《应用文写作(第4版)》 课件 4.9商务信函

第九节

酌词金兰语，设言解商意

——商务信函目录01商务信函的含义02商务信函的分类03商务信函的特点04商务信函的内容与写法05商务信函的写作要求商务信函的含义01商务信函的含义

商务信函是企事业单位之间为联系业务、洽谈生意或磋商与买卖相关的问题时使用的一种函件。

商务信函已成为现代商务活动常用的书信体裁，其作用可以使企事业单位之间在不直接见面的情况下，处理与交易相关的问题。商务信函的分类02商务信函的分类

以商务信函的文书形式为标准，可分为外贸商务信函、境内商务信函。

以商务信函的功能为标准，可分为建立商务关系信函、询价商务信函、报价商务信函、订购商务信函、信用调查商务信函、装运商务信函、付款商务信函、索赔商务信函、理赔商务信函等。商务信函的特点03商务信函的特点

商务信函体现了贸易活动的博弈过程，要使用正确的商务交往术语、标准的商务信函格式，清楚、连贯地阐明各方的立场和意见，这对实现自身的商业利益至关重要。准确性

商务信函内容和格式的完整，一方面可以避免由歧义导致的经济纠纷，为企业赢得经济利益；另一方面可以体现对商业对手的尊重，可互增好感，为商业合作带来契机。完整性

在繁忙纷杂的现代商务中，从商贸往来各方的角度着想，商务信函应言简意赅，直接切入正题，避免复杂晦涩而毫无实际意义的语言，以增进商贸各方的关系往来。简洁性

商务信函是商务谈判的重要形式，各方商务信函措辞及表达方式非常重要，尤其在国际贸易中，由于各国礼仪不尽相同，各方商务信函更要注意礼仪规范，减少分歧。守信准时也是礼仪的表现。礼仪性商务信函的内容与写法04商务信函的内容与写法商务信函一般由标题、发函字号、收函单位(或收函人)、正文、落款几部分组成。标题商务信函的标题应写在第一行的中间，常见的写法有两种：一是由发函单位、事由和文种构成，例如《AA公司订购服装商务信函》；二是由事由加文种构成，例如《询价商务信函》。发函字号发函字号是发文单位的代字加上该单位本年度所发函件的序号，一般写在标题正下方。常见的发函字号有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，如“琼纺财函〔2023〕8号”；二是采用直接编号的形式，如“第8号”，设置函号是为了便于收函双方对商函的处理、归档和备查。收函单位(或收函人)收函单位(或收函人)写在标题下面，须顶格书写，后附加冒号。正文商务信函的正文一般先写明发函缘由。如是复函，则简明扼要引述对方来函，然后针对洽商的问题发表自己的意见或看法，表明希望。最后附写祝颂语，例如常规结语“特此函达”“顺祝商安”等。落款商务信函的落款写在正文右下方，由发函单位名称(加盖公章)及发函日期构成。例文商务信函第56号××市兴达贸易有限公司：贵公司2024年6月8日函收悉。函中所述2024年5月12日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。经有关部门查实：我厂生产的×××型黄花牌电脑桌，出厂时经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是我方工人在出仓时搬运不慎造成的。对贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供受损电脑桌的数量及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我方将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制定改正措施，杜绝此类事件的发生。希望能够得到贵公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。特此函达。××厂(印章)2024年6月12日(资料来源：百度文库)商务信函的写作要求05商务信函的写作要求一事一函，叙事简明商业信函为开展商务而作，目标明确。函文内容应围绕这一目标展开，做到一事一函，不要涉及其他事务，避免冲淡主题。商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等交代清楚。回答对方询问也要有针对性，不能答非所问。实事求是，谦恭有礼要实事求是，不得蓄意欺骗对方，以谋求不正当利益；要尊重对方，讲究文明礼仪，若对方提出的要求暂不接受，应用委婉的语气加以解释，以求保持良好往来关系。结构严谨，首尾圆合写作时，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，可列提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。商业信函首尾写作有固定的规范格式，可在信函的开头直接进入主题，在信函的结尾