记录归档保管规定制度

记录归档保管规定制度一、总则1.目的本规定制度旨在建立科学、规范、有效的记录归档保管体系，确保公司各类记录的完整性、准确性、系统性和可追溯性，为公司的运营管理、决策支持、质量控制、合规遵循等提供有力依据。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在业务活动中形成的各类记录，包括但不限于文件、合同、报表、报告、信函、会议纪要、工作记录、图纸、照片、音像资料等。3.职责分工各部门：负责本部门记录的产生、收集、整理和初步分类，并按照规定的时间和要求移交至公司档案室。档案室：负责公司记录的集中归档保管、存储管理、检索利用、安全维护等工作，确保记录的妥善保存和有效利用。公司管理层：负责监督本制度的执行情况，对记录归档保管工作进行指导和决策，保障记录管理工作的资源投入和有效实施。

二、记录的分类与编号1.分类原则根据记录的来源、内容、形式和用途等因素进行分类，确保分类清晰、合理、便于管理和查询。分类应具有一定的前瞻性和扩展性，以适应公司业务发展和记录管理的需要。2.分类方法行政类：包括公司组织架构、规章制度、行政文件、会议纪要、人事档案、印章管理记录等。财务类：涵盖会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料、资金管理记录等。业务类：依据公司不同业务板块，分为市场营销、生产运营、质量管理、采购供应、客户服务等类别，每个类别下再根据具体业务活动细分若干子类。技术类：包含产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准、检测报告、专利档案等。合同类：按照合同的性质、类型和业务范围，分为采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.编号规则记录编号采用统一的编码体系，确保编号的唯一性和系统性。编号由类别代码、年份代码、顺序号等部分组成，具体格式为：[类别代码][年份代码][顺序号]。类别代码：采用两位大写字母表示，如"XZ"代表行政类，"CW"代表财务类，"YW"代表业务类，"JS"代表技术类，"HT"代表合同类等。年份代码：采用四位阿拉伯数字表示，如"2023"代表2023年。顺序号：按照记录产生的先后顺序，采用四位阿拉伯数字编号，从"0001"开始。示例："YW20230015"表示业务类记录中2023年产生的第15份记录。

三、记录的收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责记录的收集工作，确保记录的及时、完整收集。记录产生后，应在规定的时间内收集齐全，不得遗漏重要信息。对于外来文件和资料，如政府部门文件、行业标准、供应商提供的资料等，应及时进行收集和登记。2.整理原则记录整理应遵循真实性、准确性、完整性和规范性的原则，确保记录内容清晰、格式统一、便于查阅。对收集到的记录进行分类、排序、编号、装订等处理，剔除重复、无效或不完整的记录。3.整理方法文件类：按照文件的类别、年度、月份或文号顺序进行排列，编号后装订成册，并编制文件目录。合同类：按照合同的签订时间、合同编号顺序排列，每份合同单独装订，并附上合同审批表、相关附件等资料，编制合同清单。报表类：按照报表的种类、年度、月份顺序整理，装订成册后编制报表目录。照片和音像资料：对照片和音像资料进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并配以简要文字说明，按照时间顺序或项目类别进行编号存储。

四、记录的归档1.归档时间各部门应在记录形成后的[具体时间周期]内，将整理好的记录移交至公司档案室进行归档。对于重要紧急的记录，应及时移交，确保档案室能够及时掌握相关信息。2.归档流程移交申请：各部门填写《记录移交申请表》，详细注明记录的类别、数量、形成时间、整理情况等信息，并经部门负责人签字确认后提交至档案室。审核接收：档案室收到《记录移交申请表》后，对移交的记录进行审核，检查记录的完整性、准确性和规范性。审核无误后，在申请表上签字接收，并办理交接手续。归档存储：档案室按照既定的分类编号规则，将接收的记录进行归档存储，建立相应的档案目录和索引，便于查询和管理。

