益阳市小尖悦电子科技有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 益阳市小尖悦电子科技有限公司费用报销制度优化设计1公司简介益阳市小尖悦电子科技有限公司成立于2016年7月，坐落于益阳市，是经益阳工商局注册，公司注册资本500万人民币，主要从事电子产品的研发、生产与批发，为客户提供好的产品、良好的技术支持、健全的售后服务承诺的公司，员工几十个人，员工们在工作上积极肯干，给公司带来了不少经济效益；在生活上，积极参加体育锻炼和合理的作息，使上班期间精力充沛。经过了短短几年的努力和发展，已经具有一定的规模，成为益阳市电子行业中较为有名的企业。2益阳市小尖悦电子科技有限公司目前费用报销存在的问题2.1费用报销制度不完善本公司费用主要包括电话费、交通费、培训费、业务招待费等。公司由于某些业务的需要，如：员工需加班，加班的交通费是以车票认定然后报销的。，当经办人员审核员工的交通费时，由于对报销标准的制度不是很上心且费用报销制度不够完善，故要用许多的时间和精力根据出差类型的不同去进行判断。虽然小尖悦电子科技有限公司制定了费用报销管理制度，但有些报销的费用类型有些许复杂，部分费用能否可以得到无误合理的报销，导致在每一种费用报销时并没有与其相对应的制度类型，没有明确。还有不同岗位上的员工，其费用报销也不相同；再比如在车辆使用费报销时，并没有明确是公司自己的车辆还是租用的车辆可以报销。报销制度不完善，所以应该优化其报销制度。2.2报销流程太长，造成审核人没有尽审核责任益阳市小尖悦电子科技有限公司的费用报销审核流程还应该进一步完整，由于信息化办公水平低，所以报销过程必须有纸质文件的保存和现场审批的签字，报销速度因此降低了，而且容易在财务审批中出错，这个公司由于部门较多，一笔费用要五个领导来进行审批，报销流程太长，申请人需要一些时间才能收到报销单，报销人员的体验感差，这样就耽误了报销时间，有些费用不能按时报销，而且还会降低工作效率。审核人员一旦增加，难免就会出现相互推诿的行为，一个人把责任推给另外一个人的情况，或者发生敷衍了事的情况，最后反而许多审核人员并没有真正意义上尽到各自应有的负责审批，从而导致不能真正彻底完成在费用报销时所有的事前审核工作，费用的开支管理往往流于形式。2.3费用报销标准管理不够健全益阳市小尖悦电子科技有限公司根据自已的经营特点制定了一套费用分类报销标准，而对于公司的具体经办人员来说，他们对报销标准的理解不是很用心，平时不会钻研，只有等到报销时出现报销标准不了解、报销单据不规范、报销金额超过规定等问题才会去解决。费用报销标准管理不够健全，对一些业务对报销的单据，只检查报销单据的表面，而没有真正的逐项检查，导致财务报销的工作真实性偏低，从而使公司财务部门损失了大量资金。财务部门对费用报销标准的通知下达没有做好必要的说明，相关要求没有相应的落实，导致费用报销传递的信息不畅。3对益阳市小尖悦电子科技有限公司费用报销问题的分析3.1公司对费用管理控制不重视公司在制定管理制度时，对费用管理控制方面不够重视，缺乏具体可行的条款和控制标准，它为员工提供了获取个人利益的机会。益阳市小尖悦电子科技有限公司内部的费用报销制度不够健全，这样的话很容易造成报销业务的错乱，导致其公司有一些报销与真实情况不相符的状况，信息虚假化的现象日益严重，开虚假的发票进行报销，忽视了对整个公司所带来的不利影响。3.2费用报销流程制度管理质量欠佳费用报销作为公司的一项重要工作，费用报销流程需要根据实际管理有序进行，因此需推行整套制度来进行加强管理。相比于大型公司，这家公司费用报销程序有些许随意，不够严谨，一般情形下由部门经理确定报销事宜，部门经理能做到心中有底，一旦部门经理出现一些违反公司利益规则等现象会直接影响到费用报销的效果。这就需要公司有配套制度来进行管理，从而保证费用报销的流程高效管理。4益阳市小尖悦电子科技有限公司优化方案的设计4.1建立健全的费用报销制度作为一个发展公司，每个环节度离不开制度这一项基本内容，要使用制度来明确应有的责任，从自身日常的实际情况着手。益阳市小尖悦电子科技有限公司根据自身情况将有些内容能够合而为一，建立健全电子公司的费用报销制度，此公司的费用报销明细表如下表4-1：表4-1益阳市小尖悦电子科技有限公司费用报销明细表项目基本内容办公费行政部门在办公过程的支出，如文具、纸张、办公用品等工资给员工的劳动报酬，如月薪酬、季度奖、半年奖、年终奖交通费所有的公交车、打的费、飞机票、火车票等电话费手机、固定电话等按公司规定可以报销的金额差旅费用于出差旅途中的费用支出，包括购买车、船、火车、飞机的票费、住宿费、伙食补助费及其他方面的支出。