信息供应商管理办法

信息供应商管理办法一、总则1.目的为加强对信息供应商的管理，规范信息采购行为，确保所获取信息的准确性、及时性、合法性和完整性，保障公司业务的顺利开展，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司与各类信息供应商之间的合作及相关管理活动，包括但不限于信息的采购、使用、评估等环节。3.基本原则（1）合法合规原则：信息供应商的选择、合作及信息获取应严格遵守国家法律法规及公司内部规定。（2）质量优先原则：优先选择能够提供高质量、可靠信息的供应商，确保信息满足公司业务需求。（3）公平公正原则：在供应商选择、评估、合作等过程中，遵循公平公正的原则，维护市场竞争秩序。（4）动态管理原则：对信息供应商进行动态跟踪和管理，根据合作情况及时调整合作策略。

二、信息供应商的选择与准入1.供应商需求分析各部门根据业务需求，定期梳理所需信息的类别、范围、质量要求、时间要求等，形成信息需求清单，并提交至信息管理部门。2.供应商筛选信息管理部门根据各部门提交的需求清单，通过多种渠道收集潜在信息供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，建立供应商候选库。3.供应商评估（1）组建评估小组，成员包括信息管理部门、相关业务部门及法务、财务等专业人员。（2）从公司实力、信誉状况、信息质量、服务能力、价格水平、技术支持等维度制定详细的评估指标体系。（3）评估小组对候选供应商进行实地考察、问卷调查、资质审核、案例分析等多方面评估，并根据评估指标体系进行打分。4.供应商准入审批（1）根据评估结果，由信息管理部门汇总评估报告，提出供应商准入建议。（2）将准入建议提交至公司管理层进行审批，审批通过后确定为正式信息供应商，并签订合作协议。

三、信息供应商合作协议管理1.协议签订信息管理部门负责与选定的信息供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、信息内容、服务标准、价格条款、保密条款、违约责任等事项。合作协议应符合法律法规要求，并经法务部门审核。2.协议执行（1）双方应严格按照合作协议履行各自职责，确保信息供应与获取工作的顺利进行。（2）信息管理部门负责跟踪协议执行情况，及时协调解决合作过程中出现的问题。3.协议变更与终止（1）如因业务需求变化、供应商自身原因等需要变更合作协议，信息管理部门应与供应商进行协商，并签订变更协议。（2）若出现供应商严重违约、信息质量严重不达标、公司业务调整不再需要相关信息等情况，可提前终止合作协议，但应按照协议约定履行通知及相关手续。

四、信息采购管理1.采购计划制定信息管理部门根据各部门需求及信息供应商合作协议，结合公司预算和业务发展规划，制定年度、季度和月度信息采购计划。采购计划应明确信息类别、数量、采购时间、预计费用等内容。2.采购流程（1）信息采购申请：各部门根据实际业务需求，填写信息采购申请表，详细说明所需信息的具体内容、用途、时间要求等，提交至信息管理部门。（2）采购审批：信息管理部门对采购申请进行审核，审核通过后提交至相关领导进行审批。审批通过后，按照采购计划组织实施采购。（3）采购实施：信息管理部门通过与供应商沟通、下单等方式完成信息采购工作，确保采购信息的准确性和及时性。3.采购记录与档案管理（1）建立信息采购台账，详细记录采购信息的类别、供应商名称、采购时间、采购金额、支付情况等内容。（2）对采购过程中产生的各类文件、合同、发票等资料进行整理归档，妥善保管，以备查询和审计。

五、信息质量控制1.质量标准制定信息管理部门根据公司业务需求，与相关业务部门共同制定信息质量标准，明确信息的准确性、完整性、及时性、相关性等方面的具体要求。2.质量验收（1）信息交付时，信息管理部门应按照质量标准对供应商提供的信息进行验收。验收方式可包括抽检、全检、数据比对、实地核实等。（2）对于验收不合格的信息，应及时通知供应商进行整改或重新提供，直至达到质量标准要求。3.质量跟踪与反馈（1）建立信息质量跟踪机制，定期对已采购信息的使用情况进行跟踪，收集业务部门反馈意见。（2）根据跟踪与反馈情况，及时与供应商沟通，提出改进建议，持续提升信息质量。

六、信息供应商服务管理1.服务要求明确在合作协议中明确信息供应商的服务内容、服务标准、响应时间等要求，确保供应商能够提供优质、高效的服务。2.服务监督与评价（1）信息管理部门负责对信息供应商的服务进行日常监督，及时发现并解决服务过程中出现的问题。（2）定期组织业务部门对信息供应商的服务质量进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。3.服务改进根据服务监督与评价情况，与信息供应商共同分析存在的问题，制定改进措施，督促供应商不断提升服务水平。

七、信息供应商费用管理1.费用预算编制信息管理部门在制定信息采购计划时，应同时编制费用预算，明确各项信息采购的预计费用，并提交至财务部门审核。2.费用支付（1）财务部门根据合作协议及采购合同，审核信息管理部门提交的费用支付申请，确保支付金额准确无误、支付手续齐全。（2）按照公司财务制度及合同约定的支付方式和时间，及时向信息供应商支付费用。3.费用核算与审计（1）财务部门定期对信息采购费用进行核算，确保费用支出合理合规。（2）审计部门定期对信息采购费用进行审计，检查费用支出的真实性、合法性和效益性。

八、信息供应商保密管理1.保密协议签订在与信息供应商签订合作协议时，应同时签订保密协议，明确双方在信息保密方面的权利义务。保密协议应涵盖公司商业秘密、业务数据、技术信息等内容。2.保密措施要求要求信息供应商采取必要的保密措施，如物理安全措施、网络安全措施、人员管理措施等，防止公司信息泄露。3.保密监督与检查信息管理部门定期对信息供应商的保密工作进行监督检查，发现问题及时要求供应商整改。如因供应商原因导致公司信息泄露，应依法追究其法律责任。

九、信息供应商评估与考核1.定期评估每年定期对信息供应商进行全面评估，评估内容包括信息质量、服务水平、价格合理性、合作配合度等方面。评估方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析、业务部门反馈等。2.动态考核建立信息供应商动态考核机制，根据日常合作情况及时对供应商进行考核，考核结果作为供应商后续合作、费用调整、服务改进等的重要依据。3.评估与考核结果应用（1）对于评估与考核