会议通知协议

会议通知协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

地址：__________

鉴于甲方与乙方就会议通知事宜达成共识，双方本着平等、自愿、公平、诚实信用的原则，经友好协商，特订立本协议，以资共同遵守。

本协议旨在明确甲方与乙方在会议通知方面的权利义务，确保会议通知工作的顺利进行，提高会议效率，降低沟通成本。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方负责制定会议通知的标准格式和内容，确保通知信息准确、完整。

2.甲方应在会议召开前至少____天向乙方发送会议通知，并确保乙方收到。

3.甲方负责通知内容的真实性、准确性和及时性，如因通知错误导致乙方损失，甲方应承担相应责任。

4.甲方应提供必要的会议资料和背景信息，确保乙方做好参会准备。

5.甲方负责会议现场的协调工作，包括场地布置、设备调试等。

乙方责任和义务：

1.乙方应在收到会议通知后____小时内回复确认参会，如有特殊情况无法参会，应及时通知甲方。

2.乙方应按时参加甲方组织的会议，并遵守会议纪律。

3.乙方在会议过程中应积极参与讨论，提出建设性意见。

4.乙方应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容。

5.乙方应在会议结束后及时将会议纪要和行动计划反馈给甲方。

6.乙方如因特殊原因无法参会，应提前____天通知甲方，并安排合适的人选代为参会。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按时参会，并对乙方未按时参会或未履行相关义务的行为进行追责。

2.乙方有权要求甲方提供准确、完整的会议通知，并对甲方提供的会议资料和背景信息进行核实。

双方义务：

1.甲方有义务保障乙方参会权利，确保会议顺利进行。

2.乙方有义务积极配合甲方的工作，按时参会，履行相关义务。

如遇特殊情况，双方应友好协商解决，必要时可寻求第三方调解。

合同金额与支付方式：

本协议项下，甲方应向乙方支付会议通知服务费用，总额为人民币____元整（￥____元）。

支付方式如下：

1.首付款：甲方应在签订本协议之日起____个工作日内向乙方支付首付款，金额为人民币____元（￥____元），占总金额的____%。

2.提交会议通知：甲方在完成会议通知的初步工作后，乙方应在收到通知之日起____个工作日内向甲方支付第二笔款项，金额为人民币____元（￥____元），占总金额的____%。

3.完成支付：甲方在会议通知工作全部完成后，乙方应在收到最终会议通知及相关文件之日起____个工作日内向甲方支付剩余款项，金额为人民币____元（￥____元），占总金额的____%。

支付条件：

1.甲方收到乙方按照上述支付方式支付的款项后，应立即向乙方提供相应的会议通知服务。

2.乙方支付的款项不得用于抵扣任何其他债务或费用。

3.若因甲方原因导致会议通知服务未能按约定完成，甲方应退还乙方已支付的款项。

4.若因乙方原因导致会议通知服务未能按约定完成，乙方应向甲方支付违约金，金额为已支付款项的____%。

额外费用：

本协议总金额未包含因不可抗力或双方另有约定的其他额外费用。如发生额外费用，双方应根据实际情况另行协商解决，并在必要时调整合同总金额。

本协议的支付条款对双方的财务责任有明确的约定，双方应严格按照约定履行支付义务。如有变更，需经双方书面同意并签署补充协议。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按约定时间完成会议通知工作，或提供的信息不准确，导致乙方损失，甲方应承担违约责任，赔偿乙方因此遭受的直接经济损失。

2.若乙方未按约定时间支付款项，每逾期一日，应向甲方支付未付款项的____%作为滞纳金。

3.若乙方未按时参会或未履行相关义务，甲方有权根据本协议约定追究乙方责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的损失。

二、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则解决本协议履行过程中产生的争议。

2.如协商不成，任何一方均有权将争议提交至有管辖权的人民法院诉讼解决。

3.如双方同意仲裁解决争议，应将争议提交至____仲裁委员会，按照该委员会的仲裁规则进行仲裁。

4.仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

三、适用法律和管辖

本协议的签订、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。

若双方选择诉讼解决争议，约定管辖法院为____市____区人民法院。

四、不可抗力

如因不可抗力事件导致本协议无法履行或履行困难，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明材料。双方应协商解决因不可抗力事件导致的合同履行问题。

五、其他

1.本协议的任何修改或补充均需经双方书面同意并签署。

2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，但以下条件成就前，本协议不生效：

1.甲方和乙方均已完成各自内部审批程序；

2.双方均已完成本协议所约定的首付款支付。

二、有效期

本协议的有效期为____年，自协议生效之日起计算。本协议期满前____个月，双方应协商是否续签本协议。

三、变更和终止条款

1.本协议的任何变更或补充均需经双方书面同意，并签署书面文件。未经双方书面同意，任何一方不得擅自变更或终止本协议。

2.以下情形下，本协议可提前终止：

a.双方协商一致；

b.一方违约，经对方书面通知后____日内仍未纠正；

c.发生不可抗力事件，且双方协商一致认为本协议无法继续履行；

d.法律法规或政策变化导致本协议无法继续履行。

四、通知

1.除非本协议另有约定，所有通知应以书面形式发送至对方指定的地址，并自发出之日起____个工作日视为送达。

2.任何一方地址变更，应在变更之日起____个工作日内书面通知对方。

五、不可抗力

1.本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

2.发生不可抗力事件，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明材料。在不可抗力事件持续期间，双方应协商解决合同履行问题。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2.本协议的标题仅为方便阅读，不构成本协议的组成部分。

3.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

附件：

1.会议通知模板：包括会议通知的标准格式、内容要求及发送流程。

2.会议议程：详细列出会议的时间、地点、参会人员、议题及讨论顺序。

3.参会人员名单：列明参会人员的姓名、职务、联系方式等基本信息。

4.会议资料清单：列出会议所需的各类资料，包括文件、报告、图表等。

5.会议通知发送记录：记录会议通知的发送时间、接收人及确认情况。

6.会议纪要模板：包括会议纪要的标准格式、内容要求及编写流程。

7.会议纪要：记录会议的主要议题、讨论结果、决议及后续行动计划。

8.会议通知费用明细：列出会议通知服务的各项费用，包括人力成本、材料成本等。

9.甲方与乙方之间的沟通记录：包括邮件、电话录音、短信等沟通方式的记录。

10.乙方提供的各类证件复印件：包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明等。

签字、盖章及日期：

甲方代表（签字）：

__________

职务：__________

日期：____年__