人事档案管理办法

人事档案管理办法一、总则1.目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理应遵循真实、完整、及时、保密的原则，确保档案信息的准确性和安全性。

二、管理职责1.人力资源部门职责负责人事档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等工作。制定和完善人事档案管理制度，并监督执行。对人事档案管理人员进行培训和指导。2.档案管理人员职责严格遵守档案管理规定，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。妥善保管人事档案，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。按照规定的程序和要求，及时为有关部门和人员提供档案查阅服务。负责办理人事档案的转递手续，确保档案转递的准确和及时。

三、档案内容1.员工基本信息个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业资格证书复印件等。就业报到证、劳动合同、解除劳动合同证明等。2.教育培训记录参加的各类培训、学习情况，包括培训时间、培训内容、培训证书等。学历教育情况，包括入学时间、毕业时间、学校名称、专业等。3.工作经历工作经历，包括工作单位、工作岗位、工作时间、工作职责等。考核评价材料，包括年度考核、绩效考核、奖惩情况等。4.薪酬福利信息工资发放记录、奖金分配记录、社会保险缴纳记录等。福利待遇情况，包括住房公积金、带薪年假、病假等。5.职业发展记录职业发展规划、职业培训计划等。晋升、调动、降职等人事变动记录。6.其他材料员工的重要业绩材料、荣誉证书、获奖证明等。员工的体检报告、病历等健康资料。

四、档案建立与收集1.档案建立新员工入职时，人力资源部门应及时为其建立人事档案。档案管理人员应按照档案内容要求，收集员工的相关资料，并进行整理和归档。2.档案收集档案管理人员应定期收集员工的各类资料，确保档案内容的及时更新。各部门应积极配合档案管理人员的工作，及时将员工的相关材料移交至人力资源部门。员工本人应主动向人力资源部门提交个人相关资料，如学历证书、资格证书等。

五、档案整理与分类1.档案整理档案管理人员应对收集到的档案资料进行整理，去除重复、无效的材料，并按照档案内容的类别进行分类。2.档案分类人事档案分为以下几类：员工基本信息类。教育培训记录类。工作经历类。薪酬福利信息类。职业发展记录类。其他材料类。

六、档案编号与装订1.档案编号档案管理人员应对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：编号由年份、部门代码、员工序号组成。年份为档案建立的年份，取后两位数字。部门代码由三位数字组成，按照公司部门代码表确定。员工序号由四位数字组成，从0001开始依次编号。例如，2023年人力资源部新入职员工的档案编号为230010001。2.档案装订档案管理人员应将整理好的档案资料按照编号顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意以下事项：资料应按照档案分类顺序排列，同一类别的资料应放在一起。资料应使用A4纸张，并统一采用左侧装订的方式。装订应牢固，不得有散页、掉页等现象。

七、档案保管1.保管要求人事档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.保管期限人事档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：永久保管的档案：员工的重要业绩材料、荣誉证书、获奖证明等。长期保管的档案：员工的工作经历、考核评价材料、薪酬福利信息等，保管期限为50年。短期保管的档案：员工的基本信息、教育培训记录等，保管期限为10年。3.档案销毁档案保管期限届满后，档案管理人员应按照规定的程序进行档案销毁。销毁前应进行登记造册，经人力资源部门负责人审核批准后，由两人以上共同销毁，并在销毁清册上签字确认。

八、档案查阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。公司外部单位或个人因工作需要查阅人事档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《人事档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人审核批准后，方可查阅。2.查阅程序档案管理人员应根据审批后的《人事档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。3.查阅记录档案管理人员应对每次档案查阅情况进行记录，记录内容包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等。查阅记录应妥善保管，以备查阅。

九、档案转递1.转递原因员工因工作调动、离职、退休等原因需要转递人事档案的，人力资源部门应及时办理档案转递手续。2.转递程序档案管理人员应根据员工的转递申请，填写《人事档案转递通知单》，并将档案材料进行密封包装。《人事档案转递通知单》应注明档案转递的原因、转递单位、转递地址等信息。档案管理人员应通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字确认。3.转递记录档案管理人员应对每次档案转递情况进行记录，记录内容包括转递时间、转递人员、转递单位、转递地址等。转递记录应妥善保管，以备查阅。

十、保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经人力资源部门负责人批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播人事档案信息。在档案管理工作中，涉及档案机密的文件、资料等应妥善保管，防止丢失和泄密。2.安全措施档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫等安全设施，确保档案的安全。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。在档案整理、查阅、转递等过程中，应注意保护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。

十一、监督与检查1.监督机制公司建立人事档案管理监督机制，人力资源部门定期对档案管理工作进行自查，确保档案管理工作符合规定要求。2.检查内容检查内容包括档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节，以及档案管理制度