总经办例会流程和制度

总经办例会流程和制度一、总则（一）目的1.加强总经办内部沟通与协作，及时解决工作中出现的问题，提高工作效率和决策质量。2.确保公司各项工作按照既定计划有序推进，传达公司战略目标、工作重点和领导指示，促进信息共享。3.协调总经办各岗位之间的工作关系，明确职责分工，强化团队执行力。

（二）适用范围本流程和制度适用于总经办全体成员参加的例会。

（三）例会周期总经办例会每周[X]召开一次，具体时间为[具体时间]，如遇特殊情况需调整例会时间，由总经办主任提前通知参会人员。

二、例会准备（一）资料收集1.各参会人员需在例会召开前[X]个工作日，将本周工作总结及下周工作计划以书面形式提交给总经办秘书。工作总结应包括工作进展、已完成的任务、遇到的问题及解决方案；下周工作计划应明确工作目标、具体任务和时间节点。2.总经办秘书负责收集各部门提交的与总经办工作相关的重要信息、文件及资料，如项目进展报告、重要决策事项反馈等，并进行整理和汇总。

（二）会议通知1.总经办秘书根据例会时间安排，提前[X]个工作日通过邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及相关要求。2.会议通知应包含以下内容：例会召开的具体日期和时间。例会的地点。例会的议程安排，包括各项议题的大致讨论时间。要求参会人员提前准备的资料，如本周工作总结和下周工作计划等。提醒参会人员按时参加会议，如有特殊情况不能出席，需提前向总经办主任请假。

（三）场地布置1.总经办秘书负责例会场地的布置，确保会议桌椅摆放整齐，音响设备、投影仪等会议设施正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等物品。2.在会议桌上摆放参会人员的名牌，以便于识别。

三、例会流程（一）会议签到（[签到时间区间]）1.参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议地点，在签到处进行签到。2.总经办秘书负责签到记录，统计参会人员的出勤情况，对于未按时签到且未提前请假的人员，进行记录并在会后及时沟通。

（二）主持人开场（[开场时长区间]）1.例会由总经办主任主持，主持人应提前到达会议现场，熟悉会议资料和议程安排。2.主持人宣布例会开始，介绍参会人员，简要说明例会的目的和议程安排，强调会议纪律，如手机调至静音或关机状态，避免在会议期间随意走动、交头接耳等。

（三）上周工作总结汇报（[各部门汇报时长区间总和]）1.按照预先确定的汇报顺序，各参会人员依次汇报上周工作总结。汇报应简洁明了，突出重点，主要内容包括工作完成情况、取得的成果、遇到的问题及解决方案等。2.汇报过程中，如有需要，可借助投影仪展示相关数据、图表或文件资料，以便更直观地说明工作情况。3.其他参会人员可在汇报结束后进行简要提问或发表意见，共同探讨问题解决方案和工作经验教训。

（四）问题讨论与决策（[讨论时长区间]）1.针对上周工作中出现的问题以及需要协调解决的事项，参会人员展开讨论。讨论应充分发扬民主，各抒己见，从不同角度分析问题，提出切实可行的解决方案。2.对于重大问题或涉及多个部门的事项，应组织相关人员进行深入研讨，必要时可邀请相关部门负责人或专家参与讨论，提供专业意见和建议。3.在讨论过程中，主持人应引导会议方向，确保讨论围绕主题进行，避免偏离议题或出现争吵等不良情况。对于讨论达成共识的事项，明确责任人和时间节点，形成会议决议。

（五）本周工作计划安排（[各部门计划阐述时长区间总和]）1.各参会人员按照顺序汇报本周工作计划，工作计划应明确、具体、可衡量，包括工作目标、主要任务、实施步骤和时间进度等。2.汇报后，其他参会人员可提出意见和建议，对工作计划进行完善和优化，确保各项工作安排合理、有序，与公司整体目标相一致。3.总经办主任对本周工作计划进行点评和总结，强调重点工作和关键环节，提出工作要求和注意事项。

（六）领导指示与工作强调（[领导指示时长区间]）1.根据会议讨论情况和公司实际工作进展，公司领导发表指示和意见。领导指示应具有针对性和指导性，明确工作方向和重点，对总经办及公司整体工作提出要求。2.参会人员认真听取领导指示，做好记录，领会领导意图。对于领导提出的问题和要求，要及时回应，确保理解准确，执行到位。

（七）会议总结（[总结时长区间]）1.主持人对本次例会进行总结，回顾会议主要内容，包括上周工作总结、问题讨论结果、本周工作计划安排以及领导指示等。2.强调会议决议的重要性和严肃性，要求各参会人员按照职责分工，认真落实会议确定的各项工作任务，确保工作顺利推进。3.对例会的组织和召开情况进行简要评价，收集参会人员对例会的意见和建议，以便不断改进例会流程和提高会议质量。