五、记录的保管1.保管环境档案室应具备适宜的保管环境，保持温度、湿度相对稳定，通风良好，防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储设备等，确保记录的安全存放。2.保管方式根据记录的性质和特点，采用纸质档案、电子档案等多种保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列整齐，并定期进行清点和核对。电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，进行备份管理，并建立电子档案目录和索引，便于检索和查询。同时，应对电子档案进行加密处理，防止数据泄露和损坏。3.保管期限记录的保管期限根据相关法律法规、公司规定和业务需要确定，分为短期、中期和长期。短期保管：保管期限为[X]年，主要包括一些临时性、时效性较强的记录，如日常工作报表、临时性通知等。中期保管：保管期限为[X]年，适用于一般业务活动记录，如年度财务报表、业务合同等。长期保管：保管期限为[X]年以上，包括重要的文件、档案、技术资料等，如公司战略规划、重大项目资料、知识产权档案等。具体保管期限参照《公司记录保管期限对照表》执行，如有特殊情况需要延长或缩短保管期限的，须经公司管理层批准。4.定期盘点档案室应定期对记录进行盘点，确保记录的数量、完整性和存储状态正常。每年至少进行[X]次全面盘点，盘点结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。

六、记录的检索与利用1.检索工具建立完善的记录检索工具，包括纸质档案目录、电子档案索引、检索软件等，方便快速准确地查找所需记录。档案目录应详细记录记录的编号、名称、类别、形成时间、保管期限等信息，电子档案索引应与电子档案存储系统相匹配，实现高效检索。2.利用流程利用申请：公司内部人员因工作需要查阅或借阅记录的，应填写《记录利用申请表》，注明利用目的、查阅或借阅记录的名称和编号等信息，并经所在部门负责人签字同意。审批权限：根据记录的保密级别和重要程度，设定不同的审批权限。一般记录由档案室负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的记录，须经公司管理层审批。查阅借阅：经审批通过后，申请人可到档案室查阅或借阅记录。查阅时应在档案室指定地点进行，不得擅自将记录带出档案室；借阅记录的，应按照规定的期限归还，如需延期，须提前办理续借手续。归还注销：借阅人员归还记录时，档案室应进行检查，确保记录完好无损。确认无误后，在《记录利用申请表》上注明归还情况，并注销借阅登记。3.利用限制严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、敏感信息、个人隐私等记录的利用进行严格限制。未经授权，不得擅自对外提供或泄露记录内容。利用记录时，应注意保护记录的完整性和原始性，不得擅自涂改、损毁、丢失记录。如需复印、摘录记录内容的，应经档案室同意，并按照规定的格式和要求进行操作。

七、记录的销毁1.销毁条件记录达到保管期限，且经过鉴定确无保存价值的，可予以销毁。因其他特殊原因，如记录内容涉及违法违规、已失去时效性且对公司无任何参考价值等，经公司管理层批准后，也可进行销毁。2.销毁流程提出申请：各部门或档案室认为记录符合销毁条件的，应填写《记录销毁申请表》，详细说明销毁记录的名称、编号、数量、形成时间、销毁原因等信息，并附上相关鉴定意见，经部门负责人或档案室负责人审核后提交至公司管理层审批。审批决定：公司管理层对《记录销毁申请表》进行审批，做出是否同意销毁的决定。实施销毁：经批准后，由档案室组织实施销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等安全可靠的方法，确保记录信息无法恢复。监销记录：销毁过程中，应安排专人进行监销，并形成监销记录，注明销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。监销记录应与《记录销毁申请表》一同归档保存。

八、监督与考核1.监督检查公司设立专门的记录管理监督小组，定期对各部门记录的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行监督检查。监督检查内容包括记录管理制度的执行情况、记录的完整性和准确性、保管环境的安全性、检索利用的便利性等方面。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.考核机制建立记录管理工作考核机制，将记录管理工作纳入各部门绩效考核体系。考核指标包括记录收集的及时性和完整性、整理的规范性、归档的准确性和及时性、保管的安全性、利用的效率和效果等方面。根据考核结果，对记录管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对工作不