档案管理制度

档案管理制度1.目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报告、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。对档案进行鉴定和销毁，定期对档案进行清查和盘点。开展档案信息开发利用工作，为公司决策提供参考依据。负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门档案管理职责负责本部门档案的收集、整理、分类、保管和移交工作。明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门档案移交公司档案管理部门。积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。三、档案收集1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件。公司各项管理制度、规定、办法等文件。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。公司内部的会议文件、记录、纪要等。公司的工作计划、总结、报告、报表等。公司的技术文件、图纸、资料等。公司的财务文件、凭证、报表等。公司的人事档案、工资档案、培训档案等。公司的行政文件、信函、传真等。公司的宣传资料、广告、画册等。公司的照片、音像资料等。其他具有保存价值的文件和资料。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，整理规范。档案收集应保持文件的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。档案收集后，应及时移交公司档案管理部门。四、档案整理1.整理原则遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于检索和统计。2.整理方法分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类、党群工作类等类别。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅。上架：将整理好的档案上架存放，便于保管和利用。五、档案分类及编号1.行政管理类档案分类：公司文件、会议文件、重要活动文件、工作计划与总结、规章制度、行政事务文件、对外联络文件、信访文件、印章管理文件等。编号：XZGL001、XZGL002、......2.经营管理类档案分类：市场调研与分析报告、营销策划方案、销售合同、客户资料、招投标文件、商务谈判记录等。编号：JYGL001、JYGL002、......3.生产技术类档案分类：产品设计文件、工艺文件、生产计划与调度文件、质量控制文件、设备管理文件、技术改造文件等。编号：SCJS001、SCJS002、......4.财务审计类档案分类：财务预算与决算文件、会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务文件等。编号：CWSJ001、CWSJ002、......5.人事劳资类档案分类：员工招聘文件、劳动合同、培训档案、绩效考核文件、薪酬福利文件、人事任免文件等。编号：RSLZ001、RSLZ002、......6.党群工作类档案分类：党组织建设文件、党员教育与管理文件、工会工作文件、共青团工作文件等。编号：DQGZ001、DQGZ002、......六、档案保管期限1.永久保管公司设立、变更、注销的文件。公司年度财务决算报告。公司重要的合同、协议。公司的历史沿革、大事记。其他具有重要保存价值的文件和资料。2.长期保管公司的规章制度、工作计划与总结。公司的经营管理文件、生产技术文件。公司的财务审计文件、人事劳资文件。公司的党群工作文件。公司与外部单位签订的一般合同、协议。公司的培训档案、绩效考核档案。其他需要长期保存的文件和资料。保管期限为10年至50年。3.短期保管公司一般性的行政事务文件、对外联络文件。公司的日常财务凭证、账簿、报表。公司的一般性会议文件、记录、纪要。公司的一般性宣传资料、广告、画册。其他需要短期保存的文件和资料。保管期限为1年至10年。七、档案借阅与利用1.借阅权限公司员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理借阅手续。公司中层以上管理人员借阅档案，可直接到公司档案管理部门办理借阅手续。外部单位因工作需要查阅公司档案，需持单位介绍信，经公司分管领导签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。查阅档案应在公司档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出公司。2.借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，需重新办理借阅手续。重要档案的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。3.借阅要求借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、撕毁、转借或丢失档案。借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。4.利用规定档案管理人员应积极为公司员工和外部单位提供档案利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。档案利用者应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，不得利用档案从事违法违规活动。档案利用者如需对档案进行复印、摘抄等，应经档案管理部门同意，并在档案管理人员的监督下进行。八、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。根据档案的保管期限和价值，对档案进行分类鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、综合分析、准确判定的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、各部门档案管理人员和相关业务人员组成。档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和批准。3.鉴定方法档案鉴定小组根据档案的保管期限和价值，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。对于保管期限已满且无保存价值的档案，档案鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导批准后予以销毁。对于保管期限未满但已失去保存价值的档案，档案鉴定小组应提出销毁意见，报公司分管领导批准后予以销毁。4.销毁程序档案销毁前，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长和公司分管领导签字确认后，方可进行档案销毁。档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应有档案管理部门人员和相关业务人员在场监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。档案销毁后，《档案销毁清单》应作为档案保存，以备查考。九、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化管理。提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用。确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露。2.信息化建设内容档案信息录入：将公司现有档案进行数字化处理，录入档案信息管理系统。档案信息维护：定期对档案信息管理系统中的档案信息进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。档案信息检索：建立档案信息检索系统，方便用户通过关键词、分类号等方式快速查询档案信息。档案信息安全管理：采取安全防护措施，确保档案信息管理系统的安全运行，防止档案信息泄露。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。档案管理人员应严格遵守档案信息安全管理制度，不得擅自泄露档案信息。公司员工应通过档案信息管理系统查询和利用档案信息，不得擅自复制、下载档案信息。十、档案安全管理1.安全防护措施档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。档案库房应安装防火报警装置、灭火器材等消防设备，并定期进行检查和维护。档案库房应配备温湿度调节设备，确保库房内温湿度符合档案保管要求。档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全防范设施，确保档案库房的安全。2.人员安全管理档案管理人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自离岗、脱岗。档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，及时发现和处理安全隐患。档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等。3.信息安全管理加强档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制等措施，防止档案信息泄露。定期对档案信息管理系统进行安全检查和维护，及时修复系统漏洞。严格控制档案信息的访问权限，只有经过授权的人员才能访问档案信息。十一、监督与考核1.监督检查公司档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。各部门应积极配合档案管理部门的监