档案管理规章制度细则

档案管理规章制度细则

一、内容简述

档案管理规章制度细则是为了规范组织内部的档案管理活动，确

保档案的安全、完整、有效和便捷利用而制定的规范性文件。本规章

制度旨在明确档案管理的基本原则、职责分工、档案分类、收集、整

理、保管、利用、鉴定销毁等各个方面的具体要求，以提供档案管理

活动的行为准则和实施指南。

档案是组织的重要信息资源，对于组织的运行管理、历史研究、

经验总结以及决策提供有力支持。建立一套完善的档案管理规章制度,

有助于规范档案工作的全过程，保障档案的完整性，充分发挥档案的

价值。

本档案管理规章制度细则主要包括以下内容：档案管理的基本原

则，明确档案工作的指导思想和工作方向；职责分工，确定档案管理

部门的职责和相关部门在档案管理中的职责；档案分类，根据档案的

性质和内容，制定合理的分类方案；档案收集与整理，规定档案收集

的方式和整理的方法；档案保管与利用，明确档案的保管要求和利用

程序；档案鉴定与销毁，规定档案的鉴定标准和销毁程序等。

本规章制度的实施要求组织全体成员严格遵守，各级领导和相关

部门要高度重视档案管理工作，切实履行各自的职责。要加强档案管

理人员的培训和管理，提高档案管理水平。还要定期对档案管理工作

进行检查和评估，确保档案工作的有效进行。

为确保档案管理的有效执行，本规章制度还规定了相应的监督和

处罚措施。对于违反档案管理规定的行为，将视情节轻重给予相应的

处理，以确保档案的安全和完整。

《档案管理规章制度细则》为组织内部的档案管理工作提供了明

确的行为准则和实施指南，有助于规范档案工作全过程，提高档案管

理水平。

1.阐述档案管理的重要性

作为一项基础性和长期性的工作，对于任何组织和企业而言，其

重要性不容忽视。档案是组织记忆的载体，记录了企业的发展历程、

重要决策、项目执行、技术创新等重要信息，是历史与现实的见证。

有效的档案管理能够确保这些信息的完整性和连续性，为组织提供丰

富的知识资源。

档案管理对于组织的决策制定具有关键性的参考价值。通过对档

案中数据的分析和挖掘，管理者可以获取有关组织运营、市场趋势、

用户行为等的深刻洞察，从而做出更加明智和科学的决策。档案也是

组织风险评估和管理的重要依据，有助于组织识别潜在风险，制定应

对策略。

档案管理对于保障组织的合法权益具有重要意义。档案中包含了

组织的知识产权、商业秘密、合同协议等关键信息，是维护组织权益

的重要法律依据。规范的档案管理能够确保这些信息的机密性和安全

性，防止信息泄露和滥用。

档案管理也是组织文化建设和知识传承的重要环节。通过对档案

的开发和利用，可以激发组织内部的知识共享和创新，促进组织文化

的传承和发展。建立健全的档案管理规章制度，对于组织的长远发展

具有深远的影响和重要的战略意义。

2.强调规章制度的必要性和目的

档案管理规章制度细则是确保档案管理和使用的规范性和高效

性的关键。随着信息化时代的快速发展和组织内部需求的不断增多，

档案的数量和复杂性也急剧增长。在这一背景下，规章制度的必要性

和目的愈发凸显。规章制度的制定与实施不仅有助于维护档案的完整

性、保密性和可用性，更是组织内部管理和决策的重要依据。其目的

是通过明确档案的管理责任、规范操作流程、强化安全措施，确保档

案信息的有效利用和合法共享，从而推动组织的长远发展和高效运作。

规章制度的建立与实施也有助于提高档案管理人员的职业素养和工

作效率，确保组织在日益激烈的竞争环境中保持信息管理的领先地位。

我们必须高度重视档案管理规章制度的建设和实施，确保档案工作的

有序进行和组织的稳健发展。

3.适用范围及对象

全体员工；所有公司员工，包括正式员工、实习生、临时工等，

均须遵守本档案管理规章制度。员工需遵循档案收集、整理、保存和

销毁等方面的规定，确保档案信息的完整性和安全性。

合作伙伴及外部单位：与本公司合作的单位或个人，包括但不限

于供应商、客户等，在涉及档案共享、交换和使用时，应遵守本规章

制度的相关要求。公司档案对于合作伙伴及外部单位来说属于机密信

息，未经许可不得擅自泄露或利用。

档案管理部门及人员：档案管理部门及其工作人员作为档案管理

的直接责任人，应严格遵守本规章制度，确保档案的安全、完整和有

效利用。在档案管理过程中应严格遵守操作规范，履行工作职责，不

得滥用职权或玩忽职守。

档案使用人员：档案使用人员在使用档案时应遵守相关规定，确

保档案的完整性和安全性。未经许可不得擅自查阅、复印或公开档案

信息，且需严格遵守借阅时限和使用目的限制。此外还应加强档案的

保护措施，防止丢失和损坏。同时对其使用的电子档案管理系统有明

确的操作要求和保密责任。总之本档案管理规章制度适用于所有涉及

档案管理的人员和组织机构，旨在规范档案管理行为促进档案管理工

作的健康发展。

二、档案管理体系建设

档案组织架构：明确档案管理部门的设置及其职责，包括档案收

集、整理、保管、利用等各个环节的具体分工。建立从高层领导到基

层执行人员的档案管理网络，确保档案工作的顺利进行。

人员配置与培训：根据档案工作的需要，合理配置专业档案管理

人员，并定期进行档案管理知识和技能的培训，提高档案管理人员的

业务水平。

制度规范制定：制定完善的档案管理规章制度，包括档案分类标

准、归档范围、保管期限、借阅规定等，确保档案工作规范化、标准

化。

档案设施与场所：合理配置档案库房、办公场所及必要的设施，

确保档案的保管安全和使用方便。加强库房的防火、防盗、防虫、防

潮等措施，确保档案实体安全。

信息化建设：推进档案管理信息化建设，建立档案管理系统，实

现档案的电子化管理和利用。加强信息安全防护，确保档案信息的安

全性和保密性。

