xx集团会议管理制度

xx控股集团有限公司会议管理制度编号编制审核批准发布日期

目录第一章总则 3第二章会议分类 3第三章会议组织 3第四章会前准备 4第五章会议议程 4第六章会议纪要 5第七章会议考勤 5第八章会场秩序与礼仪 5第九章保密事项 6第十章监督检查 6第十一章附则 6附件会议纪要模板 8

第一章总则为优化深圳市前海xx控股集团有限公司（以下简称集团公司）会议管理机制，加强集团公司及各二级子公司之间的沟通与交流，更及时、准确的跟踪会议内容的执行和落实情况，特制定本制度。本规定适用于集团公司及二级子公司各种类型的会议。会议召开应本着规范、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。第二章会议分类会议按会议内容、出席人员范围和会议频率分为集团级综合性会议、集团级专业性会议、部门（二级公司）级会议和临时性会议。集团级综合性会议。主要包括集团经济工作会、集团总裁办公会、领导碰头会以及员工代表大会等。集团级专业性会议。主要包括战略研讨会、经营分析会、营销工作会、安全工作会、财务工作会、人力资源工作会、管理工作会、生产调度会等。集团部门级（二级公司）会议。主要包括集团公司部门工作例会，各公司总经理办公会和成本分析会等。临时性会议。主要包括其他因工作需要而临时组织召开的集团级或集团部门（二级公司）级会议。集团级临时性会议包括：销售价格小组会、采购定价小组会、督察工作会等。第三章会议组织集团级综合性会议、集团级专业性会议等会议纳入集团例会管理，纳入集团例会管理的会议原则上按规定时间，由指定的主持人负责召开，遇节假日或特殊情况召开时间顺延。如：月度经营分析会一般在每月最后一个整周的周一召开，遇节假日或特殊情况顺延。会议的组织领导：已纳入集团例会管理的会议，须于会议召开前3天，由会议主办部门（公司）报集团公司总裁办公室，由总裁办公室统一安排会议场所。涉及多个部门（公司）参加的集团级临时会议，由会议牵头部门（公司）分管领导批准后，按照集团例会的形式组织和安排会议地点。会议召开前需发布会议通知，会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。第四章会前准备会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。会议召集者就议题准备充分的资料和信息，拟就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人。与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿或发言提纲。会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，大型会议的准备和布置可经相关领导同意组成会议筹备小组，并确定小组负责人。各种会议通知前会务人员应先与集团公司总裁办/子公司行政部联系会议准备事项，几个会议同时进行的，集团公司总裁办/子公司行政部应根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。第五章会议议程主持人事先安排好与会人员座次。会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变。会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。第六章会议纪要会议记录员要在会议进行期间认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。会议记录员须用专门的会议记录薄，会议的议题、决定、决议等重要内容，记录必须准确全面。会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。会议纪要由记录员送达抄送人员，转发到各与会部门/人员。需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。第七章会议考勤与会人员会前需签到，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假方可，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。并在必要时指定代表参加，同时做好发言准备。与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。无故迟到早退每项罚款10元，无故缺席罚款50元，由会议召集人下罚款通知单，违纪者24小时内到集团财务部或分子公司财务部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。第八章会场秩序与礼仪与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。与会人员应坐姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。会议后，需由与会人员在会议记录上签名的，应及时签署。与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第九章保密事项会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。第十章监督检查各类会议形成的决议事项，相关部门（公司）或个人应严格执行。为避免决而不行，行而不果，果而不查，查而不究，总裁办或子公司行政部负责对会议决议事项进行跟催督办，并及时向会议主持人汇报。集团公司总裁办或子公司行政部负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。第十一章附则本制度由集团公司总裁办负责制订、修改并解释，经总裁办公会议批准后发布执行，此前有关规定，凡与本办法有抵触的，均依照本办法执行。本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团公司的有关规定。本制度从下发之日起执行。

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