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文档简介

非营利组织会议管理制度指南一、制定目的及范围为提升非营利组织会议的管理效率，确保会议的有效性与规范性，特制定本会议管理制度。本制度适用于组织内部所有会议的筹备、召开、记录及后续跟进，涵盖定期会议、临时会议、项目启动会议及总结会议等。二、会议管理原则1.会议应遵循“高效、透明、参与”的原则，确保每位参会人员都能充分表达意见。2.会议内容应与组织目标紧密相关，避免无效会议。3.所有会议需提前规划，确保时间、地点、参与人员及议程的合理安排。三、会议流程设计1.会议筹备1.1确定会议需求：由相关部门提出会议申请，明确会议目的、议题及所需时间。1.2制定会议议程：会议组织者根据会议需求，制定详细的议程，包括时间安排、发言人及讨论主题。1.3人员邀请：会议组织者需根据议程邀请相关人员，确保邀请函中包含会议时间、地点及议程信息。1.4会议材料准备：提前准备与会议相关的资料，包括背景材料、报告及其他参考文献，并提前发给参会人员，便于他们提前阅读。2.会议召开2.1会议签到：参会人员到场后签到，记录参会人员的出席情况。2.2会议主持：由指定的主持人负责引导会议，确保按照议程进行，控制时间。2.3讨论与决策：各议题讨论后，需对讨论结果进行总结，并明确后续行动及责任人。2.4记录会议内容：指定专人负责会议记录，包括讨论要点、决策及待办事项，确保信息的准确传递。3.会议后续3.1会议记录整理：会议结束后，记录员需在24小时内整理会议记录，并形成正式文档。3.2分发会议纪要：将整理好的会议纪要发给所有参会人员，确保信息共享。3.3跟进行动项：针对会议中确定的行动项，责任人需在规定时间内落实，并向相关人员反馈进展情况。3.4评估与反馈：定期对会议的有效性进行评估，收集参与人员的反馈意见，以便优化后续会议的管理。四、会议管理的角色与职责1.会议组织者：负责会议的整体安排与协调，确保各项准备工作的落实。2.会议主持人：引导会议进程，确保讨论不偏离主题，控制会议时间。3.记录员：负责会议内容的详细记录，确保信息的准确传递与存档。4.参会人员：积极参与讨论，提出建设性意见，负责落实会议决策中的行动项。五、会议纪律与注意事项1.所有参会人员需准时参会，如需缺席应提前通知会议组织者。2.参会人员应尊重他人发言，禁止中途打断，保持良好的会议氛围。3.禁止在会议期间使用手机等电子设备，确保会议专注度。4.会议中产生的决策与讨论结果应作为组织的重要参考，所有人需共同遵守。六、反馈与改进机制为保证会议管理的持续优化，设立反馈机制。参会人员可在会议结束后通过匿名方式提交对会议管理的意见与建议。组织者需定期收集反馈信息，对会议流程进行评估与改进，以提升会议的效率与效果。七、总结本会议管理制度旨在明确各环节职责，规范会议流程，提高组织内会议的效率与效果。通过合理的会议管理，非营利组织能够更好地实现其目标，促进成员之间的沟通与协作。希望各相关人员能严格遵守本制度，

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