能源行业设备采购管理制度及流程

能源行业设备采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升能源行业设备采购的管理水平，实现采购流程的规范化和高效化，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及设备采购的项目，包括但不限于发电设备、输配电设备、自动化控制系统及相关配件等，旨在确保采购活动的透明性、合规性和经济性。二、采购原则1.采购活动应遵循“公平、公正、公开”的原则，优先选择质量可靠、价格合理的供应商。2.所有采购项目必须经过严格的预算审批，确保资金的合理使用。3.采购物资须从合法、合规的供应商处采购，所有物资必须索取有效发票。4.各部门应指定专人负责采购工作，申购人与采购人不得为同一人，以确保责任分明。三、采购流程1.采购申请阶段申购人根据项目需求，首先需确认现有库存情况，填写《设备采购申请表》。申请表需详细列明所需设备的型号、规格、数量及预计预算。完成后，申购人需将申请表提交至部门负责人审核。2.申请审批阶段部门负责人对采购申请进行审核，确认其合理性后签字批准。审核通过的申请需提交至财务部门进行预算审核，确保资金的可用性。财务部门将依据预算情况，决定是否批准该项采购。3.供应商选择阶段审核通过后，项目负责人需进行供应商的市场调研，至少收集三家合格供应商的报价。选择供应商时，不仅要考虑价格因素，还应综合评估其供货能力、售后服务及过往业绩等。4.报价核对阶段项目负责人需对收集到的报价进行分析，参考历史价格及市场行情进行核价，填写《报价核对表》，并附上相关报价资料。核价完成后，需将核对结果提交至部门负责人进行复核。5.审批与合同签署阶段核价通过后，需将《设备采购申请表》、《报价核对表》及相关报价资料汇总，提交至公司高层进行最终审批。审批通过后，项目负责人需与供应商签署正式合同，明确交货时间、质量标准及违约责任等条款。6.采购实施与验收入库阶段合同签署后，项目负责人需跟踪供应商的生产及交货进度，确保按时到货。设备到货后，相关人员需对设备进行验收，检查设备的型号、规格、数量及外观等是否符合合同约定。验收合格后，需填写《设备验收单》并入库。7.付款及报销阶段验收合格后，项目负责人需向财务部门提交付款申请，附上《设备验收单》及采购合同。财务部门审核后进行付款。所有采购物资的发票需在货到后一个月内报销，逾期不予受理。四、特殊采购流程在特殊情况下，如应急采购、零星采购等，需遵循以下流程：1.应急采购遇到突发情况需紧急采购设备时，项目负责人可直接联系合格供应商进行采购。应急采购无需进行询价，但需事后补齐相关审批流程，并向公司高层报告采购情况。2.零星采购针对金额较小的设备采购，项目负责人可根据实际需求，经过部门负责人同意后直接采购，但仍需保留相关采购凭证以备查。3.年度集中采购为降低采购成本，公司可对年度内重复性设备需求进行集中采购，各部门需提前编制年度采购计划，并报财务部门审核，确保年度预算的合理使用。五、采购文档管理所有采购活动均需做好文档记录，采购人需将《设备采购申请表》、《报价核对表》、《设备验收单》及发票复印两份，交由财务部门审核存档，一份留存于部门档案中，以备日后查阅。六、采购纪律与规范1.采购人员职责采购人员需定期更新供应商资料档案，进行市场调研，确保采购设备的质量与性能符合行业标准。2.采购行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或利益回扣，违者将受到公司纪律处分。所有采购活动需严格遵循公司制定的流程，确保每一步都可追溯。七、反馈与改进机制在采购流程实施过程中，需建立反馈机制，鼓励各部门对采购流程提出意见和建议。每次采购完成后，项目负责人应对整个流程进行总结，识别改进点，并向管理层反馈。定期组织采购审核会议，评估流程执行情况