酒店餐饮-采购部管理制度

酒店餐饮—采购部管理制度1.目的为了规范酒店餐饮采购部的工作流程，加强采购管理，确保采购工作的高效、准确、廉洁，满足酒店餐饮运营的需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于酒店餐饮采购部全体员工及与采购业务相关的供应商。3.基本原则按需采购原则：根据酒店餐饮的实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：确保所采购物品的质量符合酒店餐饮的标准和要求。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判，争取最优惠的价格。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守职业道德，廉洁奉公，杜绝收受供应商贿赂等不正当行为。二、采购组织架构及职责1.采购部组织架构采购部设采购经理一名，下设采购主管若干名，采购专员若干名。2.职责分工采购经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。建立和维护供应商管理体系，评估供应商的资质和信誉，选择合适的供应商进行合作。审核采购订单和合同，确保采购业务的合法性和准确性。协调采购部与其他部门之间的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。监督采购人员的工作，定期进行绩效评估和培训，提高采购团队的整体素质。采购主管协助采购经理制定采购计划和预算，负责具体采购任务的执行。与供应商进行商务谈判，争取有利的采购条件，如价格、交货期、质量保证等。跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决订单执行过程中的问题，确保货物按时、按质、按量交付。收集市场信息，分析采购成本，为采购决策提供参考依据。负责采购文件和资料的整理、归档和保管工作。采购专员根据采购计划和任务，负责具体物品的采购工作，包括询价、比价、议价、下单等。对采购物品进行验收，确保所采购物品的质量符合要求，并办理入库手续。与供应商保持密切沟通，及时反馈采购需求和问题，维护良好的合作关系。协助采购主管进行采购成本控制和市场信息收集工作。三、采购流程1.采购申请酒店餐饮各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货日期等信息。《采购申请表》由部门负责人签字审核后，提交至采购部。2.采购审批采购部收到《采购申请表》后，采购专员对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确。采购主管根据采购申请的性质和金额进行审批，对于金额较大或重要的采购申请，需提交采购经理审批。审批通过后的《采购申请表》作为采购工作的依据。3.供应商选择与评估采购专员根据采购申请的物品信息，通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商目录等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。采购主管组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察，进一步了解供应商的实际情况，并填写《供应商评估表》。根据供应商评估结果，建立合格供应商名录，选择优质供应商进行合作。4.采购询价与比价采购专员向合格供应商发送询价函，详细说明采购物品的规格、数量、质量要求、交货期等信息，要求供应商在规定时间内报价。收集多家供应商的报价，并进行整理和比较，分析各供应商的价格、产品质量、交货期、付款方式等方面的差异。采购专员编写《采购比价报告》，详细列出各供应商的报价情况及对比分析结果，为采购决策提供参考依据。5.采购谈判根据采购比价报告，采购主管与选定的供应商进行采购谈判，争取更有利的采购条件。谈判内容包括价格、交货期、质量保证、售后服务、付款方式等方面，确保双方达成一致意见。采购谈判过程中，采购人员应严格遵守谈判纪律，保守商业机密，维护酒店的利益。6.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购专员根据谈判结果起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同内容应包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同由采购主管审核后，提交采购经理审批。审批通过后，加盖酒店公章，与供应商签订正式采购合同。7.采购订单下达根据采购合同，采购专员在酒店采购管理系统中下达采购订单，明确采购物品的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购订单下达后，及时将订单信息发送给供应商，确保供应商能够按时收到订单并安排生产和发货。8.采购跟踪与催货采购专员定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解货物的生产进度、发货情况等。对于即将到期的采购订单，如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通，了解原因，并要求供应商采取措施确保按时交货。如供应商确实无法按时交货，采购专员应及时向采购主管汇报，并与相关部门协商解决方案，如调整使用计划、寻找替代供应商等。9.采购验收采购物品到货前，采购专员应通知仓库管理人员做好验收准备工作。货物到货后，采购专员与仓库管理人员共同对采购物品进行验收，按照采购合同和相关标准检查货物的数量、质量、规格、型号等是否相符。对于验收合格的物品，仓库管理人员办理入库手续，并填写《入库单》；对于验收不合格的物品，采购专员应及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等事宜。10.采购付款采购物品验收合格且入库后，采购专员收集相关发票、送货单、入库单等凭证，填写《付款申请单》。《付款申请单》经采购主管审核、采购经理审批后，提交至财务部门。财务部门根据酒店的财务制度和付款流程，对《付款申请单》进行审核，审核通过后安排付款。四、采购成本控制1.预算控制采购部根据酒店餐饮的年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。年度采购预算经酒店管理层审批后，作为采购工作的重要依据。采购人员应严格按照预算进行采购，控制采购成本。每月末，采购部对当月采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现偏差并采取措施进行调整。2.价格控制采购人员应通过市场调研、供应商谈判等方式，了解市场价格动态，争取最优惠的采购价格。定期与供应商进行价格谈判，根据市场变化和酒店采购量的大小，要求供应商调整价格。建立价格比较机制，对同类物品的不同供应商报价进行比较，选择价格合理的供应商进行采购。3.库存控制采购部应与仓库管理部门密切配合，合理控制库存水平。根据酒店餐饮的实际需求和销售情况，制定科学的库存管理计划。定期对库存物品进行盘点，及时清理积压物资，减少库存占用资金。根据库存情况，合理安排采购计划，避免过度采购导致库存积压或缺货现象的发生。五、供应商管理1.供应商准入管理采购部建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的要求。供应商申请合作时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购部对供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的实际情况，符合准入标准的供应商方可进入合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。采购专员根据日常采购工作中与供应商的合作情况，填写《供应商评估表》，对供应商进行评分。采购主管根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商提出整改要求或终止合作。3.供应商关系维护采购人员应与供应商保持密切沟通，定期回访供应商，了解供应商的经营状况和合作需求，及时解决合作过程中出现的问题。组织供应商参加酒店的采购会议或培训活动，加强与供应商的信息交流和合作关系。对于长期合作的优质供应商，给予一定的优惠政策或奖励措施，鼓励供应商提供更好的产品和服务。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规变化等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场价格波动风险，可以通过签订长期合同、套期保值等方式进行规避；对于供应商违约风险，可以加强供应商管理，增加备用供应商，要求供应商提供担保等；对于质量问题风险，可以加强采购验收环节的管理，要求供应商提供质量保证等。建立风险预警机制，及时发现风险信号，提前采取措施进行防范和控制，降低风险损失。七、采购文件与档案管理1.采购文件管理采购部应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购合同、采购订单、询价函、报价单、验收报告、发票等。采购文件应按照类别和时间顺序进行整理和归档，确保文件的完整性和可查阅性。采购文件的保存期限应符合酒店的档案管理规定，一般为[X]年。2.档案管理制度建立健全采购档案管理制度，明确档案管理人员的职责和档案管理流程。档案管理人员应定期对采购档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。如需查阅采购档案，应填写《档案查阅申请表》，经采购部负责人审批后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。八、监督与检查1.内部监督酒店内部审计部门定期对采购部的采购业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。采购部应定期进行内部自查，对采购工作中存在的问题及时进行整改，不断完善采购管理制度。2.外部监督接受酒店管理层、其他部门及员工的监督和投诉，对于提出的意见和建议，采购部应认真对待，及时处理并反馈处理结果。主动接受政府相关部门的监督检查，遵守法律法规和政策要求，规范采购行为。九、奖励与处罚1.奖励制度对于在采购工作中表现突出的员工，如为酒店节约采购成本、提供优质供应商资源、及时解决采购问题等，给予相应的奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.处罚制度对于违反采购部管