长沙柒柒文化传媒有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 长沙柒柒文化传媒有限公司管理费用报销审批流程优化设计1公司简介长沙柒柒文化传媒有限公司成立于2017年05月17日，公司位于湖南省长沙市天心区中意二路111号中信城市广场，注册资本100万元。目前公司的主要业务包括：文化艺术咨询服务；艺（美）术创作服务；美术图案设计服务；教育咨询；培训活动的组织；室内手工制作娱乐服务；陶瓷、玻璃器皿、陶瓷装饰材料的零售。长沙柒柒文化传媒有限公司主要市场客户为各大房地产商、汽车公司、展会活动方等。长沙柒柒文化传媒有限公司现有35人，其中公司领导有总经理、副总经理A、副总经理B、财务总监等4人。长沙柒柒文化传媒有限公司内部设置综合部、宣传部、广告部、策划部、财务部等职能部门，各部门设置部门经理1人。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1长沙柒柒文化传媒有限公司组织结构图2公司管理费用现状2020年度，长沙柒柒文化传媒有限公司管理费用预算356.57万元，实际支出343.78万元，管理费用总额未超出预算，同比2019年支出增长31.78万元，相关支出见下表。

表2-12020年度公司管理费用支出一览表单位：万元科目明细2020年发生额2020年预算预算比2019年度同比人工费用210240-302055折旧及摊销5.88-2.26.5-0.7租赁费14.415-0.6140.4业务招待费48.4536.451236.6411.81差旅费28.421.56.91810.4交通费18.6180.616.52.1会议费44.5-0.53.960.04办公用品费7.455.641.815.122.33水电费1.481.4801.480其他5.26-0.84.80.4合计343.78356.57-12.7931231.78从表2-1可知，尽管总额没有超支，但长沙柒柒文化传媒有限公司在办公用品费、业务招待费、差旅费方面超支严重。在实习期间，我发现长沙柒柒文化传媒有限公司员工在费用报销时，没有明确的费用报销标准可以参考，员工在费用支出时较为随意。从长沙柒柒文化传媒有限公司管理费用报销流程来看，由部门员工填报费用申请单，经部门经理审批后，提交分管领导审核，再由总经理签批，最后提交审批单和单据给财务出账。图2-1长沙柒柒文化传媒有限公司管理费用（通用）报销流程3公司管理费用报销存在的问题3.1办公费用报销监管不到位长沙柒柒文化传媒有限公司成立较晚，在公司管理方面经验不足。综合部作为办公费用的管理部门，现有在岗员工4人，分别为部门经理1人、行政1人、人力1人以及前台1人。由于长沙柒柒文化传媒有限公司各部门对于办公用品的需求较大，种类也繁多，公司领导认为由各部门自行采购办公用品更便于工作。然而，各部门员工单次购买的办公用品金额普遍较少，大部分员工会保留票据等积累到一定金额才一次性报销，不仅造成了员工报销时效性较低，且容易出现报销凭证丢失的情况。另一方面，部分员工利用报销办公用品之便，私自将其他费用以办公费用的名义进行报销，财务部门难以审核业务发生的真实性。3.2业务招待费用支出随意长沙柒柒文化传媒有限公司作为一个文化传媒公司，作为一个提供服务的乙方公司，必然会接触到很多甲方的客户。在业务谈判和业务的实施过程中，必然会产生招待行为和招待费用。目前，长沙柒柒文化传媒有限公司对于业务招待费的报销标准为实报实销，没有限制报销额度，因此造成了部分员工不考虑接待成本，不考虑接待人员的级别和接待的必要性，高标准接待所有的客户。近年来公司盈利情况良好，公司管理层对于奢靡情况睁一只眼闭一只眼，对于高标准接待行为也乐在其中，因此助长了员工在业务招待费方面的报销乱象。3.3差旅费用报销流程不完善长沙柒柒文化传媒有限公司因业务需求，公司很多业务人员和策划人员会根据客户需求去客户方或项目实施场地进行洽谈业务，这就产生了一定的差旅费用。然而公司目前在差旅方面也是实行实报实销，没有制定差旅过程中的住宿、用餐和交通标准，因此报销流程也沦为了事由审批，只要事由符合工作实际情况，审批人员都会直接审批通过。正是由于报销审批流程成为形式，因此员工在出差期间尽可能的选择舒适、快捷的方式，基本上是能坐飞机绝不坐火车，能进餐厅就绝不吃简餐，在住宿方面也是能住星级酒店就绝不住商务酒店。长沙柒柒文化传媒有限公司出现差旅乱象，一方面是得益于近年来企业发展迅速，效益较好，另一方面是公司实施的管理制度和审批流程已经不满足公司的发展需求，亟需改善。4公司管理费用报销审批流程优化设计4.1办公费用报销审批流程优化设计为改善长沙柒柒文化传媒有限公司办公用品报销乱象，我认为首先应该明确报销主体只能是前台工作人员，其次是规定员工每月申领办公用品的标准，制定办公用品年度费用预算，最后是进行费用报销流程优化。