建筑工程采购管理制度流程

建筑工程采购管理制度流程1.目的为规范建筑工程采购管理工作，确保采购活动的顺利进行，保证工程质量，控制采购成本，提高采购效率，特制定本制度流程。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、构配件、设备、周转材料等的采购。3.职责分工采购部门：负责采购计划的制定、采购订单的下达、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付等工作。工程部门：负责提供工程所需物资的详细规格、数量、质量要求等技术资料，参与供应商的考察与评估，对采购物资进行验收。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验与监督，确保所采购物资符合工程质量要求。财务部门：负责审核采购合同、支付采购款项，对采购成本进行核算与控制。二、采购计划管理1.采购计划的编制依据工程施工图纸、施工组织设计、施工进度计划等文件。工程预算及成本控制目标。物资库存情况。以往工程采购经验及相关历史数据。2.采购计划的编制流程工程部门根据工程进度计划，在每月末前向采购部门提交次月物资需求计划，明确物资名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。采购部门结合物资库存情况，对工程部门提交的物资需求计划进行审核与汇总，编制月度采购计划。月度采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的执行依据。3.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因工程变更、设计修改、施工进度调整等原因导致物资需求发生变化，工程部门应及时向采购部门提交物资需求变更申请。采购部门根据工程部门提交的物资需求变更申请，对采购计划进行相应调整，并重新履行审批手续。三、供应商管理1.供应商的选择标准具有合法经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况。生产或供应的物资质量符合国家相关标准及工程要求。具有较强的生产能力或供应能力，能够满足工程进度需求。价格合理，具有一定的价格优势。售后服务良好，能够及时解决物资使用过程中出现的问题。2.供应商的开发与评估供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术能力等情况。供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作。3.供应商的选择与确定根据工程物资采购需求，采购部门从供应商信息库中筛选出若干潜在供应商，并向其发送询价函，要求其提供物资报价、质量标准、交货期等信息。采购部门组织工程、质量等相关部门对潜在供应商的报价、质量、交货期等进行综合评审，选择综合条件最优的供应商作为中标候选人。中标候选人确定后，采购部门与其进行商务谈判，签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.供应商的日常管理采购部门定期与供应商沟通，了解物资生产进度、质量状况、交货期等情况，及时协调解决出现的问题。采购部门要求供应商提供物资质量证明文件、检验报告等资料，并对物资进行抽检或送检，确保物资质量符合要求。对于供应商的违约行为，采购部门应按照采购合同的约定追究其违约责任。如因供应商原因导致工程延误或质量问题，采购部门有权要求供应商承担相应的损失赔偿责任。四、采购合同管理1.采购合同的签订采购合同由采购部门负责起草，合同条款应符合国家法律法规及公司相关规定，明确双方的权利与义务。采购合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交工程、质量、财务等相关部门会签。各部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出修改意见。采购部门根据各部门的会签意见对采购合同进行修改完善后，报分管领导审批。审批通过后的采购合同由采购部门与供应商签订。2.采购合同的执行采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确物资名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。供应商应按照采购订单要求组织生产与供应，确保物资按时、按质、按量交付。采购部门应跟踪物资生产进度与运输情况，及时协调解决出现的问题。在物资交付前，采购部门应通知工程、质量等相关部门做好验收准备工作。物资交付时，供应商应提供物资质量证明文件、检验报告等资料，并配合采购部门及相关部门进行验收。3.采购合同的变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、工程变更、设计修改等原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。如因供应商违约、工程停建、取消等原因需要解除采购合同，采购部门应按照采购合同约定及相关法律法规的规定，与供应商协商解除合同事宜，并办理相关手续。解除合同后，双方应按照约定承担相应的责任。4.采购合同的归档管理采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，建立采购合同台账。采购合同台账应记录合同编号、签订日期、供应商名称、物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、付款方式、合同执行情况等信息。采购合同台账应定期更新，确保信息的准确性与完整性。五、采购流程管理1.采购申请工程部门根据工程物资需求情况，填写采购申请表，明确物资名称、规格、型号、数量、需求时间、用途等信息。采购申请表经工程部门负责人审核后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到工程部门提交的采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购物资是否在采购计划范围内、采购申请的合理性与必要性等。采购申请审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据采购金额大小、采购物资的重要性等因素进行审批。