档案利用与开放：建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内

容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。积极开展档

案开放工作，提高档案的社会效益和经济效益。

监督检查与考核：建立档案工作的监督检查机制，定期对档案工

作进行检查和评估。将档案工作纳入绩效考核范围，对档案管理工作

进行定期考核，督促后进。

1.档案管理体系架构

档案管理作为企业管理的重要环节，直接涉及企业内部决策的重

要依据，乃至公司的整体运营效率和战略目标的实现。构建科学合理

的档案管理体系架构，有助于优化档案管理流程，提升档案信息的利

用效率和价值，为企业发展提供保障。本文旨在对档案管理规章制度

进行细致规定，以确保档案管理工作的有效执行。

构建档案管理体系架构应遵循系统性、层次性、适应性及前瞻性

原则。系统性原则要求档案管理涵盖企业各项业务活动，确保档案信

息的完整性；层次性原则强调根据档案的重要性。使档案管理体系具

有前瞻性和可持续性。

档案管理体系架构主要包括档案管理组织架构、档案分类与编码

规则、档案收集与归档流程、档案保管与利用制度等方面。组织架构

是基础。

档案管理部门是企业档案管理的主要责任部门，负责档案的管理、

监督和指导。其职责包括制定档案管理规章制度，组织并实施档案管

理培训，监督档案收集、分类、编码、归档和保管工作，确保档案的

安全性和完整性。档案管理部门应与其他部门建立良好的协作机制，

共同推进档案管理工作。

随着企业业务的发展和外部环境的变化，档案管理体系架构需要

持续优化。优化方向包括完善组织架构设置，提高档案管理的专业化

水平；优化分类与编码规则，提高档案检索效率；完善档案收集与归

档流程，确保档案的完整性；加强档案保管与利用制度的建设，提高

档案的安全性和利用率等。还应关注新技术在档案管理中的应用，推

动档案管理的数字化转型和智能化发展。

2.档案管理部门的职责与权限

负责档案利用工作的管理和服务，根据相关规定提供档案查阅、

复制或外借等服务。

负责组织档案鉴定销毁工作，对到期或失去保存价值的档案进行

鉴定和销毁。

档案管理部门应严格遵守职责与权限，确保档案工作的高效、有

序进行，为单位的决策和管理提供有力支持。档案管理部门应与其他

部门密切协作，共同推动档案工作的发展。

3.档案管理人员的选拔与培训

为保证档案工作的规范化、标准化，提高档案管理水平，确保档

案的安全与有效利用，本规章制度对档案管理人员的选拔与培训进行

明确规定。

任职资格：档案管理人员应具备相关专业背景，拥有相应的学历

和专业技能。对于重要岗位的档案管理人员，应具备档案管理相关专

业的高级职称或相应的从业资格。

职业道德：档案管理人员应具备良好的职业道德，遵守法律法规,

严守档案机密，忠诚履行职责。

能力要求：应具备扎实的档案管理理论知识，良好的组织协调能

力，熟练操作各类档案管理系统，较强的沟通和团队协作能力。

培训目的：通过定期培训，提高档案管理人员的业务能力和专业

素质，确保档案工作的高效运行。

培训内容：培训内容应涵盖档案学理论知识、档案管理技能、档

案数字化技术、档案安全与保密等方面。根据岗位需求和个人能力差

异，制定个性化的培训内容。

培训形式：采取集中授课、网络在线教育、研讨会、现场实训等

多种形式进行。鼓励档案管理人员参加各类档案专'也培训和学术交流

活动。

培训频率：每年至少组织一次全员档案管理培训，对新入职的档

案管理人员进行岗前培训，确保掌握基本的档案管理知识和技能。

培训效果评估：对培训效果进行评估，根据评估结果优化培训内

容和形式。

考核：定期对档案管理人员进行业务考核，考核内容包括理论知

识的掌握程度、工作技能、工作绩效等。

激励：对于表现优秀的档案管理人员，给予表彰和奖励。鼓励档

案管理人员参加职称评定和职业资格认证，对取得职称和资格认证的

人员给予相应的奖励。

本章节内容自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行通知。本规

章制度解释权归档案管理部门所有。

三、档案分类与标识

档案管理规章制度细则中的档案分类与标识是确保档案系统有

序、高效运行的关键环节。本部分主要阐述档案分类的原则、方法和

标识的规范，以确保档案信息的准确性和可检索性。

档案分类应遵循科学性、实用性、统一性和规范性的原则。根据

档案的内容、形式、时间等特征，结合单位实际情况，制定合理的分

类方案。分类方案应具有足够的包容性和弹性，以适应档案内容的变

化和扩展。

档案分类方法应根据档案的类型、来源、性质等进行细分。可采

用门类分类法、历史时期分类法、业务环节分类法等。具体分类方法

应根据本单位的实际情况和业务需求进行确定，确保分类清晰、逻辑

严密。

每类档案应有明确的标识，包括档案类别代码、分类号、标题等。

标识应简洁明了，易于理解和记忆。档案类别代码应统一规范，采用

数字或字母进行标识，确保唯一性。分类号应根据档案内容特征进行

划分，标题应准确反映档案内容。对于特殊类型的档案，如电子档档、

照片档案等，应设置专门的标识，以便识别和管理。

每份档案应有唯一的编号，编号规则应统规范。编号应包括分类

号、顺序号等信息，以便于检索和查询。编号应遵循一定的规律，确

保编号的连续性和唯一性U

1.档案分类原则与方法

科学性：分类方法应科学、合理，能够准确反映档案的性质、内

容和特点。

稳定性：分类方案应具有相对稳定性，能够适应档案管理的长期

需求。

根据档案的性质、内容和特点，采用多种分类方法相结合的方式

进行分类。主要包括以下几种方法:

