评价指标 1421788.1.1投诉处理及时性 14307768.1.2投诉处理满意度 14121848.1.3投诉处理效果 15262108.2投诉处理效果评价方法 1566408.2.1数据分析法 15275068.2.2案例分析法 1557858.2.3业主访谈法 15188278.3投诉处理效果持续改进 1564538.3.1建立投诉处理效果监测机制 1581068.3.2加强投诉处理人员培训 15243528.3.3优化投诉处理流程 15201388.3.4强化投诉处理激励机制 16171468.3.5加强与业主的沟通与互动 1630514第9章物业管理系统与投诉处理协同 16228549.1系统整合与协同 16246479.1.1系统整合背景 1618519.1.2系统整合原则 16213489.1.3系统整合方法 1633349.2信息共享与传递 1687639.2.1信息共享机制 1617889.2.2信息传递渠道 17275319.3业务协同与优化 17178159.3.1业务协同流程 1781209.3.2业务优化措施 176712第十章培训与推广 17281710.1培训对象与内容 172636110.1.1培训对象 17679310.1.2培训内容 182921110.2培训方式与方法 183138010.2.1培训方式 181684710.2.2培训方法 182447510.3推广策略与实施 191112110.3.1推广策略 19644610.3.2实施步骤 19第1章物业管理系统概述1.1物业管理系统定义物业管理系统,是指运用现代信息技术,对住宅小区、商业楼宇、工业园区等物业管理区域的物业设施、设备、人员、服务及财务等进行全面、系统的管理的一种软件平台。该系统旨在提高物业管理效率,优化服务质量,降低运营成本,为业主和用户提供便捷、高效的服务。1.2物业管理系统功能1.2.1基础信息管理物业管理系统具备基础信息管理功能,包括物业基本信息、业主信息、员工信息、设备设施信息等。通过对这些信息进行录入、查询、修改和删除,实现对物业管理区域内各类信息的实时更新和有效管理。1.2.2费用收缴管理物业管理系统可对物业费用进行收缴管理,包括费用计算、收费通知、费用收取、欠费催缴等。系统自动计算业主应缴纳的物业费用,收费通知,并通过短信、邮件等方式通知业主。同时系统还具备欠费催缴功能,保证物业费用的及时收缴。1.2.3维修服务管理物业管理系统具备维修服务管理功能,包括维修申请、维修派单、维修进度跟踪、维修评价等。业主可通过系统提交维修申请,系统自动派单给维修人员,并实时跟踪维修进度。维修完成后,业主可以对维修服务进行评价,以提高服务质量。1.2.4安全管理物业管理系统可对物业管理区域内的安全情况进行管理,包括门禁管理、监控管理、巡检管理等。系统支持门禁卡、人脸识别等门禁方式,实时监控物业管理区域的安全状况。同时系统可进行巡检任务分配,保证安全管理无死角。1.2.5投诉处理物业管理系统具备投诉处理功能,业主可以通过系统提交投诉,物业管理人员及时接收并处理投诉,保证业主的合法权益得到保障。1.3物业管理系统发展历程物业管理系统的发展历程可分为以下几个阶段:1.3.1传统手工管理阶段在早期,物业管理主要采用手工方式进行,工作效率低下,服务质量难以保证。1.3.2信息化管理阶段信息技术的不断发展,物业管理系统开始采用计算机进行信息化管理,提高了工作效率,但部分业务仍然依赖手工操作。1.3.3智能化管理阶段物联网、大数据、人工智能等技术的快速发展,为物业管理系统带来了新的机遇。智能化物业管理系统应运而生,实现了对物业管理区域内各类资源的全面、智能管理。1.3.4互联网物业阶段互联网技术的普及,物业管理系统开始向互联网物业转型,将线上服务与线下服务相结合,为业主提供更加便捷、高效的服务。未来,物业管理系统将继续创新发展,以满足不断变化的物业管理需求。第2章物业管理系统升级需求分析2.1升级背景社区服务行业的快速发展,物业管理作为其重要组成部分,面临着日益增长的挑战。当前的物业管理系统在功能、功能及用户需求方面已无法满足现代社区服务的要求。为提高物业服务质量,提升用户体验,降低运营成本,物业管理系统升级已成为必然趋势。