长沙驰恒机械制造有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙驰恒机械制造有限公司简介..................................1

2公司采购与付款管理现状........................................1

3公司采购与付款内部控制存在的问题..............................2

3.1采购计划与采购量不合理...................................2

3.2供应商选择不当...........................................3

3.3验收入库执行力不足.......................................3

3.4付款环节审核不完善.......................................4

4公司采购与付款内部控制制度优化设计............................4

4.1采购计划环节优化设计.....................................4

4.1.1制定合理的采购计划.................................4

4.1.2加强采购计划审批管理...............................4

4.2供应商管理优化设计.......................................5

4.2.1优化供应商准入流程.................................5

4.2.2加强对供应商的考核.................................6

4.3验收入库环节优化设计.....................................6

4.3.1明确验收入库标准和流程.............................6

4.3.2验收单据定期盘点...................................7

4.4付款环节优化设计.........................................7

5设计效果及小结................................................8

参考资料........................................................9

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长沙驰恒机械制造有限公司采购与付款内部控制制

度优化设计

1长沙驰恒机械制造有限公司简介

长沙驰恒机械制造有限公司主要经营范围包括建筑工程机械制造、汽车零

件及机械配件的加工与销售。公司成立于2010年12月06日，成立地点位于长

沙县榔梨镇陶公庙社区横街171号，注册资本为500万元。该公司主要从事环

卫机械加工方面的配套及生产机械弹簧。在可靠的质量、及时供货、合理的价

格、完美的服务、人性的管理、和谐的人际关系的企业文化指导下，使企业得

到快速的发展，现已成为中联重科、北汽福田、三一重工的重要配套企业，年

产值3000万左右。现有厂房面积5000平方米，员工人数为200人左右，其中

有管理人员20余人，技术人员30余人。

总

经理

供生综

财

应销售产技术合办公

务部

部部室

采销仓生质人行

设会出总

购售储产检事政

备计纳务

部部部部部部部

图1公司组织结构图

2公司采购与付款管理现状

长沙驰恒机械制造有限公司作为一家民营制造企业，采购材料种类繁多、

数量庞大，由不同的采购小组负责。采购是否充足和是否及时对于公司开说都

是至关重要的。公司采购的零部件繁多，由不同的小组负责，各零件采购流程

不相同。在采购与付款流程中，涉及到了采购、生产、物流、等多个部门的协

作。对此，公司只有制定合理的计划安排，保证采购与生产的稳定进行，不影

响公司业绩，才能保证口碑。为了规范采购与付款，公司目前制定了一系列采

购与付款业务流程。具体流程如图2所示。

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图2采购与付款流程图

3公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购计划与采购量不合理

长沙驰恒机械制造有限公司采购计划不合理，团队专业性和协作能力差，

采购环节的内部控制存在设计缺陷和执行缺陷。主要问题是盲目采购，在常用

原材料即将空缺时，领料部门未能够及时向采购部门反应情况，导致原材料出

现空缺。经过调研发现，该公司在2020年和2021年均出现了由于购买方追加

订单时发现库存原材料不足，从而进行紧急采购原材料，增加了紧急采购成本

（如表3-1所示）；不常用的原材料采购过多，在仓库堆积，占用仓库的领