福利费职工医药费、生活困难补助、集体福利设施等支出招待费餐饮、住宿费（差旅费除外）、香烟、食品、茶叶、礼品、正常的娱乐活动、安排客户旅游产生的费用等其他支出。培训费专业技术人员继续教育、岗位培训等支出汽车费办公用车的加油费、过路过桥费、车辆保险、维修等费用重点是重视其公司的报销制度并有完善的管理制度。设定小尖悦电子科技有限公司的费用报销标准后，并不是不能改变，我们必须与时俱进。在过程中，实施财务条例；另一方面，我们必须善于发现问题和总结经验，与报销人员进行更多探讨，及时发现问题整理反馈意见，并在形成意见后报告其费用报销制度。要管理层修改规章制度，在实际操作过程中，应该充分根据公司实际情况进行调整，对某些内容进行突出，通过结合公司实际特点的费用报销制度来进行设计，提高公司费用报销的监督管理，大大满足公司的话，在费用报销的过程中，也应当按照完整的流程包括：报销人到财务处领取报销单、填制费用报销单、部门或项目负责人审核签字、交财务部审核、通过了财务人员制单并复核、最后由出纳办理。使需要报销的相关工作人员可以直观一整套报销流程，应严格按照下述操作如图4-1所示：到财务处领取报销单到财务处领取报销单在报销单后面正确粘贴原始单据在报销单后面正确粘贴原始单据在报销单准确无误填写相关内容在报销单准确无误填写相关内容部门或项目负责人审批签字部门或项目负责人审批签字不通过将报销单及相关附件交财务人员审核不通过将报销单及相关附件交财务人员审核审核 审核不通过通过不通过通过报销完毕报销完毕财务人员制单 财务人员制单出纳办理转账或支付财务人员复核出纳办理转账或支付财务人员复核通过复核通过复核图4-1益阳市小尖悦电子有限公司报销流程图4.2树立公司费用报销的流程化意识财务管理人员和相关工作人员应树立公司费用报销的流程化意识，确保是合理合法的发票，根据公司的管理规定个人的费用报销行为，避免打乱费用报销规则，为费用报销管理制度的高效奠定了一定基础。一个方面，通过培训提高公司费用报销的流程效率；另一方面，给工作人员贯彻大量合规的费用报销思想，明白报销和企业效益，然后积极参加费用报销流程的优化活动，从而达到加强公司财务管理目标。当前传统的公司费用报销有点落后，可以积极研究自动化费用报销管理，将财务系统、费用报销管理系统、预算管理系统及网上系统进行对接，在系统中发出申请自动化费用如下图4-2所示。随着电子发票和大数据技术的不断成熟，节省了大量有效工作时间，先进的技术会提高报销效率，这将会使费用的流程化报销不断改善并创新，为公司的战略管理提供有力有效的数据支撑，使公司在未来更快适应新时代。通过多层次的把关方式，以确保业务内容清晰合规性。电子申批系统发起申请报销需求电子申批系统发起申请报销需求部门审批部门审批 打印报销单附相关发票交至财务 打印报销单附相关发票交至财务财务审核财务审核财务收到单据审核，无误出纳支付财务收到单据审核，无误出纳支付银行支付 银行支付收到报销金额收到报销金额图4-2益阳市小尖悦电子科技有限公司自动化费用报销图4.3加强费用报销人员的培训在费用报销过程中，报销人员的业务水平与报销工作的效率有着及其大的影响。注重对相关工作人员的管理培训，相关工作人员应该有较先进的知识和较高的职业素养，所以还应当定期及不定期地组织相关联的培训，让他们更新学习最新的财务制度和票据法规，掌握本公司所制定的报销细则，提高报销人员的专业素养和执行力，让他们可以对相关报销步骤有着更加的了解和更好的把握，也大大的提高了报销工作的效率。但公司内员工的素质不高，职业道德沦丧的现象较为常见，影响到整个公司的发展，应该更深一步培训报销人员明白并能分析事情利弊，报销不能只看表面，让他们明确虚假报销凭证和错误报销的严重后果。为了提高报销人员对培训的积极性，可以将其组织培训的经历计入他们自己的个人档案中，作为以后重要的依据。这样通过工作人员的不断努力与积极配合，对企业未来的发展及其重要的。5小结总而言之，费用报销制度对于电子公司的日常运行及发展意义重大。我相信只要注重费用报销制度的构建、严格遵守公司的费用报销流程和改进费用报销制度出现的问题，才能进一步强化益阳市小尖悦电子科技有限公司的内部管理，来保障公司稳定运转与可持续健康发展!参考资料[1]邢迎.企业费用报销问题及对策探讨[J].中国商论,2017(9)[2]钟琴.试析企业费用报销监管问题及对策[J].财经界(学术版)，2015(03)[3]李琼.企业费用报销中存在的问题及应对策略[J].时代经贸，2019