2.2升级目标本次物业管理系统升级旨在实现以下目标:(1)优化系统架构,提高系统稳定性、安全性和可扩展性。(2)丰富系统功能,满足不断变化的业务需求。(3)提升用户界面设计,提高用户体验。(4)实现与其他业务系统的无缝对接,提高数据共享和协同工作效率。2.3升级需求以下为物业管理系统升级的具体需求:(1)系统架构优化1)采用微服务架构,提高系统可扩展性。2)加强系统安全防护,保证数据安全。3)优化数据库设计,提高数据处理功能。(2)功能完善1)增加物业费用收取、退还功能,实现自动计算、提醒等功能。2)增加维修工单管理功能,实现工单创建、派单、跟进、评价等流程。3)增加住户投诉建议功能,方便住户反映问题,提高物业服务质量。4)增加社区活动管理功能,方便物业组织各类活动,提高社区凝聚力。5)增加物业公告管理功能,实现公告发布、推送等功能。(3)用户界面优化1)优化界面布局,提高界面美观度。2)简化操作流程,提高用户操作便利性。3)增加数据可视化展示,方便用户快速了解系统运行状况。(4)与其他业务系统对接1)实现与财务系统对接,实现物业费用收取、退还等业务数据共享。2)实现与人力资源系统对接,实现员工信息、考勤等数据共享。3)实现与客户关系管理系统对接,提高客户服务效率。4)实现与智能设备管理系统对接,实现设备监控、维护等功能。第3章物业管理系统升级方案设计3.1升级方案总体设计3.1.1设计目标本次物业管理系统升级方案的设计,旨在提高物业管理系统的整体功能、稳定性和用户体验,满足社区服务行业日益增长的业务需求。具体设计目标如下:(1)提升系统运行效率,降低系统响应时间;(2)优化系统功能,满足不同业务场景需求;(3)提高数据安全性,保证数据完整性;(4)增强用户体验,简化操作流程;(5)增加系统可扩展性,便于后期功能扩展。3.1.2设计原则(1)高内聚、低耦合:系统模块之间保持高度内聚,降低模块间的耦合度;(2)可维护性:系统设计易于维护,便于后期功能优化和升级;(3)可扩展性:系统具备良好的扩展性,满足未来业务发展需求;(4)安全性:保证系统数据安全,防止数据泄露和篡改;(5)用户友好:简化操作流程,提高用户体验。3.2关键技术3.2.1前端技术(1)HTML5、CSS3、JavaScript:实现前端页面布局和交互;(2)Vue.js或React:构建前端组件化开发,提高开发效率;(3)Webpack:模块打包工具,优化前端资源加载;(4)ElementUI或AntDesign:前端UI框架,提高页面美观度。3.2.2后端技术(1)Java或Python:后端开发语言,实现业务逻辑;(2)SpringBoot或Django:后端框架,简化开发流程;(3)MyBatis或SQLAlchemy:数据库访问层框架,提高数据库操作效率;(4)MySQL或PostgreSQL:关系型数据库,存储系统数据;(5)Redis:内存数据库,提高系统响应速度。3.2.3系统集成(1)微服务架构:将系统拆分为多个独立服务,提高系统可扩展性;(2)Docker:容器化技术,简化系统部署和运维;(3)Kubernetes:容器编排工具,实现系统自动化部署、扩缩容;(4)RabbitMQ或Kafka:消息队列,实现异步通信,提高系统功能。3.3系统架构设计3.3.1整体架构本次升级方案采用前后端分离的微服务架构,前端负责展示和交互,后端负责业务逻辑处理。整体架构如下:(1)前端:使用Vue.js或React构建前端应用,通过Webpack打包,实现模块化开发;(2)后端:采用SpringBoot或Django构建后端服务,通过MyBatis或SQLAlchemy操作数据库;(3)服务治理:使用Kubernetes进行容器编排,实现微服务自动化部署、扩缩容;(4)数据存储:使用MySQL或PostgreSQL存储系统数据,Redis作为缓存,提高系统响应速度;(5)消息队列:采用RabbitMQ或Kafka实现异步通信,提高系统功能。3.3.2功能模块划分(1)用户模块:负责用户注册、登录、权限管理等功能;(2)物业模块:实现物业费用管理、物业投诉处理等功能;(3)资产模块:负责物业资产的管理,如房屋信息、设备信息等;(4)维修模块:实现物业维修工单管理、维修进度查询等功能;(5)投诉模块:负责物业投诉的提交、处理、反馈等功能;(6)统计分析模块:对系统数据进行统计分析,为决策提供依据;(7)系统管理模块:负责系统参数配置、权限管理等功能。