信息共享管理制度

信息共享管理制度一、总则1.目的为规范公司内部信息共享行为，确保信息在合理范围内流通，提高工作效率，促进部门间协作，保障公司信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有信息交互的外部合作伙伴（如有）。3.信息定义本制度所指信息包括但不限于公司业务数据、技术文档、财务信息、人力资源信息、客户资料、市场情报等各类以电子或非电子形式存在的与公司运营相关的信息。

二、信息共享原则1.合法合规原则信息共享行为必须遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度，不得泄露涉及国家机密、商业秘密等违法违规信息。2.必要原则信息共享应基于工作需要，确保共享的信息是完成特定工作任务所必需的，避免过度共享导致信息滥用。3.安全原则在信息共享过程中，要采取必要的安全措施，保障信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丢失。4.授权原则未经信息所有者明确授权，不得擅自共享其信息。共享信息时，应明确告知信息接收方使用目的、范围和保密要求。

三、信息共享流程1.提出共享需求各部门或员工在工作中如有信息共享需求，应填写《信息共享申请表》，详细说明共享信息的名称、内容、共享对象、共享目的、使用期限等信息。2.部门负责人审批申请表提交至本部门负责人，部门负责人根据工作实际情况和信息共享原则进行审批。对于涉及重要信息或敏感信息的共享申请，部门负责人应进行严格审核，并可能要求提供额外的说明或保障措施。3.信息所有者审批（如有必要）若共享信息涉及其他部门的信息所有者，需将申请表流转至信息所有者进行审批。信息所有者有权决定是否同意共享其信息，并可提出相关的共享条件或限制。4.共享实施经审批通过后，由申请部门负责按照审批意见进行信息共享操作。共享方式可根据信息的性质和共享需求选择合适的途径，如邮件发送、文件共享平台、内部系统推送等。在共享信息时，应确保信息的准确性和完整性，并附上必要的说明和解释。5.记录与跟踪建立信息共享记录台账，对每次信息共享的申请、审批、共享过程及后续反馈等情况进行详细记录。同时，对共享信息的使用情况进行跟踪，确保信息接收方按照约定的目的和范围使用信息。

四、信息共享的分类与管理1.业务数据共享销售数据：销售部门定期向市场部门、财务部门等共享销售业绩、客户订单等数据，以支持市场分析、财务核算等工作。共享时应确保数据的准确性和及时性，且接收部门不得将数据用于非工作目的。生产数据：生产部门与采购部门、质量控制部门等共享生产进度、原材料消耗、产品质量等数据，以便采购部门及时安排原材料供应，质量控制部门进行质量监控。生产数据共享应遵循生产管理流程，确保数据的保密性和完整性。2.技术文档共享研发成果文档：研发部门在完成项目研发后，将相关的技术文档、专利信息等共享给技术支持部门、市场部门等，以促进技术应用和产品推广。共享的技术文档应进行必要的加密和权限设置，防止技术泄露。技术规范文档：技术部门制定的技术规范文档应在公司内部共享，供相关部门和员工查阅参考。对于涉及核心技术的规范文档，应严格控制访问权限，仅限特定人员使用。3.财务信息共享财务报表：财务部门定期向管理层、相关业务部门共享财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，以便各部门了解公司财务状况，做出合理决策。财务信息共享应遵循财务保密制度，确保财务数据的安全性。预算信息：财务部门与各业务部门共享预算编制、执行情况等信息，共同监控预算执行进度，及时调整预算安排。预算信息共享应在规定的范围内进行，避免信息泄露对公司预算管理造成不利影响。4.人力资源信息共享员工基本信息：人力资源部门向其他部门共享员工基本信息，如姓名、联系方式、岗位信息等，以便于工作沟通和协作。员工基本信息共享应遵循员工隐私保护原则，不得随意传播员工个人敏感信息。绩效考核信息：人力资源部门与员工所在部门共享绩效考核结果，作为员工薪酬调整、晋升、培训等的依据。绩效考核信息共享应严格保密，确保考核的公正性和客观性。

五、信息共享的安全保障1.物理安全对存储共享信息的服务器、存储设备等硬件设施进行安全防护，设置访问权限，限制无关人员接触。定期对硬件设施进行维护和检查，确保其正常运行，防止因硬件故障导致信息丢失或损坏。2.网络安全建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。对共享信息的网络传输进行加密处理，确保信息在传输过程中的保密性。3.数据安全对共享信息进行分类分级管理，根据信息的敏感程度设置不同的访问权限，确保只有授权人员能够访问相应信息。定期对共享信息进行备份，备份数据存储在安全的位置，并进行异地存储，以防止数据丢失。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据遭受破坏时能够及时恢复。4.人员安全加强对员工的信息安全培训，提高员工的信息安全意识，使其了解信息共享的安全风险和防范措施。对涉及信息共享的人员进行背景审查和权限管理，签订保密协议，明确其在信息共享过程中的责任和义务。

六、信息共享的监督与审计1.监督机制设立信息共享监督小组，由公司管理层、信息安全部门等相关人员组成，负责对公司信息共享情况进行定期检查和不定期抽查。信息共享监督小组有权对信息共享申请、审批、实施等环节进行监督，发现问题及时责令整改。2.审计机制定期对公司信息共享情况进行内部审计，审查信息共享的合规性、安全性以及共享信息的使用效果等。审计部门有权调阅信息共享记录、相关文件和数据，对信息共享相关人员进行询问和调查。3.违规处理对于违反本制度进行信息共享的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。对于因信息共享违规行为给公司造成损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。

七、信息共享的外部合作管理1.合作伙伴选择在与外部合作伙伴进行信息共享前，应对合作伙伴进行严格的评估和筛选，确保其具备良好的信誉、信息安全管理能力和保密意识。2.合作协议签订与外部合作伙伴签订信息共享合作协议，明确双方的权利和义务、信息共享的范围和方式、保密责任、违约责任等条款。合作协议应符合法律法规要求，并具有可操作性。3.外部合作信息共享管理按照合作协议的约定，对与外部合作伙伴共享的信息进行管理，确保信息共享在规定的范围内进行，防止信息泄露。定期对外部合作伙伴的信息共享情况进行监督和评估，如发现合作方存在违反协议的行为，应及时采取措施予以纠正，并视情况决定是