公司档案管理制度98580

公司档案管理制度985801.目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立综合档案室，负责公司档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性、完整性和安全性。积极开发档案信息资源，为公司各项工作提供服务。三、档案的收集与整理1.收集范围公司各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表等。公司签订的各类合同、协议、意向书等。公司的规划、计划、总结、报告等。公司的财务报表、审计报告、税务资料等。公司的工程图纸、设计方案、技术资料等。公司的照片、音像资料、荣誉证书等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整。收集的档案应符合档案管理的有关规定，字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等，以便于检索和利用。四、档案的归档与移交1.归档时间文书档案应在次年上半年归档。科技档案应在项目完成后三个月内归档。会计档案应按照国家有关规定定期归档。人事档案应随时归档。2.归档要求归档的档案应齐全完整、分类准确、编目规范。归档的档案应一式两份，一份由综合档案室保管，一份由形成部门保管备查。对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，确保电子档案的安全。3.移交手续各部门向综合档案室移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，双方各执一份。五、档案的保管1.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在16年至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限在15年以下的档案。2.保管条件综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。档案应存放在专用的档案柜中，分类存放，并定期进行检查和清点。3.档案鉴定综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组进行。4.档案销毁对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照档案鉴定小组的意见进行销毁。档案销毁时，应填写档案销毁清单，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。档案销毁清单应永久保存。六、档案的利用1.利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外单位人员因工作需要查阅公司档案，须经公司主管领导批准。2.利用手续查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等。借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.利用服务综合档案室应积极为公司员工提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。同时，应根据公司工作需要，主动开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.信息化建设内容档案数字化：对公司现有的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、利用等功能。网络建设：建立公司内部档案管理网络，实现档案信息的共享和传递。3.信息化管理要求电子档案应与纸质档案具有同等效力，电子档案的管理应符合国家有关电子文件管理的规定。档案管理信息系统应具备安全防护功能，确保档案信息的安全。档案管理人员应