3.3.3系统安全设计(1)认证授权:采用JWT(JSONWebToken)进行用户认证和授权;(2)数据加密:对敏感数据进行加密处理,防止数据泄露;(3)防火墙:设置防火墙,限制非法访问;(4)安全审计:记录系统操作日志,便于安全审计;(5)数据备份:定期进行数据备份,防止数据丢失。第四章物业管理系统升级实施与验收4.1升级实施流程4.1.1需求分析在升级实施前,首先进行需求分析,全面了解物业管理系统的现状及用户需求,明确升级的目标和具体功能。4.1.2系统设计根据需求分析结果,进行系统设计,包括模块划分、功能描述、界面设计等,保证新系统的易用性和可维护性。4.1.3软件开发根据系统设计文档,进行软件开发,遵循软件开发规范,保证代码质量和系统稳定性。4.1.4系统部署在开发完成后,进行系统部署,包括硬件设备、网络环境、操作系统等配置,保证系统正常运行。4.1.5数据迁移将旧系统的数据迁移到新系统中,保证数据的完整性和一致性。4.1.6培训与推广组织相关人员进行新系统的培训,保证他们能够熟练使用新系统,并积极推广新系统。4.1.7系统上线在完成上述步骤后,正式将新系统上线,替代旧系统。4.2升级风险与应对措施4.2.1技术风险应对措施:加强技术团队建设,保证开发人员具备丰富的经验和技术实力。4.2.2数据迁移风险应对措施:在数据迁移过程中,制定详细的数据迁移计划,并进行多次测试,保证数据迁移的准确性。4.2.3用户接受度风险应对措施:加强用户沟通,及时了解用户需求,优化系统功能,提高用户满意度。4.2.4系统安全风险应对措施:加强系统安全防护,定期进行安全检查和漏洞修复,保证系统安全稳定运行。4.3系统验收标准4.3.1功能完整性新系统应满足需求分析中的所有功能要求,保证功能的完整性。4.3.2系统稳定性新系统在运行过程中,应具备较高的稳定性,保证系统不会因异常情况而崩溃或出现错误。4.3.3功能指标新系统在处理大量数据时,应具备良好的功能,满足用户对系统响应速度和数据处理能力的要求。4.3.4用户界面新系统的用户界面应简洁、直观,易于操作,提高用户体验。4.3.5数据准确性新系统在数据迁移和运行过程中,应保证数据的准确性,避免出现数据错误。4.3.6系统安全性新系统应具备较强的安全防护能力,保证用户数据和系统运行安全。4.3.7用户满意度新系统应得到用户认可,提高用户满意度,为社区服务行业提供更好的物业管理体验。第五章投诉处理概述5.1投诉定义与分类投诉,是指业主或用户对物业管理服务过程中所存在的问题表示不满,并要求物业管理方给予解决的行为。投诉是业主或用户对物业管理服务质量进行监督和评价的重要方式,也是物业管理方了解服务不足、改进服务质量的重要途径。根据投诉内容的不同,投诉可以分为以下几类:(1)服务类投诉:包括物业管理服务态度、服务效率、服务质量等方面的问题。(2)设施类投诉:包括小区公共设施、业主私有部位设施故障或损坏等方面的问题。(3)环境类投诉:包括小区环境卫生、绿化养护、噪音污染等方面的问题。(4)安全类投诉:包括小区治安、消防安全等方面的问题。(5)其他类投诉:包括不属于以上几类的其他问题。5.2投诉处理原则在处理投诉时,应遵循以下原则:(1)尊重业主:尊重业主的合法权益,认真听取业主的意见和建议,及时回应业主的诉求。(2)客观公正:对待每一件投诉,要客观、公正地进行调查和处理,避免偏袒任何一方。(3)及时高效:在接到投诉后,要尽快进行处理,保证问题得到及时解决。(4)持续改进:针对投诉中发觉的问题,要采取有效措施进行整改,不断提高服务质量。5.3投诉处理流程投诉处理流程主要包括以下几个步骤:(1)接收投诉:接到业主投诉后,要及时记录投诉内容,包括投诉人信息、投诉事项、投诉时间等。(2)初步处理:对投诉事项进行初步判断,属于物业管理范围内的,立即着手处理;不属于物业管理范围内的,向业主解释清楚,引导其向相关部门投诉。(3)调查核实:对投诉事项进行深入调查,了解具体情况,收集相关证据。(4)处理方案:根据调查结果,制定相应的处理方案,包括整改措施、责任人等。