按档案内容分类：根据档案所涉及的内容，将其分为不同的类别,

如文书档案、科技档案、人事档案等。

按档案形式分类：根据档案的形式，将其分为纸质档案、电子档

案等。

按档案形成时间分类：根据档案形成的时间，将其分为不同时期

的档案。

在具体实施档案分类时.，可以根据实际情况采用一种或多种分类

方法相结合的方式进行。应注重档案的动态管理，不断完善和优化分

类方案，以适应档案管理工作的不断发展。

2.档案标识规范

档案标识是档案分类和检索的基础，对于提高档案管理效率和使

用便利性至关重要。本规范旨在明确档案标识的设定原则、标识内容、

标识方法和标识管理要求，确保档案信息的准确性、完整性和一致性。

档案标识的设定应遵循准确性、规范性、系统性和可识别性原则。

标识应准确反映档案内容,遵循统一标准,构建完整的档案分类体系,

确保标识清晰易识别。

档案标识主要包括档案分类号、标题、作者、形成时间等基本信

息。档案分类号是对档案进行初步分类的依据，标题和作者则是反映

档案内容的直观信息，形成时间有助于追溯档案的历史背景。

分类号：根据档案的性质、内容、形式和重要性等因素，制定统

一的分类标准，确保每一份档案都有唯一的分类号。

标题：标题应简洁明了，准确反映档案内容，避免使用模糊或过

于专业化的术语。

作者和形成时间：准确记录档案的作者和形成时间，以便查询和

追溯。

其他信息：如档案密级、保管期限等，也应作为标识内容，确保

档案的规范管理。

档案管理部门应定期对标识进行审查和维护，确保标识的准确性

和一致性。

档案工作人员应熟练掌握标识规范，璃保在档案收集、整理、保

管和提供利用过程中正确应用标识U

对于违反标识规范的行为，应按照档案管理规章制度的相关规定

进行处理。

档案管理部门应定期对档案标识规范执行情况进行监督和考核，

确保本规范的有效实施。考核结果将作为评估档案管埋工作质量的重

要依据。

3.档案编号规则

档案编号规则是档案管理的基础性工作，旨在实现档案分类清晰、

查找便捷、管理高效。编号应遵循科学性、规范性、实用性和唯一性

原则，确保档案编号的准确性和长久性。

档案编号体系应包含分类编码、顺序编码和辅助编码等部分。分

类编码根据档案的性质、内容、形式等进行分类，顺序编码则按照档

案形成的时间顺序或重要性进行排序。辅助编码可用于特殊标识，如

档案级别、保密等级等。

分类编码：根据档案类型，如文书档案、科技档案、人事档案等,

设置一级分类代码。在一级分类下，根据档案的具体内容或来源，设

置二级、三级等分类代码。

顺序编码：在分类编码的基础上，按照档案形成的时间顺序进行

编号。每年形成的档案，按照形成的年份作为顺序编码的一部分。

辅助编码：根据实际需要，设置辅助编码，如档案密级、保管期

限等。辅助编码应简洁明了，便于识别。

档案管理部门应建立档案编号管理制度，确保档案编号的规范性

和唯一性。档案编号应由档案管理人员负责，确保编号的准确性和及

时性。应建立档案编号查询系统，方便档案查找和管埋。

档案编号一经确定，原则上不作变更。如因特殊情况需要变更，

需经档案管理部门批准，并记录在案。

四、档案收集与整理

档案收集与整理是档案管理的重要环节，对于确保档案的完整性、

有序性和可查询性至关重要。本规章制度对档案收集与整理的工作进

行明确规范。

各部门、单位应按照规定的时间节点和要求，将应归档的档案资

料交由档案管理部门。

档案管理部门应积极开展档案收集工作，确保各类档案资料的完

整性。对于遗失、损坏的档案，应及时采取措施进行补救。

鼓励员工积极参与档案收集工作，对于个人在工作、学习等活动

中形成的具有保存价值的档案资料，应及时上交档案管理部门。

档案管理部门应按照规定的档案分类标准和方法，对收集到的档

案资料进行分类、编目、编号和标识。

档案整理应遵循档案内容的内在规律，保持档案之间的有机联系,

便于档案的检索、利用和管理。

档案整理过程中，应确保档案的完整性和安全性，防止档案遗失、

损坏。

定期做好档案数量的清点核对工作，确保档案的完整性和准确性。

对于损坏、缺失的档案，应及时进行修复或补充。

档案管理部门应定期对档案整理工作进行检查和评估，发现问题

及时整改，不断提高档案整理工作的质量和效率。

档案收集与整理是档案管理的基础性工作，必须严格按照规定执

行，确保档案的完整性、有序性和可查询性。

1.档案收集途径与方式

档案收集工作是档案管理的基础环节，直接决定了档案资料的完

整性、准确性和及时性。为了确保档案管理工作的有效开展，应采取

多元化的档案收集途径和方式。本规章制度主要规定了以下档案收集

途径和方式：

内部档案收集途径：通过公司内部各部门提交，定期收集和实时

收集相结合。各部门需按照规定的归档范围和保管期限，按时将形成

