行政事业单位物资采购管理制度

行政事业单位物资采购管理制度一、总则（一）目的为了加强行政事业单位物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证物资采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于行政事业单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的物资采购活动，包括货物、工程和服务的采购。

（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动应当符合国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，确保采购效益最大化。4.公正原则：采购活动应当公正，维护国家利益和社会公共利益，保护采购当事人的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。

二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立物资采购领导小组，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议物资采购管理制度、采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。

（二）采购执行机构设立物资采购部门或指定专人负责物资采购的具体实施工作。其主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购决策机构审批。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况，处理采购过程中的问题。4.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同、验收报告等资料。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。

（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出物资采购需求，对采购物资的技术规格、质量标准、数量等进行确认，参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行监督管理，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见。

三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据本部门的工作任务和事业发展需要，在每年规定时间内编制物资采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算应当按照财政部门的要求进行编制，细化到具体项目和品目，并与部门预算相衔接。3.采购预算应当充分考虑物资的市场价格波动因素，合理确定采购金额，确保预算的科学性和合理性。

（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由采购执行机构汇总审核，报采购决策机构审批。2.采购决策机构应当对采购预算的合理性、必要性等进行审查，根据单位财力状况和事业发展需要，批准采购预算。

（三）预算执行1.采购执行机构应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序报采购决策机构审批，并报财政部门备案。

四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。

（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。

（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并说明理由。公示期不得少于五个工作日。

（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

五、采购程序（一）采购计划申报1.需求部门根据工作需要，提前向采购执行机构提交物资采购计划申报表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购执行机构对需求部门提交的采购计划申报表进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性等。

（二）采购预算审核1.财务部门对采购计划申报表中的采购预算进行审核，审核采购预算是否符合单位财务预算安排和相关规定。2.财务部门根据审核结果，对采购预算进行调整或确认，并将审核意见反馈给采购执行机构。

（三）采购方式确定1.采购执行机构根据采购项目的特点、预算金额、采购时间等因素，提出采购方式建议，报采购决策机构审批。2.采购决策机构根据采购执行机构的建议，结合采购项目的实际情况，确定采购方式。

（四）采购文件编制1.采购执行机构根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购评审标准、采购合同条款等内容。2.采购文件应当符合法律法规和政策规定，明确采购项目的技术规格、质量标准、数量、价格、交货时间、售后服务等要求，确保采购活动的公平、公正、公开。

（五）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行机构应当在财政部门指定的媒体上发布采购公告或采购邀请书，公布采购项目的相关信息。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购执行机构应当向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书，邀请其参加采购活动。

（六）供应商资格审查1.采购执行机构对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购执行机构应当建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，为后续采购活动提供参考。

（七）采购评审1.采购执行机构按照采购文件规定的评审标准和方法，组织评审小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组由采购人的代表和有关专家组成。2.评审小组应当按照客观、公正、审慎的原则，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.采购执行机构应当记录采购评审过程和结果，并存档备查。

（八）采购合同签订1.采购执行机构根据评审结果，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并在规定时间内与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保双方的权利和义务明确。3.采购合同签订后，采购执行机构应当将采购合同副本送财务部门备案。

（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同的约定。2.验收合格后，需求部门应当出具验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收结果等内容。3.采购执行机构应当将验收报告存档，作为支付采购资金的依据之一。

（十）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的支付方式和程序，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应当严格按照财政部门的有关规定执行，确保资金支付的安全、准确、及时。

六、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.采购决策机构应当加强对采购工作的决策和监督，对采购过程中的重大问题进行及时研究和处理。3.采购执行机构应当建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，提高采购工作效率和质量。

（二）外部监督1.接受财政部门的监督管理，按照财政部门的要求报送采购计划、采购预算、采购执行情况等资料，接受财政部门的检查和指导。2.接受审计机关的审计监督，积极配合审计机关对采购活动的审计工作，及时整改审计发现的问题。3.接受社会监督，采购信息应当公开透明，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应当及时处理和回复。

七、法律责任（一）采购人及其工作人员的法律责任1.采购人及其工作人员有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任：与供应商或者采购代理机构恶意串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；开标前泄露标底的。

（二）供应商的法律责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，情节严重的，暂停其政府采购业务资格，并处采购金额千分之一以上千分之五以下的罚款：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明，且未经采购人同意，将中标、成交项目分包给他人的；拒绝履行合同义务的。

（三）采购代理机构的法律责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商