审批通过后的采购申请进入采购流程。3.采购询价采购部门根据采购申请，向多家供应商发送询价函，要求其提供物资报价、质量标准、交货期等信息。采购部门对供应商的报价进行收集、整理与比较，分析各供应商的价格优势、质量保证能力、交货期等情况，为选择供应商提供参考依据。4.采购谈判采购部门根据询价结果，选择若干综合条件较好的供应商进行采购谈判。采购谈判的内容包括物资价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购部门应与供应商进行充分沟通与协商，争取达成双方都能接受的采购合同条款。5.采购合同签订采购谈判达成一致意见后，采购部门起草采购合同，并按照合同签订流程提交相关部门会签与审批。审批通过后的采购合同由采购部门与供应商签订。6.采购订单下达采购合同签订后，采购部门及时向供应商下达采购订单，明确物资名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。采购订单作为供应商组织生产与供应的依据。7.物资验收在物资交付前，采购部门通知工程、质量等相关部门做好验收准备工作。物资交付时，供应商应提供物资质量证明文件、检验报告等资料，并配合采购部门及相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。8.采购付款物资验收合格后，采购部门根据采购合同约定，填写付款申请单，提交财务部门审核。财务部门审核付款申请单的真实性、合法性、准确性后，按照公司资金管理制度及采购合同约定办理付款手续。六、采购成本控制1.采购成本预算编制采购部门根据采购计划，结合市场价格行情及历史采购数据，编制采购成本预算。采购成本预算应包括物资采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用、税费等各项费用。采购成本预算经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购成本预算作为采购成本控制的依据。2.采购成本控制措施价格控制：采购部门通过市场调研、询价、招标、谈判等方式，选择价格合理的供应商，争取最优惠的采购价格。在采购过程中，采购部门应密切关注市场价格波动情况，及时调整采购策略，降低采购成本。数量控制：采购部门根据工程物资需求计划，合理确定采购数量，避免采购过多或过少造成浪费或延误。在采购过程中，采购部门应与供应商协商，争取批量采购优惠，降低采购单价。质量控制：采购部门严格控制采购物资的质量，确保所采购物资符合工程质量要求。如因物资质量问题导致工程质量事故或经济损失，采购部门应承担相应的责任。通过加强质量控制，减少因质量问题导致的返工、维修等费用，降低采购成本。费用控制：采购部门合理控制采购过程中的运输费用、装卸费用、保险费用、税费等各项费用。在选择运输方式、物流供应商时，应综合考虑运输成本、运输时间、运输安全性等因素，选择最优的运输方案。同时，采购部门应与供应商协商，合理分担各项费用，降低采购总成本。3.采购成本分析与考核采购成本分析：采购部门定期对采购成本进行分析，对比采购成本预算与实际采购成本，分析成本差异的原因。采购成本分析应包括物资采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用、税费等各项费用的分析。通过采购成本分析，找出成本控制的薄弱环节，采取针对性措施加以改进。采购成本考核：公司建立采购成本考核制度，对采购部门的采购成本控制情况进行考核。采购成本考核指标包括采购成本节约率、采购物资质量合格率、采购合同执行率等。采购部门应将采购成本考核结果与部门及员工的绩效挂钩，激励采购部门及员工积极采取措施控制采购成本。七、采购风险管理1.采购风险识别采购部门对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括但不限于以下方面：供应商风险：如供应商破产、倒闭、违约、质量问题、交货期延误等。市场风险：如市场价格波动、原材料供应短缺、通货膨胀等。合同风险：如合同条款不明确、合同纠纷、合同变更与解除等。法律风险：如违反法律法规、政策规定等。内部管理风险：如采购流程不规范、采购人员违规操作、信息沟通不畅等。2.采购风险评估采购部门对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性及影响程度。采购风险评估可采用定性评估与定量评估相结合的方法，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。对于高风险等级的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，重点加以防范。3.采购风险应对措施供应商风险应对：采购部门选择多家供应商，避免对单一供应商过度依赖；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利与义务；加强对供应商的日常管理与监督，定期评估供应商的经营状况与履约能力；建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况时能够及时采取应对措施，确保物资供应不受影响。市场风险应对：采购部门密切关注市场价格波动情况，建立价格预警机制，及时调整采购策略；与供应商协商签订价格调整条款，在市场价格波动较大时能够合理分担价格风险；增加物资储备，应对原材料供应短缺等情况；合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购物资。合同风险应对：采购部门在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同条款明确、合法、合理；加强合同执行过程中的监督与管理，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与供应商协商解决；建立合同纠纷处理机制，在出现合同纠纷时能够及时采取有效的解决措施，维护公司合法权益。法律风险应对：采购部门加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规及政策规定；在采购过程中，咨询专业法律人士，对重大采购事项进行法律风险评估；建立法律风险预警机制，及时发现并纠