《企业项目实践》实习报告

《企业项目实践》实习报告

一、实习企业介绍：

HQ国际物流有限公司成立于1997年，从成立至今，公司已发展成大型的综合型物流公司，我们乘承“诚

信，高效，专业”的服务理念，为客户提供个性化，多样化的优质服务，协助客户提高品牌竞争力。

公司主要致力于国际海运，空运，快递，报关，保险，内陆拖车等多样化的物流服务。更是以南美，欧洲，非

洲为主的专业国际物流公司。

一、工作岗位与工作内容介绍：

工作岗位：海运/空运一条龙操作员

工作内容介绍：

海运操作：

（一）订舱

1、审核操作记录基本内容填写是否完全，（柜型，柜量，POLPOD,截关日期，开船日期等）审核此票

业务有无客户委托书。操作记录上应注明预付还是到付，如发现有遗漏，应立即要求相关人员补充完整。

2、接操作记录后立即填写订舱申请向订舱单位申请舱位，订舱申请中应明确批示柜型、柜量、FI的港、

出口口岸、截关时间、所配船公司、托运人及相关费用及预到付。对于事先约定的重要事项要特别注明，例

如免堆期，单证的附加条款等；

3、向订舱单位发出订舱申请后，一个工作日之内追回船司S/0,特殊状况（如船司还未开舱等）另计；

4、S/0追回后，应仔细审核其内容是否与订舱申请一致，确认无误后将以下内容输入电脑系统：订舱

号、业务号、托运人、船公司、一程及二程船名、装船港、卸货港、ETD、ETA、柜型、柜量。并第一时间通

知相关业务人员，确定做柜时间安排下一步工作；

（二）拖车

1、在工厂确定装柜时间后马上向车队下派车指令，即将填写完整、准确的“拖车业务联系单”和船司

S/0传至车队，以便车队统一调度安排并在装柜前一天与车队再次确认；

2、跟进车队的打单、提柜、到厂时间、还柜等一系列进程，并在车到厂之前将“拖车业务联系单”（订

舱号、柜号、车牌号及司机姓名、联系电话）传至厂家，以便厂家安排装货事宜。如车队打单提柜时间不在

正常工作时间范围内，则必须在收到车队信息后转发给工厂或老业务员；

3、在打单、提柜、还柜等一系列操作过程中出现的任何异常状况、异常费用，应积极主动的与车队、

船司、客户及相关业务人员沟通，将损失降到最低，并将最终费用及时确认（业务结束前）；

4、将这一环节产生的所有费用准确的填写进操作记录,将柜号封号及时填入操作记录并输入电脑系统；

（三）报关

1、重柜还场后将准确的报关资料传至指定报关行，开始报关。如随车有资料带给报关行.还柜后则必

须与报关行及车队确认资料有无安全送达；

2、报关过程中应积极主动的配合报关行与工厂确认装箱资料的准确性、完整性；

3、根据截关日期及业务的报关特性（植检、薰蒸、商检），应积极主动的跟催相关业务人员尽早提供

装箱资料；

4、报关过程中发生的任何异常状况和费用，须积极主动的与报关行和相关业务人员沟通.寻求最好的

解决办法，并得到客户对费用的确认

5、报关放行后，通知工厂并知会相关业务人员。

6、将这一环节产生的所有费用准确的填写进操作记录。

（四）缮制提单

1、在做柜后第一时间向客户追要补料，按照客户提供的原始资料准确、完整、快速的缮制提单。制作

的提单初稿要确保与客户所提供的资料一致，避免因我司工作人员的失误而造成的重复工作，给客人和船司

造成不良的影响；（准确）

2、所有业务报关放行后即开始缮制提单，船开第三天所有与客户和船司间的校对工作必须完成；