的档案资料交由档案管理部门。应建立健全内部信息交流平台，便于

电子档案的实时上传和共享。

外部档案收集途径：与外部合作伙伴、政府机关及其他相关单位

进行档案交流，通过接收、征集、交换等方式获取外部档案资料C对

于重要外部档案，应积极采取措施，定期追踪、接收，确保档案的完

整性。

特定档案收集方式：针对特定项目或活动的档案，应采取专项收

集的方式，确保档案的完整性和系统性。如工程项目档案，应从项目

立项开始，全程跟踪收集相关资料。

电子档案管理方式：随着信息化的发展，电子档案数量不断增加。

应采用电子档案管理系统，对电子档案进行在线收集、存储和管理，

确保电子档案的完整性和安全性。

档案收集要求：在档案收集过程中，应严格遵守档案的真实性原

则，确保档案内容的真实性和准确性。应确保档案的完整性，避免档

案缺失或损坏。档案管理部门应定期对档案收集工作进行监督和检查,

确保档案收集工作的有效性。

2.档案整理流程

收集与接收：档案整理工作首先要进行档案收集与接收。在这一

阶段，需确保所有应归档的文件资料齐全，包括纸质文档、电子文档

等。接收档案时要进行登记，详细记录档案名称、数量、来源等信息。

分类与编目：杈据档案的性质、内容以及相关规定，对档案进行

分类。分类要遵循科学、合理、便于查找的原则。完成分类后，要对

档案进行编目，包括编制案卷目录、档案分类表等。

档案编目审核：完成初步编目后，需进行审校与核实工作。这一

步是为了确保档案分类和编目的准确性，防止因误操作或疏忽导致的

错误。

档案整理与装订：按照档案保管要求，对档案进行整理与装订。

这一步是为了保护档案，防止档案损坏或丢失。装订后的档案更便于

保管和查找。

电子信息录入：对纸质档案进行电子扫描并录入信息，建立电子

档案管理系统。这一步骤提高了档案管理的效率，方便查询和检索。

归档与保管：完成上述步骤后，将档案归档到指定位置，并进行

妥善保管。归档时要确保档案的完整性，防止档案遗失或损坏。

3.档案鉴定与归档标准

档案鉴定应依据档案的内容、来源、形成时间等因素，结合单位

实际情况，制定具体的鉴定标准和程序。

归档的档案应齐全完整，包括各类文件、资料、图表、照片等，

确保档案的完整性和连续性。

归档的档案应符合分类标准，按照规定的分类方法和归档要求进

行归档，确保档案的系统性和可查询性。

归档的档案应经过严格的审核和验收，确保档案的真实性和准确

性。对于不符合归档要求的档案，应退回整改或进行必要的补充。

定期对档案进行价值评估，根据评估结果对档案进行分级管理，

对于重要档案应加强保护措施，确保档案的安全性和保密性。

档案鉴定与归档工作应由专门的档案管理部门或指定人员负责，

确保工作的专业性和规范性。

五、档案保管与利用

档案保管与利用是档案管理的重要环节，对于维护档案的安全、

完整以及充分发挥档案的价值具有至关重要的作用。

档案室应设立专门的档案存储区域，确保档案存储环境的安全、

整洁、干燥、通风，并配备必要的消防、安防设备，定期进行巡查和

维护。

每一份档案都应建立详细的档案目录和索引，以便于查找和管理。

对于重要档案，应进行备份，以防丢失。

档案管理人员应定期对档案进行清点、整理，确保档案的完整性

和安全性。对于损坏、遗失的档案，应及时进行修复或补充。

档案室应建立完善的档案出入库管理制度，对档案的借阅、归还、

出库等过程进行严格控制和管理。

根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围

和审批手续。确保涉密档案的安全，防止泄密事件发生。

对于已经开放的档案，应积极为利用者提供方便，根据档案的性

质和实际情况，采取多种利用方式，如现场查阅、复制、摘录等。

在档案利用过程中，应尊重知识产权，遵守相关法律法规，不得

擅自泄露、披露、公开涉密信息。

对于利用档案所产生的效益，应进行记录和反馈，以提高档案管

理的效率和价值。应定期对档案利用情况进行统计分析，为优化档案

管理提供数据支持。

档案保管与利用是档案管理的重要环节，必须高度重视。通过建

立健全的档案保管与利用制度，确保档案的安全、完整和有效利用，

为组织的发展提供有力的信息支持。

1.档案保管设施与措施

专用档案室：为了满足档案长期保存和管理的需求，应设立专用

的档案室。档案室应具备良好的通风、采光和温度控制设施，确保档

案的存储环境符合标准。

档案柜架：档案柜架应符合档案保管需求，采用防火、防潮、防

虫、防鼠等特性良好的材质。柜架布置应科学合理，方便档案的存取

和管理。

安全监控系统：安装先进的安全监控系统，包括视频监控、入侵

报警等，确保档案室的安全。

定期检查：定期对档案室、档案柜架及存储环境进行检查，确保

