化工产品采购询价管理流程

化工产品采购询价管理流程一、制定目的及范围为了提升化工产品的采购效率，确保采购过程的规范化与透明化，特制定化工产品采购询价管理流程。本流程适用于公司内所有涉及化工产品的采购活动，包括原材料采购、辅助材料采购及特殊项目采购。二、采购原则化工产品采购应遵循以下原则，以确保采购的合理性与合规性：1.采购必须遵循公正、公平、公开的原则，综合考虑质量、价格及服务，进行综合评估，选择最优供应商。2.所有采购活动必须从具备合法资质的供应商处进行，确保供应商提供的产品满足国家及行业标准。3.各部门应明确专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以确保流程的客观性。三、采购流程1.采购申请阶段采购活动的第一步是由相关部门提出采购申请。具体步骤如下：库存确认：申购人需先与仓库核对现有库存，确认是否需要采购。填写申请表：如需采购，申购人填写《采购申请表》，详细列出所需化工产品的名称、规格、数量及使用目的，并附上相关技术标准或要求。部门审批：提交申请表后，由部门负责人审核并签字确认。2.询价阶段经过部门审批后，进入询价阶段。该阶段包括以下步骤：供应商选择：采购部门需根据公司已有的供应商名录，选择至少三家符合条件的供应商进行询价。发出询价函：向选定的供应商发出《询价函》，要求其在规定时间内提供报价及相关资质文件。报价收集：在规定时间内收集所有供应商的报价，并登记在《报价记录表》中，以便后续比较。3.报价评审阶段完成报价收集后，进行报价评审，具体步骤如下：价格比较：采购部门对各供应商的报价进行整理和比较，关注价格、交货期、付款条件及售后服务等要素。质量评估：根据供应商提供的质量证明材料和过往合作记录，评估产品质量及供应商的信誉。综合评定：根据报价和质量等因素，进行综合评定，确定推荐供应商。4.合同签署阶段经过评审后，进入合同签署阶段：合同起草：采购部门与推荐供应商进行洽谈，依据双方协商的结果，起草《采购合同》。合同审核：合同草案需经过法律合规部门审核，确保合同条款的合法性及合理性。合同签署：合同审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签署合同。5.采购实施与验收阶段合同签署后，进入采购实施阶段：下订单：根据合同内容，采购部门向供应商下达采购订单，明确交货时间及地点。货物验收：货物到达后，相关部门对货物进行验收，确保数量和质量符合合同要求。验收合格后，填写《验收报告》。入库处理：验收合格的货物应及时入库，相关记录应及时更新，以确保库存数据的准确性。6.付款与报销阶段货物验收合格后，进入付款和报销阶段：付款申请：根据合同约定，采购部门向财务部提交付款申请，附上验收报告和发票等相关文件。财务审核：财务部门审核付款申请，确认无误后进行付款。报销处理：如采购涉及个人垫资的情况，采购人应在货到后一个月内提交报销申请，逾期不予处理。四、备案管理所有采购活动结束后，采购部门需做好资料的备案工作。包括：将《采购申请表》、《询价记录》、《合同》、验收报告及发票等文件复印两份，一份交财务部审核，另一份存档备查。建立供应商档案，记录每次采购的供应商信息及表现，以便于后续的采购决策。五、采购纪律与责任为确保采购流程的顺畅与高效，所有参与采购的人员需遵守以下纪律：1.采购人员应保持高度的职业道德，严禁接受供应商的任何贿赂或回扣。2.采购人员应定期参与培训，提升自身的专业素养与采购技巧。3.对于违反采购纪律的行为，公司将依据相关规定进行严肃处理。六、流程反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，建立反馈与改进机制：定期召开采购工作总结会，评估流程的执行情况，收集各部门的反馈意见。根据实际情况，及时调整和优化采购流程，以适应市场变化及公司发展的需要。建立绩效考核机制，对采购人员的工作表现进行评估，激励