永冠规章制度汇编-行政

永冠规章制度汇编-行政一、总则（一）目的本规章制度旨在规范永冠行政工作流程，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，为公司的稳定运营提供有力支持。

（二）适用范围本规章制度适用于永冠公司全体员工及涉及公司行政事务的外部相关方。

（三）基本原则1.合法性原则：各项行政制度符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：制度内容合理，兼顾公司利益与员工权益，平衡各方关系。3.规范性原则：行政工作流程、标准等规范统一，确保执行的一致性。4.透明性原则：制度公开透明，员工知晓并理解各项规定，便于监督执行。

二、行政组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下辖行政专员若干，具体包括办公事务专员、后勤保障专员、档案管理专员等岗位。

（二）部门职责1.行政部门经理职责全面负责行政部门的日常管理工作，制定部门工作计划与目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保公司行政工作的顺畅进行。负责行政费用的预算编制、控制与审核，合理分配行政资源。参与公司重要决策，提供行政支持与建议，协助推动公司战略目标的实现。定期向上级领导汇报行政工作进展情况，及时解决工作中出现的问题。2.办公事务专员职责负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发与归档工作。安排公司会议、活动，包括会议场地预订、会议资料准备、会议记录等。管理公司办公用品及设备，制定采购计划，确保物资供应充足，设备正常运行。负责公司办公区域的环境卫生管理，监督清洁工作执行情况。接待来访客人，安排接待事宜，维护公司良好形象。3.后勤保障专员职责负责公司办公场地的租赁、装修、维护与管理，确保办公环境安全、舒适。管理公司车辆，包括车辆调度、维修保养、保险办理等，保障公务出行需求。制定并执行公司食堂管理制度，监督食堂运营，确保食品安全与服务质量。负责公司水、电、气等能源管理，节约能源，降低运营成本。协调处理公司各类后勤保障突发事件，及时恢复正常工作秩序。4.档案管理专员职责制定公司档案管理制度，规范档案收集、整理、归档、保管与查阅流程。负责公司各类档案资料的分类整理、数字化录入与存储，确保档案的完整性与安全性。为公司各部门提供档案查询服务，按照规定办理档案借阅手续，跟踪档案使用情况。定期对档案进行清查盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。协助有关部门做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的保密性。

三、办公事务管理（一）文件管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，内容应准确、清晰、简洁，符合公司政策与格式要求。文件起草完成后，由部门负责人审核，确保文件质量。2.文件审核涉及重要事项、重大决策、对外发布等文件，需提交行政部门经理审核，必要时呈上级领导审批。审核要点包括文件内容的合法性、合理性、准确性，格式的规范性，以及与公司其他文件的一致性。3.文件印发经审核通过的文件，由办公事务专员统一编号、排版、印发。文件印发范围根据文件内容确定，通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等方式发送给相关部门与人员。4.文件归档文件印发后，办公事务专员及时将文件原件及相关电子文档进行归档。归档文件按照类别、时间顺序进行整理，建立清晰的档案索引，便于查询与管理。

（二）会议管理1.会议计划行政部门定期收集各部门会议需求，汇总制定公司月度会议计划。会议计划应明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议主题及议程等信息。2.会议筹备根据会议计划，办公事务专员提前做好会议筹备工作，包括场地预订、会议资料准备、设备调试等。会议资料包括会议议程、相关文件、汇报材料等，应在会议前分发至参会人员手中。3.会议组织会议开始前，办公事务专员负责签到、引导参会人员就座，并做好会议记录准备工作。会议期间，办公事务专员认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。4.会议纪要会议结束后，办公事务专员及时整理会议纪要，经行政部门经理审核后发送给参会人员及相关部门。会议纪要应准确概括会议主要内容，明确决议事项、责任部门及完成时间，确保会议精神得到有效传达与落实。

（三）办公用品管理1.需求统计办公事务专员每月定期收集各部门办公用品需求信息，进行汇总统计。根据需求统计结果，结合库存情况，制定办公用品采购计划。2.采购流程采购计划经行政部门经理审批后，由办公事务专员按照公司采购制度进行采购。选择合格的供应商，进行询价、比价、议价，确保采购物资的质量与价格合理。采购完成后，办公事务专员及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、供应商等信息。3.发放管理各部门根据实际需求填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。办公事务专员按照审批后的申请表发放办公用品，做好发放记录，定期盘点库存。

（四）办公区域管理1.环境卫生制定办公区域环境卫生标准与清洁工作流程，安排专人负责日常清洁工作。清洁范围包括办公桌椅、地面、门窗、卫生间等公共区域，确保办公环境整洁卫生。定期对办公区域进行检查，发现问题及时督促整改，保持良好的办公环境秩序。2.安全管理加强办公区域安全防范意识教育，制定安全管理制度与应急预案。配备必要的安全设施设备，如灭火器、消防栓、监控摄像头等，并定期进行检查与维护。每日下班前，督促各部门关闭电器设备、门窗，消除安全隐患。定期组织安全演练，提高员工应对突发事件的能力。

四、后勤保障管理（一）办公场地管理1.场地租赁根据公司发展需求，行政部门负责办公场地的租赁工作。调研合适的场地资源，与房东协商租赁条款，签订租赁合同。租赁合同应明确租赁面积、租金、租赁期限、付款方式、双方权利义务等内容。2.场地装修如需对新租赁场地进行装修，行政部门负责制定装修方案，报上级领导审批。选择资质合格的装修公司，签订装修合同，明确装修标准、工期、质量要求等。装修过程中，行政部门负责监督装修进度与质量，确保符合公司要求与安全规范。3.场地维护建立办公场地定期巡检制度，后勤保障专员负责检查场地设施设备运行情况。及时发现并处理场地漏水、电路故障、门窗损坏等问题，确保办公场地正常使用。定期对场地进行清洁、消毒，保持良好的办公环境。