各项设施的正常运行。如发现异常情况，应及时处理并报告。

温湿度控制：根据档案保存需求，对档案室的温湿度进行控制。

保持适宜的温湿度，防止档案因环境变化而受损。

防火防盗：加强档案室的防火防盗工作，制定应急预案，确保在

突发情况下能够迅速应对。

档案管理人员的职责：档案管理人员应具备良好的职业素养，严

格遵守档案管理规定，确保档案的安全与完整。

档案利用与借阅：制定档案利用和借阅制度，规范档案的利用和

借阅行为，防止档案在利用和借阅过程中丢失或损坏。

2.档案安全管理制度

档案应存放在符合标准的档案库房内，采取防盗、防火、防水、

防虫等措施，确保档案的实体安全。档案库房应定期进行安全检查，

确保各项安全设施的正常运行。非档案管理人员未经许可不得随意进

入库房，防范档案的遗失和泄露。

档案管理人员应严格按照档案管理规定，对档案进行查阅、借阅

等操作。涉及保密档案的，应遵守保密法规，严格控制知悉范围c不

得擅自对外泄露档案内容。查阅、借阅档案须按规定办理手续，并按

时归还。

随着信息化的发展，电子档案的安全管理愈发重要。应加强电子

档案的备份工作，确保电子档案的完整性和可用性。对于电子档案的

使用，应设置严格的权限管理，防止信息泄露和篡改。加强网络安全

防护，防止网络攻击和病毒侵入。

对于突发的安全事故，如火灾、水灾等，应制定应急预案，明确

应急处理流程和责任人。定期进行应急演练，提高应急处置能力。事

故处理后，应及时总结经验教训，完善档案安全管理制度。

档案管理部门应定期对档案安全管理工作进行检查、监督和考核。

对于违反档案安全管理制度的行为，应及时纠正和处理。鼓励员工提

出安全管理的建议和意见，共同维护档案的安全。

档案安全管理制度是确保档案完整、安全和保密的关键环节。全

体档案管理人员应严格遵守本制度，共同维护档案的安全。

3.档案借阅与复制规定

借阅档案需遵循档案分类原则，按照规定的借阅流程进行申请和

审批。借阅人需明确借阅目的和借阅期限，确保档案的安全性和完整

性。

借阅档案时，借阅人需持有效身份证件，并在档案管理部门的协

助下进行档案查阅登记。登记内容包括借阅人姓名、借阅目的、借阅

时间及归还期限等。

档案借阅应遵循保密原则，严禁私自复制、转借、涂改或损坏档

案。借阅人在使用档案过程中，应妥善保管，防止丢失。

需要复制档案的情况需经档案管理部门审批同意，明确复制的档

案内容、数量和用途。任何单位和个人不得擅自复制档案。

复制档案时，应遵循档案保护原则，确保复制的档案与原件一致，

保持档案的完整性和真实性。

复制的档案同样需要遵守保密原则，仅限于特定用途和范围内使

用，严禁私自传播或用于其他非法目的。

借阅与复制的档案在使用完毕后，应及时归还档案管理部门，并

进行归档登记。如有损坏或丢失，应按照相关规定承担相应的责任。

档案管理部门应定期对借阅和复制的档案进行核查和整理，确保档案

的完整和安全。

4.档案利用效果反馈

档案利用效果反馈是档案管理的重要环节，旨在了解档案利用的

实际效果，持续优化档案服务质量。

档案利用登记制度：每次档案借阅、复制等利用行为，都必须详

细登记，包括利用人的姓名、单位、借阅或复制的档案名称、日期等

信息。

利用效果跟踪：对于重要的档案利用行为，如科研项目、重大活

动档案利用等，应进行利用效果的跟踪，了解档案对实际工作产生的

具体作用和影响。

用户反馈收集：定期向档案利用者收集反馈意见，可以通过问卷

调查、在线评价、面对面交流等方式，了解档案服务质量、档案内容、

查找便捷性等方面的满意度和建议。

反馈意见处理：对于收集到的反馈意见，档案管理人员应及时整

理分析，对于提出的问题和建议，制定相应的改进措施和优化方案,

并及时向领导汇报。

效果评估与改进：定期对档案利用效果进行评估，根据反馈意见

和实际效果，对档案管理工作进行持续改进，提高档案利用率和满意

度。

六、档案信息化建设

信息化基础设施建设：投入必要资源，建设完善的档案信息化基

础设施，包括数字化扫描设备、数据存储设备、网络安全设备等，确

保档案数字化的顺利进行。

数字化档案建设：对纸质档案进行数字化处理，转换为电子档，

以便更高效的存储、检索、管理和利用。数字化过程应严格遵守相关

标准，确保档案信息的完整性和准确性。

信息化管理系统开发：研发适应本单位需求的档案管理信息化系

统，实现档案的电子化管理和自动化处理C系统应具备档案收集、分

类、存储、检索、利用等功能，并可与单，立其他信息系统进行对接，

实现信息资源共享。

网络安全保障：加强档案信息化网络安全管理，制定网络安全管

理制度，落实网络安全责任制。加强网络安全的监测、预警和应急处

置能力，确保档案信息的安全。

培训与人才培养：加强对档案管理人员的信息技术培训和档案专

