快消品行业采购制度与流程

快消品行业采购制度与流程一、制定目的及范围快消品行业的采购管理对于确保企业运营的顺畅至关重要。为提升采购效率、降低采购成本并保证采购工作的规范化，特制定本制度。适用范围涵盖日常采购、计划采购和应急采购等各类采购活动，确保采购流程高效、简洁且易于理解。二、采购原则1.采购活动应遵循“公正、公平、公开”原则，综合考虑产品质量、价格以及供应商信誉，择优选择。2.所有采购物资应从合规的正规商家采购，确保所有采购物资获取合法的发票。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程设计1.日常采购流程日常采购是快消品行业中最常见的采购类型，通常涉及食品、饮料、日用品等。该流程的设计旨在保障日常运营所需物资的及时供应。采购申请相关部门在进行采购前，需先向仓库确认库存情况，确保所需物资确实短缺。确认后，填写《采购申请单》，详细列明物资名称、数量及用途。申购审批采购申请需经部门负责人审核批准。对于金额较大的采购，需同时提交预算审批。审批通过后，申请单流转至采购部。供应商询价采购部负责进行市场询价，至少应获取三家不同供应商的报价。询价过程中，采购人员需综合考虑价格、质量、交货周期和服务等因素。核价与审批采购部根据历史价格和市场行情进行核价，填写《核价单》。核价结果需经过部门负责人审批，确保采购的合理性。采购实施与验收入库审批通过后，采购部根据核价结果选择合适的供应商进行下单。物资到货后，由相关人员负责验收，确保货物数量及质量符合要求。验收合格后，物资存入仓库。报销流程采购物资应在到货后1个月内完成报销，逾期未报销的，相关人员需承担责任。报销时需提供采购申请单、入库单及相关发票。2.计划采购流程计划采购主要针对年度需求量大且相对稳定的物资。该流程的设计旨在提高采购效率，降低采购成本。需求计划编制各部门需提前编制年度采购需求计划，列明预计采购的物资种类、数量及时间节点。计划编制应基于市场预测、历史数据及部门实际需求。预算审批需求计划需经部门负责人审核，预算方案需报财务部审核。预算审批通过后，计划进入实施阶段。集中采购采购部根据各部门的需求计划进行集中采购。集中采购有助于通过更大规模的采购获得更优惠的价格。合同签署采购部与供应商洽谈后，签署采购合同，明确供货时间、数量、价格及售后服务等条款。合同的签署需经过法律审核，确保合法合规。验收与付款物资到货后，需进行验收，确保与合同约定一致。验收合格后，依据合同约定进行付款，确保资金使用的合理性。3.应急采购流程应急采购适用于突发情况，确保企业在紧急情况下能够及时获取所需物资。应急采购申请在发生突发事件时，由相关负责人提出应急采购申请，需说明采购原因及紧急程度。快速审批应急采购申请需由高层管理者快速审批，确保流程高效。审批通过后，直接进入采购环节。直接采购在紧急情况下，采购部门可直接联系供应商进行采购，无需进行询价。为了确保采购的有效性，应选择与公司有良好合作关系的供应商。验收与入库物资到货后，相关人员进行验收，确保物资符合要求。验收合格后，及时入库并做好记录。事后总结应急采购完成后，应对采购过程进行总结，评估此次采购的效果，提出改进建议，优化未来的应急采购流程。四、备案管理所有采购活动结束后，采购人需将采购申请单、入库单、发票及相关合同复印两份，一份交财务部审核，另一份存档以备日后查阅。通过建立完善的档案管理，可以为后续的审计和分析提供依据。五、采购纪律与规范1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，做好市场调查，确保采购物资的质量及价格合理性。采购人员应定期对供应商进行评估，维护良好的供应关系。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将受到严肃处理。同时，采购人员应保持良好的职业道德，确保采购活动的透明性与公正性。六、流程反馈与改进为了确保采购流程的有效性，各部门应定期对采购制度进行评估，收集反馈意