（八）会议结束主持人宣布例会结束，参会人员有序离开会议场地。

四、会议记录（一）记录人员安排总经办秘书负责例会的记录工作，应具备良好的文字记录能力和沟通能力，确保准确、完整地记录会议内容。

（二）记录内容要求1.会议记录应包含会议的基本信息，如会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.详细记录会议讨论的内容，包括各项议题、发言要点、讨论结果、决策事项等。对于重要观点和关键数据，应逐字记录；对于一般性讨论内容，可进行概括性记录，但要确保记录的准确性和完整性。3.记录会议中提出的问题、解决方案及责任分工，明确各项工作的时间节点和预期目标。4.记录领导指示和工作强调的重点内容，确保记录与领导原意一致。

（三）记录整理与分发1.会议结束后，总经办秘书应及时对会议记录进行整理，核对记录内容，确保准确无误。2.将整理后的会议记录在[整理完成后的时间区间]内以电子文档和纸质文档两种形式保存。电子文档命名规则为"[例会召开年份]年[例会召开月份]月[例会召开日期]日总经办例会记录"，纸质文档打印一式两份，一份存档，一份交总经办主任审阅。3.总经办秘书在完成会议记录整理后，将电子文档发送给参会人员，以便参会人员查阅和了解会议内容，同时作为后续工作的参考依据。对于会议决议涉及的相关部门和人员，应重点发送，确保工作衔接顺畅。

五、会议决议执行与跟踪（一）任务分配与责任落实1.根据会议决议，明确各项工作任务的责任人，确保每项工作都有专人负责。责任人应根据工作任务的要求和时间节点，制定详细的工作计划和实施方案，并及时组织开展工作。2.总经办秘书负责建立会议决议执行任务清单，将各项工作任务、责任人、时间节点等信息进行详细记录，形成任务跟踪表。任务跟踪表应定期更新，及时反映工作进展情况。

（二）执行情况汇报1.责任人应按照任务跟踪表的时间节点要求，定期向总经办秘书汇报工作进展情况。汇报可以采用书面报告或口头汇报的形式，书面报告应包括工作完成情况、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等内容。2.总经办秘书负责收集和整理责任人的工作汇报，形成工作进展报告，并在例会上向参会人员进行通报。对于工作进展顺利的任务，进行经验分享；对于工作中出现的问题和困难，组织参会人员共同研究解决办法，协调相关资源给予支持。

（三）跟踪与监督1.总经办主任负责对会议决议执行情况进行跟踪与监督，定期检查任务跟踪表的更新情况，了解各项工作任务的进展是否符合时间节点要求。2.对于执行过程中出现的重大问题或未能按时完成的工作任务，总经办主任应及时组织相关人员进行分析和研究，查明原因，采取有效措施加以解决。对因主观原因导致工作延误或未达预期目标的责任人，进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。

（四）结果反馈与存档1.各项工作任务完成后，责任人应及时向总经办秘书提交工作总结报告，汇报工作任务的最终完成情况、取得的成果、经验教训等内容。2.总经办秘书负责对工作总结报告进行审核，核实工作任务的完成情况和质量，并将审核后的报告存档。同时，对会议决议执行情况进行全面总结，形成会议决议执行情况报告，提交给总经办主任和公司领导审阅，为公司决策提供参考依据。

六、例会纪律与要求（一）参会纪律1.参会人员应按时参加例会，不得迟到、早退。如有特殊情况不能出席，需提前向总经办主任请假，并安排其他合适人员代为参会或提交书面请假说明及相关工作资料。2.参会人员应提前做好准备，熟悉会议议程和相关资料，在会议期间认真倾听，积极发言，不得随意打断他人讲话。3.保持会议场地的安静和整洁，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。4.严格遵守会议保密制度，对于会议讨论的内容、涉及的商业机密、公司战略等信息，未经许可不得向外泄露。

（二）发言要求1.汇报工作或发表意见时，应简洁明了，突出重点，条理清晰，避免冗长和无关紧要的表述。2.观点明确，论据充分，能够提供具体的数据、事实或案例支持自己的发言内容，确保讨论具有针对性和有效性。3.尊重他人意见，避免在会议中进行人身攻击或情绪化发言。如有不同意见，应通过理性沟通和讨论来表达，共同寻求最佳解决方案。

（三）问题解决要求1.对于会议中提出的问题，相关责任人应积极主动地承担解决责任，不得推诿扯皮。2.在讨论问题解决方案时，应充分考虑各种因素，提出多种可行性方案，并对方案的优缺点进行分析比较，选择最优方案实施。3.对于需要跨部门协作解决的问题，各部门应密切配合，相互支持