《办公室事务（第6版）》高职全套教学课件

办公室事务全套可编辑PPT课件

常规事务篇上篇单元一单元三单元二单元四单元五办公室环境管理办公室日常工作（1）办公室日常工作（2）办公室计划管理办公室接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件延展事务篇下篇单元六单元八单元七单元九辅助危机事务处理辅助后勤行政管理辅助人力资源管理辅助商务活动管理本课件是可编辑的正常PPT课件常规事务篇上篇单元一单元三单元二单元四单元五办公室环境管理办公室日常工作（1）办公室日常工作（2）办公室计划管理办公室接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件办公室环境管理单元一优化办公室环境事务一维护办公室环境事务二本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一情景案例下午上班时间，秘书小张正在电脑上查资料，这时电话响了，而办公室的公用话机在窗台上，所以小张站起身来走到窗前去接电话。电话是找主管的，但她这时没有在办公室，对方要求留言，所以小张又走到办公桌旁在抽屉里翻找可以用来记录的纸张。记录完毕，小张把这张纸压到主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几个圈，真是够辛苦的。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会如何科学地设计办公室布局学会如何最优化布置办公室环境优化办公室环境事务一本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一采用封闭式布局

在实际工作中，一般将这两种布局方式结合使用，即采用混合式布局或半开放式布局。采用开放式布局（１）（2）技能点1如何对办公室进行布局设计本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一（1）注意布置的程序

总体来讲，要注意按需布局、合理结构、按图落实。（2）注意布置的细节

把握办公用具布置、部门安排布置、员工区域布置和主管区域布置几个关键细节。技能点2如何对办公室进行布置本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一知识点1：办公室设计的基本要求符合企业实际

企业自身生产经营和人力、财力、物力等状况。符合行业特点

针对不同的行业应当有显著的不同。符合工作性质

如接待部门需要对外联系和接待工作相应的设备和家具。本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一知识点2：不同人员的办公室设计处于企业决策层的主要领导（1）

一是相对封闭

二是相对宽敞

三是方便工作

四是特色鲜明一般管理人员和行政人员（2）

一是按部门或小部门分区

二是采用低隔断

三是有专门的接待区和休息区本课件是可编辑的正常PPT课件上海一家销售公司在新办公楼的设计图上，采用全开放式和半开放式办公室结合进行的方式，将销售部和接待部置于大厅前部，财务部门和技术部门置于相对安静的大厅后部。英航（BritishAirways)新办公楼将最好景观留给后勤人员。美国家具公司利用灯光技术创造虚拟加州海滩工作环境，工作人员可以穿短裤、T恤上班，享受100%新鲜空气和自然光。010203优化办公室环境事务一训练１

请讨论和分析：下述不同办公环境的优化设计能够给我们什么启示？本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一训练２

假设你的办公桌上有下列办公用品：电话、便利贴、参考书、文件盒、公文纸、订书机、胶水、涂改液、文件夹、台历等。你将如何布置你的办公桌？训练３

假设班上同学为同一家玩具销售公司员工，分属销售部、研发部、财务部、前台。请绘制出各部门在同一办公区间的分布图（同时要合理安排好经理室及会议室的位置，注意不要忽略了洗手间位置哦！），并列表记载各部门相关办公设备。本课件是可编辑的正常PPT课件优化办公室环境事务一训练４

请同学们在课后分组分别考察本校相关办公室环境，分析办公室布局与布置上的优点与不足，针对不足提出改进建议。考察结束在班级举办小型汇报会，每小组选一名发言人现场发言（要求辅以PPT讲解），并最终以“考察报告”的形式提交给相关办公室做参考。本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二情景案例

××公司业务部门人员较多，十几位职员共同在一个大办公室办公。大家平时工作都很忙碌，导致办公室非常零乱：放清洁用具的角落里堆满了纸屑、零食袋等垃圾；有几位员工的桌上甚至堆积起了厚厚的灰尘；打印机旁边的纸张抽拿凌乱，放微波炉和热水壶、电话的桌子上脏兮兮，就连为数不多的几盆仙人掌也蔫蔫地立在窗台上。更可怕的是，各种设备的电线到处都是，纵横交错；饮水机经常是24小时烧着；本就狭窄的门口过道堆放着几个空纸箱……新秘书小王看在眼里，心里想只要管好自己的办公区和上司的办公区就可以了。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会管理和维护日常办公区域学会识别和消除办公安全隐患维护办公室环境事务二本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二（1）维护个人办公区

维护秘书人员自己办公桌椅所在区域内的地面、墙面、办公家具、办公设备和办公用具等。（2）维护公共办公区

一般包括传真机、打印机、复印机等办公设备，还有档案柜、书柜、报纸夹、茶水桌等。（3）维护上司办公区

维护上司工作区域的办公设备和用具等。要注意事先与上司沟通并得到上司的授权。技能点1如何维护日常办公区域本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二（1）确定检查周期，做好风险防范（2）发现安全隐患，尽快排除或减少（3）个人职权无法排除的危险，予以报告、跟进，直至解决（4）认真记录在本企业的隐患记录及处理表中技能点2如何进行办公室日常安检本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二知识点1：办公室环境维护的重点清洁卫生整齐有序本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二知识点2：办公室常见的安全隐患办公建筑隐患物理环境隐患办公家具隐患办公设备隐患人为隐患消防隐患本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二训练１

刘小姐是公司总经理秘书。早上上班时，刘小姐提前10分钟到公司。她首先把上司办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下纠结的电线梳理清楚，把上司到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，刘小姐用酒精擦试自己办公桌上的电话话筒和传真机磁头，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管的各类文件。之后，刘小姐又到接待室把书架上的供阅览的资料、宣传品放回原处，码放整齐。做完这些，上班的上司和同事也陆续来到公司，开始一天的工作。

请分析和讨论：刘小姐值得我们学习的地方有哪些？本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二训练２

