餐饮行业原材料采购管理制度及流程

餐饮行业原材料采购管理制度及流程一、制定目的及范围在餐饮行业中，原材料采购是确保食品质量和运营效率的重要环节。为规范采购行为，提高采购效率，降低成本，特制定本管理制度。该制度适用于所有餐饮门店的原材料采购，包括但不限于食品原料、调料、餐具及其他消耗品。二、采购原则采购工作应严格遵循“公正、公平、透明”的原则，综合考虑质量、价格、供应商信誉等因素，选择最优供应商。所有采购物料必须从合法渠道获得，并确保供应商提供正式发票。在采购过程中，申购人与采购人应由不同人员担任，避免利益冲突。三、采购流程1.采购申请阶段1.1库存查询：采购人员需定期与厨房沟通，了解库存情况，确认所需原材料的种类和数量。1.2填写申购单：采购人员根据需求填写“原材料申购单”，详细列明所需物品、规格、数量及预计使用时间。1.3部门审批：申购单需经部门负责人审核，确认所需物资的合理性与必要性后方可提交。2.询价与选择供应商2.1市场调研：采购人员应对市场上同类产品进行调研，了解各个供应商的价格与服务。2.2询价：至少向三家供应商询价，获取相应的报价单，确保价格的合理性和透明性。2.3评估与选择：根据价格、质量、交货期等因素，综合评估各供应商，选择合适的供应商进行合作。3.采购审批与下单3.1填写流转单：依据询价结果，采购人员在“流转单”中详细列明所选供应商及其报价。3.2逐级审批：流转单需逐级提交给部门负责人及财务部门进行审核，确保采购决策的合理性。3.3下单采购：审批通过后，采购人员与供应商确认订单及交货时间，并下达采购订单。4.验收与入库4.1物资验收：物资到货后，相关人员应根据采购单逐项进行验收，确保数量和质量符合要求。4.2入库登记：验收合格后，及时将物资入库，更新库存记录，并填写“入库单”。4.3问题反馈：若发现不合格物资，应及时反馈给供应商，并妥善处理，确保不影响正常运营。5.付款与报销5.1发票审核：在物资验收合格后，采购人员需收集供应商开具的发票，进行审核。5.2付款流程：按照公司财务制度，及时将审核通过的发票提交财务部门进行付款。5.3报销管理：对小额采购，采购人员需在规定时间内提交报销申请，逾期不予受理。四、特殊采购流程针对一些特殊情况，应设立相应的采购流程，以确保灵活应对市场变化和突发需求。1.集中采购各部门需在每月的固定时间内提交流转单，由总部统一进行集中采购。集中采购可有效降低成本，提高议价能力。2.应急采购在突发事件或紧急情况下，采购人员可直接联系供应商进行采购。此类采购无需进行询价，确保迅速响应。3.年度采购计划对于定期需求的原材料，采购人员需提前编制年度采购计划，并向财务部门报备，以便于预算控制和资源分配。五、供应商管理建立供应商档案是确保采购质量的基础。采购人员应定期对供应商进行评估，考察其供货稳定性、质量控制和服务水平。对于表现不佳的供应商，应及时调整合作关系，并寻求更优质的替代供应商。六、采购记录及文档管理采购过程中产生的所有文档如申购单、流转单、入库单及发票等，采购人员需妥善保存，建立档案管理制度，以备后续审核和查询。所有采购记录应至少保存三年，以便于追溯和分析采购数据，提升后续采购效率。七、采购纪律所有参与采购的人员须遵守相关纪律，确保采购工作公正、透明。采购人员不得接受供应商的任何贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。同时，采购人员应保持职业操守，确保采购行为符合公司利益。八、反馈与改进机制建立有效的反馈机制，鼓励采购人员和使用部门对采购流程提出意见和建议。定期召开采购管理会议，回顾采购工作，分析存在的问题