办公往来文书格式规范指南

办公往来文书格式规范指南一、公文格式基础1.1纸张规格公文用纸一般采用国际标准A4型，尺寸为210mm×297mm。纸张的质量应符合国家相关标准，保证纸张的平整度和洁白度，以保证公文的清晰可读。在实际使用中，应根据公文的种类和用途选择合适的纸张规格，如通知、报告等常用A4纸，而一些大型会议文件或特殊要求的文件可能会使用其他规格的纸张。1.2字体字号公文正文一般采用三号仿宋体字，标题用二号小标宋体字，如有密级、紧急程度等标识，用三号黑体字。文号用四号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。表格中的文字一般采用五号宋体字，页码用四号半角宋体阿拉伯数字，居右顶格编排。不同字体字号的搭配使用，既能突出公文的重点内容，又能使整个公文格式整齐、规范。1.3页边距设置公文的页边距上下各为37mm，左右各为28mm。上下页边距的设置可以保证公文在装订后不会出现文字被遮挡的情况，左右页边距的设置则有助于保持公文的整体美观和阅读舒适度。同时在设置页边距时，应注意留出足够的空间用于装订和批注，避免因页边距过窄而影响公文的使用。1.4排版样式公文应采用双面印刷，页码编排在公文版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的排版应整齐、清晰，行间距一般采用30磅固定值，段落之间应适当留白，以增强公文的可读性。二、行文规范2.1文种选择公文的文种应根据行文目的、内容和适用范围等因素进行选择。常见的公文文种包括通知、报告、请示、批复、函等，每种文种都有其特定的用途和格式要求。在选择文种时，应准确把握文种的含义和适用范围，避免使用不当或混淆文种的情况。例如，向上级机关请求指示、批准时应使用请示文种，而不应使用报告或函等文种；向下级机关布置工作、传达事项时应使用通知文种，而不应使用报告或请示等文种。2.2主送机关与抄送机关主送机关是公文的主要接收单位，应写在公文标题下方靠左顶格位置，并用全称或规范化简称、统称。抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关，应写在主送机关之下一行、左空一字位置，用全称或规范化简称、统称。抄送机关的数量不宜过多，应根据实际情况进行选择，避免滥抄滥送。同时主送机关和抄送机关的名称应使用规范的行政区域名称或单位名称，不得使用简称或缩写。2.3发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，位于公文首页上端居中位置。联合行文时，应将主办机关排列在前，协办机关排列在后。发文机关标识的字体应庄重、规范，一般采用红色小标宋体字。在发文机关标识下方，应空一行居中编排发文字号，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。三、标题规范3.1标题结构公文标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，称为“三要素”标题。例如，《××市人民关于加强城市管理工作的通知》，其中“××市人民”为发文机关名称，“加强城市管理工作”为事由，“通知”为文种。有时，根据需要，公文标题也可以发文机关名称或事由，只保留文种，如《通知》《报告》等。但这种情况应尽量避免，以免影响公文的准确性和可读性。3.2标题字数限制公文标题应简明扼要，字数不宜过多，一般应控制在50字以内。如果标题过长，可以适当简化事由或采用副标题的形式进行补充说明。副标题应位于主标题之下，用破折号引出，与主标题之间应空一行。副标题的字体应小于主标题，一般采用三号楷体字。3.3标题标点符号公文标题中一般不使用标点符号，但在以下情况下可以使用标点符号：标题中出现法规、规章名称时，应使用书名号。例如，《中华人民共和国公司法》《国务院关于加强食品安全工作的决定》。标题中出现并列词语或短语时，中间可以使用顿号或逗号。例如，《关于加强安全生产、环境保护和节能减排工作的通知》《关于推进农村经济发展、改善农民生活的报告》。标题中出现疑问、感叹等语气时，可以使用问号或感叹号。例如，《关于解决××问题的请示？》《关于加快××建设的呼吁！》。四、正文规范4.1段落结构公文正文应采用分段排版的方式，每段开头应空两个字，即采用“缩进2字符”的格式。段落之间应适当留白，以增强公文的可读性。在正文的排版过程中，应注意保持段落的一致性和连贯性，避免出现段落过长或过短的情况。