请分析下列问题哪些属于安全隐患？应当如何处置？地板打滑

家具或设备有突出的棱角

柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西

转椅无法调节高度

电线拖曳太长

某些设备未接地线

消防栓无法打开传真机卡纸本课件是可编辑的正常PPT课件维护办公室环境事务二训练３

秘书小王一大早上班时候发现，公司的打印机打印出来的文件非常不清晰，这个时候小王应该怎么办？训练４

请同学们分组检查一下你学习的教学楼、教室和居住的宿舍、就餐的食堂等处是否存在安全隐患，如发现请记录下来并向有关部门汇报。本课件是可编辑的正常PPT课件

本篇结束

Thankyou办公室事务常规事务篇上篇单元一单元三单元二单元四单元五办公室环境管理办公室日常工作（1）办公室日常工作（2）办公室计划管理办公室接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一管理值班安排事务二管理电话事务事务三管理邮件事务事务四办公室日常工作（1）单元二本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一情景案例

一天，有位客人一上来就说要找经理，虽然约见日程安排中并没有此人的姓名，可前台新上岗的秘书小李一听他说有急事，就不管三七二十一，赶紧带他会见经理。这下可真是闯了不小的祸，原来这位客人是一位上门的推销员，而经理当时正在为即将召开的会议忙得不可开交，根本没有时间约见他，可他却着着实实缠着经理说上了半个小时，这样一来，经理的工作就给耽搁了。事后，经理狠狠地批评了小李，说她的前台接待工作没做好，对待不速之客，事先没有做好分流工作，随便就安排上司与他们见面，影响了上司的工作。

这可难倒了小李：“对待不速之客，事先还要进行分流工作，前台接待工作怎么这样复杂，我该怎样去甄别这些不速之客呢？”小李陷入苦苦的思索中。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会正确应对前台的有约接待

学会正确应对前台的无约接待管理前台接待事务一本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一（1）迎候客人

如果来访的客人是依约前来，秘书人员事先已经知晓并有心理准备，对其身份及来访目的也比较清楚，可礼貌地引导客人到指定的地点。如果来访的客人是初次见面，秘书人员可以诚恳地向客人做简要的自我介绍。

如果来访的客人是依约前来，但秘书人员事先并不知道具体情况，这时可以客气、礼貌而巧妙地向客人做一些必要的询问，当得到对方肯定回答后，应当马上向来宾表示歉意，然后及时灵活地处理。

如果来访的客人是在约定的时间到达，秘书人员应当立即通知被访者；如果来访的客人比约定的时间来得早，而被访者还不能马上接待，秘书人员应当请客人在接待区或秘书人员的办公室稍候。

如果客人到来时，秘书人员正在接打电话、打印文件、查找资料等，应当先以目光或手势等向客人示意，请客人稍候，然后迅速放下手里的工作，进行接待。技能点1如何做好前台的有约接待本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一（２）引导客人

一般要先向客人指示前行的方向，然后在客人左前方一步左右的位置引导。上楼梯应当请客人先行，自己走在左后方。乘无人服务的电梯应当先进后出，在电梯中按住开关请客人进入或走出；乘有人服务的电梯要后进后出。进出门时要主动为客人开门，并请客人先行；走旋转门时不要与客人走同一扇门。引导途中可与客人进行适当地寒暄、交谈。

引导客人来到上司（或其他被访者）办公室门先敲门，经允许后进入，为初次来访的客人和上司做介绍，做好茶水等服务，然后微笑地点头后轻轻退出。

如果来访的客人正是上司等待之人，而且不是第一次来，也可以不再进行通报上司，直接请客人自己去上司的办公室。如果正在处理非常重要、紧急的事情，不方便走开，可以向客人指明上司的办公室。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一（３）灵活处理

如上司因为有急事外出或非外出不可而临时失约，应该怎么办？

有时可能被授权接待一些来访的客人，要认真对待，按上司的授意及时妥善地予以处理，接待完毕及时汇报。（４）送别客人

提醒和帮助对方拿好自己的东西，主动为客人取拿衣帽等物品，为客人开门等。

可以根据客人身份的尊贵程度，将客人送至电梯间、公司大门口或直至将客人送上车。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一（1）了解来意

对于那些无约来访的客人不能“有求必应”，礼貌委婉地了解其身份及来意。（2）分流处理

上司熟识的上级、客户、亲属等，或有重要而紧急事务者，应当在对其作初步接待后，或尽快安排他们的会面时间，或立即通知上司并按上司的指示处理。

对于应该由上司接待，但事情并不紧急，上司又暂时没有时间接待的来访客人，可以诚恳地与对方协商另外的会面时间。而对于不需要上司出面就可以解决问题的来访客人，应当热情地引荐他们给其他有关部门。

对于不愿表明来意的客人，应当恰当地挡驾。如果上司不愿会见来访客人，应当明确地婉拒来宾。若对方再坚持非见不可，可以更坚决一点地为上司挡驾。

对于一些不受欢迎的来访客人，甚至有个别无理取闹者，也要以礼相待，以自己的涵养和礼貌，委婉而坚决地请其离开，必要的可以请有关部门做适当的解释。（3）送别客人

以礼相送，维护组织形象。技能点2如何做好前台的无约接待本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一知识点1：前台接待的准备工作（1）环境准备

应该整洁、明亮、美观、清新。（2）用品准备

如座椅、茶具、茶叶、饮料、纸杯和宣传资料、报纸杂志等。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一知识点2：前台接待的基本环节客人、前台秘书人员、上司的关系如下：前台秘书人员客人上司本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一××公司前台岗位职责

1．负责进入公司办公场所的所有来客的招呼、接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，应挡在外或协助保安人员处理。

2．负责公司邮件的收取、分发工作。

3．负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部领导处理。

4．定期维护、保养话机，并保持前台环境清洁、安静。

5．协助打字员、文秘兼做部分计算机打字、复印等行政工作。

6．完成行政部部长临时交办的其他任务。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练１

前台秘书人员在见到客人的第一时间，应该马上做出“3S”的动作表情，即standup（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑），并使用“您好，欢迎您！”、“您好，我能为您做些什么？”、“您好，希望我能帮助您。”等迎客语言。

请分组分角色模拟演练。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练２

小李是销售部的经理助理，主要负责接待来访客人。销售部每天要接待各种不同的客人，因此小李每天的工作非常繁忙。这一天，一位与销售部经理预约好的客人提前半小时到达了公司。小李立即通知了经理，而经理正在接待一位重要的客人，所以让对方稍等。小李向客人转告说：“经理正在接待一位重要的客人，请您稍等一下。”说完，小李就匆匆用手指了指客厅的椅子，说了声“请坐！”，就去做其他事情了。请完成：

