电算化知识点

第五章会计软件操作第一节系统管理一、概述系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面：1.账套管理。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。2.年度账管理。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。3.操作员及其权限管理。操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限等。二、启动和注册系统管理(一)启动和注册系统管理系统允许以两种身份进入系统管理。一是以系统管理员的身份;二是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。(二)设置操作员设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。1.增加操作员增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。(1)操作员编号(ID)：用来标识所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复;(2)操作员全名：即操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空;(3)部门：即操作员所属部门，部门内容可以不填;(4)口令：即操作员登录系统时使用的口令。2.修改或删除操作员设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”或“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”(启用)或“注销”(无效)状态。例题：以账套主管的身份注册系统管理时，不能进行的操作是()。(单选)A.建立账套B.修改账套C.年度账清空D.年度账引入答案：A。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。建立账套是系统管理员的权限。三、建立账套建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套帐簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。(一)设置账套信息1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结帐日期。(二)设置单位信息单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。(三)确定核算类型用于记录本单位的基本核算信息，包括：1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。4.企业类型：系统提供了工业和商业两张类型，必须选择输入。5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。(四)确定分类信息。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。(五)确定编码方案编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。(六)设置数据精度数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。(七)系统启用在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。例题：账套号是区别不同账套的唯一标识。()(判断)答案：√。账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。四、设置操作员权限操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。两者权限有所区别。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。提示：1.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。2.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。例题：账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。()(判断)答案：×。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。【练习题】1、账务系统第一次投入使用时也有类似手工的建账工作，这就是(D)。A.设置会计科目B.设置帐套C.设置凭证类别D.系统初始设置2、账务系统中帐套号设置的最重要要求是(B)。A.只能用两位数字B.账套号不能重复C.只能用两位字符D.可以任意设置3、账务系统中，建成后，(B)参数可以修改。A.启用日期B.单位名称C.编码规则D.采用的会计制度日期4、账务处理系统中，建账时间设定后，可以在次年重新修订。(X)第二节系统初始化一、概述系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。二、设置基础档案(一)设置部门档案部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。(二)设置职员档案职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。(三)设置客户档案如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。(二)修改和删除会计科目修改或删除会计科目应遵循“自上而下”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。(三)指定会计科目指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。例题：1.“管理费用”科目通常设置的辅助核算是()。(单选)A.个人往来B.部门核算C.项目核算D.客户往来答案：B。各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的，因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。2.删除会计科目时，应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。()答案：×。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。四、设置凭证类别通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：1.记账凭证2.收款凭证、付款凭证、转账凭证3.现金凭证、银行凭证、转账凭证4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证5.自定义凭证类别某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：1.借方必有2.贷方必有3.凭证必有4.凭证必无5.无限制五、输入期初余额期初余额录入是将手工资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入，辅助核算科目期初余额录入。(一)总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入起初余额。(二)辅助科目期初余额录入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。(三)试算平衡期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。例题：1.输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。()(判断)答案：×。输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。2.下列关于期初余额的描述中，正确的有()。(多选)A.所有科目都必须输入期初余额B.红字余额应输入负号C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。答案：BC。并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。第三节日常业务处理一、填制凭证在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。1.