原材料采购制度

原材料采购制度一、总则1.目的为了规范公司原材料采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保证原材料的质量、供应及时性和成本合理性，满足公司生产经营的需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有原材料的采购活动，包括但不限于生产用原材料、辅助材料、包装材料等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产计划和销售订单，准确核算原材料需求数量和规格，确保采购数量合理，避免积压和浪费。质量优先原则：严格把控原材料质量，选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原材料符合公司生产要求和相关质量标准。成本控制原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略、谈判技巧和供应商管理，降低采购成本，提高公司经济效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。

二、采购组织与职责1.采购部门职责根据公司生产计划和销售订单，制定原材料采购计划，并组织实施采购活动。负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保原材料按时、按量、按质供应。负责采购成本的控制和分析，通过优化采购流程、降低采购价格等措施，降低采购成本。收集、整理采购相关信息，建立采购数据库，为公司决策提供数据支持。人员设置及分工采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，协调与其他部门的沟通合作，监督采购工作的执行情况，对采购团队的绩效负责。采购专员：根据采购计划具体执行采购任务，与供应商联系、洽谈、下单，跟踪订单进度，收集采购相关信息，协助处理采购过程中的问题。

2.其他相关部门生产部门定期向采购部门提供生产计划和物料需求清单，明确原材料的规格、数量、交货时间等要求。协助采购部门对新开发的原材料进行试用和评估，提供反馈意见。参与采购合同的评审，对原材料的质量、供应及时性等方面提出建议。质量部门制定原材料质量检验标准和检验流程，对采购的原材料进行检验和验收，确保原材料质量符合公司要求。参与供应商的评估和选择，提供质量方面的专业意见。对采购过程中出现的质量问题进行调查和分析，提出处理建议。财务部门负责采购资金的预算安排和支付审核，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的评审，对采购成本进行核算和控制，提供财务方面的建议。定期对采购成本进行分析和评估，为公司决策提供财务数据支持。

三、采购流程1.采购需求确定生产部门根据月度生产计划和销售订单，结合库存情况，编制《原材料需求清单》，详细列出所需原材料的名称、规格、型号、数量、预计交货时间等信息，并提交给采购部门。采购部门收到《原材料需求清单》后，进行审核和汇总，对需求的合理性进行分析，如有疑问及时与生产部门沟通确认。2.供应商选择与评估供应商开发采购部门根据原材料需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息，建立供应商信息库。供应商评估采购部门组织相关人员（如质量部门、技术部门等）对初步筛选后的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员资质、环保措施等方面，确保供应商具备稳定生产合格产品的能力。对供应商提供的样品进行检验和测试，与公司的质量要求进行对比，评估其产品质量是否符合标准。收集供应商的报价，比较不同供应商的价格水平，同时考虑其付款方式、交货期等因素，综合评估供应商的性价比。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并建立供应商档案。3.采购订单下达采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就原材料的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款达成一致后，签订《采购合同》。《采购合同》应明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法有效。合同签订后，采购专员根据合同内容下达《采购订单》，明确订单编号、原材料名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。4.采购订单跟踪与催货采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解订单的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商可能无法按时交货，采购专员应及时与供应商协商解决，并采取相应的催货措施，确保原材料按时供应。对于紧急订单或重要原材料的采购，采购专员应加强跟踪频率，确保订单的顺利执行。5.原材料验收原材料到货前，采购部门应提前通知质量部门做好验收准备工作。质量部门按照制定的原材料质量检验标准和检验流程，对到货的原材料进行检验和验收。验收内容包括原材料的外观、数量、规格、型号、质量证明文件等方面，确保原材料与采购订单和合同要求一致。如检验合格，质量部门出具《原材料检验报告》，采购部门办理入库手续；如检验不合格，质量部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。6.采购付款采购部门收到供应商开具的发票后，进行审核，确保发票内容与采购合同和实际采购情况一致。审核无误后，采购部门将发票及相关付款申请资料提交给财务部门。财务部门对付款申请进行审核，确认采购业务的真实性、合法性和金额准确性后，按照公司的资金支付流程办理付款手续。