业知识教育，提高管理人员的信息化素质和技能水平。培养一批既懂

档案管理又懂信息技术的复合型人才，为档案信息化建设提供人才保

卜早。

信息化发展规划：制定档案信息化发展规划，明确发展目标、任

务和实施步骤。加强与单位信息化发展规划的衔接，确保档案信息化

建设的持续性和系统性。

1.信息化档案管理目标与原则

信息化档案管理是现代企业管理的重要组成部分，其目的是实现

档案信息的数字化、网络化、智能化，以提高档案管理的效率和效能。

本规章制度的首要目标是通过建立信息化档案管理系统，实现档案信

息的集中存储、分类管理、便捷查询和高效利用。注重保障档案信息

安全，确保档案信息不被泄露、丢失或损坏。

合法性原则：信息化档案管理必须符合国家法律法规和企业内部

规章制度的要求，确保档案信息的合法性和合规性。

安全性原则：在信息化档案管理过程中，应加强对档案信息的保

密和安全管理，采取必要的技术和管理措施，防止档案信息泄露、丢

失或损坏。

效率性原则：通过信息化手段提高档案管理的效率，优化管理流

程，减少冗余环节，确保档案信息及时、准确地服务于企业各项业务

活动。

可持续性原则：信息化档案管理应具备一定的灵活性，能够适应

企业发展和业务需求的变化，实现档案管理的可持续发展。

2.信息化档案管理系统的建设与维护

在当前信息化快速发展的背景下，建设高效、安全的信息化档案

管理系统，已成为现代档案管理的必然趋势。我们要充分认识到信息

化档案管理的重要性，采取切实可行的措施加强系统建设和维护工作。

制定详细的建设规划：在信息化档案管理系统建设之初，应制定

全面的规划方案，明确系统的总体架构、功能模块、数据流程等关键

内容。要确保系统建设符合档案工作的实际需求和发展趋势。

技术选型与平台搭建：根据实际需求，选择合适的技术和平台，

确保系统的稳定性、安全性和可扩展性。要重视系统的易用性，方便

档案管理人员快速掌握和使用。

数据迁移与整合：对于已有的档案数据，要进行有效的迁移和整

合，确保数据的完整性和准确性。要建立健全数据备份机制，防止数

据丢失。

定期检查与更新：定期对系统进行全面检查，及时发现并修复潜

在的问题。根据档案工作的发展需求，及时更新系统功能，提升系统

的适用性。

安全保障：加强系统的安全防护，建立完善的安全体系，防止档

案数据泄露、篡改或破坏。加强网络安全管理，防止网络攻击和病毒

入侵。

培训与技术支持：定期对档案管理人员进行系统培训，提高其对

系统的使用能力和维护意识。要建立完善的技术支持体系，为档案管

理人员提供及时的技术支持和服务。

3.电子档案的安全与备份管理

随着信息技术的快速发展，电子档案在档案管理中的地位日益重

要。为确保电子档案的安全性和完整性，必须制定严格的安全与备份

管理制度。

建立完善的电子档案管理系统，实施档案信息的授权访问和身份

认证机制，确保只有具备相应权限的人员才能访问和修改档案信息。

加强网络安全防护，定期进行网络安全检测和漏洞修补，防止网

络攻击和病毒侵入。

制定电子档案的安全保密制度，对涉密档案实施加密管理，防止

信息泄露。

建立电子档案备份制度，定期对所有电子档案进行备份，确保电

子档案的可靠性和完整性。

备份介质应选用可靠的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并定

期进行更换和检测。

备份工作应有详细记录，包括备份时间、备份内容、备份介质等

信息，以便在需要时能够及时恢复。

建立应急处理机制，对突发事件进行预警和应急处理，确保电子

档案的安全性和可用性。

电子档案的安全与备份管理是档案管理的重要环节，必须高度重

视，制定严格的管理制度，确保电子档案的安全、可靠和可用。

4.电子档案的归档与保管要求

电子档案归档必须遵循一定的规范，确保归档电子文件的真实性、

完整性、可读性和安全性。档案内容包括但不限于电子文档、多媒体

文件、数据库文件等。

电子档案应当按照档案分类规则和标准进行归档，明确档案名称、

内容描述、生成时间等信息，并建立清晰的索引和检索路径。

电子档案保管应采用安全可靠的存储设备和措施，如专用存储设

备、在线存储系统等，确保电子档案的安全存储和随时可用。

存储介质应定期备份并妥善保管，以防数据丢失。应对备份数据

进行有效性检查，确保备份数据的可靠性和可用性。

加强对电子档案的安全管理，防止未经授权的访问和泄露。建立

完善的电子档案管理权限制度，明确各级人员的职责和权限。

定期对电子档案进行质量检测和维护，确保其质量和可用性。对

损坏或失效的电子档案应及时进行恢复或迁移。

电子档案应实现集中管理、分散保存的原则，建立健全档案管理

流程和使用机制。在保护档案信息安全的前提下，适当满足各方面的

使用需求，推进档案信息资源的开发利用。通过科学的方法和手段提

