办公用品管理及领用制度

办公用品管理及领用制度一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用和领用流程，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、库存管理和发放工作。定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物资，对积压物资进行合理处理。制定办公用品年度预算，报公司领导审批后执行。监督检查办公用品的使用情况，对浪费行为进行纠正和处理。各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。督促本部门员工合理使用办公用品，杜绝浪费现象。员工按照本制度规定领用办公用品，妥善保管和使用，不得随意丢弃或转借他人。如有特殊需求，及时向部门负责人提出申请。

二、办公用品的分类及标准1.办公用品分类办公文具类：如纸张、笔记本、笔、文件夹、订书机、胶水等。办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。办公耗材类：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸等。办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等。其他办公用品：如电话机、计算器、饮水机、绿植等。2.办公用品标准根据工作需要和实际情况，制定各类办公用品的配备标准，确保员工能够正常开展工作。对于价值较高的办公用品，如办公设备等，实行集中采购和统一管理，延长使用寿命，提高使用效率。鼓励员工使用环保、节能型办公用品，减少对环境的影响。

三、办公用品的采购1.采购原则遵循"按需采购、经济适用、质量优先"的原则，确保所采购的办公用品符合公司实际需求和质量标准。优先选择具有良好信誉和售后服务的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。2.采购流程需求申报各部门负责人应于每月末统计本部门下月办公用品需求情况，填写《办公用品需求申请表》，详细注明办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人签字后报行政部门。审核汇总行政部门收到各部门的《办公用品需求申请表》后，进行审核汇总，结合库存情况，编制《办公用品采购计划表》，报公司领导审批。采购实施经公司领导审批后的《办公用品采购计划表》，由行政部门负责组织采购。采购人员应按照审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购，确保采购的办公用品及时、准确、质量合格。验收入库办公用品到货后，行政部门采购人员应会同仓库管理人员按照采购合同和发票进行验收。验收内容包括办公用品的规格、型号、数量、质量等。验收合格后，办理入库手续，填写《办公用品入库单》，将办公用品存放于仓库指定位置。对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系退换货事宜。

四、办公用品的库存管理1.库存盘点行政部门仓库管理人员应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时，仓库管理人员应认真核对办公用品的实际数量与库存账目是否一致，填写《办公用品盘点表》，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应及时查明原因，编制《盘盈盘亏报告表》，报行政部门负责人和公司领导审批后进行账务处理。2.库存保管仓库应保持干燥、通风、整洁，确保办公用品不受潮、不受损、不丢失。办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和发放。对贵重办公用品和易燃易爆物品，应单独存放，严格管理，确保安全。仓库管理人员应定期对库存办公用品进行检查，发现问题及时处理，确保库存办公用品的质量和安全。3.库存预警行政部门应根据办公用品的使用频率、采购周期等因素，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，仓库管理人员应及时填写《办公用品采购申请单》，报行政部门负责人审批后进行采购。行政部门负责人应定期关注办公用品库存情况，根据实际需求调整库存预警线，确保办公用品的正常供应。

五、办公用品的领用1.领用原则员工应根据工作需要，合理领用办公用品，不得浪费。严格按照规定的领用流程进行领用，不得擅自越权领用或代领。2.领用流程个人领用员工如需领用办公用品，应到行政部门仓库填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、办公用品名称、规格、型号、数量等信息，经仓库管理人员核实后发放。部门领用部门因工作需要领用批量办公用品时，由部门负责人填写《办公用品领用申请表》，注明领用日期、办公用品名称、规格、型号、数量、用途等信息，经行政部门负责人审批后，仓库管理人员按照审批后的数量发放。3.领用标准根据员工岗位和工作性质，制定办公用品的领用标准，如办公文具类每人每月领用标准为[X]份，办公耗材类根据实际使用情况按需领用等。对于价值较高的办公用品，如办公设备等，实行限量领用和审批制度，确因工作需要领用的，应经公司领导批准。4.特殊情况领用员工因工作需要临时增加办公用品领用的，应填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人签字后报行政部门审批，仓库管理人员根据审批结果发放。5.领用记录仓库管理人员应及时记录办公用品的领用情况，更新库存台账，确保库存数量准确无误。每月末，仓库管理人员应将本月办公用品领用情况进行汇总，报行政部门负责人审核。

六、办公用品的使用与维护1.使用要求员工应妥善保管和使用所领用的办公用品，不得随意丢弃、损坏或转借他人。办公文具类应节约使用，尽量双面打印、复印，减少纸张浪费。办公设备类应按照操作规程正确使用，定期进行维护保养，确保设备正常运行。办公耗材类应合理使用，根据实际需求更换，避免浪费。2.维护责任办公设备类的日常维护由使用部门负责，如出现故障，应及时通知行政部门安排维修。办公家具类的维修和保养由行政部门负责，定期对办公家具进行检查，及时维修损坏的家具。对于因使用不当或保管不善造成办公用品损坏或丢失的，员工应照价赔偿。3.报废处理对于已损坏无法修复或已达到报废年限的办公用品，由使用部门填写《办公用品报废申请表》，注明报废原因、办公用品名称、规格、型号、数量等信息，经行政部门负责人审核后报公司领导审批。经公司领导批准后的报废办公用品，由行政部门负责统一处理，可采取变卖、捐赠等方式，减少公司资产损失。

七、监督与检查1.行政部门监督行政部门应定期对办公用品的采购、库存管理、领用情况进行检查，确保各项工作符合本制度规定。对于发现的问题，应及时督促相关部门和人员进行整改。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理情况进行审计，检查办公用品采购、使用、库存等环节的合规性和效益性，提出审计意见和建议，促进公司办公用品管理水平的提高。3.违规处理对于违反