乡镇档案管理制度

乡镇档案管理制度一、总则1.目的为加强乡镇档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，更好地为乡镇各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及各村（居）委会的档案管理。3.档案管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。

二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组成立以乡镇党委书记为组长，乡镇长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其主要职责是：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，加强对档案工作的领导。审定档案工作计划和规章制度，解决档案工作中的重大问题。监督检查档案工作的开展情况，对档案工作进行考核和奖惩。2.综合档案室设立综合档案室，配备专（兼）职档案管理人员，负责集中统一管理本乡镇的各类档案。综合档案室的主要职责是：贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，制定本乡镇档案管理的具体办法和实施细则。负责收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用本乡镇的各类档案。指导各部门、所属事业单位及各村（居）委会的档案工作，对档案人员进行业务培训。积极开发档案信息资源，为乡镇领导决策和各项工作提供服务。3.部门及村（居）委会档案管理职责各部门及各村（居）委会应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门及村（居）委会的档案收集、整理和保管工作。其主要职责是：负责收集、整理本部门及村（居）委会在工作活动中形成的各种文件材料，并定期向综合档案室移交。按照档案管理的要求，对本部门及村（居）委会的档案进行分类整理、编目装订，确保档案的完整、准确和系统。做好本部门及村（居）委会档案的安全保管工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。积极配合综合档案室开展档案利用工作，为查阅档案提供便利条件。

三、档案的收集与整理1.收集范围乡镇机关各部门在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表、财务凭证、合同协议、人事档案等。所属事业单位在业务活动中形成的各类文件材料，如业务文件、技术资料、科研成果、财务报表等。各村（居）委会在村务管理、社区建设等工作中形成的文件材料，如村规民约、会议记录、财务收支凭证、土地承包合同等。乡镇组织的重大活动、重要项目建设中形成的文件材料，如活动方案、领导讲话、项目申报材料、验收报告等。本乡镇获得的各类荣誉证书、奖牌、锦旗等实物档案。2.收集要求各部门及村（居）委会应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。对收集到的文件材料，应进行认真核对，检查文件的完整性、准确性和有效性，对不符合要求的文件材料应及时补充或更正。收集的文件材料应保持其形成时的原貌，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。将整理好的文件材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、机构（问题）、起止卷号等信息。

四、档案的保管1.库房建设综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房面积应根据档案数量和发展需要合理确定，确保档案存放安全有序。2.档案装具配备符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，对不同类型和保管期限的档案进行分类存放。3.库房管理建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制库房进出人员。定期对库房进行检查，做好温湿度记录，采取有效措施调节库房温湿度，确保档案存放环境适宜。对档案进行定期盘点，核对档案数量、保管期限等信息，做到账实相符。做好库房的安全保卫工作，安装必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案安全。4.电子档案保管随着信息化建设的推进，应加强电子档案的管理。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、备份和检索利用。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。3.鉴定方法根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值。对档案的重要性、独特性、完整性等进行评估，确定档案的保管期限。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册应报乡镇档案管理领导小组审批。经批准后，由专人负责监销，确保销毁档案的彻底性和安全性。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。

六、档案的利用1.利用原则档案利用工作应遵循方便利用、保守机密的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用。2.利用范围本乡镇工作人员因工作需要查阅档案的，可到综合档案室办理查阅手续；外单位人员因工作需要查阅档案的，须持单位介绍信，并经乡镇档案管理领导小组批准后方可查阅。涉及机密的档案，应严格按照保密规定办理查阅手续。3.利用方式查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘抄档案内容，应经综合档案室负责人同意，并按规定进行登记。对重要档案的查阅利用情况，应进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。4.档案编研综合档案室应积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，如组织沿革、大事记、专题汇编等，为乡镇领导决策和各项工作提供参考依据。

七、档案管理人员职责1.档案管理人员基本要求档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，具有较强的责任心和保密意识。2.岗位职责负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用等工作。定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。做好档案库房的管理工作，保持库房整洁、有序，环境适宜。积极开展档案编研工作，开发档案信息资源。对各部门及村（居）委会的档案工作进行指导和监督，提高档案管理水平。完成领导交办的其他与档案管理有关的工作任务。

八、档案管理的监督与考核1.监督检查乡镇档案管理领导小组定期对各部门及村（居）委会的档案管理工作进行监督检查，重点检查档案的收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门和村（居）委会限期整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，将