3、船东正本提单在船开第五天必须取回，我司正本提单在册开第三天必须打印出来；（快速）

4、单证的确认必须有书面形式，即客户回传的“0K件”和我司回传船司的“0K件”。（有据可查）

5、在文件的往来传真过程中，必须注意客户资料和订舱单位资料的保密性，及不得向订舱单位泄露客

户资料，不得向客户泄露订舱单位的资料：（保密性）

6、在制单过程中产生的额外费用，须第一时间知会相关业务人员，采取相应措施。（及时反馈）

（五）追回DEBITNOTE

1、在提单确认后向船司追I可DEBITNOTE；（费用清单）

2、根据操作记录核对船司相关费用，如有疑问，应立即与船司进一步确认；

3、确认费用无误后，填写付款申请并交由操作主管审核；

4、打印“DebitNote”交给业务员审核，审核无误后传真给指定客户。

（六）安排放货

1、对于客户要求不出具任何正本提单而直接放货给目的港收货人的业务，在通知船司做电放之前必须

要求客户填写我司的“APPLICATIONTOTELEXRELEASE（电放申请）"，加盖公章后传至我司方可办理电放

事宜；

2、如客户要求扣货及扣货后再放货，每次均需出具书面保函，并确认承担由此产生的费用和责任；

3、所有放货事宜必须得到财务许可后方可进行，如客户要求扣货的，还需客人提供放货申请后才能予

以放货。

（七）打印费用结算单

1、审核操作记录中收付款项有无空缺及错误；

2、审核费用结算单中柜号、工作号、目的港、船名、截关期等一系列元素是否完整，如有遗漏及时补

充完整；

3、打印费用结算单交由业务员等各级人员审核费用：

空运操作：

空运操作与海运操作的流程大小异同，与海运想比流程更少，文件也更简单。由于空运时效快，货值高且

无法控货，操作中还是要在细节上加以注意。

（―）订舱

1.跟工厂要托书（注意品名是否含敏感物质/确认货好时间/是报关退税的还是买单报关/提供报关资料）

2.跟航司订舱（托书要带公章/邮件上要标上空运价格/注意提供中英文品名/有特殊敏感的一定要告知1）

3.核实航班信息确认好起飞到港时间（告知国外/和提货司机确认进仓时间）

（二）提货

1.提货时间/地址/件毛体/注意事项（易碎品轻拿轻放不可倒置等）交代提货司机

2.放舱给工厂注意文件（入仓图不同的机场还需提供其他文件注意询问是否要正本例：上海机场普通

货物：需提供安检清单和非危保函一式两份正本）

3.跟进货物进仓时间（由我们安排提货的单子及时询问是否提到货物了再核实进仓货物的;牛数与重量是

否与工厂提供数据有较大差异，有差异提出复查或复磅）

（三）单证制作

1,根据不同目的地机场和不同航司的要求制作提单（例如：印度要求提单必须显示税号，3U要求提单上必

须有收发货人电话）

2.提单一定需要工厂和国外确认0K,最好能书面问复。

3.注意航司截单时间，在截单前完成提单核对，并将特别要求告知航司（例：有文件要随机，和更改随机文

件）

（四）预警

1.由于空运时效短，无须等到航班离港。最终提单出来，能查询到航班信息就能够发出预警了

2.尽量在起飞前一天发出或者当天发出预警，最晚在起飞当天一定要发出。

（五）费用

1.在起飞后向航司追回DEBITNOTE；（费用清单）

2、根据操作记录核对航司相关费用，如有疑问，应立即与航司进一步确认;

3、确认费用无误后，填写付款申清并交由操作主管审核；

三、岗位职业知识能力与素质要求及评价表:

海运/空运一条龙操作员岗位工作职责及时处理客户问题，跟单、对单、费

岗位名称用制作、收付款、放单

工作流程1.接到销售单子和工厂确认货物佰息

2..安排向航空公司或同行订舱

3.放舱给客户并告知客户需要的文件

4.安排提货进舱/海运如需安排拖乍和工厂确认装柜时间后安排

5.及时回攵国外信息，更新货物动态

6.制作提单草本，与工厂和国外对单

7.确认提单后提交补料核单

8.船开或起飞前发预警

9.制作账单跟进收付款

10.放单

闵位沟通链①接到销售给单子时，沏问有没有需要注意的操作，拿到工厂和国外代理佑息（销售）

②联系工厂，确认出货信息，按照销售的要求向指定船司或坑司订舱（工厂一船司/航司）

销售一工厂一拖车行③及时催促胎位，并确认需要提供的文件及要求，放舱给工厂及提供需要提供的文件模板（船司/坑司一工厂）

一报关行一同行&航④将船期或航班信息同时告知国外，并及时更新工厂动态，装柜时间或进仓时间（国外代理）

司&船同一国外代理&⑤需要我们安排提货或施车的，和工厂确认好时间再和合作的拖车行或物流下单（工厂，托车行/物流）

⑥跟进装柜情况或物流情况，避免错过截关或截仓时间，来不及的要及时申请晚截（工厂，拖车/物流，航司/船司）

收货人一财务等涉及

⑦根据要求将工厂提供的信息制作成提单分别发给工厂和国外代理核对（工厂，国外代理，船司/航司）

到此票操作的人员

⑧如有突发状况造成延貂或延航班要及时告知船司/航司再更新给国外代理（工厂，航司/船司，国外代理）

⑨提单文件确认后提交补料及文件给船司或航司（航司/船司）

⑩需要报关的收齐资料交给合作的报关行，并跟进报关状态（工厂，报关行）

11核对航司/船司提供的最终文件，及时修正（航司/船司）

12海运确认开船后发预警给国外和工厂空运起飞前发预警国外和工厂（工厂，航司/船司，国外代理）

13核对航司/船司提供的账单，有问题找对接单.子销售（销售，航司/船司）

14制作账单，交给对接销售审核无误后发账单给工厂和国外代理（销售，工厂，航司/船司）

15跟进收款及付款给航司。（财务，工厂）

16船到港前七天申请放单给国外代理（船司，国外代理）

17审核操作记录中收付款项有无空缺及错误打印并费用结兑单交由业务员等各级人员审核费用（销售，财务，经理）

沟通中的典型问1）工厂告知销售的信息没有传达到操作，导致操作过程4•会重及询问工厂相同的问腮，或者问问题像挤牙膏一样，一条条问，

题导致工厂不耐烦甚至不愿意配合。

2）由于提单没有准时核对或者没有收到客户的书面确认，导致晚交单产生了晚截单贽用或者急急忙忙交单导致最终提单有问题

时两边扯皮。

3）实际操作过程中产生其他费用，国外或工厂拒绝支付，工厂说货物不带磁，但安检机检泅到带磁产生超额费用。

4）因为截补料时间以及截关时间发生争执。

5）因国外未及时付款给工厂或欠我们款未如期支付，我们暂扣货物产生目的港罚金，国外要求我们承担罚款的无理要求争吵

6）放单时未和工厂确认直接放给国外导致工厂未收到尾款而国外已经提到货了

问题后的解决措①掌到销倍操作单是问卜.有没有注意事项，让销售把已经有的工厂资料和操作单一起提供，另外问工厂问题时尽呈一次性

施问，例如报关问题，报美行问的时候问下还有没有其他问题，标成1234问题点发给工厂。

②对单时考虑下时差，例如印度比中国慢两个小时，加他们对单很磨蹭，和国外对单或更新状态要在11点之后才有回熨。

当天12点截单的尽量前一天对好，着急对单时可以邮件说会产生晚交单费用，请一个小时内确认，这样印度会会的比较快，一定

要有•文字确认，有些工厂电话说提单可以还是要补邮件过来，避免提单有问题扯皮。

③像缠膜裁，实际产生时要问客户是否确认缠膜并一起把费用报上，确认缠的话一起请一起确认费用。货物磁检，磁检完

后像航司索要磁检报告，磁检前也要先确认费用，磁检完成后发磁检报告作为磁检凭证。

④放SO时将文件和战关时间及截补料时间一并告知，要求申请晚截单的，先帮忙申请再和工厂沟通能否提早做柜。上海

港区会出现未开港但是船司要求先提交补料的情况，这种情况可尽知申请晚截单。

⑤业务通知扣货的话要先和国外说此批货要扣货，要求及时付款或提供水单才能放货，并将欠款的statement或账单发给

国外，如国外坚持要提单让销由负责回豆，销售说可以放单再放单给国外。

⑥放单时和工厂确认是否能放货给国外，HBL出电放的要求工厂出具电放保函。已经放单给国外的要求国外帮忙hold单，

等我们通知再放货。

四.甄选瓶颈因素

1、难度最高的工作任务及解决方式

2、重要度最高的工作任务解决方式

重要度最高的工作任务（提单制作与特别要

3.提单急急忙忙提交，没

1.制作提单文件草稿时2.催国外确认，在航司的文4.因为未及时提供文件

要符合不同港口的提单件截止时间内及时提交补有检查导致最终提单有问或者补料导致延船以及

要求，再发去核对。料及备注特殊要求。题，产生改单费用。空运空舱产生空仓费

平时多了解不同港口的提提前做提单给国外核对，注提交补料时不管多急都要赶不上船或飞机要及时常用技

单要求，尤其是自己常做的意国外时差，可以采用先和再检查一遍，时刻记住少和航司协商，延船或推巧以及

目的港，多积累熟能生巧,国外对提单内容但是要说明一个字母都有改单费，细迟航班，避免产生空舱预防措

以及关注新政策。数据后补，并且不再重新确心检查，提高准确率费施

五.瓶颈因素改进实施

1.难度最高工作任务瓶颈因素提升计划

(1)分析催款难的原因：

我司催款困难的一般都是印度代理的指定货，印度代理的风格是比较斤斤计较，对价格十分敏感，会对账单有

各种问题。所以每次付款都很拖拉而且是挂账时间最长的并且喜欢找各种借口不付款，索要银行文件及证明之类的。

iw\

ARRK*AGS19110007CHIARRK1V0106000

ARRK•AGSW2O1O5CHARRK12/1367000150r

ARRK*AGS2001002eCHARRK01/0282000______________________________________\<30J

ARRK*AGS200100«CHARRK01/2171500

ARRK,AGS20050M2ARRK05H4640004

1.1-印度代理未付款项

(2)提升计划:

1.务必在每一票结束后及时开出账单，并让国外代理确认，一定要催到邮件回复确认账单。

2.让销售查询代理的WAC状态，如有快过期的要积极催款，直到给到水单，如拒绝付款可到WAC上诉。

3.告知销售会扣单，让销售一起催国外付款，因为印度港口不及时提交文件的话会有罚款，扣单会使付款效率

增高。但是要提前告知代理我们会扣单，快到港的时候突然不放单没有给他们准备付款的时间可能会产生纠纷。

4.提高催款频率，发邮件时把欠款时间带上。

5.不回邮件的代理告知销售，让销售试下打电话催款。

⑶提升结果：

根据上述的一些提升方法和技巧提高了催款的效率，并且经过催款实践将技巧运用到实际事例中，催款成功

率有了明显提升，成功将几位代理几个月前的款项追回，缓解了操作中的一大难点。

2.重要度最高工作任务瓶颈因素提升计划

(1)影响制单的问题分析：

单证文件是保证货物能准时出运的基础，各种文件是环环相扣的，不仅要求单单相符也强调每份单证都缺一

不可。所以制作单证时要有充分的耐心加细心，单证上小数点错了都会导致一连串的蝴蝶效应，譬如从单纯的改提

单到目的地代理的错误资料需要更新等一连串额外费用。制单错误不仅会产生高昂改单费而且还增加了制作和更新

单证的工作量，如何准确快速的制作提单也是操作过程中遇到的考验，从制单到提单补料文件过程中下面都是常见

的问题：

1.做单的速度太慢，有时候会写错目的港，或有其他错误显示。

2.不清楚港口要求有些要显示的内容没有显示上去，以及不同起运港的要求的文件不同。

3.和国外对单时间过长，导致错过截单时间，没赶上航班或船。

4.报关资料等文件没在规定时效内提交。

(2)提升改进计划：

1.了解各个港口的不同要求并进行记录，可以做成表格，方便查找，操作新的国家港口做好笔记，并且多问有

经验的同事：

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1.2：记录表格

2.孰能生巧，刚开始做提单一定要多加核对，之后可以慢慢加快速度。多熟练办公软件的运用，可以加快做提

单的效率。

3.对单时要注意时差，在规定时效内催到提单，如果迟迟未回复，要将可能产生的后果也要及时告知。

堪培拉Ofl华盛顿*=巴黎■■东京北京■伦敦的

2020年05月31日2020年05月31日2020年05月31日2020年05月31日2020年05月31m2020^05^319

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苜尔星期三2626京都星期三2626上海星期三19:26

1.3：常用时差表

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DearAkash,

PteaseconfirmtheAWBdrafttoday,otherwisewewillmisstheflight,thanks

waitingforyoureply

cus2@1.4：告知可能会产生的后果

4.每次要问清楚截单时间并在面单上备注，按照时间排序，及时催文件。

5.不同机场或港口的特殊文件要求可以制作文件夹备注。

1除场出贲

上海机场出货

香港机场出货

1.5整理不同机场文件模板

6.要工厂提供的文件可以自己制作模板，工厂不会的时候可以及时提供做参考。

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名称日期皿大小标记

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ESKC模板2020/4/20星期一1658看图王JPG图片...250KB

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6UpdateSectionII...2015/1/265^-14:32XLSX工作表149KB

G0磁石信模板2020/4/20星期一10:47看图王JPG图片...159KB

图电池2020/6/4星期四15:21文本文档1KB

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喈贴标标注2020/6/4星期四15:20SS£PNG图片...143KB

E3账标模板2020/4/17£10515:06看图王JPG图片...156KB

1.6电池文件的换扳

六.资源需求分析

1.自我资源需求（时间、物资、心力…）

⑴时间需求

货代是对时间要求极其严格的行业，尤其是对于空运操作来讲，所以在工作中也要用及时高效来要求自己，为客

户提供优质服务。空运本身节奏相疝海运来说更是紧张许多，所以在操作空运货物时更要注意时间要求，尽可能

提前做好起飞前准备，这样即使有突发状况也能做到临危不乱。

⑵英语能力

在工作中发现英语能力是十分重要的，在而对国外代理，良好的英文书写能力能加快货物进展，而且能够有效沟通。

要提升自身的英文水平，才能更专业的提供服务

（3）服务

货代靠渠道以及服务竞争，作为操作员应该更加注重操作过程中的服务质量，提供快速准确的服务。对于操