明确报销申请人只能是前台，能够避免办公用品多头管理，能够有效从前台管控办公用品报销费用。在办公用品的标准方面，结合员工每月使用办公用品的情况，控制各员工日常办公用品费用标准为25元/人/月。如果员工当月剩余领用额度不足，在申请人所在部门经理同意的情况下，部门内部员工之间可以互相转移领用额度。办公用品未超过预算标准，前台人员每月20日前填写《办公费用报销单》，经综合部经理审核业务的真实性及是否超预算、财务部审核费用票据的合规性、合理性后，副总经理A审批后付款。申请人向前台提出领用申请申请人向前台提出领用申请前台核实是否符合费用标准前台发放办公用品并登记前台盘点仓库办公用品前台采购，填写报销审批单综合部经理审核财务部费用岗审核副总经理A审批图4-1长沙柒柒文化传媒有限公司办公用品领用和费用报销流程（优化）4.2业务招待费报销审批流程优化设计为改善长沙柒柒文化传媒有限公司业务招待费用报销乱象，我认为首先应该明确业务招待费用标准，然后再优化业务招待费用审批流程。（1）明确业务招待费报销限额结合公司历次接待的实际情况，确认按公司领导、部门经理、普通员工的级别对接待标准进行划分。具体标准见表4-1。表4-1长沙柒柒文化传媒有限公司业务招待费标准接待方最高级别公司领导部门经理基层员工陪同方最高级别公司领导部门经理陪同方人数不多于接待方人数1-3人1-3人餐饮标准300元/人150元/人100元/人礼品标准500-1000元300-700元-通过公司的信息平台业务招待费标准传达至每位员工，避免在单据审核时与业务人员发生不必要的冲突。（2）建立业务招待费事前审批流程长沙柒柒文化传媒有限公司各部门在发生业务招待费用前，应提出使用申请，填写“业务招待费用申请单”，写清楚接待人数、职级、事由、预算金额，进而由部门经理核实业务的真实情况，总经理审批。业务招待费申请单见表4-2。表4-2长沙柒柒文化传媒有限公司业务招待费申请单部门申请人申请时间接待事由接待职级预计金额接待人数备注总经理：部门经理：4.3差旅费报销审批流程优化设计4.3.1明确差旅费报销限额为了有效对差旅费用进行管理，应制定差旅费用报销标准，分为餐费、交通费以及住宿费。餐费方面，结合长沙柒柒文化传媒有限公司实际差旅情况，大多是在湖南地区进行出差，因此将餐费设置为80元/人/天，其中早餐20元、午餐30元、晚餐30元。交通费方面，包括长途和短途两部分，原则上超过800公里的长途出差才能乘坐飞机，采取实报实销的方式，而短途出差原则上只能采取公共轨道交通或其他公共交通工具，也采取实报实销的方式。住宿方面，按公司领导、部门经理、基层员工划分费用标准。具体见表4-3。表4-3长沙柒柒文化传媒有限公司差旅费用标准差旅费用标准公司领导部门经理基层员工餐费补贴80元/人/天交通费0-200公里高铁一等座、软卧、软座、汽车高铁二等座、硬卧、汽车高铁二等座、汽车200-800公里飞机（经济仓）、高铁一等座、软卧高铁二等座、硬卧、汽车800公里以上飞机（经济仓），实报实销住宿费省会500元/人/天350元/人/天200元/人/天地级市400元/人/天250元/人/天150元/人/天县级市300元/人/天200元/人/天100元/人/天4.3.2完善差旅费报销审批流程长沙柒柒文化传媒有限公司差旅费用审批流程主要从差旅请示和费用报销两个环节加以完善。差旅请示环节，主要是员工根据工作实际需要，在公司内部发起出差申请，写明出差起止时间、往返地点以及事由，经部门经理和副总经理审批通过后，可以按照公司差旅标准进行出差。员工填写出差申请单员工填写出差申请单部门经理审批副总经理审批员工按计划出差图4-2长沙柒柒文化传媒有限公司差旅费申请流程差旅费用报销环节，由员工填写“差旅费用报销单”，写明出差起止时间以及交通、餐补、住宿费用，经财务部核实费用是否未超标后，经部门经理、副总经理、总经理审批，最后由财务部复核票据与审批单，无误后进行报销付款。具体见图4-3。申请人填写差旅费用报销单申请人填写差旅费用报销单财务审核差旅费是否未超标部门经理审批副总经理审批总经理审批图4-3长沙柒柒文化传媒有限公司差旅费用报销流程（优化）5小结通过对长沙柒柒文化传媒有限公司的管理费用进行现状分析，发现该公司在办公用品费、业务招待费、差旅费等费用管控上存在问题。针对以上问题，我以服务业务为指导思想，规范办公用品、业务招待费、差旅费报销标准，完善费用审批流程，规范公司财务报销行为,提升企业的内部管理的水平，从而实现降低公司运营成本，提升企业效益的目标。

参考资料[1]张云.精细化视域下企业成本费用管理问题分析[J].现代营销(经营版),2020(12):236-237.[2]刘潇洋.现代企业成本费用管理存在的问题及对策探讨[J].企业改革与管理,20