增加凭证记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。(1)凭证头内容①凭证类别②凭证编号③制单日期④附单据数提示：①采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期;②凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。(2)凭证正文内容①摘要②科目③辅助信息④金额提示：①正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空;②科目编码必须是末级的科目编码;③金额不能为零，红字以“-”表示;④可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置;⑤不能确定的辅助核算信息可不输入。(3)具体操作：①增加一张普通凭证②增加一张有辅助核算信息的凭证2.修改凭证在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可以修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。3.删除凭证(1)作废/恢复凭证当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：找到要作废的凭证，执行“制单——作废/恢复”命令。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。(2)整理凭证凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。4.查询凭证用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。具体操作：查询未记账的付款凭证。例题：1.凭证保存后，()是可以修改的。(多选)A.制单日期B.摘要C.凭证编号D.金额答案：ABD。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。2.账务处理系统中，记账凭证的编号不应(D)。A.由计算机自动编号B.编号必须连接C.如果分类，应分类编号D.重号或漏号二、审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。提示：①审核人必须有审核权;②作废凭证不能被审核，也不能被标错;③审核人和制单人不能是同一个人;④凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除。具体操作：①更换操作员②审核凭证例题：账务处理系统中，记账凭证审核是由(A)对已输入计算机的凭证进行审核的。A.专人B.任意人C.凭证输入员D.会计主管三、记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地进行到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。提示：①第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账;②上月未记账，本月不能记账;③未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围;④记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。具体操作：记账。例题：1.账务处理系统中，凭证的无痕迹修改应当在(C)之前进行。A.结账B.审核C.记账D.打印2.在执行凭证登账功能时，一旦给定了登账条件，机器就将该范围内的所有凭证自动进行登账处理。()(判断)答案：×。未经审核的记账凭证不能记账。3.账务处理系统中，账簿中的数据(A)。A.不可以修改或删除B.可以删除C.可以增加D.可以修改4.账务处理系统中，(D)后凭证可以记账。A.查询B.修改C.输入D.审核四、账簿管理企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。1.基本会计核算账簿管理基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。(1)总账的查询及打印总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。(2)明细账的查询及打印。明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中包含未记账凭证。(3)日记账的查询及打印。日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。(4)具体操作：现金日记账的查询2.各种辅助核算账簿管理辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。具体操作：部门总账的查询。例题：1.账务处理系统中，一般情况下，各种账目均可以在一个会计年度内任意查询。()(判断)答案：√。账务处理系统中，一般情况下，查询的期间不受限制，查询的内容包括凭证查询、账簿查询、汇总表查询以及各种辅助项目的查询等。2.往来账管理中，往来客户档案设置的主要内容是(D)。A.客户名称B.客户地址C.客户编码D.客户编码和名称第四节期末处理一、银行对账由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，企业和银行之间经常会出现“未达账项”，为了能够准确掌握银行存款的实际余额企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。银行对账是货币资金管理的主要内容。在计算机总账系统中，银行对账的科目在科目设置时应定义为“银行账”辅助账类的科目性质。1.输入银行对账期初数据银行对账有个启用日期，该启用日期应当是使用银行对账功能前最后一次手工账的截止日期。用户应在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项。提示：①第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账功能之后不再使用;②在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，不要随意调整启用日期，尤其是向前调。具体操作：输入银行对账期初数据2.输入银行对账单要实现计算机自动对账操作，在每月末对账前，须将银行开出的银行对账单输入计算机。本功能用于平时录入银行对账单。具体操作：输入银行对账单数据。3.银行对账银行对账可以采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对和购销。手工对账是对自动对账的补充。在自动对账后可再通过手工对账进行调整。提示：对账条件中的方向、金额相同是必选条件，对账截止日期可输入可不输;②对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志。③在自动对账不能完全对上的情况下，可采用手工对账。4.余额调节表的查询输出在对银行账进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，用户可直接查询或打印输出。具体操作：查询银行存款余额调节表例题：1.对银行收付款业务，在凭证输入时，还需要输入结算凭证号，供()使用。(单选)A.登日记账B.凭证过账C.登总分类账D.银行对账答案：D。对银行收付款业务，在凭证输入时，还需要输入结算凭证号，供银行对账使用。2.计算机账务处理系统中，进行银行对账，银行对账单传送到微机中可采用(ABCD)。A.键盘录入B.软盘拷贝C.网络传达D.电子邮件3.进行银行对账的主要依据是(BD)。A.发生日期B.结算单号C.出纳人员D.金额

