档案管理规章制度

档案管理规章制度为了提高我院档案工作的管理水平，逐步实现档案工作规范化，更好地为医院各项工作服务，为医院积累档案史料，现根据档案管理的有关规定，特制定《**市中医院档案管理规章制度》1、档案库房管理制度（1）为确保档案的秘密和安全，非经允许，不得人内，准许进入库房时，应有档案工作人员陪同。（2）库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐和私人物品。（3）库房设置防火用具，固定地点，每半年检查一次，发现失效及时更换。（4）离开库房时应切断电源，关好门窗，钥匙要妥善保管，注意防盗。（5）保持库房内整洁卫生，及时测定温、湿度并做好记录。（6）经常检查库存案卷保管情况，如有异常及时报告并采取有效措施予以解决。（7）档案资料进出库，要认真做好核对、登记签收、注销手续。（8）彻实做好库房的防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温工作。2、档案立卷归档制度（1）归档范围凡是反映本医院工作活动办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均属归档范围。（2）归档要求归档的文件材料必须保持完整，必须准确地反映本医院行政管理和医疗工作中的真实内容和历史过程：必须做到字迹清楚、签署不能使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，比较重要和利用频繁的可视需要确定归档份数。（3）归档时间①各项管理工作的材料，在次年三月份由各职能部门负责人审定后，组好卷移交档案室归档。②基建档案资料在工程竣工后将全部资料移交档案室。③设备档案资料在开箱后全部交档案室归档，使用部门可留复印件长期使用。④声像档案资料在各项活动后将照片、底片、录相带、录音带整理好后随时归档。⑤会计档案在年度终结后，财务部门暂存一年，期满后由会计部门立卷移交档案室。⑥重大案件在案件结束后立即将材料整理好移交档案室归档。（4）归档手续①凡归档资料必须编制归档移交清单，一式两份，交接双方签字、各存壹份备查。②重大活动归档材料由归档部门撰写“归档材料说明书”，包括材料来源、过程、人物、时间、地点等，注明材料整理人姓名、日期等一并向档案室移交。3、档案保管制度（1）医院各职能部门在工作中形成的全部档案、作为一个全宗集中在档案室统一保管，各职能科室要按规定要求，在限期内送交院档案室存档。（2）档案要按年度、组织机构、保管期限(永久、长期、短期)分别编号、分别存放，便于安全保管和将永久、长期档案向市档案馆移交。（3）对全宗的案卷，如机关历史情况，历年档案收集的整理情况鉴定报告和销毁注册检查记录等要集中立卷保管。（4）案卷要健全登记手续，对入库的案卷要做到与登记的相符。（5）管理档案的人员调离时，必须将保管的档案数量状况交待清楚，并办理交接手续。（6）档案库房门窗必须坚固，并做好防火、防霉、防潮、防虫、防鼠。4、档案借阅制度（1）本单位人员借阅其业务范围内的档案资料，可直接由档案员提供，查阅非隶属业务范围的档案资料，须经办公室领导批准，履行登记手续后即可借阅。（2）借阅绝密和重要档案资料须经院领导批准，方可查阅。（3）外单位人员查阅档案资料，须持单位介绍信，经有关领导批准，力可查阅。（4）凡查阅或借出的档案资料，不准涂改、损坏、拆散、折叠、转借、画绘、拍照、私取或剪截；如工作需要，须先与档案员联系，办公室主任批准，方可摘录、复制或拍照。（5）借阅档案，一般应在阅览室阅卷，严禁带出阅览室，特殊情况须经办公室批准，并按时归还。（6）档案借出、退还，应详细清点，逐页检查，发现问题及时查明原因并采取必要措施，以保证案卷完整。5、档案工作人员保密制度（1）档案工作人员要模范地执行《中华人民共和国保密秘密法》和《中华人民共和国档案法》，严格遵守各项保密制度，积极采取措施，确保档案秘密。（2）严格执行档案管理制度，按照审批权限借阅档案资料。（3）档案工作人员不得将档案、资料擅自带出档案室和提供私人查阅，如因工作需要携带档案外出，必须经领导批准，并采取有效的安全措施。（4）不得在公共场所议论泄露档案内容、数量、存放地点或在私人通讯中涉及档案秘密。（5）档案库房属机要地，未经允许，不得随意带人进入库房。（6）在销毁档案资料时，必须认真填写销毁清单，并经领导批准送指定地点，有两人以上进行监烧。（7）档案室办公废纸小得随便乱扔，要单独存放，定期销毁。6、档案销毁制度（1）档案保管期限满后，由档案鉴定小组进行鉴定，对无保存价值的档案进行造册登记，尚有保存价值的档案要新立卷、归档。（2）清理到期档案时，除档案员外，档案鉴定小组要有三名以上成员参加，且必须有一名负责同志。（3）凡须销毁的档案除档案室负责同志签章外，还要经主管院领导批准、签字。（4）销毁档案时，要指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。（5）监销人销毁档案后要在销毁清册上签字，销毁清册要作为资料长期保存备查。（6）销毁办法可直接指定纸厂打浆或烧毁。7、档案统计制度（1）凡收进档案室的档案逐类加以统计，各项统计数据必须以原始记录为依据，做到准确可靠。（2）档案管理人员必须熟悉档案库存情况，对档案的收进、实存要建立帐簿并累计总数。（3）对超过保管期限档案的移出、销毁要及时注销和统计。（4）认真做好档案的移出、借阅情况的统计工作。（5）各种文