同时应根据公文的内容和结构，合理划分段落，使公文的层次分明、条理清晰。4.2行文逻辑公文的行文应逻辑严密、条理清晰，遵循“提出问题、分析问题、解决问题”的逻辑顺序。在正文中，应先明确阐述公文的目的和背景，然后详细分析问题的原因和现状，最后提出具体的解决措施和建议。行文过程中，应注意语言的连贯性和衔接性，避免出现逻辑混乱或跳跃的情况。同时应根据公文的内容和读者的需求，合理安排行文的顺序和重点，使公文的内容更加易于理解和接受。4.3引用与注释公文在引用法律法规、政策文件、统计数据等内容时，应注明出处，以保证公文的准确性和权威性。引用的内容应使用引号括起来，并在引号后注明出处，如“根据《中华人民共和国公司法》（中华人民共和国主席令第8号）的规定”。注释应采用脚注的形式，位于页面的底部，用数字编号，并注明注释的内容。注释的字体应小于正文，一般采用小五号宋体字。五、附件规范5.1附件格式附件是公文的附属材料，是公文内容的补充说明或参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在公文正文之后、发文机关署名之前注明“附件：”字样，然后列出附件的名称和顺序。附件的格式应与公文正文一致，包括字体字号、页边距等方面的要求。如果附件较多，应按照附件的重要程度或逻辑顺序进行排列，并在附件名称前注明序号。5.2附件说明附件说明是对附件的内容、数量、格式等方面的说明，应位于正文之后、发文机关署名之前。附件说明应注明附件的名称、序号和页数，并在名称后用括号注明“共×页”。如果附件较多，应按照附件的重要程度或逻辑顺序进行排列，并在附件名称前注明序号。附件说明的字体应小于正文，一般采用小五号宋体字。5.3附件顺序附件的顺序应按照公文正文的先后顺序进行排列，即先出现的附件排在前面，后出现的附件排在后面。如果附件之间有逻辑关系或重要程度的差异，应根据实际情况进行调整，但应在附件说明中注明附件的排列顺序。同时在装订附件时，应注意将附件与公文正文一起装订，保证附件的完整性和准确性。六、发文日期与印章规范6.1发文日期格式公文的发文日期应写在公文末尾右下方，并用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。例如，2023年7月1日。发文日期的字体应与正文一致，一般采用三号仿宋体字。6.2印章加盖位置公文的印章应加盖在公文末尾发文机关署名处，上不压正文，下压成文日期。印章的直径应与发文机关署名的字体大小相适应，一般为42mm。如果公文正文排版后剩余空间不足加盖印章的位置，可适当调整正文行距或字距，以保证印章的加盖位置准确无误。同时在加盖印章时，应保证印章的清晰度和完整性，避免出现印章模糊或残缺的情况。6.3印章样式公文的印章应使用红色印章，印章的字体应为宋体。印章的内容应包括发文机关名称、发文日期等信息，印章的边框应清晰、整齐，不得有模糊、残缺或变形的情况。在使用印章时，应严格按照规定的印章样式进行制作和加盖，不得随意更改印章的样式或内容。七、语言表达规范7.1语言简洁明了公文的语言应简洁明了，避免使用冗长、复杂的句子和词汇。在表达意思时，应直截了当，言简意赅，避免啰嗦和重复。同时应注意语言的准确性和规范性，避免使用模糊、歧义或口语化的词汇和表达方式。7.2避免口语化公文是一种正式的文书，应使用正式、规范的语言，避免使用口语化的词汇和表达方式。例如，应使用“鉴于”“特此”“予以”等正式词汇，而不应使用“因为”“所以”“给”等口语化词汇；应使用“请示”“报告”“通知”等正式文种，而不应使用“打报告”“发通知”等口语化表述。7.3语法正确公文的语法应正确无误，符合汉语的语法规则和表达习惯。在写作过程中，应注意句子的结构、成分和搭配，避免出现语法错误和逻辑混乱的情况。同时应注意标点符号的使用，保证标点符号的准确性和规范性。八、格式审核与校对8.1格式检查要点在公文的撰写和排版过程中，应严格按照公文格式规范进行检查，保证公文的格式符合要求。格式检查的要点包括纸张规格、字体字号、页边距设置、标题规范、正文规范、附件规范、发文日期与印章规范等方面。在检查过程中，应逐一对照规范要求，发觉问题及时进行修改和调整。8.2多人校对流程为了保证公文的格式准确无误，应采用多人校对的流程。由撰写公文的人员进行自查，保证公文的内容和格式符合要求；由部门负责人或相关专业人员进行审核，提出修改意见和建议；由办公室文秘人员或专门的校对人员进行校对，保证公文的格式准确无误。在多