（1）请分析秘书小李在接待过程中存在哪些问题？

（2）如果你是小李，你会怎样接待这位客人？本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练３

一天，前台秘书小王刚上班，就接到总经理从会议室打来的电话，说上午有位姓吕的客人要来，因他正在开会，暂时不想见这位客人，必要时可以让副经理见一下，并让小王热情接待。刚放下电话，那位客人就到了。客人说自己是总经理的好朋友，有急事要见总经理。小王告诉总经理不在，那位客人便说：“我知道你们总经理没有外出，他刚才还给我打了电话呢。”

假设你是秘书小王，这时你该怎么办？本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练４

秘书小张正在公司前台接电话，电话是一个客户打来的，较为复杂。这时候，一前一后进来三位客人，一位是已经预约的客人，要拜访行政部经理；一位是不认识的不速之客，要拜访总经理；一位是当地某知名媒体的记者，出示了记者证，要采访公司的上层领导。作为秘书人员必须使电话里的客户和来访客人都满意。请完成：

（1）请讨论秘书小张应该怎样做？如果你是小张，你又会如何做？

（2）请几位同学分别扮演秘书小张、打电话的客户及三位来访者，模拟演练以上情景。本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练５

这天上午，秘书小于正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜、显得很酷的中年客人推门而入。小于马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老总！”客人说着就要往里走。请完成：

（1）请讨论秘书小于应该如何处理这件事？

（2）请同学分别扮演小于和客人，分组模拟演练以上情景。

本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练６

一天上午，两位预约的客人来到三美公司办公室，秘书小江正准备引导他们去见赵经理，这时一位客人急急忙忙赶来，说是有急事必须马上见到赵经理。但小江认为这位客人没有预约，提前引见会导致其他客人的不满，婉拒了他的要求。事后证明这位客人当时确有与公司相关的事务需要与赵经理协商，因未能与赵经理及时沟通给公司带来了损失。请完成：

（1）请分析秘书小江的问题出在哪里？

（2）如果你是秘书小江，你会怎样处理？本课件是可编辑的正常PPT课件管理前台接待事务一训练７

请分组分角色扮演对前台有约接待和无约接待的各个环节进行模拟演练。训练８

请同学们在学习完本单元事务二后，思考前台接待与值班工作有什么区别与联系？本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二情景案例

刘小姐是公司秘书，也是公司值班办公室成员。公司实行专职性值班，三班倒制度。下午16：00刘小姐来到值班室值班，上一班的小李正在处理一份文件，是经理19：00要用的材料。与小李交接工作后，小李下班离去。刘小姐继续处理文件，18：30完成。刘小姐在值班记录表上填上值班的基本信息。19：00把文件送到经理办公室。此后，又收到5份邮件，接待了一位来访者。刘小姐都在值班记录表上做了详细的记录。20：00刘小姐在公司巡查了一遍，检查了没有人办公的办公室里的电源、门窗是否关好。填写值班记录，24：00下一班值班人员来到，两人交接完工作后，刘小姐下班。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会如何进行值班

学会如何管理值班管理值班安排事务二本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二（1）要及时传递信息

上传下达，沟通内外，使信息随时都保持畅通状态。（2）要做好来访接待

以良好形象迎候来访者，根据来访者的意图作出合理的安排或灵活的应对。（3）要认真处理函电

做好函件登记和收存，或及时传递。处理值班期间的电话事务。对于值班期间的函电注意做好保密工作。技能点1如何做好值班工作本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二（4）要正确处理应急事项

及时完成领导或其他部门临时交办事项。

如遇到突发性紧急情况，沉着、冷静、机智、果断地加以处理，采取适当的应急措施，如及时向领导汇报，就近组织人员抢救、抢险等。（5）要确保组织安全

对出入人员和物资严加审核，履行有关手续，做好登记和管理。（6）要详细做好值班记录

一是记好值班电话记录

二是记好值班接待记录

三是记好值班日记本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二010203具体值班时间和值班期限值班人的姓名值班的地点040506负责人或带班人的姓名值班的工作内容和相关要求替班人的姓名和交接方法技能点2如何编制值班表本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二知识点1：值班工作的管理制度岗位责任制度信息处理制度保密安全制度交接班制度请示报告制度本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二知识点2：值班表的种类

（1）节假日部门值班表

（2）节假日总值班表

（3）夜间值班表本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二××公司值班管理制度

第一条

本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派值班人员值班处理下列事项：

1．临时发生事件及各项必要措施。

2．指挥监督报案人员及值勤人员。

3．预防灾害、盗窃及其他危机事项。

4．随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。

5．公司交办的各项事宜。

第二条

本公司员工值班，其时间规定如下：

1．自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。

2．例假日：日班上午八时起至下午五时止（可随办公时间的变更而变更）。夜班下午五时半起次日上午八时止。

第三条

员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知，值班人员按时值班。并应配置值日牌，写明值班人员的姓名悬挂于明显地方。