四、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、合理。合同内容应包括但不限于原材料名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购部门在签订合同前，应将合同草本提交给相关部门（如质量部门、财务部门等）进行评审，各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见，确保合同符合公司利益和要求。经评审通过后，采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司合同专用章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。2.合同执行与变更采购部门负责监督采购合同的执行情况，确保双方按照合同约定履行各自的义务。在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订《合同变更协议》。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并经相关部门评审通过后生效。采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，确保各部门了解合同变更的影响，并相应调整工作安排。3.合同结算与归档采购合同执行完毕后，采购部门应及时与供应商进行结算，确保货款支付准确无误。采购部门负责收集、整理采购合同及相关文件资料，包括合同草本、评审意见、变更协议、发票、验收报告等，按照公司档案管理规定进行归档保存。合同档案应妥善保管，便于查阅和追溯。

五、供应商管理1.供应商准入管理采购部门负责建立供应商准入标准和流程，明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、符合要求的产品质量等。潜在供应商需填写《供应商准入申请表》，提交公司要求的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明等。采购部门对申请资料进行初审，初审合格后组织相关人员对供应商进行实地考察和评估，评估合格的供应商方可纳入公司供应商名录。2.供应商日常管理采购部门定期对供应商进行沟通和交流，了解其生产经营情况、产品质量状况、售后服务等方面的信息，及时解决合作过程中出现的问题。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、采购订单执行情况、付款记录等内容，为供应商管理提供数据支持。采购部门根据供应商的表现，定期对供应商进行考核评价，考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于考核不合格的供应商，采购部门应采取相应的措施，如警告、减少订单量、暂停合作、淘汰等。3.供应商激励与淘汰对于表现优秀的供应商，公司给予一定的激励措施，如增加订单量、优先付款、提供合作机会等，以鼓励供应商继续保持良好的合作状态。对于出现以下情况之一的供应商，采购部门应及时淘汰：产品质量连续出现严重问题，经多次整改仍无法满足公司要求。交货期经常延误，严重影响公司生产计划。提供虚假信息或产品，存在欺诈行为。售后服务不到位，客户投诉较多，且拒不整改。其他严重违反公司规定或合同约定的行为。采购部门应定期对供应商名录进行清理，及时淘汰不合格供应商，并补充新的合格供应商，确保供应商队伍的质量和稳定性。

六、采购成本控制1.采购成本分析采购部门定期对采购成本进行分析，包括采购价格、运输成本、仓储成本、质量成本等方面，找出影响采购成本的因素。通过与历史数据对比、同行业数据对比等方式，评估采购成本的合理性，分析成本变动的原因，为成本控制提供依据。2.采购价格控制采购部门在采购过程中，应通过多种方式降低采购价格，如与供应商进行谈判、招标采购、集中采购、联合采购等。建立采购价格监控机制，关注市场价格动态，及时掌握原材料价格变化趋势，在价格合适时进行采购。对于采购金额较大的原材料，采购部门应组织相关人员进行成本核算和价格谈判，确保采购价格合理。3.其他成本控制优化采购流程，减少不必要的环节和手续，提高采购效率，降低采购时间成本。合理安排运输方式和运输路线，降低运输成本。对于批量采购的原材料，可选择合适的运输方式，如整车运输、集装箱运输等，以降低单位运输成本。加强原材料库存管理，合理控制库存水平，减少库存积压和浪费，降低仓储成本。同时，优化库存结构，确保库存原材料的质量不受影响。严格控制采购质量成本，通过加强供应商管理和质量检验，确保采购的原材料符合质量要求，减少因质量问题导致的损失。

七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购成本是否合理等方面的情况。审计部门如发现采购过程中存在违规行为或问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、有序进行。各部门应相互监督，如发现采购部门或其他相关部门在采购过程中存在违反公司制度或损害公司利益的行为，应及时向公司管理层报告。2.考核机制建立采购部门绩效考核制度，明确考核指标和考核标准，对采购部门及采购人员的