（二）车辆管理1.车辆调度后勤保障专员根据公司公务出行需求，合理调度车辆。提前了解用车部门与人员的出行计划，安排合适的车辆与驾驶员。对于紧急用车需求，应优先协调安排，确保工作不受影响。2.车辆维修保养建立车辆维修保养档案，记录车辆行驶里程、维修保养时间、维修项目等信息。按照车辆使用说明书及保养手册要求，定期对车辆进行保养维护，确保车辆性能良好。车辆出现故障时，驾驶员应及时报告，后勤保障专员安排车辆维修，选择正规的维修厂进行维修，确保维修质量。3.车辆保险后勤保障专员负责办理公司车辆的保险手续，选择合适的保险公司与保险险种。按时缴纳车辆保险费用，确保车辆始终处于保险有效期内。发生车辆事故时，按照保险理赔流程及时处理，减少公司损失。

（三）食堂管理1.管理制度制定制定公司食堂管理制度，明确食堂运营管理要求，包括食品安全、服务质量、成本控制等方面。制度应涵盖食堂工作人员岗位职责、食品采购标准、食品加工流程、就餐环境管理等内容。2.食品采购后勤保障专员负责食堂食品采购工作，选择具有合法资质的供应商。建立食品采购索证索票制度，确保采购的食品来源安全可靠。严格控制食品采购成本，定期对采购价格进行比较，选择性价比高的供应商。3.食品加工与供应食堂工作人员应严格遵守食品加工操作规范，确保食品加工过程安全卫生。合理安排饭菜品种与供应时间，满足员工就餐需求。加强食堂就餐环境管理，保持食堂整洁卫生，餐具及时清洗消毒。4.监督检查行政部门定期对食堂进行监督检查，包括食品安全、服务质量、环境卫生等方面。收集员工对食堂的意见与建议，及时反馈给食堂管理人员，督促改进。对于违反食堂管理制度的行为，按照规定进行处理，确保食堂运营规范有序。

（四）能源管理1.能源消耗统计后勤保障专员每月对公司水、电、气等能源消耗情况进行统计分析。建立能源消耗台账，记录各部门、各区域的能源消耗数据，为能源管理提供依据。2.节能措施实施制定公司节能管理制度与措施，倡导员工节约能源。推广使用节能设备与技术，如节能灯具、节水器具等。加强对办公设备的管理，要求员工下班后及时关闭电器设备，减少待机能耗。3.能源成本控制根据能源消耗统计结果，分析能源消耗趋势，采取有效措施控制能源成本。与能源供应商协商合理的价格与结算方式，争取优惠政策。通过节能改造等措施，降低公司能源消耗总量，节约能源费用支出。

五、档案管理（一）档案分类与编号1.档案分类公司档案分为行政管理档案、人力资源档案、财务档案、业务档案等大类。每大类下再根据档案内容细分若干小类，如行政管理档案可分为文件档案、会议档案、合同档案等。2.档案编号为便于档案管理与查询，对每一份档案进行编号。编号规则应简洁明了，具有唯一性，能够反映档案的类别、年度、顺序等信息。

（二）档案收集与整理1.收集范围明确各类档案的收集范围，确保公司各项工作形成的有保存价值的文件资料均能及时归档。包括但不限于公司文件、合同协议、会议记录、财务报表、员工档案、业务往来信函等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间与要求将档案移交至档案管理专员。移交的档案应齐全完整、字迹清晰、格式规范，同时提供电子文档备份。3.整理流程档案管理专员收到档案后，按照档案分类标准进行整理。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。将整理好的档案按照顺序装入档案盒或档案柜，存放整齐有序。

（三）档案保管与存储1.保管期限确定根据国家法律法规及公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为短期、中期、长期和永久保存，不同保管期限的档案采取不同的管理措施。2.保管环境要求档案库房应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。定期对档案库房进行检查，确保档案存储环境安全稳定。3.存储方式档案存储采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，便于查找与借阅；电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，定期进行数据检查与维护。

（四）档案查阅与借阅1.查阅流程公司内部员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。申请表经部门负责人审批后，提交档案管理专员办理查阅手续。档案管理专员根据审批后的申请表提供档案查阅服务，并在查阅现场监督，确保档案安全。2.借阅流程因特殊原因需要借阅档案的，除填写档案查阅申请表并经部门负责人审批外，还需经行政部门经理批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案，按时归还档案。3.查阅与借阅记录档案管理专员应对档案查阅与借阅情况进行详细记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、借阅人、借阅时间、归还时间等信息。定期对查阅与借阅记录进行整理归档，以便追溯与查询。

（五）档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理专员定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由行政部门经理组织，相关部门人员参与，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.销毁流程经鉴定需要销毁的档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。申请表经行政部门经理审核，报上级领导批准后，由档案管理专员会同相关部门人员进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.特殊档案处理对于涉及公司机密、知识产权等特殊档案，销毁前应进行特殊处理，确保信息安全。特殊档案的销毁应按照国家法律法规及公司保密制度的要求执行，必要时可采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁。

六、附则（一）制度修订与解释1.本规章制度如有未尽事宜