第四条

值班人员应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。

第五条

值班人员遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。

第六条

值班人员收到电文应分别依下列方式处理：

1．属于职权范围的可及时处理。

2．非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。

3．密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。

第七条

值班人员应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。

第八条

值班人员如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失，公司视其情节给予嘉奖。

第九条

值班人员在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失，从重论处。

第十条

值班人员因病和其他原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。

第十一条

本公司员工值班可领取值班津贴，其表另定。本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二训练１请为某公司编制一份春节假期值班表，具体内容可以合理虚拟补充。训练2假设你是某公司的值班秘书，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来，三封信件送到（一封紧急，一封普通文件，一封宣传信件），一名私人访客到来。请完成：（1）请同学配合，模拟演练你是如何灵活处理以上事情的。（2）请设计并模拟练习填写值班工作登记表。本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二某集团有限责任公司是“××”牌防盗门的专业集团公司。今天是秘书小李值班。上午9：00，接到南京路专卖店营业员的电话，说一位家住静安区的顾客所需的N12型防盗门缺货。小李翻看仓库记录，仓库也没有存货，此时只有从淮海分店调货。因此，小李又打电话与淮海分店店长联系，得知有此型号的防盗门，他赶紧跟淮海分店店长发出请求，请求调货给南京店，再让营业员小张请顾客留下地址、电话、押金，并开出收货凭证，让顾客回家等候，一小时后为其上门服务。请完成：（1）请将此案例进行情景设置，分组分角色进行模拟演练。（2）请为小李制作出一份值班表，并把一天的工作填写好。训练3本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二训练4这天，某公司行政部门秘书小孔值班。凌晨2点刚过，小孔突然闻到一股烧焦的味道，他立即顺着味道传来的方向查去，看到一个仓库的门缝冒出浓烟，“不好，失火了！”他飞快地跑回值班室，拨打119报警，接着拨打行政部门经理的电话，报告了情况，然后找出值班室的灭火器，拔出插销，严阵以待，防止火势向值班室方向蔓延。5分钟后，消防车赶到，迅速将火扑灭。事后经过调查，起火原因是老鼠咬断电线造成短路，引燃了仓库里的衣服。就这事，公司总经理在大会上表扬了小孔，由于他及时、正确的处理，使公司的损失降到了最低。请完成：（1）请分析和讨论：秘书小孔的做法给大家带来哪些启示？（2）请模拟演练秘书小孔处理这起值班中发生的突发事件的过程。本课件是可编辑的正常PPT课件管理值班安排事务二训练5秘书小叶在周日值班时，遇到下列情况：（1）发现上周有工作人员代理他人打卡的记录。（2）未见交班人或没有找到前一班的值班记录。（3）收到一封发给销售经理的特快专递。（4）接到电话，说要公司一货车在××公路上发生车祸，具体情况不明。请分析和讨论：小叶应该如何处理这些情况。训练6请自拟情景，模拟练习填写后面工具箱中的各种与值班有关的表单。本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三情景案例刘小姐是公司总经理秘书。在她上午上班时，电话铃就响了。刘小姐在铃响第二声时接起：“您好！这里是东方公司，我是秘书刘红。”电话是上司打来的，让刘小姐通知各部门主管下午3：00到会议室开会，会议议题是关于新产品发布的事项。刘小姐在电话记录本上记录下时间、地点、内容。挂断电话后，刘小姐把所有要通知的部门在便笺上列出，然后逐个打电话通知。通知销售部主管时，刘小姐在电话里这样说的：“李主管，今天下午3：00在会议室有一个关于公司新产品发布事项的会议，会议由总经理主持，希望您到时参加。”得到肯定答复后，刘小姐等对方挂断电话后再挂断电话。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会正确地接听和拨打电话

学会正确处理各种特殊电话管理电话事务事务三本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三（1）熟悉拨打电话的程序梳理通话内容→确认对方单位名称及电话号码→准确拨打对方电话号码→拨通后自我介绍→说出要找的人的姓名→礼貌性地寒暄→陈述通话事项→确认通话要点→礼貌地道别→挂断电话。（2）选择恰当的通话时间除特殊情况外，公事最好在上班时间打电话，最佳通话时间是双方约定的时间和对方方便的时间。技能点1如何正确拨打电话本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三（3）明确通话的目的电话要打给谁、为什么要打这个电话、要说什么事情等。通话时先把通话要点告诉对方，然后再详细说明内容。（4）端正通话的姿态（5）准确表达通话的内容（6）礼貌地结束通话本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三熟悉接听电话的程序辨别对方的身份认真地倾听记录及时地接听应答仔细地代转电话

礼貌地结束通话电话铃响及时摘机——自报家门——确认对方——与对方交流或倾听记录——确认通话要点——礼貌地道别——挂断电话最好在第二声铃响之后、第三声铃响之前迅速摘机应答，即主动问好并作自我介绍。如果对方未表明身份和用意，应当用礼貌的方式来了解对方的身份和来电意图。如果对方要找的人不在，自己无法处理，应当委婉地探求对方来电的目的，可请对方留下电话号码，或询问对方需要怎样的帮助。技能点2如何正确接听电话本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三（1）应对纠缠电话

不怒不躁，不被对方利用，同时也要礼貌地回绝，不留任何余地。（2）应对匿名电话

保持彬彬有礼的态度，坚持不报姓名或不说明来意就不打扰领导的原则。（3）应对投诉电话

心平气和，冷静耐心地倾听，等对方发完火后再诚恳地解释原因或提出建议。（4）应对告急电话

沉着、冷静、细心、果断、迅速地予以处理，尽快弄清楚来龙去脉，或在自己范围内提出初步处理意见，或马上向有关部门请示汇报。技能点3如何处理特殊电话本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三（5）应对推销电话

根据单位的规定，礼貌而明确地拒绝对方，不要过于模糊和婉转。（6）应对错打电话

以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处置。（7）应对恐吓电话

警惕而冷静地处理，巧妙运用语言与之周旋，同时利用设备保存好证据，并及时向领导报告或报警。（8）应对唠叨电话

最好的办法是使用善意的谎言。本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三知识点1：秘书人员电话交谈的要求（1）规范（2）礼貌（4）保密（3）简洁本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三知识点2：秘书人员电话交谈的技巧不要直呼其名使用温和语言用肯定语气表示否定意思将命令形式转为请求形式慎重使用“你”字开头本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三××公司电话管理规定1目的

规范公司电话管理与使用，提高电话使用率，降低办公费用。2范围

本规定适用于集团各公司办公室电话管理。3职责

3.1人力资源及行政部负责对公司所有电话的管理监督。

3.2财务部对电话费用行使稽查权。

3.3各部门经理负责对部门所属的电话使用进行监督。

3.4信息部负责公司办公电话整体规划、配布及日常维护。4公司电话配布

4.1总经理或以上高层管理人员开通国际直拔电话功能。

4.2副经理、经理、高级经理、副总经理、总经理秘书等开通国内直拔电话功能。

4.3其他各分机开通本市市话功能，如需拔打长途可通过前台转接。

4.4其他人员因工作需要开通国内或国际长途直拔专线的，须由总经理（副总裁）批准。5使用规定

5.1所有直线电话分别设立责任人，责任人职责包括呼出控制、密码控制及电话机∕传真机的维护保养。

5.2通话内容应言简意赅、长话短说，如遇事情复杂、内容较多，可事先拟好相应提纲。

5.3传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。

5.4当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修，严禁擅自拆卸。

5.5直拔长途电话前应加拔IP号（17909或96688）。

5.6各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟；转接国际长途需说明事由，否则总机有权不予授话。6前台电话管理

