物业库房及资产管理制度

物业库房及资产管理制度一、总则1.目的为了加强物业库房及资产管理，规范物资的采购、存储、使用和处置流程，确保物资的安全与完整，提高资产使用效率，降低运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于物业管理公司所有库房及各类资产，包括但不限于办公用品、维修材料、清洁用品、设备设施等。3.职责分工库房管理部门负责库房的日常管理工作，包括物资的出入库登记、存储保管、盘点清查等。制定库房物资的分类标准和摆放规则，确保物资存放有序，便于查找和管理。定期对库房进行巡查，检查物资的存储状况，及时发现并处理物资损坏、变质等问题。资产管理部门负责建立健全资产管理制度，明确资产的购置、验收、登记、折旧、处置等流程。组织资产的清查盘点工作，编制资产报表，确保资产账实相符。对资产的使用情况进行监督检查，及时发现并纠正资产闲置、浪费等问题。使用部门根据工作需要，合理提出物资采购申请，并对领用的物资进行妥善保管和使用。配合库房管理部门和资产管理部门进行物资盘点和资产清查工作，如实提供相关信息。

二、库房管理1.库房规划与布局根据物资的类别、用途和流量，合理划分库房的存储区域，如办公用品区、维修材料区、清洁用品区等。为每个存储区域设置明显的标识牌，标明区域名称和存放物资的类别。按照物资的出入库频率和便利性，确定物资的存放位置，遵循先进先出的原则，减少物资积压。2.物资入库管理采购物资采购部门在物资到货前，应提前通知库房管理部门做好接收准备。物资到货时，库房管理人员应依据采购合同和送货清单，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行仔细核对。核对无误后，库房管理人员在送货清单上签字确认，并及时办理入库手续，填写入库单，注明物资的详细信息和存放位置。其他入库物资对于业主或租户捐赠、返还的物资，以及公司内部调配的物资，库房管理人员应同样按照上述程序进行验收和入库登记。3.物资存储管理库房管理人员应按照物资的特性和存储要求，对物资进行分类存放。例如，易燃易爆物品应单独存放，并设置明显的警示标识；易受潮的物资应存放在干燥通风的地方。定期对库房进行清理和整理，清除过期、变质、损坏的物资，保持库房环境整洁。采取必要的防护措施，如防火、防盗、防潮、防虫等，确保物资的安全存储。安装消防设备，定期检查其有效性；设置门禁系统，限制无关人员进入库房；对易受潮物资采取防潮包装等。4.物资出库管理领用申请使用部门根据工作需要，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。出库发放库房管理人员收到领用申请表后，对其进行审核。审核通过后，按照申请表上的内容发放物资，并在出库单上签字确认。物资发放时，库房管理人员应严格按照先进先出的原则进行操作，确保发出的物资质量合格。特殊情况处理对于紧急领用的物资，使用部门可先电话通知库房管理部门，事后及时补办领用申请和出库手续。5.库存盘点管理盘点周期库房应定期进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点方法盘点采用实地盘点的方法，库房管理人员对库存物资逐一进行清点、核对，确保账实相符。盘点结果处理盘点结束后，库房管理人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘盈、盘亏的物资名称、数量、原因等。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，分清责任，并按照相关规定进行处理。属于正常损耗的，经审批后调整库存账目；属于人为原因造成的损失，由责任人负责赔偿。

三、资产管理1.资产购置管理需求申请使用部门根据工作需要，填写资产购置申请表，详细说明资产的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，并经部门负责人签字批准。采购审批资产管理部门收到资产购置申请表后，对其进行审核，包括资产需求的合理性、预算的准确性等。审核通过后，提交公司领导审批。采购实施经公司领导批准后，采购部门按照相关规定进行资产采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商，确保采购资产的质量和价格合理。验收登记资产到货后，资产管理部门组织相关人员进行验收。验收内容包括资产的名称、规格、型号、数量、质量、技术参数等是否与采购合同一致。验收合格后，资产管理部门填写资产验收单，并办理资产登记手续，建立资产台账，记录资产的详细信息，包括资产编号、名称、规格、型号、购置日期、购置价格、使用部门等。2.资产使用管理使用部门职责使用部门负责资产的日常使用和维护管理，指定专人负责资产的保管，并确保资产的安全和正常运行。对资产的使用情况进行记录，定期检查资产的使用状况，发现问题及时报告资产管理部门。资产维护保养资产管理部门应制定资产维护保养计划，明确各类资产的维护保养周期、内容和责任人。使用部门按照维护保养计划对资产进行维护保养，确保资产性能良好。对于需要专业维修的资产，应及时通知资产管理部门联系专业维修人员进行维修。资产转移与调拨因工作需要，资产在不同部门之间转移或调拨时，由资产调出部门填写资产转移申请表，注明资产名称、编号、转移原因、接收部门等信息，并经调出部门和调入部门负责人签字批准。资产管理部门根据批准的资产转移申请表，办理资产转移手续，调整资产台账。3.资产折旧与摊销管理资产管理部门按照国家相关财务制度和公司规定，对固定资产进行折旧计提和无形资产进行摊销计算。定期编制资产折旧与摊销报表，反映资产的折旧和摊销情况，并作为财务核算的依据。4.资产处置管理处置申请当资产不再使用、已损坏无法修复或因其他原因需要处置时，使用部门填写资产处置申请表，注明资产名称、编号、处置原因、处置方式等信息，并经部门负责人签字批准。处置审批资产管理部门收到资产处置申请表后，对其进行审核，包括资产处置的必要性、处置方式的合理性等。审核通过后，提交公司领导审批。处置实施经公司领导批准后，资产管理部门按照审批意见组织实施资产处置。资产处置方式包括报废、出售、捐赠等。对于报废资产，应按照相关规定进行报废处理，确保资产妥善处置，避免造成环境污染或安全隐患。对于出售资产，应通过公开拍卖、招标等方式进行，确保资产处置价格合理。对于捐赠资产，应办理相关手续，确保捐赠资产的合法合规。资产处置完成后，资产管理部门及时调整资产台账，核销相关资产信息，并将资产处置情况报财务部门进行账务处理。

四、监督与检查1.公司内部审计部门定期对库房及资产管理情况进行审计监督，检查库房管理制度的执行情况、资产采购与处置的合规性、资产账实相符情况等。2.资产管理部门和库房管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现并纠正存在的问题。3.对于监督检查中发现的违规行为和问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，进