地，同时也发生零件损坏、老化的问题严重。

表1罐装燃料紧急采购成本明细表

项目20202021

紧急采购次数（次）45

正常采购成本（元/罐）67006500

紧急采购成本（元/罐）78008000

公司的库存量完全由员工经验而定，库存不足时才申请采购，未设置仓库

存货的预警机制，使得公司提交货物的压力严重。

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3.2供应商选择不当

长沙驰恒机械制造有限公司供应商整体质量参差不齐。供应商选择是公司

成本控制和成本管理的关键环节，供应商选择不当不但会影响产品的生产质

量、交货期，从而影响企业的生产能力而且错过与其他优秀供应商合作的机

会，对企业的发展极其不利。机械制造公司在生产过程中需要大量的零部件作

为原材料，一方面适应零部件型号不同材料生产，另一方面满足原材料需求量

大。因此，该公司可选择的供应商众多。

然而从公司目前的制度来看，公司缺乏供应商统一的评估标准和进入准

则。由于该公司质量控制能力较差，购买的半成品报废率和返工率与同行业相

比较高，在一次组装铸钢件时发生断裂，给企业完成了较大损失。调研得到长

沙驰恒机械制造有限公司购买部分半成品的报废率、合格率以及返工率。（具

体数据如表3-2所示）

表2长沙驰恒机械制造有限公司购买半成品质量情况

同行业平同行业平

半成品名称合格率报废率返工率

均报废率均返工率

半成品A91%5%4%2.3%3.4%

半成品B89%6%5%3.6%3.1%

半成品C93%4%3%2.1%2%

半成品D87%6%8%3.6%5.4%

3.3验收入库执行力不足

长沙驰恒机械制造有限公司验收工作流于表面，验收人员失职。在验收过

程中，没有依据不同零部件的特征展开不同的性质的材料测试，聘请专业的技

术人员，对库存材料的质量和特性进行检查，导致原材料质量参差不齐。同时

将材料验收的工作全权交由采购部门执行，仓储部门的工作人员未能参与其

中。公司目前的物资管理制度中，仍然有严重的漏洞，主要问题是该公司的重

点放在对物资成本费用的管理，从而忽视了对物资质量的评价。制定了每月盘

点一次库存的制度，但是未对物资进行不定期的抽查，使得公司管理者对公司

的实际库存情况不了解，造成决策上的重大失误。

3.4付款环节审核不完善

财务部门在收到发票等相关原始单据后，核对付款资料是否正确。如需付

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款，由请购部门直接填写付款单，完成一系列审批流程后按照合同约定付款。

长沙驰恒机械制造有限公司公司财务人员有时只根据采购部采购合同的真实性

和准确性，但并不核对其流程是否完整以及是否审批授权，可能存在会盲目支

付。特别支付供应商预付款时，由于采购部门人员换岗，将拟好的采购合同重

复提交到财务部门。因此，会出现重复付款的情况。财务人员因未与之前付款

款项核对，出现重复支付预付款20万元。此外，供应商可能以公司资金紧缺等

各种原因要求公司提前支付款项，有些人员可能接受供应商的恩惠，帮助供应

商提前申请付款。财务人员如果审核不严格，出现提前付款的情况，影响公司

的资金周转率。

4公司采购与付款内部控制制度优化设计

企业在正常运转的过程中，需要通过按照生产过程中的采购计划量，购买

相关物资满足企业正常需求，并在购买过程中支付相关物资的金额，就是采购

与付款的任务。但是由于再次过程中与资金的周转密不可分，采购计划、供应

商选择、采购入库和采购付款环节至关重要，所以制定正确的优化方案，对于

企业的管理和经营有重大意义。

4.1采购计划环节优化设计

4.1.1制定合理的采购计划

采购计划管理是长沙驰恒机械制造有限公司采购过程中的核心要素。公司

制定合理的采购计划，是对库存物资合理分配，企业内部采购与领用行为进行

监督，也为调节原材料库存，确定合理的采购量。公司作为一个整体，需要考

虑公司的长久生产为发展作为指引各个部门协调合作，确保采购计划的制定，

让各部门共同参与，相互有经济业务数据作为支撑。以公司年度的采购计划作

为依据，分解成季度和月度的计划，确保采购计划的准确性和规范性，以便支

撑公司其他业务的正常发展，提高公司综合管理水平。

4.1.2加强采购计划审批管理

通过制定全面的采购计划管理制度，借助管理制度和审批流程的帮助，有

序而规范的进行采购计划管理与审批工作。公司以年度的采购计划作为出发

点，实施有组织的、有制度的、全方面覆盖的采购计划制定的组织与流程，实

施多方位包围管理。此外，各部门共同联动起来，共同参与年度采购计划的制

定与审评工作，透明监督体系与严格的考核要求。如公司内部需要采购时，工

作人员根据具体的工作提供采购需求，整合部门需求制定采购方案，管理层负

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责审批方案，采购部门在得到审批授权后进行采购。优化后的采购计划审批流