6.1树立良好的企业形象，对外来电话应当及时接听，最迟不得超过三声铃响，规范用语：“您好！×××，请问您找哪位？请问哪里找？好的，请稍等”；如遇当事人不在，应问明对方需要转告与否。

6.2无特殊情况，不准他人在前台拨打及接听电话。

6.3所拨出的长途电话一律造册登记，必须照实填写。

6.4对需拨打的外线电话，按登记先后顺序拨出，同时尽量保持一条线空置，以便外线打入。

6.5严禁利用前台电话拔打私人电话。

6.6前台工作人员下班时应将前台电话用密码控制呼出功能，调至自动转接功能。

6.7前台文员定于每月5日前汇总上月各长途电话登记表交人力资源及行政经理审核。7对擅自拔打与公司无关的电话或声讯台（聊天）电话的，将相关追究责任人，由责任人承担该部分话费。本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练１请同学们分组模拟演练拨出电话和接听电话的程序，具体通话内容自定。一组同学演练后，请其他同学作出评判。训练２当你给他人打电话时，你并不确定对方是否具有合适的对话时间，为了向对方表明尊重他们的时间，你应该如何说？请同学配合进行模拟演练。训练３秘书小于一次早上8：00就给新疆的一位老板打电话。“喂，你是张总吗？”“你是谁？”“我是远方公司人力资源部的办公室秘书。”“对不起，我在吃早餐，等会儿打过来好吗？”“噢，好的。”假设你是秘书小于，你该如何做？本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三如果你不小心拨错了电话号码，电话又接通了，对方礼貌地告知你打错了。请为自己设计几种不同的应对语言，并请同学配合进行模拟演练。训练4训练5你接到一个电话要找你的上司。请分别给出下列不同情况的应对办法，并请同学配合进行模拟演练和体会。（1）上司不在（外出/休假/出差/上洗手间）；（2）上司正在（开会/会客/通话/午休）；（3）上司不想接。训练6你正在接听一个电话，这时另一部电话的铃声又响起，你该怎么应对？本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练7新秘书小李第一天上班就受到了主任的批评，原因是她接的几个电话：第一个电话，铃声刚响，她就赶紧抓起电话：“喂，你找谁？”；第二个电话是对方打错了，小李一听就告诉对方：“你打错了。”随即挂了电话；第三个电话是找赵经理的，小李告诉他经理外出了，对方马上问到：“你知道经理的手机吗？”小李赶忙帮他查到了赵经理的手机号。而下午办公室的人全部外出办事，小李接到上级让赵经理开会的电话，但当他把开会通知告诉经理时，经理反问她开会的具体时间、地点、议题，则已经记不太清了，因为她没做电话记录……你知道主任为什么批评她吗？请找出小李接电话中所犯的错误，并讨论接打电话还应当注意哪些问题？本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练8比较下面秘书人员接听电话与应答时两种表达的差异，体会两者的效果是否一样？对话1：A：电话铃响。“喂，您好！××公司，行政秘书赵×……噢，张经理……”B：电话铃响。“喂，××公司，行政秘书赵×……噢，张经理，您好！……”对话2：A：秘书人员：您好！××公司总经理办公室。来电者：您好！请问张总经理在吗？秘书人员：对不起，他不在办公室。请问您是哪里？B：秘书人员：您好！××公司总经理办公室。来电者：您好！请问张总经理在吗？秘书人员：请问您是哪里？来电者：××公司的李红。秘书人员：对不起，张总经理不在办公室，要留话吗？对话3：A：“您好，××公司。”“请找戴先生听电话。”“戴先生不在。”“你看我什么时候能找到他？”“您10点以后来电话来吧。”“好，谢谢。”“不客气。”B：“您好，××公司，请讲。”“请找戴先生听电话。”“对不起，是哪位戴先生？”“戴××先生。”“很抱歉，戴先生现在不在。”“你看我什么时候能找到他？”“戴先生10点钟回来，等他回来打电话给您？还是由我帮您转告什么？”“谢谢，我10点以后再打电话。”“对不起，我该怎么向戴先生讲起您？是否方便留下您的电话号码？”“我姓王，是××公司的。我的电话是……”“噢，王先生，麻烦您10点后再来电话，或者戴先生回来也会给您电话的，再见。”本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练9这天上午10：00左右，赵总正在主持一个小型会议，听取有关部门的工作汇报。这时，秘书小张接到赵总的一个老朋友打来的电话，要求找赵总接听。按照有关规定，公司领导在开会时原则上不得接电话。如果你是秘书小张，此时你会怎么办？训练10一天，秘书小刘在几分钟内连续几次接到同一个人错打的电话，可是每一次对方都是什么都不说就把电话都挂了。小刘非常恼火，于是特意按照来电显示屏上的那个号码拨通电话，狠狠把对方臭骂了一顿。你认为小刘做得对吗？你认为应该怎么处理？本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练11作为一位秘书人员，需要对公司的商业信息保密。秘书小王接到一个客户的电话，询问他们公司的一些信息，同时又问了一些属于机密的问题。小王直接回答说：“我们有规定，这些属于商业秘密不能外传。”结果客户电话里传来的是“嘀，嘀……”的声音，对方挂断了电话，后来听说这位客户买了其他企业的电缆。请为秘书小王想一个两全其美的办法，既能不得罪客户，为企业争取到客户，又能对公司的商业信息保密。训练12秘书小张刚上班，就接到总经理从会议室打来的电话，说上午有位姓吕的客人要来，因他正在开会，暂时不想见这位客人，必要时可以让副总经理见一下，并让小张热情接待。刚放下电话，那位客人就到了。客人说自己是总经理的好朋友，有急事要见总经理本人。小王告诉他总经理不在。那位客人便说：“我知道你们总经理没有外出，他刚才还给我打了个电话呢。”