高电子档案的管理水平和服务效能，促进档案事业的持续发展。

七、档案检查与评估

检查制度：建立健全档案检查制度，定期对档案工作进行检查。

检查内容应包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节，确保档案

工作规范有序进行。

评估标准：制定档案评估标准，明确档案工作的质量要求和评估

指标。评估标准应客观、科学、可操作性强，能够全面反映档案工作

的实际情况。

检查方式：采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对档案工

作进行全面检查。定期检查可每年进行一次，抽查则根据工作需要和

实际情况灵活安排。

评估流程：评估工作应按照制定评估计划、组织实施评估、撰写

评估报告、反馈评估结果的流程进行。评估结果应客观公正，具有指

导意义。

问题整改：对于检查过程中发现的问题，应及时整改并跟踪督导。

涉及档案安全的重大问题，应立即报告并采取有效措施予以解决。

奖惩机制：建立档案工作奖惩机制，对档案工作表现优秀的单位

和个人进行表彰和奖励；对档案工作存在问题的单位和个人，视情况

给予整改、通报批评等处理。

持续改进：根据检查与评估结果，不断优化档案管理工作，提高

档案管理水平。通过总结经验教训，持续改进档案管理工作，推动档

案工作不断发展。

1.定期档案检查制度

为了保障档案管理的规范性和有效性，确保档案的安全、完整和

可查询性，我们建立了定期档案检查制度。本制度的实施旨在预防档

案损坏、丢失等风险，并及时发现并纠正档案管理过程中存在的问题。

我们将定期安排对档案的检查工作，具体周期视档案的种类、数

量和使用频率而定，一般至少每年进行一次全面检查。检查内容包括

但不限于档案的完整性、安全性、归档顺序、分类准确性以及保管环

境等。对于电子档案还需检查其存储介质的安全性及数据的可读性。

档案检查工作由档案管理部门负责实施，由专门的档案管理员执

行。档案管理员应具备专业的档案管理知识和技能，对档案管理工作

负责，确保档案检查的全面性和准确性。

档案检查前，应制定详细的检查计划，明确检查内容、时间、责

任人等。检查过程中，应按照既定的检查标准和方法进行，详细记录

检查结果。发现问题的，应及时报告并采取相应的整改措施。

档案管理部门应根据检查结果，对存在的问题进行分类整理，制

定整改方案。对于重大问题和风险，应及时上报至相关领导。将检查

结果和整改情况反馈给相关部门和个人，确保各方了解档案管理状况,

共同促进档案管理的改进和提升。

我们将对档案检查工作进行监督与考核，确保检查制度的执行效

果。对于在检查工作中表现突出的个人，将给予表彰和奖励；对于执

行不力的，将采取相应的问责措施。

通过本制度的实施，我们将不断提升档案管理水平，保障档案的

安全和完整，为组织的发展提供有力的信息支持。

2.档案管理评估标准与方法

档案管理评估的核心标准在于确保档案完整性、安全性、有效利

用及持续改进。具体标准包括：

档案完整性标准：确保各类档案资料的全面收集与归档，不遗漏

重要文件，保证档案的完整性和历史连续性。

档案安全性标准：建立健全档案安全管理制度，加强档案保密和

防灾防损工作，确保档案实体的安全与信息的保密。

有效利用标准：优化档案管理流程，提高档案检索效率，确保档

案能够及时、准确地为组织提供信息服务，支持组织决策和'业务发展。

持续改进标准：鼓励档案管理创新，定期自我评估与审查，识别

改进机会，持续优化档案管理策略和方法。

档案管理评估方法应结合实际工作情况，采取多种手段进行综合

评估。具体方法包括：

查阅资料法：检查档案收集、整理、保管、利用等各环节的工作

记录，核实档案工作的真实性和规范性。

实地考察法：对档案管理场所、设施设备进行实地考察，评估档

案保管条件及安全措施的有效性。

问卷调查法：通过向档案管理人员及相关人员发放问卷，收集对

档案管理的意见和建议，了解档案工作满意度和改进需求。

综合评价法：结合定量和定性分析方法，对档案管理的多个方面

进行全面评价，如档案数量统计、利用效果分析、安全风险分析等等。

为确保护埋档案管埋，作的质量和效果，应定期进行档案管埋评

估工作，并根据评估结果采取相应的改进措施，推动档案管理的持续

优化和发展。通过严格的评估和科学的分析方法，不断提升档案管理

水平和服务质量。

3.检查与评估结果的处理与反馈

检查流程：档案管理部门应定期进行档案工作的检查，检查内容

包括档案存储情况、档案利用情况、档案安全情况等。检查过程中应

遵循既定的检查标准和程序，确保检查工作的公正性和准确性。

评估结果处理：检查完成后，应对检查结果进行评估，分析存在

