餐饮采购管理制度

餐饮采购管理制度1.目的为加强餐饮采购管理，规范采购流程，确保采购物资的质量、价格合理，满足餐饮经营需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下各餐饮门店及相关采购部门的采购活动。3.基本原则质量优先原则：采购的物资必须符合国家相关标准和餐饮行业要求，确保食品安全和品质。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取最优惠的采购价格。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受监督。高效及时原则：确保采购工作高效运作，及时满足餐饮经营的物资需求。二、采购组织与职责1.采购部门采购部经理负责制定采购计划和预算，确保采购工作按计划进行。组织采购人员开展采购活动，监督采购流程的执行。建立和维护供应商关系，定期评估供应商。协调解决采购过程中的问题和纠纷。采购专员根据采购计划实施采购任务，寻找、筛选和评估供应商。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟进采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。收集采购相关信息，建立采购档案。2.使用部门厨房根据餐饮经营需求，提前向采购部门提交物资需求清单。对采购回来的物资进行质量验收，反馈质量问题。配合采购部门进行市场调研，提供物资使用反馈。仓库管理部门负责接收、存储和发放采购物资，建立物资库存台账。定期盘点库存物资，确保账实相符。协助采购部门和使用部门做好物资管理工作。三、采购流程1.需求计划厨房根据每日菜单和库存情况，每周定期向采购部门提交物资需求清单：清单应详细列出所需物资的名称、规格、数量、质量要求等信息。采购部门汇总各厨房的需求清单，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划：采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预计到货时间等。2.供应商选择与评估采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商：包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选：评估其经营资质、信誉状况、生产能力、产品质量等方面，确定入围供应商名单。定期对供应商进行评估：评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等，根据评估结果调整供应商名单。3.采购订单下达采购专员根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单：订单应明确物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。与供应商确认订单内容，确保双方理解一致：如有需要，签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.采购执行与跟踪供应商按照订单要求组织生产和发货：采购专员及时跟进订单执行情况，与供应商保持沟通，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或物资质量问题，采购专员应及时与供应商协商解决：采取相应的补救措施，如催货、换货、补货等，确保餐饮经营不受影响。5.到货验收物资到货前，仓库管理部门做好验收准备工作：包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。物资到货时，验收人员按照采购订单和相关标准进行验收：检查物资的名称、规格、数量、质量等是否与订单一致，对不合格物资及时记录并反馈给采购部门。采购部门与供应商协商处理不合格物资：如退货、换货、补货等，确保采购物资符合要求。6.入库与付款验收合格的物资办理入库手续：仓库管理人员将物资入库，并更新库存台账。采购专员根据采购合同和验收单，办理付款申请：经相关领导审批后，按照公司财务制度进行付款。四、采购质量控制1.建立质量标准采购部门会同使用部门，根据国家相关标准和餐饮行业要求，制定各类采购物资的质量标准：质量标准应明确物资的外观、口感、营养成分、卫生指标等方面的要求。将质量标准传达给供应商，要求其严格按照标准提供物资。2.供应商质量管理要求供应商提供产品质量证明文件：如检验报告、合格证等，确保所采购物资符合质量标准。定期对供应商的生产过程进行实地考察，监督其质量管理体系的运行情况。对供应商提供的物资进行定期抽检，发现质量问题及时采取措施。3.验收环节控制严格执行到货验收制度，验收人员应具备相应的专业知识和技能。按照质量标准对采购物资进行逐批验收，确保不合格物资不入库。对验收过程中发现的质量问题及时记录，并向采购部门反馈，采购部门负责与供应商协商解决。五、采购价格管理1.价格调研采购专员定期进行市场价格调研：了解各类采购物资的市场价格动态，收集不同供应商的报价信息。分析市场价格变化趋势，为采购谈判提供参考依据。2.采购谈判在采购谈判中，采购专员应充分运用市场调研结果，与供应商进行合理的价格谈判：争取最优惠的采购价格。谈判过程中，要关注供应商的成本结构和利润空间，确保价格合理且可持续。3.价格审批对于采购金额较大或价格变动较大的采购项目，采购部门应提交价格审批申请：经相关领导审批后执行。审批过程中，要综合考虑质量、价格、交货期等因素，确保采购决策合理。4.价格调整根据市场价格变化和供应商成本变动情况，适时与供应商协商调整采购价格：确保采购价格始终保持合理水平。如遇市场价格大幅波动，采购部门应及时向上级汇报，采取相应的应对措施。六、采购合同管理1.合同签订采购订单下达后，采购专员应及时与供应商签订采购合同：合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购专员应将合同草本提交给法务部门审核，确保合同合法合规。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照合同约定执行：确保物资按时、按质、按量供应，采购款项按时支付。采购专员负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更与解除如遇特殊情况需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致：并签订相关协议，明确变更或解除的条款和责任。合同变更或解除后，采购专员应及时调整采购计划和相关记录。4.合同归档采购合同签订后，采购专员应及时将合同原件及相关附件归档保存：建立合同档案，便于查阅和管理。合同档案应包括合同草本、审核意见、签订的正式合同、补充协议、执行记录等资料。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估：包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。2.市场风险应对关注市场价格波动和供应情况变化：提前做好市场调研和采购计划调整，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。建立应急采购机制，确保在市场供应紧张时能够及时采购到所需物资。3.质量风险应对加强供应商质量管理，严格执行验收制度：对不合格物资及时处理，降低质量风险。购买质量保险或要求供应商提供质量保证金，以应对可能出现的质量问题。4.供应商风险应对建立供应商评估和淘汰机制：选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。与供应商签订保密协议和竞业禁止协议，防止供应商泄露商业机密或与竞争对手合作。5.合同风险应对加强合同管理，严格审核合同条款：确保合同合法合规，降低合同风险。定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同纠纷。6.付款风险应对严格按照合同约定付款：避免因付款问题影响供应商合作关系。建立付款审批制度，防范资金风险。八、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督：检查采购流程是否合规、采购物资质量是否合格、采购价格是否合理、采购合同执行情况等。审计部门应及时发现问题并提出整改建议，采购部门应积极配合整改。2.外部监督接受政府相关部门和行业协会的监督检查：确保采购活动符合法律法规和行业规范。关注社会舆论和消费者反馈，及时处理相关问题，维护公司形象。3.考核指标采购部门的考核指标包括采购任务完成率、采购物资质量合格率、采购价格合理性、采购成本控制率、供应商满意度等：具体考核指标和权重由公司根据实际情况确定。使用部门和仓库管理部门对采购部门的工作进行评价，评价结果作为采购部门考核的重要依据。4.考核结果应用根据考核结果，对采购部门和采购人员进行奖惩：