假如你是秘书小张，你会怎么处理呢？本课件是可编辑的正常PPT课件管理电话事务事务三训练13

××公司的秘书小丁正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，小丁听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱×打来的电话。第一次他来电时，小丁听着朱×的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，小丁就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱×又来电话，小丁说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，尚未考虑与你联系。”随即主动挂断了电话。现在，朱×第三次来电，小丁应该怎么办？训练14美国贝尔电话公司向25万话务小姐提出了“带着微笑接听电话”、“以电话赢得友谊”的职业要求。这对秘书人员处理电话事务有何启示？本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四情景案例刘小姐是公司总经理秘书。一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，她就坐在自己的办公桌前开始工作了。她先细数了一下信件的数量，然后就拿出邮件登记簿，边登记边按部门分检归类，接着就把总经理亲启的信件放在总经理的办公桌上，把其他信件放到各个部门的专用信格里，留下了两份报纸和两封总经理办公室的信。在拆信前，刘小姐先把信拿到光亮的地方照了一下，并在桌上磕了几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。她将信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。她发现，一封信写明有3份附件，但仔细检查却只找到2份，于是她用钢笔在信纸上写下“缺少一份附件”，然后签上自己的姓名，剩下的工作就让总经理来处理吧。另一封是对本公司提出业务方面的客户来信，按照惯例，她决定立即复信。拟好复信稿，本已坐到电脑前的她想了想，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会实物邮件收取的流程与处理细节学会实物邮件发出的流程与处理细节学会电子邮件发送与接收的基本规范管理邮件事务事务四本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四收取（1）

必须保证邮件的安全，要及时收取，不能损毁或遗失，特别是对挂号函件和特快专递等要逐一清点，履行签收手续。分拣（２）

首先应该将私人邮件与公务邮件分开，将办公室内部邮件与外部邮件分开，将优先考虑的材料放在一起。拆封（３）

既要考虑拆封的权限，又要注意邮件的安全。技能点1如何收进实物邮件本课件是可编辑的正常PPT课件拆封时要注意：管理邮件事务事务四拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。不能拆启标有“亲启”、“保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。如果误拆不该拆启的邮件，应当立即封口，在信封上注明“对不起，误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数量等是否相一致。如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产品的资料等，应当保存好或转交有关部门。秘书人员如果经过授权可以对信函进行阅看，应该把其中某些重点内容圈点或勾划出来，以提示领导注意。

本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四登记（4）

对重要的邮件要进行登记，写明编号、邮件主题、收阅人或部门、处理办法等。分办（5）

将邮件分别呈送给领导或其他有关人员。在向领导呈送邮件时，注意要将重要的邮件放在上面，一般性质的邮件放在下面。本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四（1）检查邮件一是检查名址二是检查标记三是检查签名四是检查附件（2）装封登记

根据所使用信封的大小，信纸可采用二折法、三折法、四折法或不折叠。多页信纸应当按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。若有附件，附件应当与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中。将信纸放入信封后，封好封口。其他非信纸类的邮件酌情采用捆、套、盒等方式装封。在寄发邮件前，要对按挂号邮件寄发的信函、印刷品、特快专送等进行登记，记录日期、发件单位、性质、件数、份数、签收人等。（3）交寄邮件

到邮政窗口或专门的邮递公司，按照不同的寄发要求分类付费交寄。技能点2如何发出实物邮件本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四（1）准确填写地址（2）简洁概括主题（3）得体书写内容（4）讲究礼仪规范（5）不忘结尾签名技能点3如何发出电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四（一）定期查看（二）及时回复（三）定期整理技能点4如何接收电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四××公司电子邮件管理规定随着公司管理水平的提升，电子邮箱的数量也日益增多。为了维护集团及个人信息的安全性，保障邮件传输的可靠性，保持工作的高效率，提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。一、总则

1．公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。

2．公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。

3．员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱×××@××××××.net。

4．公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1～3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。

5．在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。二、管理权限和职责财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。三、邮箱管理流程

1．新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。

2．使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3．对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。

4．公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。四、邮件使用

1．一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。

2．禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3．公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4．需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

5．各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项，应发送给分管副总批示后予以转发。本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四知识点1：邮件分拣常用的方法

（1）按照收件人的姓名分拣

（3）按照邮件的重要性分拣

（2）按照收件部门的名称分拣本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四知识点2：秘书人员邮件拆封的范围

（1）收件人名称为本单位法人名称的邮件

（2）收件人名称为本单位秘书部门的邮件

（3）部分收件人名称为本单位法人代表的邮件本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四知识点3：常用邮政业务知识信函交寄的范围（1）

信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。邮寄信函的常见方式（２）一是平常信函二是挂号信函三是特快专递印刷品的交寄（3）特快专递的交寄（4）本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四训练1

小刘是××集团机械设备公司新上任的办公室秘书。今天一上班，她收到了10份邮件，收件人分别为：（1）××集团机械设备公司；（2）××集团机械设备公司办公室；（3）××集团机械设备公司钱××总经理；（4）××集团机械设备公司财务部；（5）××集团机械设备公司技术部；（6）××集团机械设备公司营销部吴××；（7）××集团计算机公司开发部；（8）××集团足球俱乐部；（9）××集团机械设备公司负责人；（10）××集团总裁；

她应该怎么样来处理这些邮件呢？请帮助她列出一个具体的处理方案来。本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四训练2请分组讨论，秘书人员如何处理上司不在期间的邮件。然后请各组选出一名同学陈述本组同学的结论，最后由老师做总结。训练3请模拟练习：准备一个信封和3～5张信纸，把信纸折叠好装入信封，把信封封好，然后再用剪刀把信封拆开，把信纸取出来。要求信纸折叠好后，略小于信封，以保证能够顺利地装入和取出，并且避免拆封时“误伤”信件。训练4小王是××外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小王当时想，事情既然已经发生，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自销毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或销毁则是道德，甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了应对措施。假设你就是小王，接下来你会如何处理这件事？本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四今天，秘书小赵收到邮件后，把需要上司亲自拆阅的邮件按照信封的大小摆放好呈交给上司，然后开始处理剩下的邮件。其中一份是客户寄来的产品资料，小赵把信封的封口撕开，对里面的几份文件进行了认真的阅读，并做了摘要记录；另一份是需要回复的商务信函，小赵看到此信需要尽快回复，于是就用电子邮件的形式以上司的名义进行了回复……请分析和讨论：小赵对邮件处理有什么不当之处？并模拟演练正确的处理过程。训练5训练6公司每天都收到大量的广告宣传资料，作为秘书人员你负责公司的邮件处理工作，那么你将如何处理这些资料？本课件是可编辑的正常PPT课件管理邮件事务事务四除前述知识点3介绍的常用邮政业务知识外，请通过查阅书籍、网上搜索、实际考察等方式，获取其他与秘书工作相关的邮政业务办理的流程、要求与细节。训练7训练8请同学之间课下进行互发电子邮件练习，注意符合规范。本课件是可编辑的正常PPT课件