(5)执行整改:按照处理方案,对存在的问题进行整改,保证问题得到解决。(6)反馈结果:将处理结果及时反馈给投诉人,征求投诉人的意见。(7)跟踪回访:在整改后一定时间内,对投诉人进行回访,了解问题是否得到彻底解决。(8)总结经验:对投诉处理过程进行总结,分析问题原因,完善相关制度,防止类似问题再次发生。第6章投诉处理机制6.1投诉接收与登记6.1.1投诉接收渠道为保证投诉处理的及时性和有效性,物业管理系统应设立多元化的投诉接收渠道,包括但不限于以下几种方式:(1)电话投诉:设立专门的投诉,保证业主能够随时拨打进行投诉。(2)网络投诉:通过官方网站、公众号、APP等线上平台,设立投诉专栏,方便业主在线提交投诉。(3)现场投诉:在物业服务中心设立投诉窗口,业主可现场提交投诉。6.1.2投诉登记(1)投诉信息登记:对业主的投诉内容进行详细记录,包括投诉时间、投诉人信息、投诉事项、投诉描述等。(2)投诉分类:根据投诉内容,将投诉分为物业管理、环境卫生、公共设施、安全保障等类别,便于后续处理和分析。(3)投诉编号:为每个投诉事项分配唯一编号,便于跟踪处理进度。6.2投诉分析6.2.1投诉数据分析(1)投诉数量分析:统计投诉数量,了解投诉的整体情况。(2)投诉类别分析:分析各类投诉的分布情况,找出问题较多的环节。(3)投诉趋势分析:对投诉数据进行时间序列分析,掌握投诉趋势,预测未来投诉情况。6.2.2投诉原因分析(1)内部原因:分析投诉产生的内部原因,如管理制度不完善、服务质量不高、员工素质不足等。(2)外部原因:分析投诉产生的外部原因,如政策调整、市场环境变化等。6.3投诉处理与反馈6.3.1投诉处理流程(1)投诉接收:接收投诉后,及时将投诉信息录入系统,并通知相关部门。(2)投诉分析:对投诉内容进行分析,确定投诉类别和责任部门。(3)投诉处理:责任部门根据投诉内容,采取有效措施进行处理。(4)处理结果反馈:将处理结果及时反馈给投诉人,并征求投诉人意见。(5)持续改进:根据投诉处理结果,对相关环节进行改进,提高服务质量。6.3.2投诉处理时效(1)投诉处理时限:根据投诉类别,明确处理时限,保证投诉得到及时处理。(2)投诉处理进度跟踪:对投诉处理进度进行跟踪,保证投诉得到实质性解决。6.3.3投诉处理效果评价(1)投诉处理满意度:通过问卷调查、电话回访等方式,了解投诉人对待处理结果的满意度。(2)投诉处理效果:分析投诉处理结果,评价处理效果,为后续改进提供依据。第7章投诉处理技术与工具7.1投诉处理信息系统7.1.1系统概述投诉处理信息系统是社区服务行业物业管理系统中的重要组成部分,旨在提高投诉处理的效率和质量。该系统通过整合各类投诉信息,实现投诉的快速接收、分类、流转、跟踪和反馈,为物业管理人员提供便捷、高效的服务。7.1.2系统功能(1)投诉接收:自动接收来自业主、住户、员工等多渠道的投诉信息,保证投诉的及时性。(2)投诉分类:根据投诉内容,自动将投诉分类,便于后续处理。(3)投诉流转:根据投诉类型和紧急程度,将投诉分派至相关部门或人员处理。(4)投诉跟踪:实时监控投诉处理进度,保证投诉得到妥善解决。(5)投诉反馈:对已处理的投诉进行满意度调查,收集反馈意见,持续优化服务。7.1.3系统优势(1)提高投诉处理效率:通过自动化流程,减少人工干预,提高投诉处理速度。(2)提高投诉处理质量:通过对投诉信息的分类和流转,保证投诉得到专业、针对性的处理。(3)数据统计分析:系统可自动投诉数据统计报告,为决策提供依据。7.2投诉处理辅助工具7.2.1问卷调查工具问卷调查工具可应用于投诉处理过程中,收集业主、住户的意见和建议,以便更好地了解投诉原因,优化服务。7.2.2客户服务客户服务作为投诉处理的重要渠道,可实时解答业主、住户的疑问,提供便捷的服务。7.2.3在线客服系统在线客服系统可实时响应业主、住户的投诉,提供在线咨询、投诉处理等服务,提高客户满意度。7.3投诉处理技术发展趋势7.3.1人工智能技术人工智能技术将在投诉处理领域发挥重要作用,通过智能语音识别、自然语言处理等技术,实现投诉自动分类、智能回复等功能,提高投诉处理效率。7.3.2大数据技术大数据技术可对投诉数据进行分析,挖掘投诉原因和规律,为物业企业提供有针对性的改进措施,提升服务质量。