餐厅采购管理制度

餐厅采购管理制度1.目的为加强餐厅采购管理，规范采购流程，确保采购的食品及物资符合质量要求，降低采购成本，提高餐厅运营效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于餐厅所有食品、饮料、原材料、设备、用品等物资的采购活动。3.基本原则质量第一原则：所采购的物资必须符合国家相关标准和餐厅的使用要求，确保食品安全、质量可靠。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受监督，防止不正当行为。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。及时供应原则：确保物资按时、按量供应，满足餐厅正常运营需求。二、采购组织与职责1.采购部门采购经理全面负责餐厅采购工作的管理与协调。制定采购计划和预算，报上级领导审批后组织实施。建立和维护供应商管理体系，评估、选择、考核供应商。监督采购流程的执行，确保采购活动合规、高效。定期向上级汇报采购工作情况，提出改进建议。采购专员根据采购计划，具体负责物资的采购工作。收集市场信息，寻找潜在供应商，进行询价、比价、议价。与供应商签订采购合同，跟进合同执行情况，确保按时交货、验收合格。整理采购相关文件和资料，建立采购档案。2.其他相关部门厨房根据餐厅经营情况，提供食品原材料的采购需求清单。参与食品原材料的验收工作，对质量提出意见。仓库负责物资的验收入库、存储保管和发放工作。定期盘点库存，提供库存信息，协助采购部门合理控制库存。财务部门审核采购预算和费用报销。监督采购资金的使用，确保资金安全。三、采购流程1.采购申请使用部门根据库存情况和经营需求，填写《采购申请表》注明物资名称、规格型号、数量、需求日期等详细信息。对于食品原材料，应明确质量标准和特殊要求。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门采购部门对申请进行汇总和初步审核，判断是否合理、必要。2.采购计划制定采购部门根据采购申请表，结合库存情况，制定采购计划确定采购物资的种类、数量、采购时间等。将采购计划报采购经理审批，经批准后实施。3.供应商选择与评估采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商包括网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。收集供应商的相关信息，如营业执照、生产许可证、产品质量认证等资质文件。对潜在供应商进行实地考察和评估考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等。评估供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的能力。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等根据评估情况，选择合格的供应商纳入供应商名录。4.询价与比价采购专员向多家供应商发送询价单询价单应包含物资的详细规格、数量、质量要求、交货期等内容。要求供应商在规定时间内报价，并提供相关产品资料。收集供应商的报价后，进行比价分析对比不同供应商的价格、质量、付款方式等条款。选择性价比最优的供应商作为谈判对象。5.谈判与合同签订采购专员与选定的供应商进行谈判就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。谈判结果形成采购合同草案，报采购经理审核。采购经理对采购合同草案进行审核，审核通过后签订正式采购合同合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同一式多份，双方各执一份，同时抄送财务、仓库等相关部门备案。6.订单下达与跟踪采购专员根据采购合同，向供应商下达采购订单订单应明确物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。要求供应商确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。采购专员跟踪采购订单的执行情况定期与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等。如发现问题或可能影响交货期的情况，及时与供应商协商解决，并向采购经理汇报。7.验收与入库物资到货前，仓库提前做好验收准备工作安排验收人员，准备验收工具和场地。根据采购合同和相关标准，制定验收方案。物资到货时，验收人员按照验收方案进行验收检查物资的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。对食品原材料进行感官检验、理化检验等，确保符合食品安全标准。验收合格的物资，填写《验收单》，办理入库手续。验收不合格的物资，采购专员及时与供应商联系，协商退换货等事宜。8.付款结算采购专员将验收合格的物资发票、验收单、采购合同等相关资料提交给财务部门财务部门审核资料无误后，按照采购合同约定的付款方式进行付款。如采用预付款方式，应在合同签订后按照约定比例支付预付款。货到验收合格后，支付剩余货款。财务部门定期对采购付款情况进行统计和分析确保采购资金的合理使用，防范财务风险。四、采购质量控制1.建立质量标准采购部门会同厨房、仓库等相关部门，制定各类物资的质量标准食品原材料应符合国家食品安全标准和餐厅的使用要求。设备、用品等物资应满足相应的行业标准和使用功能。质量标准应明确物资的外观、规格、性能、材质等方面的要求，并形成文件。2.供应商质量管理要求供应商提供产品质量合格证明文件如检验报告、质量认证证书等。定期对供应商的产品质量进行抽检可委托第三方检测机构进行检测，确保产品质量稳定可靠。对于产品质量不合格的供应商，及时采取整改、暂停供货、取消合作等措施。3.验收环节把控严格按照验收标准进行物资验收验收人员应具备相应的专业知识和技能，确保验收工作的准确性。对验收过程中发现的质量问题，详细记录并及时处理不符合质量要求的物资不得入库，不得投入使用。五、采购成本控制1.预算管理采购部门根据餐厅经营计划和历史采购数据，编制年度采购预算采购预算应涵盖各类物资的采购金额、采购数量等。采购预算报上级领导审批后，严格执行每月对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现偏差并采取措施调整。2.价格谈判采购专员在询价、比价的基础上，与供应商进行充分的价格谈判了解市场价格动态，掌握供应商成本结构，争取有利的采购价格。定期与供应商协商价格调整事宜根据市场变化、原材料价格波动等因素，合理调整采购价格。3.批量采购与库存管理根据物资的使用频率和采购成本，合理确定批量采购规模通过批量采购争取数量折扣，降低采购单价。加强库存管理，合理控制库存水平避免库存积压或缺货，减少库存成本和资金占用。定期盘点库存，及时处理积压物资对积压物资可通过降价促销、退货等方式进行处理。六、采购监督与审计1.内部监督采购部门定期对采购流程进行自查检查采购环节是否合规，有无违规操作、利益输送等问题。财务部门对采购资金的使用情况进行监督审核采购发票、付款凭证等，确保资金支付合法、合规。审计部门定期对采购活动进行审计审查采购合同、采购流程、供应商管理等方面的情况，提出审计意见和建议。2.外部监督接受餐厅内部员工、供应商及其他相关方的监督和投诉设立举报渠道，对举报信息及时进行调查和处理。配合相关部门的检查和监督工作如食品药品监管部门、税务部门等的检查，确保采购活动符合法律法规要求。七、采购人员行为规范1.廉洁自律采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。严禁在采购活动中谋取私利，不得与供应商串通损害餐厅利益。2.诚实守信采购人员应诚实守信，如实向供应商提供采购需求和相关信息。严格履行采购合同约定的义