本篇结束

Thankyou办公室事务常规事务篇上篇单元一单元三单元二单元四单元五办公室环境管理办公室日常工作（1）办公室日常工作（2）办公室计划管理办公室接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一管理名片事务事务二管理考勤事务事务三管理零用现金事务四办公室日常工作（2）单元三报销公务费用事务五本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一情景案例

袁红是××汽车修理有限责任公司办公室秘书，负责保管公司印章。经营汽车配件的个体户刘星是她的朋友。一天，刘星向袁红借用××汽车修理有限责任公司的印章、账号和税号，以××汽车修理有限责任公司名义与××汽车弹簧股份有限公司签订了一份购销汽车板簧合同。该合同约定由××汽车弹簧股份有限公司向刘星提供汽车板簧产品，刘星则以××汽车修理有限责任公司的名义接收货物。合同签订后，××汽车弹簧股份有限公司按约发货，刘星收到货物，当时刘星承诺在当年年底付清货款，但最终未能按约付款。半年后，刘星拖欠××汽车弹簧股份有限公司货款1.03万余元，于是法院据此依法判决××汽车修理有限责任公司与刘星共同给付货款及其利息损失。

公司因此辞退了袁红，袁红后悔当初不该借用公司印章给刘星。本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：

学会正确管理和使用印章

学会正确管理和使用介绍信管理印信事务事务一本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点1如何制发印章（1）提出申请

提出申请，经机关或单位负责人审核通过。申请人填写刻制印章申请表，向秘书部门提交申请表、印章印模式样。（2）刻制印章

秘书部门持机关或单位介绍信、法人身份证复印件、本人身份证、组织机构代码证复印件至公安部门指定的地方办理刻章事宜。（3）领取印章

检查印章的质量是否符合要求，有无使用过的痕迹。印章领取人在接回印章后，要及时向领导汇报，待领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。（4）启用印章

由批准刻制机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用，如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧印章同时作废。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点2如何保管印章

（1）定人

机关或单位的公章应该由专人负责管理。

（3）保养

印章管理人员要注意并及时保养印章和清洗。

（2）定位

印章应该放置在安全可靠地地方。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点3如何使用印章明确印章使用范围（1）机关或单位公章用于以该印章所刻印文名义进行的对外事务，如对外发文；领导人个人名章，需经其本人或委托授权人签字同意后方可加盖；机关或单位办公室印章可用于一般事务性的公文、介绍信、便函；部门印章使用范围只限于上下对口业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般性的事务联系，一般情况下不得对外。核查用印申请（2）

需用印部门在用印前填写用印申请单，由部门负责人审查签字，再由单位领导人批准后方可用印。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一正确加盖印章（3）

一是位置正确、规范二是印迹清晰、端正履行用印登记手续（4）

建立详细的用印登记册，将用印编号、用印日期、用印单位、经办人姓名、内容、批准人姓名、签署的意见、发往何处、监印人姓名及留存材料等清楚填写。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点4如何停用印章（1）发布停用通知发文通知有关单位，说明印章停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间。（2）处理作废印章停用的印章严格按上级规定将其及时上交颁发机关封存，或按上级机关指示在领导或两个以上人员的监督下销毁处理。（3）做好注销登记原制发印章的机关对作废印章要予以登记注销。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点5如何管理介绍信（1）掌握介绍信印制和保管方法（3）严格管理作废介绍信（2）明确介绍信使用范围及审批权限正式介绍信通常为专门印制并有编号。介绍信和公章一般由同一个人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。仅限本机关或单位工作人员对外联系工作使用。出具机关或单位介绍信、办公室介绍信，一般按使用相应印章审批权限执行。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一技能点6如何填写介绍信（１）写清具体内容（２）写清有效限期本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一××公司印信管理规定为加强对公司印章、介绍信的管理，规范印章、介绍信的使用程序，特制定本规定。一、本规定的适用范围为公司全体员工。二、印章的使用和管理

1．公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理，财务专用章、银行留有印鉴的私章由财务部专人分别保管。

2．印章管理人应妥善保管印章，未经批准，不能把印章交给他人管理使用。

3．公司印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖。任何人不能擅自使用印章。

4．印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不符合审批手续的用印，印章管理人有权提出异议或拒绝让其使用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章。

5．印章管理人对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公司、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。

6．印章原则上不准携带出公司，如确有工作需要借用公章，应填写《公章借用登记表》，经总经理批准签字后方可借出使用，使用人在使用期间应对公章负全部责任，使用后应及时归还印章管理人。

7．对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章的，应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。三、介绍信的使用和管理

1．公司介绍信由总经理指定专人集中保管。

2．需开具单位介绍信者，报经部门主管审批后交由介绍信管理人统一填写并加盖公章后交给使用者。

3．介绍信保管人在开具介绍信时应严格审查，对于不符合规定或手续不齐全的，可拒绝办理并要求其补办相关手续后再予以办理。

4．如情况变化，介绍信领用人应立即向部门主管报告，通知介绍信管理人并及时采取相应措施。

5．原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确有工作需要，须经总经理签字批准并办理领用登记手续，未使用的空白介绍信应交回介绍信管理人及时销毁。如发现加盖公章的空白介绍信丢失，领用人应立即向部门主管报告，通知介绍信管理人并及时采取相应措施。

6．介绍信存根应妥善保管，由介绍信管理人按保密要求归档。

7．对于以欺诈手段使用介绍信的应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。四、其他

1．本规定解释权和修改权归行政部。

2．本规定自颁布之日起实施。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一知识点1：印章的作用

（1）权威作用

（2）凭证作用

（3）标志作用本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一知识点2：印章的种类专用印章钢印套印章领导人手章戳记校对章缩印个人名章正式印章本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一知识点3：印章的式样02.形状01.质料03.印文05.尺寸04.图案本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一知识点4：介绍信的种类便函式介绍信样本××××公司

介绍信

：兹介绍我公司

同志等

人前往贵公司联系

事务，请接洽。××××公司（公章）年月日（有效期×天）（1）便函式介绍信本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一（2）联单式介绍信联单式介绍信样本××××公司介绍信（存根联）