7.3.3移动互联网技术移动互联网技术将使投诉处理更加便捷,业主、住户可通过手机APP、小程序等渠道提交投诉,物业企业也可通过移动端实时处理投诉。7.3.4云计算技术云计算技术可提供弹性的计算资源,支持投诉处理系统的快速部署和扩展,降低企业运营成本。7.3.5物联网技术物联网技术将实现投诉处理与智能设备的联动,如智能门禁、智能监控等,提高投诉处理效果。第8章投诉处理效果评价8.1投诉处理效果评价指标8.1.1投诉处理及时性投诉处理及时性是指物业管理中心在接到投诉后,能够在规定时间内及时响应并采取相应措施。该指标可通过以下方式评价:投诉响应时间:从接到投诉到首次回应的时间。投诉处理时间:从首次回应到问题解决的时间。8.1.2投诉处理满意度投诉处理满意度是指业主对投诉处理结果的满意度。该指标可通过以下方式评价:业主满意度调查:通过问卷调查、访谈等方式了解业主对投诉处理结果的满意度。满意度评分:根据业主反馈,给出投诉处理满意度评分。8.1.3投诉处理效果投诉处理效果是指物业管理中心对投诉问题的解决程度。该指标可通过以下方式评价:投诉问题解决率:成功解决的问题数量占总投诉数量的比例。投诉问题解决质量:问题解决后,业主再次投诉的比率。8.2投诉处理效果评价方法8.2.1数据分析法通过收集投诉处理过程中的相关数据,如投诉数量、处理时间、满意度评分等,进行统计分析,以了解投诉处理的整体效果。8.2.2案例分析法选取具有代表性的投诉案例,分析处理过程中的优点和不足,为改进投诉处理工作提供参考。8.2.3业主访谈法与业主进行深入访谈,了解他们对投诉处理工作的看法和建议,以发觉潜在问题并加以改进。8.3投诉处理效果持续改进8.3.1建立投诉处理效果监测机制定期收集投诉处理效果相关数据,进行分析和评价,以保证投诉处理工作的持续改进。8.3.2加强投诉处理人员培训针对投诉处理过程中存在的问题,对投诉处理人员进行专业培训,提高其业务水平和沟通能力。8.3.3优化投诉处理流程根据投诉处理效果评价结果,对投诉处理流程进行优化,简化流程,提高处理效率。8.3.4强化投诉处理激励机制设立投诉处理奖励制度,对在投诉处理工作中表现突出的员工给予表彰和奖励,激发员工积极性。8.3.5加强与业主的沟通与互动积极开展业主座谈会、问卷调查等活动,加强与业主的沟通与互动,了解业主需求,提高投诉处理效果。第9章物业管理系统与投诉处理协同9.1系统整合与协同9.1.1系统整合背景社区服务行业的发展,物业管理系统与投诉处理系统的整合已成为提升物业管理效率和服务质量的关键环节。系统整合旨在打破信息孤岛,实现物业管理与投诉处理的协同工作,为业主提供更加便捷、高效的服务。9.1.2系统整合原则(1)兼顾业务需求:系统整合需充分考虑物业管理与投诉处理业务的实际需求,保证整合后的系统能够满足各项业务操作的需要。(2)保证数据安全:在整合过程中,要保证数据传输的安全性,防止数据泄露和损坏。(3)提高用户体验:整合后的系统应简化操作流程,提高用户体验,为业主提供便捷的服务。9.1.3系统整合方法(1)数据对接:通过数据接口实现物业管理与投诉处理系统之间的数据传输,保证数据一致性。(2)功能整合:将物业管理与投诉处理系统的功能进行整合,实现业务协同。(3)界面整合:优化系统界面,实现物业管理与投诉处理的统一展示。9.2信息共享与传递9.2.1信息共享机制为实现物业管理与投诉处理的信息共享,需建立以下机制:(1)数据库共享:将物业管理与投诉处理的数据存储在统一数据库中,便于双方访问和使用。(2)通讯协议:制定统一的通讯协议,保证数据传输的稳定性和安全性。(3)信息推送:通过信息推送功能,及时将物业管理与投诉处理的最新信息传递给相关人员。9.2.2信息传递渠道(1)短信通知:通过短信形式向业主发送投诉处理进度、物业费用缴纳等信息。(2)邮箱通知:通过邮箱向业主发送投诉处理结果、物业通知等文件。(3)系统消息:在物业管理与投诉处理系统中,设置消息通知功能,实时反馈业务进度。9.3业务协同与优化9.3.1业务协同流程(1)投诉接收:物业管理系统接收业
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