公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.管理原则印章管理遵循"谁保管、谁负责"的原则，严格控制印章的使用范围和审批程序，确保印章使用的安全性、合法性和规范性。

二、印章的种类及用途1.公章代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类正式文件、报告、合同、协议、信函等的签署，以及其他需要以公司名义对外表示意思的场合。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务协议等，明确公司在合同关系中的权利和义务。3.财务专用章用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务，是财务部门办理各类财务事项的重要印鉴。4.法定代表人章由公司法定代表人持有，用于特定的财务文件、授权书、重要合同等的签署，作为法定代表人的个人印鉴代表其行使相应职权。5.部门章各部门根据工作需要设立的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，代表部门行使一定的管理职能，但不具备对外的法律效力。

三、印章的刻制与启用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责办理。因工作需要刻制印章时，需由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，行政部门持申请材料到公安机关指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并留存印章印模。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、用途、保管人等信息，报公司总经理审批。总经理审批通过后，行政部门负责发布印章启用通知，明确印章的正式启用日期、使用范围、审批流程等事项，并将启用后的印章印模分发给相关部门存档。

四、印章的保管1.保管原则实行专人保管制度，确保每枚印章都有明确的保管责任人。保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，妥善保管印章，防止印章丢失、被盗用或滥用。印章保管应遵循安全、方便使用的原则，存放于安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，并确保存放地点有必要的安全防范措施。2.保管责任人职责负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全，随时能够找到。严格按照印章使用审批程序进行用印操作，对每一次用印情况进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、用印事由、用印份数、批准人等信息。定期检查印章的使用情况，如发现异常情况应及时报告上级领导，并采取相应的措施。未经批准，不得擅自将印章转借他人使用，不得在空白纸张或文件上加盖印章。印章如有损坏、遗失或被盗等情况，应立即报告上级领导，并采取紧急措施防止损失扩大，同时配合公司进行调查处理。3.印章交接印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、规格、交接日期、交接人、监交人等信息，并签字确认。交接过程需有公司指定的监交人在场监督，确保交接过程的准确性和完整性。交接完成后，《印章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

五、印章的使用1.使用范围公章适用于公司各类对外文件、报告、合同、协议、信函、证明、介绍信等的签署，以及其他需要以公司名义对外表示意思的场合。合同专用章仅限于签订各类经济合同、业务协议等与经济活动相关的文件。财务专用章用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。法定代表人章用于特定的财务文件、授权书、重要合同等的签署，作为法定代表人的个人印鉴代表其行使相应职权。部门章用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得用于对外签署文件或合同。2.使用流程申请：使用印章时，需由使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印文件名称、用印事由、用印份数、使用日期等信息，并按照以下审批权限进行审批：涉及公司重大决策、重要合同、对外投资、融资等事项的用印，需经公司总经理审批。一般业务文件、合同、协议等的用印，由分管领导审批。部门内部文件、通知、报表等的用印，由部门负责人审批。审核：审批人应认真审核用印申请，确保用印事项合法合规、文件内容准确无误。如发现问题，应及时与申请部门沟通并提出修改意见。用印：经审批同意后，印章保管责任人方可在用印文件上加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，位置准确，并在用印处加盖骑缝章（如有需要）。登记：印章保管责任人在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、用印事由、用印份数、批准人、用印人等信息。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先履行正常审批程序时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续，并在《印章使用申请表》上注明原因。对于涉及金额较大、风险较高的经济合同或重要文件，必要时可要求使用人提供相关背景资料或说明，以便审批人做出更准确的决策。

六、印章的停用与销毁1.停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用日期、印章名称、停用原因等信息，报公司总经理审批。总经理审批通过后，行政部门负责发布印章停用通知，明确印章停用日期，并将停用后的印章收回保管。2.销毁对于已停用的印章，除有留存价值或法律规定需要保留的外，应及时进行销毁。销毁印章时，应由行政部门会同相关部门组成销毁小组，共同监督印章销毁过程。销毁印章应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保印章无法被复原或重新使用。销毁完成后，销毁小组成员应在《印章销毁清单》上签字确认，并存档备查。

七、监督与检查1.公司行政部门负责定期对印章的保管和使用情况进行监督检查，确保印章管理符合本制度的规定。检查内容包括印章保管是否安全、使用审批程序是否严格执行、用印登记是否完整准确等。2.对于违反本制度规定使用印章的行为，行政部门应及时制止并进行调查处理。视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；如给公司造成经济损失或其他不良影响的，应依法追究其法律责任。3.公司鼓励全体员工对印章管理中的违