2025合同管理流程规范：合同签订与执行指南

2025合同管理流程规范：合同签订与执行指南第一章总则第一条为规范合同管理流程，确保合同签订与执行的合法性、合规性和有效性，降低法律风险，提升企业经营效率，特制定本规范。第二条本规范适用于公司及下属单位在日常经营活动中涉及的所有合同签订、履行、变更、终止及其相关管理活动。本规范所称合同，是指在平等、自愿基础上，为实现特定经济目的而签订的书面协议。第三条合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：所有合同内容必须符合国家法律法规及行业规范；（二）权责分明原则：明确合同管理各环节的责任部门与责任人；（三）全程管控原则：从合同洽谈到履行完毕，实施全过程管理；（四）风险防范原则：建立风险评估机制，及时发现并化解潜在风险；（五）经济效益原则：以实现企业经济效益最大化为目标。第二章合同签订管理第一节合同签订前审查第四条合同签订前，必须对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行审查。审查内容包括但不限于：（一）合同相对方的营业执照、资质证书等主体资格证明材料；（二）合同相对方的资信状况，包括企业信用报告、银行信用等级等；（三）合同相对方的履约能力，包括经营状况、财务状况等；（四）合同相对方的授权文件，确保签署合同的人员具有合法授权。第五条重大合同签订前，应当由法律事务部门牵头组织财务、技术、业务等部门进行联合审查，并形成审查意见。第二节合同文本拟订第六条合同文本应由法律事务部门或业务部门依据相关法律法规和公司规定进行拟订。合同文本应当做到以下要求：（一）内容合法合规，真实反映双方意愿；（二）条理清晰，条款完整，语言简明；（三）使用公司统一的合同文本模板，并根据实际情况进行合理修改；（四）对于标准合同文本，应当严格使用，避免擅自修改；（五）每份合同均应编列合同编号，确保编号唯一性。第七条合同文本应当包括以下主要内容：（一）合同编号、签订日期、签订地点；（二）合同双方名称、地址、法定代表人等基本信息；（三）合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式；（四）双方的权利与义务；（五）违约责任及争议解决方式；（六）其他约定事项。第三节合同签订审批第八条合同签订实行分级审批制度。审批权限和流程如下：（一）金额低于人民币万元的合同，由业务部门负责人审批；（二）金额在人民币万元至万元之间的合同，由业务部门负责人审核后，提交公司分管领导审批；（三）金额超过人民币万元的合同，需经业务部门、财务部门、法律事务部门联合审查后，提交公司总经理或董事长审批。第九条外资合同或涉及重大技术、知识产权的合同，必须由公司总经理或董事长审批后方可签订。第十条在审批过程中，任何部门或个人发现合同内容存在疑问或潜在风险，有权要求修改或补充，直至风险消除。第四节合同签署第十一条合同文本经审批通过后，由双方签字盖章。合同签署时需遵守以下规定：（一）合同相对方的签署主体必须与合同相对方的审查结果一致；（二）合同签署应当由双方授权代表签字，并加盖双方公章或合同专用章；（三）签字和盖章应当完整、清晰，日期填写准确无误；（四）中英文合同应当保持一致，如存在差异，以中文文本为准。第十二条合同签署后，应当及时将合同副本送达对方，并确认对方签收。第三章合同履行管理第一节履行职责划分第十三条合同履行实行部门责任制。具体职责划分如下：（一）业务部门：负责合同的具体执行工作，跟踪合同履行进度，协调解决履行过程中出现的问题；（二）财务部门：负责合同款项的支付审核工作；（三）法律事务部门：负责对合同履行过程中的法律问题提供专业支持。第十四条合同履行过程中，业务部门应当建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括但不限于交货、付款、服务提供等重要节点。第二节履行过程监管第十五条合同履行应当严格遵守合同约定，不得擅自变更合同内容或超越合同授权范围行事。第十六条在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为，应当及时收集证据，并报告至法律事务部门，由法律事务部门依据合同约定采取相应措施。第十七条对于重大合同，应当由法律事务部门牵头成立专项工作组，全程跟踪合同履行情况，定期提交履行报告。第十八条合同履行完毕后，由业务部门牵头组织验收工作，确认合同履行完成，并形成验收报告。第三节变更与补充协议第十九条合同履行过程中，需要变更合同内容或签订补充协议时，应当重新进行审查和审批流程。变更或补充协议的内容应当与原合同保持一致，并以书面形式签订。第二十条重大合同的变更或补充协议，必须经公司总经理或董事长审批。第四章合同的终止与解除第二十一条合同因履行完毕而终止的，业务部门应当及时办理相关手续，并形成书面验收报告。第二十二条合同因协商一致解除的，应当签订书面解除协议，并按照规定进行备案。第二十三条合同因违约解除的，由法律事务部门牵头组织追偿工作，并形成追偿报告。第二十四条合同因不可抗力解除的，双方应当及时协商处理，并形成书面记录。第五章合同档案管理第二十五条合同签订与履行过程中形成的各类文件资料应当由档案管理部门统一归档保存，归档内容包括但不限于：（一）合同文本及其附件；（二）合同相对方资质证明材料；（三）合同审查意见；（四）履行过程中的往来函件；（五）验收报告及其他相关资料。第二十六条合同档案应当实行电子化管理，并建立完善的借阅制度，确保档案安全。第二十七条合同档案的保管期限不得少于年，法律法规另有规定的，从其规定。第六章合同管理责任追究第二十八条对于因下列行为导致合同纠纷或损失的，将依法追究相关人员的责任：（一）未履行合同审查义务；（二）擅自更改合同内容；（三）超越权限签署合同；（四）未尽到合同履行监督职责；（五）其他违反本规范的行为。第二十九条造成重大损失的，除追究直接责任人的责任外，还应当追究相关领导的责任。第七章附则第三十条