程如图3所示。

图3采购计划审批流程图

4.2供应商管理优化设计

4.2.1优化供应商准入流程

建立供应商管理体系。在进行原材料的采购前，有产采购部门有关人员，

质量部，产品开发部有关人员到供应商现场考核，建立选择供应商的准则。收

集相关供应商的信息，挖掘潜在的供应商，建立可替代的供应商档案，促使供

应商之间内部存在竞争。同时价格信息多方面考核，购货前货比三家，寻找可

行的最低价格。优化供应商管理流程，加强对供应商在同行业中评价产品质

量、交货可靠度、价格情况、地理位置等。对供应商的经营状况，资信情况进

行实时监督与考核评价，根据考核评价的结果，提出对供应商的选择，并在供

应商管理系统中做出相关记录。供应商管理流程优化图如图4所示。

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图4供应商管理优化流程图

4.2.2加强对供应商的考核

依据长沙驰恒机械制造有限公司生产中所需原材料来看，可将公司采购的

物资分为战略采购品、集中采购品、正常采购以及部分瓶颈采购品。采购重点

放在集中采购品和战略采购品，战略采购屏伙伴关系的供应商进行采购，而集

中采购品可采用投标方式。为了提高供应商物资质量，持续公司良好稳定经

营，公司应加强对供应商的考核。针对不同种类供应商，在资质认定的基础上

对供应商进行分类管理，按照供应商的交货期、品质、技术、价格和售后服

务，将供应商分为ABCD级供应商。（如表4-1所示）通过供应商分级管理的制

度，最大限度选择合适的供应商，以便保证物资的质量，也提高了公司的管理

水平。

表3供应商等级评估表

考核项目评分标准等级

交货期30%

品质30%

≧90分70-89分60-69分＜60分

价格和服务30%

技术10%

总评100%A级B级C级D级

注：总评为A、B级是合格供应商：C级为需要整改，并减少购买;D级为需要淘汰的供应

商。

4.3验收入库环节优化设计

4.3.1明确验收入库标准和流程

明确验收入库标准，增加设置质检部门，培养专业的质检人员。由于长沙

驰恒机械制造有限公司缺乏质检部门，入库前缺乏对物资的验收工作，质量把

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关不严，影响了公司产品质量。公司为了保证质量过关，就必须有统一的验收

入库标准，从源头打击问题。在质检部门，专业质检人员的检查下所有原材料

进行标准检测，只有符合统一标准的才能验收入库，不符合统一标准的进入退

货程序，退还给供应商。验收环节经常出现验收人员接受供应商贿赂的情况，

公司设置内部审计人员是必然的决策。质检人员在参与重大物资验收过程中，

应该由验收人员，采购负责人，内部审计人员在场的情况下进行验收，验收完

毕后由三方均在验收单上签字。验收管理流程如图5所示。

图5采购验收管理流程图

4.3.2验收单据定期盘点

长沙驰恒机械制造公司虽然建立了定期盘点制度，但在盘点过程中却依旧

困难重重。比如公司有些液体罐装燃料，在进过计算液体的体积转换为重量单

位性质，由于审计人员不是相关方面的人员，通常不会精确进行计算，聘请专

业盘点人员可以解决这一问题。对仓库管理人员实行奖惩和监督机制，杜绝仓

库管理人员出现可能的舞弊现象。仓库管理是对实物进行管理，管理人员可能

丢失盘点单据，要求内部审计人员对定期盘点情况写成书面报告。

4.4付款环节优化设计

优化付款环节的审核流程，设置合理的审批程序。公司要严格把控票据的

审核，保证票据的真实性和准确性后再进行付款。在付款工作审核过程中，重

点票据是否真实，票据内容、种类、金额是否一致，如果出现票据伪造或错误

的现象，拒绝支付款项，重新审核通过后再进行支付。严格按照公司付款审批

的内部控制制度，特别重大的经济业务，必须由公司的负责人签字，防范由员

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工与供应商诈骗的问题。

最后，公司还应建立与供应商的对账机制，财务部门要详细记录采购物资

的明细，付款实况及来往款项，同时起到监督作用，严格审核供应商提供的对

账资料。加强部门之间信息沟通，相互之间信息及时传达，实现信息的同步和

共享。

优化后的具体流程图如图6所示：