的问题和不足，并根据实际情况制定相应的改进措施。评估结果的处

理应迅速、准确，确保问题得到及时解决。

结果反馈机制：档案管理部门应及时将检查结果和处理结果反馈

给相关部门和人员，使其了解档案管理状况和存在的问题，并推动相

关部门和人员积极配合改进工作。应对反馈结果进行跟踪，确保问题

得到有效解决。

定期报告制度：档案管理部门应定期向上级主管部门和相关领导

报告档案管理工作检查结果、处理结果及改进情况，以便上级部门了

解档案管理工作情况，提供必要的支持和指导。

奖惩机制：对于在档案管理工作中表现优秀的部门和个人，应给

予表彰和奖励；对于存在问题的部门和个人，应根据实际情况采取相

应的整改和处罚措施。

八、奖惩与责任追究

为鼓励档案管理工作的开展与提升，对在档案管理工作中表现突

出的个人或团队进行表彰和奖励。奖励分为以下几种情况：

对档案管理工作提出创新建议并被采纳实施，取得显著成效的个

人或团队；

对于在档案管理工作中出现失误、疏漏、违规行为的个人或团队,

将根据情节严重程度进行相应处罚。处罚形式包括但不限于：口头警

告、书面通报批评、扣除绩效分数、取消评优资格等。如因管理不善

导致档案丢失、损坏或泄露，将依法追究相关责任。

对于档案管理工作中出现的重大问题，如档案丢失、损坏、泄露

等，将依法依规追究相关责任人的责任。如涉嫌违法犯罪的，将移交

司法机关处理。组织将成立专项调查组，对事件进行深入调查，防止

类似事件再次发生。

档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查和评估，确保各项

规定的执行。对于执行不力的部门和个人，将进行通报批评并责令整

改。

本《档案管理规章制度细则》旨在明确档案管理的重要性，规范

档案管理行为，确保档案的安全与有效利用。通过奖惩与责任追究机

制，激励全体人员共同参与到档案管理工作中来，共同维护档案的完

整与安全。

1.档案管理优秀表彰制度

为了提高档案管理水平，激发档案工作人员的积极性、创造性和

责任感，本制度设立档案管理优秀表彰环节。

优秀档案管理评选标准：根据档案工作的实际情况，制定明确的

优秀档案管理评选标准，包括但不限于档案收集完整性、档案分类准

确性、档案保管安全性、档案利用效果以及档案管理创新等方面。

评选周期与程序：每年度开展一次优秀档案管理评选活动，按照

公平、公正、公开的原则，由档案管理部门组织，经过初选、复审和

公示等环节，确定最终获奖名单。

表彰形式与奖励措施：对获得优秀档案管理荣誉的个人或团队，

包括但不限于颁发证书、奖金或荣誉称号等形式。将优秀档案管理成

果纳入年度工作报告，向全体人员通报。

示范引领作用：鼓励获得优秀档案管理荣誉的个人或团队，分享

其管理经验、方法和创新实践，发挥示范引领作用，提高整体档案管

理水平。

通过这一制度，我们旨在树立榜样，推广先进档案管理经验，提

高全体人员对档案工作的重视程度，促进档案事业的持续健康发展。

2.档案管理责任追究机制

档案管理责任追究机制是确保档案管理规定得以有效执行的关

键环节。本单位各级档案管理者应严格遵守档案管理规定，确保档案

的安全、完整和有效利用。对于在档案管理工作中出现的失职、渎职

行为，将依法依规追究相关人员的责任。

责任主体：各级档案管理者、档案工作人员以及参与档案管理相

关活动的人员，均为档案管理责任主体。

责任追究原则：坚持依法依规、客观公正、实事求是、权责统一

的原则，对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。

责任追究范围：包括但不限于档案丢失、损毁、泄露，档案管理

不善导致档案遗失、损坏，以及未按规定进行档案归档、保管等行为。

追究程序：对于发生的档案管理问题，将按照规定的程序进行调

查、核实，并根据问题性质和严重程度，依法依规对相关责任人进行

严肃处理，包括警告、通报批评、调离岗位等。涉嫌违法犯罪的，将

移交司法机关处理U

本单位将加强对档案管理工作的监督，定期对档案管理工作进行

检查和评估，发现问题及时整改，确保档案管理责任追究机制的有效

执行。鼓励广大员工积极参与档案管理工作，发现档案管理问题及时

报告，共同维护档案的完整和安全。

3.违规违纪行为的处理措施

为了严格执行档案管理制度，保障档案的完整性、安全性和有效

性，对违规违纪行为采取严肃处理措施。

对于擅自泄露、出借、复制档案信息的行为，将根据情节轻重给

予警告、通报批评等处理，并视情况追究相关人员的责任。对于严重

违规行为，将依法依规进行处理。

对于档案管理过程中出现的玩忽职守、疏于管理导致档案损毁、

丢失等后果的行为，将根据情况对责任人进行通报批评、诫勉谈话等

措施。造成严重后果的，将依法追究相关责任人的法律责任。

对于