NO：××××

：兹介绍我公司

同志等

人前往贵公司联系

事务。

年

月

日（有效期

天）（骑缝章）

NO：××××

：兹介绍我公司

同志等

人前往贵公司联系

事务，请接洽。

××××公司（公章）年

月

日（有效期

天）本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一训练１请教师提供模拟印章、印泥、文件样本，指导学生进行盖印练习。训练2员工张强要去外地一公司洽谈一个合作开发项目，他是第一次和对方打交道，需要单位开具一份介绍信。请分组分角色模拟演练秘书人员为他开具介绍信的过程。本课件是可编辑的正常PPT课件管理印信事务事务一训练3下班前同事小王匆忙赶来，手里拿着一个信封，取出两张空白的公用信笺，请秘书小李给盖一下单位公章，说是要办理住房公积金贷款，这两张纸是准备自己开介绍信用的，保证不作它用。请为上述情景提出有效的处理方法和步骤。训练4某公司要成立行风监督办公室，请以公司办公室的名义代拟一份启用印章的通知。本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二情景案例

金星公司允许每位员工申请制作个人名片。张强应聘成为公司的业务员，他从员工手册上看到这一政策后，就来到行政部，找到秘书邹佳，邹佳明确张强的来意后，递给他一张“名片申请表”，交待他按申请表中的事项要求找相关领导审批后，再拿到行政部统一安排制作。张强问：“那要几天才能拿到啊？”“我这边只要两天就够了，主要看你能不能尽快请领导审批好。”张强心想：不就印几张名片吗？干嘛这么麻烦？本课件是可编辑的正常PPT课件学习任务：学会为企业印制名片学会为员工加印名片学会整理和保存名片管理名片事务事务二本课件是可编辑的正常PPT课件重点校对文字部分，主要包括持有人姓名、职务、电话号码、传真号码、电子邮箱等信息。管理名片事务事务二技能点1如何为企业印制统一名片确定印制方式（1）一是对名片的制作工艺进行选择二是对名片的印刷次数进行选择确定名片内容（２）主要由企业标志（Logo）、文字和图案等信息构成。文字信息包含单位名称、名片持有人名称、职务头衔和联系方法。商业名片还有经营范围、多种文字选择、企业理念标语等。确定名片样式（3）校对与付印（4）本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二技能点2如何为员工加印名片员工填写名片印制申请单相关负责人审批秘书部门将印制要求交于制作商出清样交予申请者本人签字确认确认无误后，交于制作商印制秘书部门从制作商处领回名片123456通知申请人领取名片7本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二技能点3如何整理名片确定名片的保存范围1主要包括：上级领导的名片、公司所有员工的名片、重要客户的名片、订票公司名片、旅游公司名片、咨询公司名片、法律事务所名片、报刊订阅联系人名片、办公设备售后服务中心名片、办公用品公司名片、上司喜欢的餐饮公司名片、市内星级酒店名片、物流公司及快递公司名片、的士司机名片等。本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二加工处理欲留存名片2在收到名片后，可以在他人名片上随手记下可供日后参考的资料，使其充当客户信息或办公事务联系信息的记事簿。分类和排列名片3根据行业类别先分大类，如果数量仍然很多，可以依经营业务细类再分，再根据类别依笔画多寡、汉语拼音为序排列；根据公司类别先分大类，然后依笔画多寡、汉语拼音或英文字母为序排列；根据部门类别先分大类，然后依个人往来疏密程度顺序排列；根据职位类别先分大类，然后依职位高低顺序排列；根据姓名笔画多寡、汉语拼音或英文字母顺序依次排。本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二更新名片信息4

如果两张名片信息没有根本变更，可以随意留一张，并把另一张上面的附加信息转摘过来；如果旧的那张已经磨损，最好留下新的，把旧名片上的其他信息转摘到新名片上。如果新名片上的信息已经变更，而且两张名片上的信息可以相互补充就应该全部留下。如果新名片上的所有信息都能够替代旧名片，而且都是最新的信息，只需保存新名片。本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二×××事业部名片管理办法

1为使事业部名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造，同时加强内部名片信息管理，特制定本办法。

2本办法适用于与事业部销售、技术支持、客户服务等对外工作需要的正式入职人员。

3.1事业部总经理：审核事业部可持有名片资格人员名单报备表。

3.2公司企划部：设计事业部名片格式，及时办理事业部名片印制需求，保管名片底稿。

3.3事业部各部门：报备本部门可持有名片人名单，提出名片印制需求并承担印制费用，按规范使用名片。

4.1

4.1.1事业部名片格式实施统一化，由公司企划部依据企业形象规划设计。

4.1.2事业部持名片人员对名片格式有好的建议，可向企划部提供书面意见，以便企划部在设计时参考。

4.2

4.2.1事业部销售人员、技术人员及对外内勤正式入职人员可向事业部申请持有名片，原则上试用期员工不得持有名片。非事业部员工但业务需要持有公司名片的（如项目合作伙伴），需事先向事业部说明。

4.2.2每年1月份，各部门向事业部总经理秘书报备本部门持有名片人员名单，报备表经事业部经理审批后提交给企划部存档。事业部每月对各部门名片持有人变化实施动态备案。

4.2.3持有名片资格的员工在申请名片时均需填写《名片印制申请表》，标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话等，各部门负责人审批。驻外人员（含合作伙伴）名片申请由事业部统一安排办理。

4.2.4部门负责人审核“名片印制申请”要点：（1）是否报备名片持有资格，如没有报备，是否需要持有名片；（2）名片基本信息（如姓名、手机号、邮箱、地址等）是否真实（如邮箱是否是公司统一分配的对外邮箱，地址是否有公司总部地址等）；（3）名片职务与实际职务是否相符；（4）名片内容有无特殊之处，是否可行；（5）名片是否需要有英文版，英文翻译是否符合国际惯例和规范要求；（6）名片印制数量是否合理。

4.2.5事业部任何可持有名片人员未经批准不得私自印制个人名片，如确因特殊情况不能由公司统一印制，需向事业部提前申请与沟通，否则事业部视其为“违反业务管理规定”从严处罚。本课件是可编辑的正常PPT课件管理名片事务事务二4.34.3.1企划部在接到事业部批准过的名片印制申请后3个工作日内统一安排印制执行，公司VI要求如时间紧急，申请人需在《名片印制申请表》标示“加急”字样。4