第三章会计电算化基本要求本章要点：会计电算化法规制度会计核算软件的基本要求会计数据输入功能的基本要求会计数据输出功能的基本要求会计数据处理功能的基本要求会计电算化岗位及其权限设置的要求计算机替代手工记账的要求电算化档案的基本要求第一节会计电算化法规制度宏观管理是指国家或地区为保证会计电算化工作的顺利展开所制定的法律、法规和条例微观管理指单位自身针对会计电算化工作而制定的管理办法、措施和制度1994年6月，财政部正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》第二节会计核算软件的基本要求根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：1.会计核算软件应保证会计数据合法、真实、完整，有利于提高会计核算工作的效率3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。第三节会计数据输入功能的基本要求本节要点：会计核算软件应当具备的初始化功能会计核算软件的数据输入形式对输入记账凭证功能的有关要求对审核记账功能的有关要求对需要输入原始凭证的要求对处理外国货币核算业务的要求主要内容数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。一、会计核算软件应当具备的初始化功能5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。二、会计核算软件的数据输入形式会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。三、对输入记账凭证功能的有关要求1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：(1)正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。(2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。(3)正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。(5)正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。四、对审核记账凭证功能的有关要求2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红定可用负号“—”表示。五、对需要输入原始凭证的功能要求会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改六、对处理外国货币核算业务的要求记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。第四节会计数据输出功能的基本要求本节要点：会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能会计核算软件输出数据的其他要求主要内容：会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式查询和打印则是会计数据输出的最基本形式一、会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能二、会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能会计软件应当提供机内记账凭证、机内原始凭证、会计账簿、会计报表的打印输出功能4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。三、会计核算软件输出数据的其他要求1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能第五节会计数据处理功能的基本要求本节要点：对会计核算软件记账功能的基本要求对会计核算软件结账功能的基本要求对会计核算软件报表生成功能的基本要求会计核算软件应具备的其他处理功能主要内容：会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面一、对会计核算软件记账功能的基本要求1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记二、对会计核算软件结账功能的基本要求2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证(如折旧计提凭证等)是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。三、对会计核算软件报表生成功能的基本要求按报送对象：外部报表和内部报表按编制日期：月报、季报、年报按编制单位：单位会计报表和汇总会计报表按报表的结构：简单报表和复合报表根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是必须编制的基本报表四、会计核算软件应具备的其他处理功能第六节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求本节要点：会计电算化岗位的划分会计电算化岗位责任制的基本内容中小企业实行会计电算化的岗位设置主要内容：一、会计电算化岗位的划分基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位基本会计岗位既可以一人一岗，也可以一人多岗或一岗多人，但应当符合内容牵制制度的要求，如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。会计人员必须实行回避制度大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：1.电算主管：电算化主管可由会计主管兼任2.软件操作3.审核记账4.电算维护5.电算审查6.数据分析7.会计档案资料保管员8.软件开发上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。二、会计电算化岗位责任制的基本内容建立会计电算化岗位责任制，按照“责权利相结合”的原则1.电算主管的责任2.软件操作员的责任(5)注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码(9)出纳人员应做到日清月结3.审核记账员的责任(2)将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。(6)审核记账人员不得兼任出纳工作4.电算维护员的责任。(1)定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况(2)应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障6.电算审查员的责任8.软件开发员的责任。(3)软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。三、中小企业实行会计电算化的岗位设置实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需岗位，一人可以兼任多个工作岗位五、遇到问题怎么办1.会计软件选用不当开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实施1)咨询工作：向会计学会的电算化分会、会计师事务所、会计软件公司等咨询2.认识和做法上的误区把双轨并行工作放在单位开展会计电算化工作之前进行，而不是在此之后手工方式下会计核算与计算机方式下会计核算的全部数据，都是试运行阶段必须保留的3.难以建立严格的管理制度第七节计算机替代手工账的基本要求本节要点：替代手工账替代手工账的条件如何替代手工账计算机与手工并行遇到问题怎么办主要内容：一、替代手工账替代手工账包括两个概念，即部分替代和全面替代手工记账替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”二、替代手工账的条件(一个前提三个条件)一个大前提是：计算机与手工会计核算应该并行3个月以上计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠;打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全三个条件：1.配备了专用的或主要应用于会计核算的软硬件设备2.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员目前培训的三种形式：财政部组织全国开展的初级、中级、高级培训软件公司提供的针对购买的会计软件的培训由企业自己组织的培训3.建立相应的内部管理制度包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度三、如何替代手工账替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段1.整理手工会计业务数据。(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符(2)整理各账户余额：如果是在年初建账，只需整理各账户的期初余额，如果是在年中某月建账，需整理出以前各月各账户的发生额(3)清理往来账户和银行账户2.建立会计账户体系并确定编码建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。原则：(1)符合财政部和有关管理部门的规定。(2)满足本单位会计核算与管理的要求。(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。(5)要保持科目的相对稳定性。(6)应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程4.会计软件初始化(了解)如：账务处理初始化的主要内容：工资核算初始化的主要内容四、计算机与手工并行1、计算机与手工并行是指