公司物资采购管理制度修改版

公司物资采购管理制度修改版一、总则1.目的为加强公司物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，确保物资质量，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括办公用品、设备器材、原材料、零部件等各类物资。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略争取最优价格。阳光采购原则：采购过程公开、公平、公正，接受监督。

二、采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划，根据各部门需求汇总编制年度、季度和月度采购计划。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。执行采购任务，与供应商签订采购合同，跟进采购订单执行情况。负责采购物资的到货验收、入库等工作。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施。2.需求部门准确提供物资需求信息，包括规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术交流、商务谈判等环节。协助采购部门进行到货验收和物资使用反馈。3.财务部门审核采购预算，监督采购资金的使用。负责采购合同的付款审核与支付。参与采购成本分析和控制。4.质量部门制定物资质量检验标准和验收流程。对采购物资进行抽检或全检，确保物资质量符合要求。参与供应商质量评估和管理。

三、采购流程1.需求提出各部门根据工作需要，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并经部门负责人签字确认。紧急需求物资应在申请表上注明"紧急"字样，并说明紧急原因，以便采购部门优先处理。2.需求审核采购部门收到《物资采购申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。对于金额较大或重要物资的采购申请，需提交公司领导审批。领导根据公司预算、实际需求等情况进行审批，签署意见后返回采购部门。3.采购计划制定采购部门根据审核通过的需求信息，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容。将采购计划与财务部门沟通，确保采购资金的落实。4.供应商选择与采购根据采购物资的特点和需求，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择至少三家符合要求的供应商进行询价、比价或招标。对于简单物资采购，可采用询价方式；对于金额较大、技术复杂的物资采购，应采用招标方式。采购人员与选定的供应商进行商务谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，并签订采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。5.采购订单执行采购人员根据采购合同下达采购订单，明确订单编号、物资名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点等信息，并发送给供应商。跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或出现质量问题等异常情况，应及时协调解决，并采取相应的补救措施。6.到货验收物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备。物资到货时，采购人员、质量检验人员和需求部门相关人员共同进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等是否符合采购合同要求。质量检验人员按照质量检验标准对物资进行抽检或全检，出具检验报告。如验收合格，填写《物资验收单》，各方签字确认；如验收不合格，应及时与供应商协商退换货等处理事宜，并做好记录。7.入库验收合格的物资由仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息，并将物资存放至指定仓库位置。仓库管理人员应按照物资类别、规格型号等进行分类存放，建立物资台账，记录物资的出入库情况。8.付款采购部门将采购合同、验收单、发票等相关凭证提交给财务部门。财务部门审核相关凭证无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。对于预付款项，需严格控制风险，确保预付款的安全回收。

四、采购预算管理1.预算编制每年末，采购部门根据公司年度经营计划和各部门物资需求预测，编制下一年度采购预算草案。采购预算应涵盖各类物资的采购金额、数量、预计采购时间等内容。采购预算草案经财务部门审核、公司领导审批后，形成正式的年度采购预算。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序办理预算调整手续。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。3.预算考核建立采购预算考核制度，对采购部门的预算执行情况进行考核。考核指标包括预算执行率、采购成本控制情况等。根据考核结果，对采购部门及相关责任人进行奖惩，激励采购人员合理控制采购成本，严格执行采购预算。

五、供应商管理1.供应商开发采购部门根据公司物资采购需求，制定供应商开发计划，积极寻找新的供应商。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、管理水平等方面的情况。经考察合格的供应商纳入供应商名录，并建立供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、资质文件、业绩记录、评估报告等。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。采购部门组织质量、技术、使用部门等相关人员对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时采取整改措施或淘汰处理。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予表彰、奖励或增加合作份额等激励措施。激励措施包括价格优惠、延长付款期限、颁发荣誉证书等。建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定或出现质量问题等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施。同时，要求供应商限期整改，整改合格后方可恢复合作。4.供应商关系维护采购人员定期与供应商沟通，了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息，及时协调解决合作过程中出现的问题。组织供应商参加公司组织的采购会议、培训等活动，加强与供应商的合作与交流，共同提高物资采购管理水平。

六、采购风险管理1.风险识别采购部门对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如物资质量不符合要求）、供应商风险（如供应商违约、破产等）、合同风险（如合同条款不完善、纠纷等）、资金风险（如付款风险、资金周转困难等）等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。3.风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过建立价格预警机制、签订长期合同、寻找替代供应商等方式应对；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理，要求供应商提供质量担保等；对于供应商风险，加强供应商评估和监控，要求供应商提供履约担保等；对于合同风险，完善合同条款，加强合同审核和管理；对于资金风险，合理安排资金，加强付款审核和资金预算管理等。4.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。对采购过程中发生的风险事件进行及时处理和总结分析，不断完善采购风险管理体系。

七、采购绩效评估1.评估指标采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。采购质量：考核采购物资的合格率，评估采购物资是否符合质量要求。交货期：统计供应商按时交货率，评估采购订单的执行情况。供应商管理：考察供应商的开发、评估、激励与约束等方面的工作效果。采购效率：评估采购流程的执行效率，包括采购计划制定、供应商选择、订单执行等环节的时间周期。2.评估方法定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、采购订单执行记录等。根据评估指标，运用数据分析、对比分析、问卷调查等方法对采购绩效进行评估。计算各项评估指标的得分，形成采购绩效评估报告。3.评估结果应用将采购绩效评估结果反馈给采购部门及相关责任人，肯定成绩，指出不足。根据评估结果，对采购部门及相关责任人进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰、奖励；对于绩效较差的部门和个人，进行批评教育、责令整改，如