设计公司资料协调员岗位职责

设计公司资料协调员岗位职责一、岗位概述设计公司资料协调员是公司内部信息流通与资料管理的重要环节，负责收集、整理和维护设计项目相关的各类资料，确保公司设计工作的顺利进行和信息的高效共享。该岗位不仅需要具备良好的组织能力与沟通能力，还需具备一定的设计知识背景，以便于更好地理解和管理相关资料。二、核心职责1.资料收集与整理负责从各个部门收集设计项目所需的资料，包括项目需求、设计方案、客户反馈等，确保资料的完整性与准确性。2.资料分类与归档将收集到的资料进行系统分类，建立规范的资料管理体系，确保资料能够快速检索与调用，提升工作效率。3.资料更新与维护定期对已有资料进行审核与更新，确保资料的时效性与准确性，及时处理不再使用的旧资料，保持资料库的整洁与高效。4.跨部门协调沟通作为各部门之间的桥梁，负责协调设计、市场、销售等部门之间的资料需求与信息流通，确保各部门能够及时获取所需资料。5.项目进度跟踪与报告定期跟踪设计项目的进度，收集各环节的进展信息，撰写项目进度报告，向管理层和相关部门反馈项目状态。6.客户资料管理负责客户资料的整理与维护，确保客户信息的保密性与安全性，及时更新客户的设计需求与反馈。7.设计标准与规范维护参与制定和维护公司设计标准与规范，确保设计资料的格式、风格及内容符合公司要求，提升整体设计质量。8.支持设计团队为设计团队提供必要的资料支持，协助设计人员快速找到所需的设计参考资料，提升设计效率与质量。9.培训与指导对新进员工进行资料管理的培训，确保他们理解公司资料管理的流程与标准，提升团队的整体素质与工作效率。10.信息管理系统维护负责公司内部信息管理系统的使用与维护，协助IT部门进行系统的优化与升级，确保系统的稳定与高效运行。三、具体行为规范1.信息保密严格遵守公司信息保密制度，确保所有收集与整理的资料不被泄露，保护客户及公司的商业机密。2.准确性与及时性在资料收集与整理过程中，要确保信息的准确性，及时更新变化的信息，避免因资料滞后导致的工作失误。3.积极沟通保持与各部门的良好沟通，及时响应各部门的资料需求，提升工作效率，确保信息的顺畅流通。4.细致入微在资料整理与分类过程中，要注意细节，确保每一份资料的完整性与规范性，避免因小失误影响整体工作。5.持续学习不断学习行业相关知识，关注设计领域的新发展、新趋势，以更好地支持设计团队和公司发展。四、工作流程1.资料需求确认与设计团队及其他相关部门沟通，确认所需资料的具体内容、格式及截止时间。2.资料收集根据需求，主动收集各类相关资料，包括市场调研、设计参考、客户反馈等。3.资料整理与归档对收集到的资料进行分类整理，建立清晰的资料存档系统，确保资料的便捷访问。4.定期更新与维护制定资料更新计划，定期检查资料的时效性，及时删除过期资料，更新现有资料。5.项目进度跟踪定期与设计团队沟通，了解项目进展，收集进度数据，撰写进度报告。6.资料共享与反馈将整理好的资料和项目进展报告与相关部门共享，收集反馈意见，及时调整资料管理策略。五、岗位要求1.教育背景大专及以上学历，设计、管理或相关专业优先，具备设计相关知识背景者更佳。2.工作经验具备1-2年相关工作经验，有设计行业工作经历者优先考虑。3.技能要求具备良好的组织能力与沟通能力，熟练使用办公软件及资料管理系统，具备一定的数据分析能力。4.个人素质细致认真，责任心强，具备团队合作精神，能够承受一定的工作压力。六、总结设计公司资料协调员在公司运营中发挥着重要的作用